पैकेज हैंडऑफ़ को पुनर्निर्मित करने के लिए प्राप्ति रिकॉर्ड का उपयोग करें

प्रत्येक रिकॉर्ड को एक काम सौंपें

पाँच संभावित रिकॉर्ड से शुरुआत करें: ऑर्डर पुष्टिकरण, कैरियर ट्रैकिंग या डिलीवरी का प्रमाण, रिसेप्शन इनटेक प्रविष्टि, निवासी सूचना, और रिलीज़ या पिकअप प्रविष्टि। ऑर्डर रिकॉर्ड पहचानता है कि क्या अपेक्षित था और उससे कौन सा ट्रैकिंग संदर्भ संबंधित है। कैरियर साक्ष्य परिवहन-पक्ष की घटना का वर्णन करता है और जब वह सेवा प्रदान करती है, तो दिनांक, समय, डिलीवरी स्थान, हस्ताक्षर या तस्वीर दिखा सकता है। रिसेप्शन प्रविष्टि भवन की आंतरिक स्वीकृति और भंडारण प्रक्रिया का वर्णन करती है। सूचना दिखाती है कि संबंधित निवासी को यह कब बताया गया था कि वस्तु तैयार है। रिलीज़ रिकॉर्ड दिखाता है कि डेस्क के अनुसार भौतिक अभिरक्षा कब समाप्त हुई। इन कार्यों को अलग रखने से किसी एक टाइमस्टैम्प को ऐसे उत्तर के लिए खींचने से रोका जा सकता है जिसका वह समर्थन नहीं कर सकता।

समय की तुलना करने से पहले पहचानकर्ताओं का मिलान करें

ऑर्डर नंबर, ट्रैकिंग नंबर, पते पर लिखा प्राप्तकर्ता का नाम, यूनिट, पार्सल की संख्या और किसी भी आंतरिक संदर्भ को एक ही पंक्ति में लिखें। एक्सेस कोड, खाता पासवर्ड या अनावश्यक पहचान विवरण साझा किए गए संदेश में कॉपी न करें। किसी समान नाम या कार्टन पर निर्भर होने से पहले ट्रैकिंग संदर्भ के अंतिम अंकों और दिखाई देने वाले लेबल की तुलना करें। मल्टी-पीस शिपमेंट के लिए प्रति पीस एक पंक्ति की आवश्यकता होती है क्योंकि एक मास्टर स्थिति गायब चाइल्ड पार्सल को छिपा सकती है। यदि डेस्क ने हस्तलिखित नंबर को गलत तरीके से लॉग किया है, तो इतिहास को चुपचाप ठीक करने के बजाय मूल कैरियर संदर्भ और आंतरिक प्रविष्टि दोनों को सुरक्षित रखें। एक स्पष्ट पहचानकर्ता मैप अक्सर उस समस्या को हल कर देता है जो समय का विवाद लग रही थी।

दो घड़ियों वाली समयरेखा बनाएँ

कैरियर की घटनाओं और भवन की घटनाओं को अलग-अलग कॉलम में रखें। कर्मचारियों द्वारा इनटेक, निवासी मिलान और शेल्विंग पूरा करने से पहले ही कैरियर पैकेज को संपत्ति के प्रवेश द्वार पर डिलीवर मार्क कर सकता है। इसके विपरीत, स्कैन अनुपस्थित या विलंबित होने पर भी किसी वस्तु को भौतिक रूप से स्वीकार किया जा सकता है; USPS स्पष्ट रूप से नोट करता है कि अनुपस्थित डिलीवरी स्कैन का अनिवार्य रूप से यह अर्थ नहीं है कि वस्तु डिलीवर नहीं हुई थी। केवल वही रिकॉर्ड करें जो प्रत्येक स्रोत बताता है: रिसेप्शन पर डिलीवर, आंतरिक रूप से स्वीकृत, तैयार होने की सूचना भेजी गई, प्राप्त किया गया, वापस किया गया, अस्वीकार किया गया या अभी भी समीक्षाधीन है। समय क्षेत्र और स्क्रीनशॉट या निर्यात की तारीख जोड़ें। कभी भी कोई सार्वभौमिक प्रोसेसिंग विंडो न गढ़ें। यह तय करने के लिए कि कोई बेमेल स्थिति असाधारण है या नहीं, संपत्ति की वर्तमान में प्रकाशित विंडो (यदि कोई हो) का उपयोग करें।

