क्या आपको डिजिटल डायरी एक्सपोर्ट को एन्क्रिप्ट करना चाहिए? एक व्यावहारिक फ़ाइल-सुरक्षा जांच

डायरी पासवर्ड किसकी सुरक्षा करता है?

एक ऐप पासवर्ड या साइन-इन जांच उस ऐप या खाते के माध्यम से डायरी तक पहुंच को नियंत्रित करती है। एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल एक अलग प्रति (कॉपी) होती है, और इसकी सुरक्षा एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट तथा आपके द्वारा इसे रखे जाने वाले स्थान पर निर्भर करती है। जब तक कि डायरी सेवा यह न कहे कि एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल एन्क्रिप्टेड है, तब तक इसे ऐसा ही मानें कि फ़ाइल तक पहुंच रखने वाला कोई भी व्यक्ति इसे पढ़ सकता है। एक लॉक्ड ऐप उससे डाउनलोड की गई फ़ाइलों को अपने आप लॉक नहीं करता है।

एक एक्सपोर्ट एक संग्रह (आर्काइव), दस्तावेज़ों का एक फ़ोल्डर, या कोई अन्य फ़ाइल प्रकार हो सकता है। मूल डाउनलोड और बाद की किसी भी प्रतिलिपि दोनों पर विचार करें: किसी फ़ाइल को किसी अन्य फ़ोल्डर, USB ड्राइव, या क्लाउड फ़ोल्डर में ले जाने से उसका स्टोरेज स्थान बदल जाता है, लेकिन यह आवश्यक रूप से फ़ाइल में कोई अतिरिक्त सुरक्षा नहीं जोड़ता है।

पहले यह पता लगाएं कि एक्सपोर्ट कहां जाएगा

एक्सपोर्ट बनाने से पहले, डिलीवरी विकल्प और वास्तविक गंतव्य का पता लगाएं। उदाहरण के लिए, [Google Takeout के निर्देश](https://support.google.com/accounts/answer/3024190?hl=en) ईमेल द्वारा डाउनलोड लिंक भेजने या किसी चयनित क्लाउड गंतव्य, जैसे कि Google Drive या किसी लिंक किए गए तीसरे पक्ष के खाते में आर्काइव रखने का वर्णन करते हैं। एक्सपोर्ट तैयार होने के बाद, Google का कहना है कि सूचना (नोटिफिकेशन) आर्काइव के स्थान से लिंक होती है। यह मार्ग मायने रखता है: क्लाउड फ़ोल्डर में शेयरिंग सेटिंग्स हो सकती हैं, और डाउनलोड की गई प्रति आपके डिवाइस के 'डाउनलोड' फ़ोल्डर में रह सकती है, भले ही आप बाद में दूसरी प्रति को कहीं और स्थानांतरित कर दें।

एन्क्रिप्शन के बारे में निर्णय लेने से पहले इस त्वरित सूची का उपयोग करें:

एक्सपोर्ट की डिलीवरी विधि पहचानें: डायरेक्ट डाउनलोड, क्लाउड फ़ोल्डर, या डायरी सेवा द्वारा पेश किया गया कोई अन्य विकल्प।

उस पहले स्थान पर ध्यान दें जहां फ़ाइल दिखाई देगी, जैसे डाउनलोड, डेस्कटॉप, कोई सिंक किया गया फ़ोल्डर, या कोई बाहरी ड्राइव।

जांचें कि क्या वह स्थान अन्य लोगों के साथ साझा किया गया है या किसी अन्य सेवा के साथ सिंक्रनाइज़ किया गया है।

तय करें कि आप स्थायी प्रति कहां रखेंगे और क्या आपको इसे किसी अन्य डिवाइस पर खोलने की आवश्यकता है।

अपनी योजना में अस्थायी प्रतियों को शामिल करें। यदि आप एक्सपोर्ट को स्थानांतरित करते हैं, तो भी मूल प्रति डाउनलोड या रीसायकल बिन/ट्रैश में हो सकती है।

फ़ाइल के स्थान के अनुसार सुरक्षा का मिलान करें

यह तालिका निर्णय लेने में सहायता के लिए है, किसी विशेष ऐप या डिवाइस के बारे में कोई गारंटी नहीं है। "एक्सेस" का अर्थ है कि स्टोरेज स्थान या डिवाइस के माध्यम से कौन फ़ाइल तक पहुंच सकता है; यदि किसी को स्टोरेज का एक्सेस मिल जाता है, तो एन्क्रिप्शन जोखिम को कम कर सकता है, लेकिन यह हर प्रकार के जोखिम को नहीं रोकता है।

