हर दिन स्टिकी-नोट के कार्यों को अपनी मुख्य सूची (Master List) में कैसे समेकित करें

एक दैनिक समीक्षा समय निर्धारित करें

अपने दिन में एक ऐसा निश्चित समय चुनें जब आप नोट्स और मुख्य सूची दोनों को देख सकें। पर्चियों को एक जगह इकट्ठा करें, फिर ऊपर से नीचे तक एक-एक करके उन्हें संसाधित करें। यह छोटी सी दिनचर्या GTD के कैप्चर, स्पष्टीकरण, व्यवस्थित और समीक्षा के क्रम का ही एक प्रयोग है: जो चीज़ें आपका ध्यान आकर्षित करती हैं उन्हें इकट्ठा करें, तय करें कि उनका क्या अर्थ है, उन्हें सही जगह पर रखें, और नियमित रूप से प्रणाली की समीक्षा करें (गेटिंग थिंग्स डन: “What Is GTD?”)।

समीक्षा को केवल स्थानांतरण और निर्णयों पर केंद्रित रखें। यह आपकी सूची को फिर से डिज़ाइन करने, हर पुरानी प्रविष्टि को फिर से लिखने का निमंत्रण, या कोई सामान्य इनबॉक्स-ज़ीरो प्रोजेक्ट नहीं है। आपका परिणाम सीधा है: प्रत्येक पर्ची का एक गंतव्य हो या उसे हटा दिया जाए।

तय करें कि कोई नोट एक कार्य है या संदर्भ सामग्री

प्रत्येक पर्ची को पढ़ें और पूछें: "क्या इसके लिए मुझे कुछ करने की आवश्यकता है?" यदि हाँ, तो अगले स्पष्ट कदम की पहचान करें और इसे मुख्य सूची में जोड़ें। यदि एक से अधिक कार्यों की आवश्यकता है, तो एक प्रोजेक्ट-स्तरीय अनुस्मारक बनाएं और अगले चरण को अलग करें। GTD की आधिकारिक पद्धति इस अंतर को केंद्र में रखती है: कार्रवाई योग्य मदों के लिए एक अगले कदम की आवश्यकता होती है; गैर-कार्रवाई योग्य सामग्री संदर्भ (reference), स्थगित करने वाली चीज़, या त्यागने योग्य हो सकती है (गेटिंग थिंग्स डन)।

"गुरुवार तक मीना को संशोधित एजेंडा भेजें" जैसा नोट कार्रवाई योग्य है। "कमरा 4B, प्रोजेक्टर कोड 7812" संदर्भ सामग्री है; इसे उस स्थान पर सहेजें जहाँ आपको इसकी आवश्यकता होगी, जैसे कि प्रासंगिक बैठक नोट में, बजाय इसके कि इसे एक कार्य बनाया जाए। यदि नोट में लिखा है "मीना से कमरा 4B के बारे में पूछें", तो उस संदर्भ को कार्य या उसके विवरण में बनाए रखें। एक कार्य का शीर्षक ऐसा होना चाहिए जो स्टिकी नोट के हट जाने के बाद भी समझ में आए।

शर्तों को मिटाए बिना डुप्लिकेट प्रविष्टियों का विलय करें

एक नए कार्य की तुलना मौजूदा प्रविष्टियों से केवल मिलते-जुलते शब्दों के आधार पर नहीं, बल्कि परिणाम के आधार पर करें। "ड्राफ्ट के बारे में मीना को ईमेल करें" और "मीना को संशोधित एजेंडा भेजें" केवल तभी एक ही कार्य हो सकते हैं जब वे एक ही संदेश और परिणाम से संबंधित हों। यदि ऐसा है, तो एक प्रविष्टि रखें और उपयोगी विवरणों को मिला दें। समय सीमा, प्राप्तकर्ता, आवश्यक अटैचमेंट, स्थान या उस शर्त को बनाए रखें जो "पूर्ण" (done) के अर्थ को बदलती है।

उदाहरण के लिए, यदि मौजूदा मद में लिखा है "मीना को एजेंडा भेजें" और आज की पर्ची जोड़ती है "गुरुवार की सुबह 10 बजे की बैठक से पहले; कमरे का बदलाव शामिल करें", तो उन शर्तों को मौजूदा मद में मिला दें। यदि यह स्पष्ट नहीं है कि दो नोट एक ही परिणाम से संबंधित हैं, तो उन्हें कुछ समय के लिए अलग रखें और बाद में जांचने के लिए पर्याप्त संदर्भ जोड़ें। गलत विलय काम को छिपा सकता है; कुछ अतिरिक्त शब्द इसे रोक सकते हैं।

