सही योजना रिकॉर्ड को बंद करके किसी उद्योग कार्यक्रम के निमंत्रण को अस्वीकार करें

उत्तर चुनने से पहले अपनी स्थिति की पहचान करें

जांचें कि क्या आपको केवल निमंत्रण मिला है, आपने RSVP पर क्लिक किया है, भुगतान किया है, प्रायोजक कोड का उपयोग किया है, प्रतिनिधि सीट स्वीकार की है या किसी कार्यक्रम में शामिल होने की सहमति दी है। यह भी देखें कि क्या आपका नियोक्ता, एसोसिएशन चैप्टर या क्लाइंट आपसे उनका प्रतिनिधित्व करने की उम्मीद रखता है। प्रत्येक स्थिति के अलग-अलग प्रभारी होते हैं। केवल आमंत्रित प्रतिभागी सीधे प्रेषक को उत्तर दे सकता है; एक पंजीकृत प्रतिनिधि को इवेंट पोर्टल और वित्त रिकॉर्ड में बदलाव की आवश्यकता हो सकती है; एक नामित पैनलिस्ट के लिए कार्यक्रम समन्वय की आवश्यकता होती है। यह जाने बिना कि क्या रद्द किया जाना आवश्यक है, एक सामान्य माफीनामा न लिखें। निमंत्रण, पंजीकरण, भूमिका, यात्रा और प्रचार को अलग-अलग सूचीबद्ध करें ताकि कोई विनम्र संदेश किसी सक्रिय परिचालन प्रतिबद्धता को न छिपा दे।

आयोजक को एक ऐसा निर्णय दें जिसके अनुसार वे अपनी योजना बना सकें

विषय (सब्जेक्ट) या पहली पंक्ति में कार्यक्रम का नाम और तिथि लिखें, आयोजक को धन्यवाद दें और सीधे बताएं कि आप उपस्थित नहीं होंगे। पूर्व प्रतिबद्धता जैसा एक संक्षिप्त कारण वैकल्पिक है; निर्णय अनिवार्य है। APA द्वारा रिपोर्ट किए गए शोध में पाया गया कि निमंत्रण अस्वीकार करने वाले लोग अक्सर यह जरूरत से ज्यादा मान लेते हैं कि आमंत्रित करने वाले कितनी नकारात्मक प्रतिक्रिया देंगे। पेशेवर आयोजकों को आमतौर पर अनिच्छुक उपस्थिति या लंबे समय तक बनी अनिश्चितता की तुलना में सटीक स्थिति से अधिक लाभ होता है। जब आपने निर्णय ले लिया हो तो "शायद नहीं" कहने से बचें। यदि कोई एक अधूरी जानकारी वास्तव में आपके निर्णय को बदल सकती है, तो वह प्रश्न पूछें और उत्तर देने की तिथि तय करें; अन्यथा उस स्थान को तुरंत छोड़ दें।

पंजीकरण के बाद आधिकारिक रद्दीकरण माध्यम का उपयोग करें

आपको आमंत्रित करने वाले व्यक्ति को ईमेल करने से सशुल्क टिकट रद्द नहीं हो सकता है। समय-सीमा, फॉर्म, शुल्क और रिफंड गंतव्य के लिए पुष्टिकरण (कन्फर्मेशन), इवेंट FAQ और खाता पृष्ठ पढ़ें। USENIX और ICMA दोनों लिखित रद्दीकरण और प्रतिस्थापन प्रक्रियाएं प्रकाशित करते हैं, लेकिन उनकी शर्तें भिन्न होती हैं; इनमें से किसी को भी अन्य सम्मेलनों के लिए नियम नहीं माना जाना चाहिए। आवश्यक अनुरोध सबमिट करें और उसका पुष्टिकरण अपने पास रखें। यदि आपके नियोक्ता ने भुगतान किया है, तो बजट या यात्रा प्रभारी को सूचित करें और बताएं कि क्या कोई क्रेडिट, रिफंड या शुल्क लंबित है। जब तक आयोजक पुष्टि न कर दे तब तक प्रतिपूर्ति (रीइम्बर्समेंट) का वादा न करें, और विनम्र अस्वीकृति के भीतर किसी घोषित समय-सीमा पर विवाद न करें।