**एक व्यक्तिगत डिवाइस जिसे केवल आप उपयोग करते हैं, डिवाइस साइन-इन सक्षम होने के साथ:** प्रति को एक निजी स्थानीय फ़ोल्डर में रखें; यदि डिवाइस साझा किया जाता है, पोर्टेबल है, या विशेष रूप से निजी सामग्री रखता है, तो डिवाइस या फ़ाइल एन्क्रिप्शन पर विचार करें। स्वचालित क्लाउड सिंक, साझा खातों और डाउनलोड में बची प्रतियों की जांच करें

**एक साझा या पारिवारिक कंप्यूटर, या एक ऐसा डिवाइस जिसे अन्य लोग अनलॉक कर सकते हैं:** साझा फ़ोल्डर में असुरक्षित प्रति छोड़ने से बचें; एन्क्रिप्शन और केवल आपके नियंत्रण वाले खाते या पासवर्ड के साथ स्टोरेज का उपयोग करें, या स्थानीय प्रति न रखें। सत्यापित करें कि अन्य डिवाइस खाते फ़ोल्डर को नहीं खोल सकते हैं या स्टोरेज को अनलॉक नहीं कर सकते हैं

**एक USB ड्राइव या अन्य पोर्टेबल बाहरी स्टोरेज:** यदि खो जाने या उधार दिए जाने की संभावना है और आपको एक्सपोर्ट ले जाने की आवश्यकता है, तो एन्क्रिप्टेड वॉल्यूम या ड्राइव पर विचार करें। उन कंप्यूटरों के साथ अनुकूलता की पुष्टि करें जिनका आप उपयोग करेंगे और अनलॉक या रिकवरी जानकारी को अलग से रखें

**एक क्लाउड फ़ोल्डर या लिंक किया गया स्टोरेज खाता:** गंतव्य खाते और फ़ोल्डर के शेयरिंग एक्सेस की जांच करें, फिर तय करें कि क्या वहां संग्रहीत एन्क्रिप्टेड फ़ाइल आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप है। पुष्टि करें कि खाते या साझा फ़ोल्डर तक कौन पहुंच सकता है; केवल एक प्रति अपलोड करने से यह साबित नहीं होता कि एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल एन्क्रिप्टेड है

**एक अस्थायी डाउनलोड जिसे आपको रखने की आवश्यकता नहीं है:** केवल वही खोलें और जांचें जो आवश्यक हो, फिर अस्थायी प्रति और जो भी डुप्लिकेट आपको मिलें, उन्हें हटा दें। याद रखें कि हटाना (डिलीशन), सिंक और रिकवरी का व्यवहार डिवाइस और सेवा पर निर्भर करता है

यदि कोई प्रति केवल एक अच्छी तरह से नियंत्रित व्यक्तिगत डिवाइस पर है और आसान पहुंच महत्वपूर्ण है, तो आप कोई अन्य पासवर्ड न जोड़ने का निर्णय ले सकते हैं। यदि अन्य लोग डिवाइस का उपयोग कर सकते हैं, या कोई पोर्टेबल ड्राइव गलत जगह रखी जा सकती है, तो एन्क्रिप्शन एक सुरक्षा घेरा जोड़ सकता है। इसकी तुलना रिकवरी से करें: एक एन्क्रिप्टेड फ़ाइल जिसे आप अनलॉक नहीं कर सकते, वह डायरी बैकअप के रूप में उपयोगी नहीं है।

एन्क्रिप्ट करने से पहले रिकवरी पर विचार करें

एन्क्रिप्शन अक्सर पासवर्ड, कुंजी या डिवाइस रिकवरी प्रक्रिया पर निर्भर करता है। इस पर भरोसा करने से पहले, यह पता करें कि यदि आप पासवर्ड भूल जाते हैं, डिवाइस बदलते हैं, या किसी अन्य कंप्यूटर का उपयोग करने की आवश्यकता होती है, तो आप एक्सेस कैसे वापस प्राप्त करेंगे। [Microsoft का BitLocker मार्गदर्शन](https://support.microsoft.com/en-us/windows/security/encryption/back-up-your-bitlocker-recovery-key) कहता है कि एन्क्रिप्टेड ड्राइव को अनलॉक करने के लिए रिकवरी कुंजी की आवश्यकता हो सकती है और सलाह देता है कि यह सत्यापित करें कि बैकअप मौजूद है और सुलभ है। Microsoft यह भी नोट करता है कि वह खोई हुई BitLocker रिकवरी कुंजी को पुनर्प्राप्त या पुनः निर्मित नहीं कर सकता है। यह एक Windows-विशिष्ट उदाहरण है; अन्य डिवाइस और स्टोरेज टूल्स के रिकवरी के तरीके अलग होते हैं।

रिकवरी जानकारी को एन्क्रिप्टेड प्रति से अलग किसी ऐसे स्थान पर रखें, जहां जरूरत पड़ने पर आप इसे आसानी से ढूंढ सकें। किसी कुंजी की एकमात्र प्रति को उसी ड्राइव के अंदर स्टोर करने से बचें जिसे वह अनलॉक करती है। यदि आप यह नहीं बता सकते कि आप फ़ाइल को कैसे पुनर्प्राप्त करेंगे, तो इसे एन्क्रिप्ट करने से पहले रुकें और अपने स्वयं के डिवाइस या स्टोरेज टूल के निर्देशों की जांच करें।

