स्कोप-एंड-हैंडऑफ रिकॉर्ड के साथ पहली स्वयंसेवी शिफ्ट पूरी करें
स्वीकृति एक उम्मीदवार की भूमिका को एक निर्धारित कार्यभार में बदल देती है, लेकिन यह उसकी सीमाओं को नहीं मिटाती है। UNV की मेज़बान चेकलिस्ट संगठनों से पहले दिन के संपर्क, कार्यस्थल, नीतियां, प्रशिक्षण और आवश्यकताओं का स्पष्ट विवरण तैयार करने के लिए कहती है। इसके ऑनलाइन-असाइनमेंट नियम एक स्पष्ट शुरुआत और अंत वाले कार्य पर जोर देते हैं। AmeriCorps के आवेदक दिशानिर्देश दर्शाते हैं कि औपचारिक आवेदन और स्क्रीनिंग के चरण कार्यक्रम के अधीन हैं और उन्हें इसकी प्रक्रिया के माध्यम से ही पूरा किया जाना चाहिए। इन विचारों का उपयोग एक हैंडऑफ संरचना के रूप में करें, न कि इस दावे के रूप में कि प्रत्येक स्थानीय शिफ्ट संयुक्त राष्ट्र (UN) या AmeriCorps की शर्तों का पालन करती है। किसी एक विशिष्ट शिफ्ट के लिए, मेज़बान, पर्यवेक्षक, समय, स्थान और कार्यों की पुन: पुष्टि करें; आवश्यक ओरिएंटेशन पूरा करें; केवल स्वीकृत टूल्स और रिकॉर्ड्स का उपयोग करें; प्रत्यक्ष प्रगति और अपवादों की रिपोर्ट करें; सामग्री और एक्सेस वापस करें; फिर बताएं कि क्या कार्य समाप्त हो गया है, एक प्रश्न शेष है, या अलग से पुष्ट की गई अगली शिफ्ट मौजूद है। किसी निजी नोट में प्रतिभागियों की पहचान से जुड़े विवरण एकत्र न करें या किसी अनिर्धारित आवश्यकता को अपने दम पर हल न करें।
सटीक शिफ्ट और ज़िम्मेदार संपर्क की पुनः पुष्टि करें
रवाना होने या लॉगिन करने से पहले, स्वीकृत भूमिका का मिलान मेज़बान के वर्तमान संदेश से करें: असाइनमेंट का शीर्षक, तारीख, समय क्षेत्र, स्थल या प्लेटफ़ॉर्म, चेक-इन बिंदु, पर्यवेक्षक, संपर्क विधि, कार्य, आवश्यक सामग्री और पूरा होने का समय। मेज़बान द्वारा दिए गए किसी भी अपडेट को पढ़ें और सत्यापित चैनल का उपयोग करें। यदि पर्यवेक्षक, स्थान, कार्य या आवश्यक क्रेडेंशियल बदलते हैं, तो पूछें कि क्या स्वीकृत स्कोप औपचारिक रूप से बदल गया है। एक्सेस लिंक, रोस्टर या कोड आगे न भेजें। पहुंचने के लिए आवश्यक केवल परिचालन तथ्यों वाला एक निजी शिफ्ट हेडर लिखें; आवेदन से जुड़े दस्तावेज़ों को मेज़बान की प्रक्रिया में ही रखें। परिणाम पुष्ट, एक प्रश्न लंबित, या मेज़बान द्वारा रद्द किया गया होना चाहिए—"शायद अपरिवर्तित" नहीं।
कार्य शुरू करने से पहले ऑनबोर्डिंग पूरा करें
मेज़बान के साइन-इन, पहचान जांच, ओरिएंटेशन, सुरक्षा ब्रीफिंग, आचरण, गोपनीयता, उपकरण और खाता सेटअप का बताए गए क्रम में पालन करें। पूछें कि निजी सामान कहां रखना है, किन क्षेत्रों या प्रणालियों की अनुमति है, पर्यवेक्षक को कैसे बुलाना है और किसी गलती या रुकावट की रिपोर्ट कैसे करनी है। UNV की मेज़बान चेकलिस्ट पहले दिन के संपर्क, कार्यस्थल, नीतियों और प्रशिक्षण के महत्व को दर्शाती है; नामित मेज़बान ही वास्तविक संस्करण को नियंत्रित करता है। किसी निर्देश को इसलिए न छोड़ें क्योंकि किसी अन्य संगठन ने समान कार्य को अलग तरह से संभाला था। यदि अनिवार्य तैयारी अनुपस्थित है, तो प्रभावित कार्य को रोकें और पूछें। ऑनबोर्डिंग में उपस्थिति असंबंधित कार्य को अधिकृत नहीं करती है, और बैज या खाते का उपयोग शिफ्ट के बाहर नहीं किया जाना चाहिए।
स्वीकृत टूल्स के साथ केवल सौंपे गए कार्य ही करें
पर्यवेक्षक के साथ पहले कार्य, अपेक्षित परिणाम, रुकने के बिंदु और समीक्षा पद्धति को दोहराएं। केवल स्वीकृत उपकरण, फ़ाइलें, खाते और संचार चैनलों का उपयोग करें। केवल तभी एक संक्षिप्त गणना या स्थिति रिकॉर्ड रखें जब मेज़बान इसका अनुरोध करे, और व्यक्तिगत नोट्स में प्रतिभागियों की पहचान करने वाली जानकारी से बचें। प्राप्तकर्ताओं को न जोड़ें, सार्वजनिक भाषा न बदलें, धन का लेन-देन न करें, वादे न करें, लोगों की तस्वीरें न लें, किसी को ले न जाएं, प्रतिबंधित रिकॉर्ड न खोलें या सॉफ़्टवेयर स्थापित न करें जब तक कि असाइनमेंट स्पष्ट रूप से उस सटीक कार्रवाई को अधिकृत न करे और निगरानी प्रदान न करे। जब कोई नई ज़रूरत सामने आए, तो स्वयं ज़िम्मेदारी लेने के बजाय उसे पर्यवेक्षक के लिए एक प्रश्न के रूप में दर्ज करें। एक सीमित दायरा वाला कार्य भी मूल्यवान हो सकता है; कार्यक्षेत्र (स्कोप) ज़िम्मेदार योगदान का एक हिस्सा है।
