कागज़ के छोटे स्मृति-चिह्नों को फ़ोटो पॉकेट से फिसलने से कैसे रोकें

मानक पॉकेट से छोटे टुकड़े क्यों खो जाते हैं

मानक फ़ोटो के लिए बनी पॉकेट में बहुत छोटी वस्तु के आसपास अतिरिक्त खाली जगह रह जाती है। कोई ढीली पर्ची अन्य सामग्री के पीछे खिसक सकती है, किसी खुले हिस्से में अटक सकती है, या पन्ना पलटने पर बाहर गिर सकती है। पॉकेट के भीतर एक छोटी जगह बनाने से चीज़ के सुरक्षित रहने की समस्या हल हो जाती है, साथ ही बड़ी पॉकेट भी एक बाहरी सुरक्षात्मक परत के रूप में बनी रहती है।

दो परतों में सोचें: स्मृति-चिह्न के आकार का एक आंतरिक एन्क्लोज़र, और मौजूदा पॉकेट में फ़िट होने वाला एक बाहरी बैकर। आंतरिक एन्क्लोज़र कागज़ को अपनी जगह पर रखता है। बैकर एन्क्लोज़र को एक स्थिर सतह और एक निश्चित स्थान प्रदान करता है, जिससे उस छोटी वस्तु को खोजना और निकालना आसान हो जाता है। यह व्यवस्था ढीले रिकॉर्ड्स के लिए सहायक फ़ोल्डर्स, सबफ़ोल्डर्स और लिफ़ाफ़ों का उपयोग करने, और यह सुनिश्चित करने के अभिलेखीय (अभिलेखागार) मार्गदर्शन का एक व्यावहारिक रूप है कि किसी वस्तु को उसके एन्क्लोज़र से पूरा सहारा मिले। नेशनल आर्काइव्स, “पेपर-बेस्ड रिकॉर्ड्स”

टुकड़े की ज़रूरत के अनुसार छांटें

एन्क्लोज़र बनाने से पहले, यह जांच लें कि प्रत्येक टुकड़ा सपाट और मज़बूत है, नाज़ुक है, फटा हुआ है, उस पर पाउडर जैसा कुछ लगा है, या वह किसी अन्य चीज़ से जुड़ा है। ये स्थितियां तय करती हैं कि उसे कैसे संभाला जाना चाहिए। एक सपाट, सुरक्षित टिकट आमतौर पर कागज़ के एक छोटे लिफ़ाफ़े में रह सकता है। किसी नाज़ुक या फटी हुई पर्ची को संभालते समय सहारे की ज़रूरत होती है; नेशनल आर्काइव्स अत्यधिक फटे हुए रिकॉर्ड्स को आर्काइवल बॉन्ड पेपर का सहारा देने की सलाह देता है और बताता है कि अलग-अलग टुकड़े एल-स्लीव के अंदर हिल सकते हैं और एक-दूसरे को रगड़ सकते हैं। नेशनल आर्काइव्स, “पेपर-बेस्ड रिकॉर्ड्स”

यदि टुकड़ों के आकार या स्थितियां अलग-अलग हैं, तो उन्हें अलग रखें। एक नाज़ुक कतरन को मज़बूत स्टब्स के ढेर के साथ खुला नहीं रखा जाना चाहिए, जहां उनके हिलने-डुलने और निकालने से उसके किनारों पर दबाव पड़ सकता है। यदि कई टुकड़े एक ही वस्तु के हैं, तो उन्हें एक छोटे एन्क्लोज़र में एक साथ रखें और यदि ज़रूरत हो तो टुकड़ों को आपस में रगड़ने से बचाने के लिए एक आर्काइवल पेपर इंटरलीफ (मध्यवर्ती कागज़) लगाएं। गंभीर रूप से क्षतिग्रस्त या महत्वपूर्ण वस्तु के लिए, इसे घर पर सीधा करने, ठीक करने या फिर से जोड़ने की कोशिश करने के बजाय कागज़ संरक्षणकर्ता (पेपर कंज़र्वेटर) से सलाह लें।

