जब कार्यों में योजना से अधिक समय लगे तो समय के अनुमानों को कैसे कैलिब्रेट करें

एक छोटे, उपयोगी रिकॉर्ड से शुरुआत करें

प्रत्येक कार्य के लिए, चार बातें लिखें:

**कार्य और दायरा:** "पूर्ण" होने का क्या अर्थ है? "लेख पर काम करें" की तुलना में "500 शब्दों का ड्राफ्ट तैयार करें" की तुलना करना आसान है।

**नियोजित समय:** शुरू करने से पहले आपने कितनी अवधि की अपेक्षा की थी?

**वास्तविक बीता हुआ समय:** आपने कब शुरू किया और कब समाप्त किया? यदि रुकावटों या विरामों ने सत्र को महत्वपूर्ण रूप से बदल दिया है, तो उन्हें नोट करें।

**स्थितियां:** उन विवरणों को रिकॉर्ड करें जो अवधि को बदल सकते हैं, जैसे अपरिचित सामग्री, छूटे हुए संसाधन, या आपको यात्रा करनी पड़ी थी या नहीं।

मैकगिल विश्वविद्यालय की [समय-कार्य अनुमान वर्कशीट](https://www.mcgill.ca/student-learning-resources/sites/student-learning-resources/files/time_task_estimation.pdf) भविष्य के अनुमानों के लिए एक लॉग तैयार करने हेतु कार्यों का अनुमान लगाने, मान्यताओं और बाधाओं को नोट करने और वास्तविक समय को ट्रैक करने का सुझाव देती है। रिकॉर्ड को इतना हल्का रखें कि उसका उपयोग किया जा सके: कैलेंडर या नोटबुक में एक नोट पर्याप्त हो सकता है। आपको अपने दिन के हर मिनट को ट्रैक करने की आवश्यकता नहीं है। ऐसी एक या दो आवर्ती गतिविधियां चुनें जहां अनुमान काफी अविश्वसनीय रहे हों, और फिर निष्कर्ष निकालने से पहले कुछ उदाहरण दर्ज करें।

अनुमान बदलने से पहले समान गतिविधियों की तुलना करें

एक उपयोगी तुलना गतिविधि और उसके दायरे दोनों से मेल खाती है। एक परिचित छोटे लेख को पढ़ने में बिताया गया समय एक कठिन अध्याय के अध्ययन में लगने वाले समय का पूर्वानुमान नहीं लगा सकता है। इसी तरह, "रसोई साफ करने" का मतलब एक दिन त्वरित रूप से व्यवस्थित करना और दूसरे दिन पूरी तरह से सफाई करना हो सकता है। यदि समापन रेखा बदलती है, तो अवधियां सीधे तुलनीय नहीं होती हैं।

प्रत्येक तुलनीय कार्य के लिए, **वास्तविक-से-नियोजित अनुपात** की गणना करें:

> वास्तविक-से-नियोजित अनुपात = वास्तविक अवधि ÷ नियोजित अवधि

मान लीजिए कि तीन समान लेखन सत्रों की योजना 40 मिनट की थी और उनमें 60, 50 और 70 मिनट लगे। उनके अनुपात 1.5, 1.25 और 1.75 हैं। मध्य मान, 1.5, एक सरल विशिष्ट समायोजन देता है: एक समान 40-मिनट की योजना लगभग 60 मिनट की हो जाएगी। ये उदाहरणात्मक संख्याएं हैं, शोध के निष्कर्ष नहीं। यहां एक मध्य मान उपयोगी है क्योंकि एक असामान्य रूप से लंबे सत्र का प्रभाव औसत की तुलना में इस पर कम पड़ता है; फिर भी जब नमूना छोटा हो या स्थितियां भिन्न हों, तो यह केवल एक मोटा मार्गदर्शन है।

आप वास्तविक अवधियों की सीधे तुलना भी कर सकते हैं। यदि कार्य लगातार एक ही आकार का है, तो अनुपात की तुलना में माध्यिका (median) वास्तविक समय का उपयोग करना आसान हो सकता है। जब नियोजित अवधि या कार्य का आकार भिन्न हो और आनुपातिक अंतर समान प्रतीत हो, तो अनुपातों का उपयोग करें। केवल बड़ा नमूना प्राप्त करने के लिए असमान गतिविधियों को एक साथ न मिलाएं।

सामान्य बफर लागू करने से पहले अंतर का विश्लेषण करें

अवधि के अंतर के अलग-अलग कारण हो सकते हैं, और प्रत्येक के लिए एक अलग समायोजन की आवश्यकता होती है। रिकॉर्ड की समीक्षा करें और पूछें:

