प्रतिधारण विवरण को प्रत्येक डेटा ऑब्जेक्ट की समयरेखा (टाइमलाइन) में बदलें

कंपनी के नाम से नहीं, बल्कि डेटा ऑब्जेक्ट से शुरुआत करें

ऑब्जेक्ट्स को अलग-अलग सूचीबद्ध करें: खाता प्रोफ़ाइल, बातचीत का टेक्स्ट, वॉइस या इमेज अटैचमेंट, सहेजी गई मेमोरी, गतिविधि घटना, अनुमानित रुचि, फ़ीडबैक पैकेज, साझा किया गया लिंक, निर्यात (एक्सपोर्ट), सहायता टिकट, बिलिंग रिकॉर्ड और सुरक्षा लॉग। फिर प्रत्येक के लिए वर्तमान उद्देश्य बताएं। बातचीत जिसे इसलिए रखा गया है ताकि आप उसे दोबारा खोल सकें, वह एक संक्षिप्त परिचालन लॉग, खाता-पुनर्प्राप्ति रिकॉर्ड, या कई सत्रों से प्राप्त की गई प्राथमिकता जैसा ऑब्जेक्ट नहीं है। ICO मार्गदर्शन प्रतिधारण को एक सार्वभौमिक अवधि के बजाय उद्देश्य और समीक्षा से जोड़ता है। जब कोई नीति यह बताए बिना एक अवधि देती है कि इसमें कौन-से ऑब्जेक्ट शामिल हैं, तो उसके दायरे को अज्ञात के रूप में चिह्नित करें। दिखाई देने वाली चैट की अवधि को फ़ाइलों, मेमोरीज़ या तकनीकी रिकॉर्ड्स पर लागू न करें।

उस घटना का पता लगाएं जो घड़ी को शुरू और रीसेट करती है

तीस दिन या दो साल जैसी अवधि का शुरुआती घटना के बिना कोई खास अर्थ नहीं होता है। यह संग्रह, अंतिम उपयोग, खाते की निष्क्रियता, सदस्यता समाप्ति, विलोपन अनुरोध, सहायता मामले के बंद होने या किसी तकनीकी समस्या के समाधान से शुरू हो सकती है। पूछें कि क्या कोई पुरानी बातचीत खोलना, खाता पुनर्स्थापित करना, फ़ीडबैक भेजना या किसी सेवा को फिर से कनेक्ट करना घड़ी को रीसेट करता है। समय क्षेत्र (टाइम ज़ोन) दर्ज करें और यह भी दर्ज करें कि क्या कैलेंडर दिनों या बीते हुए घंटों का उपयोग किया जाता है, जब यह अंतर मायने रखता हो। यदि उत्पाद 'हटाए जाने के बाद' कहता है, तो ध्यान दें कि अनुरोध कब स्वीकार किया गया था और आइटम इंटरफ़ेस से कब गायब हुआ था। एक विश्वसनीय कार्ड अनुरोध समय, दृश्यमान रूप से हटने का समय, बताई गई प्रोसेसिंग विंडो और अंतिम सत्यापन को चार अलग-अलग टाइमस्टैम्प के रूप में रखता है।

सक्रिय डेटा, संग्रह (आर्काइव), बैकअप और विलोपन कतार को अलग करें

सक्रिय स्टोरेज वर्तमान सुविधा का समर्थन करता है। एक मध्यवर्ती संग्रह को प्रतिबंधित किया जा सकता है और किसी भिन्न, निर्दिष्ट कारण से रखा जा सकता है। बैकअप रोटेशन और रिस्टोर प्रक्रियाओं द्वारा शासित एक पुनर्प्राप्ति प्रति (रिकवरी कॉपी) है। विलोपन कतार एक प्रक्रिया स्थिति है, न कि कोई नया वादा कि आइटम तुरंत गायब हो गया है। CNIL सामग्री सक्रिय उपयोग को मध्यवर्ती संग्रह और बाद में नष्ट करने या अनामीकरण (एनोनिमाइज़ेशन) से अलग करती है। किसी ऐप के लिए, पूछें कि क्या संग्रहीत सामग्री खोजने योग्य है, वैयक्तिकरण के लिए उपयोग की जाती है, सामान्य कर्मचारियों के लिए सुलभ है, या आपदा पुनर्प्राप्ति के दौरान पुनर्स्थापित की जाती है। यदि कोई बैकअप पुनर्स्थापित किया जाता है, तो जानें कि क्या विलोपन मार्कर फिर से लागू किए गए हैं। किसी आइटम को केवल इसलिए पूरी तरह से गायब न कहें क्योंकि वह मुख्य स्क्रीन से हट गया है; सेवा द्वारा बताई गई स्थिति और अगले बदलाव को रिकॉर्ड करें।