एक नेस्टेड एन्क्लोज़र बनाएं जो मौजूदा पॉकेट में फ़िट हो जाए

एक ऐसा छोटा एन्क्लोज़र चुनें जो उस टुकड़े को मोड़े बिना समाहित करने के लिए पर्याप्त बड़ा हो, लेकिन इतना भी बड़ा न हो कि वह खुद एक ढीला कंटेनर बन जाए। एक आसान तरीका पेज पॉकेट के अंदर एक छोटा लिफ़ाफ़ा या मोड़ा हुआ आर्काइवल पेपर एन्क्लोज़र रखना है। स्मृति-चिह्न को पूरी तरह से अंदर रखें, उसके फ़्लैप को मोड़कर बंद करें, फिर एन्क्लोज़र को मौजूदा पॉकेट में फ़िट होने वाले बैकिंग कार्ड पर रखें। बाहरी कार्ड को पॉकेट से बाहर निकले बिना आंतरिक एन्क्लोज़र को सहारा देना चाहिए।

पारदर्शी आंतरिक स्लीव के लिए, संरक्षण के उद्देश्य से बनी स्थिर सामग्री का उपयोग करें, जैसे कि पॉलिएस्टर, पॉलीप्रोपाइलीन, या पॉलीइथिलीन। नेशनल आर्काइव्स फ़ोटोग्राफ़ एन्क्लोज़र के लिए इन प्लास्टिक की सिफ़ारिश करता है और पीवीसी के प्रति आगाह करता है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस चेतावनी देती है कि पॉलिएस्टर स्थैतिक बिजली (स्टैटिक) उत्पन्न कर सकता है जो पेस्टल, चारकोल, या पेंसिल जैसे चूर्णित माध्यमों को उठा सकती है, इसलिए किसी चूर्णित या पपड़ीदार टुकड़े को पॉलिएस्टर में न रखें। नेशनल आर्काइव्स, “फ़ैमिली आर्काइव्स: जनरल गाइडेंस”; लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “केयर, हैंडलिंग एंड स्टोरेज ऑफ़ वर्क्स ऑन पेपर”

कागज़ के एन्क्लोज़र के लिए, एसिड-मुक्त, लिग्निन-मुक्त सामग्री तलाशें; नेशनल आर्काइव्स का कहना है कि पारिवारिक कागज़ात के लिए बफ़र्ड या अनबफ़र्ड कागज़ उपयुक्त हो सकता है, जबकि लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस नोट करती है कि कुछ माध्यम क्षारीय (एल्कलाइन) पीएच के प्रति संवेदनशील हो सकते हैं। चूंकि किसी स्मृति-चिह्न पर इस्तेमाल किया गया सटीक माध्यम अज्ञात हो सकता है, इसलिए यह मान लेने से बचें कि “आर्काइवल” लेबल वाली हर सामग्री हर वस्तु के लिए उपयुक्त है। यदि इसकी सतह नाज़ुक या असामान्य है, तो संरक्षणकर्ता के मार्गदर्शन में एन्क्लोज़र चुनें। नेशनल आर्काइव्स, “फ़ैमिली आर्काइव्स: जनरल गाइडेंस”; लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “केयर, हैंडलिंग एंड स्टोरेज ऑफ़ वर्क्स ऑन पेपर”

स्मृति-चिह्न को उसके बैकर पर गोंद या टेप से न चिपकाएं, और वस्तु के सामने आंतरिक एन्क्लोज़र को बंद करने के लिए एडहेसिव (चिपकाने वाले पदार्थ) का उपयोग न करें। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कागज़ पर सेल्फ़-एडहेसिव टेप और गोंद के उपयोग के ख़िलाफ़ सलाह देती है; नेशनल आर्काइव्स बताता है कि एडहेसिव कागज़ के अंदर जा सकते हैं, उसे कमज़ोर कर सकते हैं, उस पर दाग लगा सकते हैं और स्याही को प्रभावित कर सकते हैं। इसके बजाय मुड़े हुए फ़्लैप या उचित आकार की स्लीव का उपयोग करें। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “केयर, हैंडलिंग एंड स्टोरेज ऑफ़ वर्क्स ऑन पेपर”; नेशनल आर्काइव्स, “पेपर-बेस्ड रिकॉर्ड्स”