Mac बाहरी स्टोरेज डिवाइस के लिए, Apple के [Disk Utility निर्देश](https://support.apple.com/en-nz/guide/disk-utility/dskutl35612/mac) एक एन्क्रिप्टेड फ़ॉर्मेट चुनने और पासवर्ड सेट करने का वर्णन करते हैं। Apple चेतावनी देता है कि स्टोरेज डिवाइस को फ़ॉर्मेट करने से उसकी सामग्री मिट जाती है। ऐसी ड्राइव पर डेटा मिटाने (इरेज़) या फ़ॉर्मेट करने की प्रक्रिया का पालन न करें जिसमें आपकी ज़रूरत की फ़ाइलें हों; पहले इसकी सामग्री का बैकअप लें, और चयनित सटीक डिवाइस की पुष्टि करें। यह Mac का एक विकल्प है, अन्य डिवाइस के लिए कोई सार्वभौमिक अनुशंसा नहीं।

डायरी टेक्स्ट को उजागर किए बिना वर्कफ़्लो का परीक्षण करें

"Export check — sample only" जैसा कोई महत्वहीन नोट उपयोग करें, जिसमें कोई वास्तविक व्यक्तिगत विवरण न हो। फिर एक परीक्षण एक्सपोर्ट बनाएं और उन्हीं चरणों से गुजरें जिनका उपयोग आप वास्तविक एक्सपोर्ट के लिए करने की उम्मीद करते हैं:

एक्सपोर्ट की गई फ़ाइल का पता लगाएं और बनाई गई प्रत्येक प्रति को नोट करें, जिसमें मूल डाउनलोड और कोई भी सिंक की गई प्रति शामिल है।

यदि आप फ़ाइल या उसके गंतव्य को एन्क्रिप्ट करने की योजना बना रहे हैं, तो इसे लॉक करें, यदि प्रासंगिक हो तो स्टोरेज को डिस्कनेक्ट या सुरक्षित रूप से इजेक्ट करें, फिर इसे दोबारा कनेक्ट करें और अपने सहेजे गए निर्देशों का उपयोग करके इसे अनलॉक करें।

उस डिवाइस या एप्लिकेशन पर टेस्ट एक्सपोर्ट खोलें जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं। जांचें कि क्या फ़ाइल अनलॉक करने के बाद पढ़ने योग्य है और क्या आप जानते हैं कि पासवर्ड या रिकवरी कुंजी कहां रखी गई है।

गंतव्य फ़ोल्डर की शेयरिंग और सिंक स्थिति की जांच करें। पूरा होने पर अपने डिवाइस और स्टोरेज सेवा के लिए सामान्य हटाने की प्रक्रिया का पालन करते हुए, टेस्ट एक्सपोर्ट और प्रतियों को हटा दें।

यह परीक्षण आपकी प्रबंधन प्रक्रिया की जांच करता है; यह प्रमाणित नहीं करता कि कोई एक्सपोर्ट फ़ॉर्मेट या स्टोरेज सेवा सुरक्षित है। यदि एक्सपोर्ट किसी अलग अनलॉक चरण के बिना खुलता है, तो यह न मानें कि इसे अतिरिक्त फ़ाइल-स्तरीय एन्क्रिप्शन प्राप्त हुआ है। एक्सपोर्ट में क्या शामिल है और क्या यह उस फ़ाइल पर सुरक्षा लागू करता है, इसके लिए डायरी सेवा के दस्तावेज़ देखें।

एक संक्षिप्त निर्णय नियम

तीन प्रश्न पूछें: एक्सपोर्ट कहां जाएगा? उस स्थान तक कौन पहुंच सकता है या डिवाइस को अनलॉक कर सकता है? यदि मैं इसे एन्क्रिप्ट करता हूं तो क्या मैं प्रति को पुनर्प्राप्त कर सकता हूं? यदि पहुंच पहले से ही केवल आप तक सीमित है और आप फ़ाइल को आसानी से प्रबंधित कर सकते हैं, तो आपकी स्थिति के लिए ऐप पासवर्ड और सावधानीपूर्वक स्टोरेज पर्याप्त हो सकता है। यदि फ़ाइल साझा या पोर्टेबल स्टोरेज पर होगी, तो अपने डिवाइस के साथ काम करने वाले एन्क्रिप्शन पर विचार करें और रिकवरी एक्सेस को अलग से रखें। दोनों ही मामलों में, एक डमी प्रविष्टि के साथ परीक्षण करें, फिर वास्तविक टेक्स्ट एक्सपोर्ट करने के बाद बची हुई प्रतियों की जांच करें।

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