प्रगति, अपवादों और बाधित कार्य की तथ्यात्मक रिपोर्ट दें
सहमति वाले चेकपॉइंट पर बताएं कि क्या पूरा हुआ, क्या शेष है, किस निर्देश या निर्भरता ने प्रगति को रोका और किस वस्तु का आदान-प्रदान हुआ। प्रत्यक्ष विवरणों और मेज़बान के पहचानकर्ताओं का उपयोग करें, लोगों के बारे में लेबल का नहीं। किसी भी त्रुटि, क्षतिग्रस्त वस्तु, खोए हुए एक्सेस, अप्रत्याशित संपर्क या नियम के उल्लंघन की तुरंत मेज़बान के माध्यम से रिपोर्ट करें; इसे छिपाएं नहीं या सार्वजनिक रूप से पोस्ट न करें। यदि कोई अन्य स्वयंसेवक या स्टाफ सदस्य योजना बदलता है, तो नोट करें कि परिवर्तन को किसने अधिकृत किया और रुकने के नए बिंदु की पुष्टि करें। एक शिफ्ट जो किसी सीमा पर सही ढंग से रुकती है, वह विफलता नहीं है। वास्तव में देखे गए कार्य से परे परिणामों का दावा न करें, और एक ही शिफ्ट से सामुदायिक प्रभाव का अनुमान न लगाएं।
सामग्री, एक्सेस और निजी जानकारी वापस करें
जाने से पहले, चाबियां, बैज, डिवाइस, दस्तावेज़, आपूर्ति और अप्रयुक्त धन बिल्कुल निर्देशानुसार वापस करें। साझा प्रणालियों से साइन आउट करें, सौंपे गए सत्रों को बंद करें और पुष्टि करें कि क्या मेज़बान द्वारा अस्थायी अनुमतियां हटा दी गई हैं। कार्य फ़ाइलों को स्वीकृत स्थान पर स्थानांतरित करें और केवल तभी स्थानीय अस्थायी प्रतियों को हटाएं जब मेज़बान के नियम ऐसा करने का निर्देश दें; रोस्टर, संपर्क विवरण, तस्वीरें, क्रेडेंशियल या आंतरिक नोट्स को व्यक्तिगत साक्ष्य के रूप में न रखें। संवेदनशील सामग्री की प्रतिलिपि बनाए बिना प्राप्तकर्ता व्यक्ति या आधिकारिक हैंडऑफ स्थान को दर्ज करें। यदि कोई वस्तु वापस नहीं की जा सकती है, तो प्रस्थान से पहले पर्यवेक्षक को सूचित करें और प्रलेखित अगले चरण का पालन करें। जब तक एक्सेस या सौंपी गई सामग्री का समाधान नहीं हो जाता, तब तक शिफ्ट बंद नहीं होती है।
समाप्त करें, एक प्रश्न पूछें या एक अलग अगली शिफ्ट की पुष्टि करें
पर्यवेक्षक के साथ सहमत आउटपुट की समीक्षा करें और मेज़बान से कार्य पूरा होने या हैंडऑफ की पावती प्राप्त करें जब उसकी प्रक्रिया यह प्रदान करती हो। केवल तारीख, असाइनमेंट, पूरा किया गया कार्य, तथ्यात्मक अपवाद और स्थिति दर्ज करें: बंद, एक उत्तर आवश्यक, या अगली शिफ्ट की पुष्टि। अगली शिफ्ट के लिए अपनी अलग तारीख, समय, कार्यक्षेत्र और पर्यवेक्षक की आवश्यकता होती है; सराहना या "जल्द ही मिलते हैं" कोई समय-सारणी नहीं है। यदि आप जारी न रखने का विकल्प चुनते हैं, तो मेज़बान के रद्दीकरण या निकास मार्ग का उपयोग करें और कोई भी शेष एक्सेस वापस करें। योगदान के प्रमाण के रूप में लाभार्थियों की कहानियां या आंतरिक विवरण प्रकाशित न करें। अंतिम रिकॉर्ड एक स्पष्ट हैंडऑफ प्रदर्शित करता है, व्यक्तिगत वीरता, तुलनात्मक अच्छाई या परिणामों की गारंटी नहीं।
सामान्य प्रश्न
क्या मुझे कोई अतिरिक्त कार्य दिखने पर उसे करना चाहिए?
पहले पर्यवेक्षक से पूछें। एक नई आवश्यकता के लिए अलग-अलग अनुमतियां, प्रशिक्षण, डेटा या समय हो सकता है।
क्या मैं शिफ्ट को याद रखने के लिए प्रतिभागियों की सूची रख सकता हूँ?
नहीं। मेज़बान के स्वीकृत रिकॉर्ड का उपयोग करें और पहचान संबंधी जानकारी को व्यक्तिगत नोट्स से दूर रखें।
क्या एक सफल शिफ्ट का मतलब है कि मुझे फिर से शेड्यूल किया गया है?
नहीं। अगली शिफ्ट के लिए अलग से पुष्ट की गई तारीख, कार्यक्षेत्र और ज़िम्मेदार संपर्क की आवश्यकता होती है।