1. **क्या कार्य अनुमान से बड़ा था?** छूटे हुए चरणों को जोड़ें या एक संकीर्ण समापन रेखा परिभाषित करें। शोध, तैयारी, सफाई, यात्रा और समीक्षा को अनदेखा करना आसान होता है जब वे नामित कार्य का हिस्सा नहीं होते हैं।

2. **क्या किसी दोहराए गए चरण में लगातार अधिक समय लगा?** प्रत्येक गतिविधि को बढ़ाने के बजाय उस चरण के अपने पिछले अवधियों का उपयोग करके उसके अनुमान को अपडेट करें।

3. **क्या रुकावटों या प्रतीक्षा ने बीते समय को बदल दिया?** तय करें कि क्या अगली योजना में उस समय को शामिल करने की आवश्यकता है। एक केंद्रित कार्य सत्र के लिए, आप कैलेंडर समय से अलग सक्रिय कार्य का अनुमान लगा सकते हैं; किसी बाहरी काम के लिए, प्रतीक्षा करना उस समय का हिस्सा हो सकता है जिसे आपको आरक्षित करने की आवश्यकता है।

4. **क्या यह उदाहरण असामान्य था?** इसे रिकॉर्ड में रखें, लेकिन यह नोट करें कि इसने इसे किस प्रकार भिन्न बनाया। एक बार की देरी को सामान्य अवधि न मानें जब तक कि उस स्थिति के दोबारा होने की संभावना न हो।

5. **क्या नियोजित समय ने आपके काम करने के तरीके को ही बदल दिया?** एक छोटे सत्र के कारण हो सकता है कि आपने कार्य पूरा होने से पहले ही काम रोक दिया हो। पूर्ण किए गए वास्तविक दायरे को रिकॉर्ड करें, फिर केवल समान समापन रेखा वाले सत्रों की तुलना करें।

यह नैदानिक चरण एक आम गलती से बचाता है: हर गतिविधि पर एक बड़ा गुणक लागू करना, जबकि काम में देरी वास्तव में एक आवर्ती छूटे हुए चरण या किसी विशेष स्थिति के कारण होती है।

पैटर्न को अगले अनुमान में बदलें

अगले समान कार्य के लिए, सबसे करीबी पिछले उदाहरणों से शुरुआत करें। यदि उनका नियोजित-से-वास्तविक अनुपात स्थिर है, तो नए आधारभूत मान को विशिष्ट अनुपात से गुणा करें। यदि कार्य बड़ा है, अपरिचित है, या उसकी समय-सीमा या तैयारी अलग है, तो निकटतम उदाहरण का उपयोग केवल एक शुरुआती बिंदु के रूप में करें और उन ज्ञात अंतरों के लिए समायोजन करें। यदि साक्ष्य मिश्रित हैं, तो एक ही सटीक संख्या पर जोर देने के बजाय एक दायरा (range) रखें।

उदाहरण के लिए, मान लें कि 40-मिनट के तुलनीय अध्ययन सत्रों में 50 से 65 मिनट लगे, जो इस बात पर निर्भर करता था कि नोट्स की कितनी बार आवश्यकता थी। समान सामग्री और नोट-टेकिंग वाले किसी अन्य अध्ययन सत्र के लिए, लगभग 50-65 मिनट की योजना एक आत्मविश्वासी एकल आंकड़े की तुलना में अधिक पारदर्शी है। यदि अगली पढ़ाई परिचित है और इसमें किसी नोट्स की आवश्यकता नहीं है, तो कम योजना बनाना उचित हो सकता है; यह बदली हुई परिस्थितियों के बारे में एक निर्णय है, न कि पहले के लॉग द्वारा गारंटीकृत परिणाम।

जब केवल कुछ ही उदाहरण हों, तो अनुमान को अनंतिम मानें। एक छोटा रिकॉर्ड एक उपयोगी पैटर्न को प्रकट कर सकता है, लेकिन यह हर कार्य के लिए एक विश्वसनीय दर स्थापित नहीं कर सकता। अगले प्रयास के बाद अनुमान को अपडेट करें। यदि कार्य काफी हद तक बदल जाता है, तो ऐसे सुधार को आगे बढ़ाने के बजाय एक अलग तुलना समूह शुरू करें जो अब उपयुक्त नहीं है।

एक त्वरित कैलिब्रेशन लूप

जब कोई योजना और परिणाम भिन्न हों तो इस दोहराने योग्य क्रम का उपयोग करें:

1. कार्य की समापन रेखा और उस समय को परिभाषित करें जिसका आप अनुमान लगा रहे हैं: सक्रिय कार्य या कुल बीता हुआ समय।

2. शुरू करने से पहले अनुमान और बाद में वास्तविक अवधि दर्ज करें।

3. कार्यक्षेत्र या परिस्थितियों में अंतर नोट करें।

4. कार्य की तुलना निकटतम पिछले उदाहरणों से करें।

5. अगले अनुमान को केवल उस पैटर्न के लिए समायोजित करें जो प्रासंगिक प्रतीत होता है।

6. अगले परिणाम के विरुद्ध नए अनुमान की जांच करें और इसे फिर से संशोधित करें।

यह एक व्यक्तिगत फीडबैक लूप है, न कि कोई वादा कि भविष्य के कार्य एक निश्चित कार्यक्रम में फिट होंगे। इसका मूल्य यह है कि प्रत्येक पूरा किया गया कार्य अगले अनुमान को आपके अपने अनुभव पर अधिक आधारित बना सकता है। बड़े प्रोजेक्ट निर्णयों के लिए, [यूके ट्रेजरी का आशावाद-पूर्वाग्रह मार्गदर्शन](https://www.gov.uk/government/publications/green-book-supplementary-guidance-optimism-bias) जैसे औपचारिक मार्गदर्शन पिछले या समान प्रोजेक्ट डेटा का उपयोग करने और विशिष्ट प्रोजेक्ट के लिए समायोजन करने पर जोर देते हैं। दिन-प्रतिदिन की गतिविधि के लिए, एक मामूली, स्पष्ट रूप से लेबल किया गया लॉग शुरू करने के लिए एक समझदारी भरी जगह है।

एक अलग फ़र्स्ट-पार्टी उत्पाद उदाहरण के रूप में, [आसाना की समय-ट्रैकिंग गाइड](https://asana.com/features/resource-management/time-tracking) प्रोजेक्ट कार्यों के लिए अनुमानित और वास्तविक समय को साथ-साथ रिकॉर्ड करने का वर्णन करती है। ऊपर दिए गए छोटे व्यक्तिगत लॉग के लिए आपको इसके सॉफ़्टवेयर या औपचारिक प्रोजेक्ट डेटासेट की आवश्यकता नहीं है; इसका उपयोगी चरण अगला अनुमान लगाने से पहले मापे गए परिणाम के विरुद्ध पिछले अनुमान की जांच करना है।

विधि को कब संशोधित करें

यदि अनुमान बहुत दूर रहते हैं, तो पहले जांचें कि क्या आप हर बार एक ही चीज़ को माप रहे हैं। एक कार्य लेबल कई अलग-अलग दायरों को छिपा सकता है; एक नियोजित "घंटा" सक्रिय फोकस को दर्शा सकता है जबकि दर्ज किया गया वास्तविक समय शुरुआत से अंत तक का समय हो सकता है। अधिक सुधार जोड़ने से पहले उन परिभाषाओं को सुसंगत बनाएं।

यदि समान कार्यों के लिए भी अवधियां व्यापक रूप से भिन्न होती हैं, तो एक संख्या को विश्वसनीय के रूप में प्रस्तुत करने से बचें। एक दायरे का उपयोग करें, लंबे सत्रों से जुड़ी स्थितियों की पहचान करें, या कार्य को स्पष्ट समापन बिंदुओं के साथ छोटे चरणों में विभाजित करें। यदि वास्तविक अवधियां लगातार अनुमानों के करीब हो जाती हैं, तो कभी-कभार उदाहरण रिकॉर्ड करते रहें और कार्य, उपकरण या परिस्थितियों में बदलाव होने पर पैटर्न की फिर से समीक्षा करें।

व्यावहारिक नियम सरल है: परिभाषित करें कि क्या पूरा माना जाता है, तुलनीय प्रयासों की तुलना करें, और सबसे यादगार देरी में से किसी एक के बजाय बार-बार दोहराए जाने वाले पैटर्न को अगले अनुमान को आकार देने दें। [मैकगिल समय-प्रबंधन संसाधन](https://www.mcgill.ca/student-learning-resources/sites/student-learning-resources/files/time_task_estimation.pdf) वास्तविक कार्य अवधि के साथ अनुमानों को ट्रैक करने और पिछले संबंधित अनुभवों से परामर्श करने की सलाह देता है। यह कैलिब्रेशन को उस गतिविधि के लिए विशिष्ट बनाता है जिसकी आप योजना बना रहे हैं और आपके अनुभव बदलने के साथ इसे अपडेट करना आसान बनाता है।

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