ऐसा कार्य लिखें जो स्थानांतरण के बाद भी स्पष्ट रहे

एक ठोस क्रिया (verb) और पर्याप्त संदर्भ का उपयोग करें ताकि बाद में कार्य को पहचाना जा सके: "मीना के साथ गुरुवार के कमरे के बदलाव की पुष्टि करें" यह "मीना / कमरा" से अधिक उपयोगी है। यदि आपकी सूची इसका समर्थन करती है, तो सहायक जानकारी को कार्य के नोट्स या चरणों में रखें। माइक्रोसॉफ्ट टू डू का आधिकारिक मार्गदर्शन अतिरिक्त जानकारी के लिए नोट्स और बड़े कार्य को छोटे, कार्रवाई योग्य हिस्सों में विभाजित करने के लिए चरणों का उपयोग करने का वर्णन करता है (माइक्रोसॉफ्ट सपोर्ट: Add steps, importance, notes, tags, and categories)। किसी अन्य सूची या ऐप में, समतुल्य विवरण फ़ील्ड का उपयोग करें—या आवश्यक शर्त को कार्य के शीर्षक में ही रखें यदि केवल वही फ़ील्ड आपको नियमित रूप से दिखाई देता है।

काल्पनिक उदाहरण: एक पर्ची पर लिखा है, "सैम द्वारा कमरे की पुष्टि के बाद प्रोजेक्टर बुक करें; एचडीएमआई का अनुरोध करें।" अगले कदम के रूप में "सैम से कमरे की पुष्टि करने के लिए कहें, फिर एचडीएमआई के साथ प्रोजेक्टर बुक करें" जोड़ें, या यदि आपकी सूची निर्भरताओं को स्पष्ट रूप से संभालती है तो इसे जुड़े हुए चरणों में विभाजित करें। "सैम द्वारा कमरे की पुष्टि के बाद" को बनाए रखें ताकि बुकिंग को तुरंत तैयार न माना जाए।

अस्पष्ट, स्थगित और संदर्भ मदों को संभालें

यदि कोई नोट इतना अस्पष्ट है कि उस पर कार्रवाई नहीं की जा सकती, तो उसे शब्द-दर-शब्द कॉपी करके यह न समझें कि वह संसाधित हो गया है। एक स्पष्ट करने वाला कार्य जोड़ें जैसे कि "ली से पूछें कि 'डेक अपडेट करें' में क्या शामिल होना चाहिए," या यदि आप इसे आज हल नहीं कर सकते हैं तो इसे एक स्पष्ट रूप से लेबल किए गए फॉलो-अप स्थान पर रखें। यदि कार्य किसी तारीख या किसी अन्य व्यक्ति पर निर्भर करता है, तो उस ट्रिगर को बनाए रखें; किसी अनुस्मारक को उसकी शर्त के बिना स्थानांतरित करना भ्रामक हो सकता है।

ऐसी सामग्री के लिए जो उपयोगी है लेकिन कार्रवाई योग्य नहीं है, उसे किसी प्रासंगिक संदर्भ स्थान पर स्थानांतरित करें या किसी संबंधित कार्य के साथ संलग्न रखें। जानबूझकर स्थगित किए गए काम के लिए, यह दर्ज करें कि दोबारा देखने के लिए क्या या कौन सा समय ट्रिगर होना चाहिए। ये विकल्प GTD के कार्रवाई, संदर्भ और स्थगित मदों के बीच के अंतर का पालन करते हैं; व्यावहारिक विवरण यह है कि पर्याप्त संदर्भ बनाए रखा जाए ताकि आवश्यकता पड़ने पर आप उस मद को ढूंढ सकें या उस पर पुनर्विचार कर सकें।

प्रक्रिया पूरी करें और संसाधित पर्चियों को हटाएं

समाप्त करने से पहले, ढेर को एक बार फिर से देखें और जांचें कि प्रत्येक कार्रवाई योग्य नोट मुख्य सूची में शामिल है, प्रत्येक डुप्लिकेट का समाधान हो गया है, और प्रत्येक संदर्भ या स्थगित मद का एक गंतव्य है। फिर उन पर्चियों को फेंक दें या रीसायकल करें जिनकी सामग्री सुरक्षित रूप से स्थानांतरित हो गई है। किसी पर्ची को केवल तभी रखें जब कागज़ का अपना महत्व हो—जैसे कि हस्ताक्षरित स्वीकृति या मूल रसीद—या जब तक कोई विशिष्ट अनिश्चितता बनी रहे। बाद वाले मामले में, यह चिह्नित करें कि क्या अनसुलझा है और आप इस पर कब वापस आएंगे।

एक उपयोगी अंतिम जांच यह पूछना है कि क्या मुख्य सूची अभी भी आपको बताती है कि क्या करना है और किन परिस्थितियों में करना है। कॉर्नेल का लर्निंग स्ट्रैटेजीज़ सेंटर असाइनमेंट के विवरण को सटीक रखने और देय तिथियों को ध्यान में रखते हुए काम की योजना बनाने की सलाह देता है; यह मार्गदर्शन अनुस्मारकों को स्थानांतरित करते समय समय की जानकारी को बनाए रखने का समर्थन करता है, हालांकि आपकी दैनिक प्रक्रिया यहाँ सामान्य कार्य नोट्स के लिए अनुकूलित है (कॉर्नेल यूनिवर्सिटी लर्निंग स्ट्रैटेजीज़ सेंटर: Managing Time)। यदि एक ही प्रकार की पर्ची समीक्षा में बार-बार छूट जाती है, तो इसे इकट्ठा करने के स्थान या इसे संसाधित करने के समय में बदलाव करें। अस्थायी नोट से अगले कार्य तक का एक स्पष्ट मार्ग बनाए रखें।

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