प्रतिस्थापन को आयोजक द्वारा अनुमोदित बदलाव के रूप में मानें

हो सकता है कि कोई सहकर्मी उस स्थान का उपयोग कर सके, लेकिन बैज, सदस्यता श्रेणी, सुरक्षा रिकॉर्ड या कार्यक्रम की भूमिका स्वतः हस्तांतरित नहीं हो सकती है। पूछें कि क्या प्रतिस्थापन की अनुमति है और आयोजक को किन विवरणों की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, USENIX दोनों व्यक्तियों के नाम और संबद्धता मांगता है; ICMA अपनी लिखित प्रक्रिया लागू करता है। अपने सहकर्मी का विवरण साझा करने से पहले उनकी सहमति लें। अनुमोदन मिलने तक उन्हें प्रस्तावित प्रतिस्थापन के रूप में बताएं, न कि एक पुष्ट प्रतिभागी के रूप में। यदि वह स्थान आपके संगठन का है, तो किसी संपर्क को निजी तौर पर देने के बजाय आंतरिक सीट प्रभारी को व्यक्ति का चयन करने दें।

यात्रा, पहुंच और प्रचार रिकॉर्ड बंद करें

किसी भूमिका को स्वीकार करने के बाद, उड़ानों, होटल, वीजा पत्रों, अतिथि पास, खान-पान संबंधी अनुरोधों, कैलेंडर ब्लॉक, बैज एक्सेस और प्रतिपूर्ति अग्रिमों की जांच करें। यदि आपकी जीवनी या लोगो किसी वेबसाइट पर दिखाई देता है, तो पूछें कि कौन सी सामग्री और कब तक हटाई जाएगी। उन ब्रीफिंग दस्तावेजों को वापस कर दें जो निरंतर उपयोग के लिए नहीं हैं। अंतिम समय में हुए बदलाव के लिए, केवल पहले लिखने वाले व्यक्ति को ही नहीं, बल्कि कार्यक्रम संपर्क और पंजीकरण डेस्क को भी सूचित करें। एक समेकित स्थिति दें: आपने क्या रद्द किया, क्या लंबित है और अब इसका प्रभारी कौन है। इससे बार-बार पूछे जाने वाले प्रश्न कम होते हैं और सार्वजनिक कार्यक्रम में ऐसी उपस्थिति का वादा करने से बचा जा सकता है जो नहीं होने वाली है।

भविष्य का संपर्क केवल तभी बनाए रखें जब वह वास्तविक हो

कार्यक्रम के लिए एक संक्षिप्त शुभकामना के साथ अंत करें और, यदि सही हो, तो भविष्य के लिए एक सीमित विकल्प दें: अगला कार्यक्रम प्राप्त करना, किसी अन्य सत्र पर विचार करना या किसी विशिष्ट एसोसिएशन विषय से जुड़े रहना। केवल 'ना' को हल्का करने के लिए "कृपया मुझे फिर से आमंत्रित करें" न कहें। यदि कार्यक्रम ही आपके कार्यक्षेत्र से बाहर है, तो बिना किसी विकल्प के सम्मानजनक समापन अधिक उपयोगी है। इसी तरह, बिना सहमति के अवैतनिक कार्य की पेशकश करके या किसी अन्य व्यक्ति का परिचय कराकर इसकी भरपाई न करें। एक पेशेवर अस्वीकृति विश्वसनीयता के माध्यम से संबंधों की रक्षा करती है: आयोजक आपका निर्णय जानता है, प्रत्येक प्रभावित रिकॉर्ड का एक प्रभारी होता है और भविष्य की किसी भी रुचि का वही अर्थ होता है जो कहा गया है।

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