उस अंतिम घटना से ट्रेस करें जिस पर दोनों पक्ष सहमत हों

दो स्वतंत्र रिकॉर्ड द्वारा पुष्टि किया गया नवीनतम बिंदु खोजें। यदि कैरियर प्रमाण और रिसेप्शन इनटेक समान ट्रैकिंग संदर्भ साझा करते हैं, तो भंडारण असाइनमेंट और बाद में रिलीज़ से शुरुआत करें। यदि ट्रैकिंग में रिसेप्शन लिखा है लेकिन कोई इनटेक मौजूद नहीं है, तो पूछें कि क्या बैच लंबित है, बेमेल है, अस्वीकार कर दिया गया है या किसी अन्य स्वीकृत स्थान पर भेज दिया गया है। यदि इनटेक मौजूद है लेकिन कोई सूचना प्राप्त नहीं हुई है, तो कॉन्फ़िगर किए गए संपर्क चैनल और तत्परता की स्थिति की जाँच करें। यदि रिलीज़ दर्ज है लेकिन निवासी ने इसे प्राप्त नहीं किया है, तो रिलीज़ के समय को सुरक्षित रखें और पूछें कि किस स्वीकृत साक्ष्य या प्राधिकरण का उपयोग किया गया था। यह क्रम रिकॉर्ड की समीक्षा करने से पहले कूरियर, स्टाफ सदस्य, पड़ोसी या निवासी पर आरोप लगाए बिना खोज क्षेत्र को संकीर्ण कर देता है।

एक संक्षिप्त साक्ष्य पैकेट भेजें

भवन, कैरियर या विक्रेता द्वारा नामित आधिकारिक चैनल का उपयोग करें। अपेक्षित वस्तु, ट्रैकिंग संदर्भ, प्रासंगिक घटना के समय, सटीक विसंगति और अगला तथ्य जिसे आपको पुष्ट करने की आवश्यकता है, उसका उल्लेख करें। केवल आवश्यक स्क्रीनशॉट या दस्तावेज़ संलग्न करें और असंबंधित ऑर्डर जानकारी को छिपा (redact) दें। उदाहरण के लिए: कैरियर ट्रैकिंग 14:12 पर रिसेप्शन पर डिलीवरी दिखाती है; डेस्क के बताए गए प्रोसेसिंग समय तक कोई आंतरिक तत्परता सूचना नहीं आई है; कृपया पुष्टि करें कि क्या इनटेक लंबित है, बेमेल है, अस्वीकार किया गया है या स्थानांतरित किया गया है। औपचारिक कैरियर खोजों में मेलिंग तिथि, पते, पैकेजिंग का स्वरूप और सामग्री का विवरण मांगा जा सकता है, इसलिए उन विवरणों को तैयार रखें। बार-बार ऐसे संदेश भेजने की तुलना में, जिनमें केवल यह कहा गया हो कि पार्सल गायब है, एक सटीक पैकेट को आगे बढ़ाना आसान होता है।

रिकॉर्ड का उपयोग साक्ष्य के रूप में करें, सार्वभौमिक देयता निर्णय के रूप में नहीं

हस्ताक्षर, तस्वीर, स्कैन, इनटेक पंक्ति या संग्रह प्रविष्टि किसी संकीर्ण तथ्य का समर्थन कर सकती है, लेकिन इसका अर्थ सेवा, देश, संपत्ति समझौते और वास्तविक प्रक्रिया पर निर्भर करता है। एक हस्ताक्षर किसी अधिकृत प्राप्तकर्ता, कर्मचारी का नाम, या कैरियर उत्पाद के तहत केवल एक उपलब्ध छवि की पहचान कर सकता है। एक तस्वीर बाद की अभिरक्षा को साबित किए बिना केवल रखे जाने की स्थिति को दिखा सकती है। एक आंतरिक पंक्ति यह दिखा सकती है कि कर्मचारियों ने क्या दर्ज किया, न कि यह कि प्रविष्टि सही थी। मूल फ़ाइलों को सुरक्षित रखें और नामित प्रक्रिया के माध्यम से सुधार का अनुरोध करें। मुआवज़े, संविदात्मक ज़िम्मेदारी या औपचारिक दावे के लिए, इस लेख से कानूनी निष्कर्ष निकालने के बजाय विक्रेता, कैरियर, बीमाकर्ता और संपत्ति की उन प्रक्रियाओं का पालन करें जो विशिष्ट शिपमेंट पर लागू होती हैं।

अंतिम स्थिति के साथ मामला बंद करें

एक बार पार्सल मिल जाने या अगले स्वामी द्वारा मामला स्वीकार कर लेने के बाद, समयरेखा को एक अंतिम स्थिति के साथ अपडेट करें: प्राप्त किया गया, वापस किया गया, अस्वीकार किया गया, गलत मार्ग पर भेजा गया, प्रतिस्थापित किया गया, दावा प्रस्तुत किया गया या संदर्भ संख्या के साथ अनसुलझा। जब तक लागू सेवा प्रक्रिया समाप्त न हो जाए, तब तक न्यूनतम रिकॉर्ड रखें, फिर प्रासंगिक खाते या संपत्ति नीति के अनुसार व्यक्तिगत डेटा का प्रबंधन करें। किसी सार्वजनिक पोस्ट में हस्ताक्षर, अपार्टमेंट नंबर, एक्सेस कोड या कर्मचारियों के विवरण प्रकाशित न करें। उपयोगी परिणाम स्क्रीनशॉट का ढेर नहीं है; यह एक छोटी श्रृंखला है जो दिखाती है कि क्या हुआ, कौन सा बिंदु असमर्थित रहता है, अगली कार्रवाई का ज़िम्मा किसका है और आप दोबारा कब जाँच करेंगे।

इस विषय को आगे पढ़ें