व्युत्पन्न डेटा और साझा पक्षों की प्रतियों को अलग से ट्रैक करें

स्रोत बातचीत को हटाने से यह स्पष्ट नहीं हो सकता है कि उससे बनाई गई सहेजी गई मेमोरी, ट्रांसक्रिप्ट, थंबनेल, मॉडरेशन फ़्लैग, समग्र आंकड़े या अनुमानित प्राथमिकता का क्या होता है। पूछें कि कौन-से व्युत्पन्न ऑब्जेक्ट स्रोत से जुड़े रहते हैं, कौन-से अपडेट होते हैं, और किसकी अपनी घड़ी होती है। तृतीय-पक्ष प्रोसेसर, कनेक्टेड सेवाएं, सार्वजनिक-लिंक दर्शक और निर्यात डाउनलोड करने वाले लोग भी अलग-अलग प्रतियां रख सकते हैं। कोई प्रदाता यह बता सकता है कि वह किसी प्रोसेसर को हटाने का निर्देश कब देता है, लेकिन वह उस फ़ाइल को नहीं हटा सकता जिसे किसी अन्य व्यक्ति ने अपने डिवाइस पर सहेजा है। भूमिका, प्राप्त डेटा, उद्देश्य, प्रतिधारण संकेत, विलोपन की ज़िम्मेदारी और पुष्टि मार्ग के साथ एक प्राप्तकर्ता पंक्ति जोड़ें। यह किसी प्रथम-पक्ष अवधि को हर बाहरी प्रति पर बाध्यकारी समय-सीमा के रूप में गलत समझे जाने से रोकता है।

अपवादों को संकीर्ण रूप से और कोई नियम बनाए बिना पढ़ें

नीतियां कभी-कभी सुरक्षा, विवाद निपटान, धोखाधड़ी की रोकथाम, रिकॉर्डकीपिंग या तकनीकी पुनर्प्राप्ति के लिए सीमित प्रतिधारण का वर्णन करती हैं। बताई गई श्रेणी, पहुंच प्रतिबंध, समाप्ति स्थिति और क्या डेटा उत्पाद सुविधाओं के लिए उपलब्ध रहता है, इसे रिकॉर्ड करें। 'आवश्यकतानुसार' जैसे व्यापक वाक्यांश को किसी अनुमानित संख्या में न बदलें, और पाठक के स्थान के लिए कोई कानूनी निष्कर्ष न दें। FTC ने ऐसे डेटा को कम करने पर जोर दिया है जिसकी वर्तमान आवश्यकता नहीं है क्योंकि अनावश्यक प्रतिधारण जोखिम को बढ़ाता है। एक सामान्य निर्णय के लिए, व्यावहारिक प्रश्न यह हैं कि क्या अपवाद समझाया गया है, क्या डेटा को नियमित उपयोग से अलग रखा गया है, क्या अंतिम बिंदु परिभाषित है, और कौन-सा आधिकारिक संपर्क किसी अज्ञात बात को स्पष्ट कर सकता है। अज्ञात तब तक अज्ञात रहता है जब तक वर्तमान सेवा इसका उत्तर नहीं देती।

एक दिनांकित विलोपन और पुनर्जांच परीक्षण चलाएं

एक अद्वितीय वाक्यांश और बिना किसी व्यक्तिगत विवरण के एक हानिरहित परीक्षण बातचीत बनाएं। खाता, डिवाइस, ऑब्जेक्ट प्रकार और वर्तमान दस्तावेज़ीकरण रिकॉर्ड करें। इसे प्रकाशित मार्ग से हटाएं, फिर इतिहास, खोज, मेमोरी, फ़ाइलें, साझा लिंक, निर्यात और किसी अन्य साइन-इन किए गए डिवाइस की जांच करें। केवल सेवा द्वारा बताई गई अवधि तक प्रतीक्षा करें, किसी अन्य प्रदाता से कॉपी किए गए आंकड़े तक नहीं, और फिर से जांचें। अनुरोध समय, दृश्यमान विलोपन, कतार या संग्रह विवरण, सत्यापन तिथि और शेष अज्ञात बातों के साथ एक रसीद रखें। खाता बंद होने, नीति में बड़े बदलाव या नई कनेक्टेड सेवा के बाद इसे दोहराएं। परीक्षण केवल वही मार्ग और संस्करण दिखाता है जिसे आपने देखा है; यह दुर्गम बैकअप की सामग्री को साबित नहीं करता है, इसलिए उस सीमा का ईमानदारी से वर्णन करें।

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