क्रॉस-लेबल जोड़ें जो कहानी को वस्तु के साथ जोड़े रखें

हो सकता है कि एक छोटे एन्क्लोज़र में उपयोगी विवरण लिखने के लिए जगह न हो। स्मृति-चिह्न पर लिखने के बजाय, पहचान संबंधी जानकारी बैकर पर या एन्क्लोज़र के साथ रखी गई कागज़ की एक अलग पर्ची पर लिखें। एक संक्षिप्त नाम, यदि ज्ञात हो तो अनुमानित तारीख, और वह कारण दर्ज करें कि वह टुकड़ा संबंधित सामग्री के साथ क्यों है—उदाहरण के लिए, “म्यूज़ियम टिकट, सैम के साथ यात्रा, मई 2024।” जब कोई तारीख या विवरण अनिश्चित हो, तो अंदाज़ा लगाने के बजाय उसे अनुमानित के रूप में चिह्नित करें या खाली छोड़ दें।

बैकर और उससे जुड़े किसी भी बड़े स्मृति-चिह्न, दोनों पर एक जैसा आइडेंटिफ़ायर (पहचानकर्ता) इस्तेमाल करें, जैसे “ट्रिप 07” या “लिफ़ाफ़ा ए।” लेबल आपको पॉकेट में वस्तु के मूल क्रम पर निर्भर हुए बिना उसके साथी तक पहुँचाने वाला होना चाहिए। अलग से संग्रहीत संबंधित टुकड़ों के लिए, एक सरल क्रॉस-रेफ़रेंस दूसरी वस्तु या एन्क्लोज़र का नाम दे सकता है। यह एक व्यावहारिक आयोजन पद्धति है: अभिलेखीय मार्गदर्शन दस्तावेज़ों के बीच जुड़ाव बनाए रखने पर ज़ोर देता है, लेकिन यहाँ विशिष्ट आइडेंटिफ़ायर प्रणाली केवल एक उदाहरणात्मक विकल्प है, कोई निर्धारित मानक नहीं।

लेबल एन्क्लोज़र या बैकिंग पर लिखें, न कि नीचे मौजूद कागज़ पर दबाव डालकर। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कागज़ पर आवश्यक निशानों के लिए स्याही के बजाय पेंसिल की सिफ़ारिश करती है और उभार (एंबॉसिंग) से बचने के लिए साफ़, कठोर सतह पर निशान लगाने की सलाह देती है। बार-बार संभाले जाने वाले बैकिंग कार्ड के लिए, स्मृति-चिह्न डालने से पहले लिखें और यदि किसी उपयुक्त लेखन उपकरण का उपयोग कर रहे हैं तो किसी भी निशान को सूखने दें। लेबल को इतना संक्षिप्त रखें कि वस्तु को निकाले बिना उसे पढ़ा जा सके। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “केयर, हैंडलिंग एंड स्टोरेज ऑफ़ वर्क्स ऑन पेपर”

पेज को रखने से पहले उसकी फ़िटिंग जांचें

आंतरिक एन्क्लोज़र और बैकर तैयार होने के बाद, बैकर को मौजूदा पॉकेट में खिसकाएं और जांचें कि कोई किनारा या कोना बाहर तो नहीं निकल रहा है। पेज को धीरे से अलग-अलग दिशाओं में झुकाएं: स्मृति-चिह्न अंदर ही रहना चाहिए, और आंतरिक एन्क्लोज़र को अपने लेबल से दूर नहीं खिसकना चाहिए। यह आसान हलचल परीक्षण एक उदाहरणात्मक घरेलू परीक्षण है, कोई संरक्षण मानक नहीं। यदि सामग्री अपनी जगह से हिलती है, तो बेहतर फ़िटिंग वाले आंतरिक एन्क्लोज़र या ऐसे बैकर का उपयोग करें जो पॉकेट के ज़्यादा हिस्से को घेरे; पॉकेट को दबाकर या उसमें ज़रूरत से ज़्यादा भरकर इस समस्या को हल न करें।

एन्क्लोज़र को एक बार बाहर निकालने और वापस अंदर रखने की कोशिश करें। आपको स्मृति-चिह्न को खींचे बिना या उसके किनारे को पॉकेट के खुले हिस्से से रगड़े बिना बैकर को पकड़ने में सक्षम होना चाहिए। यदि निकालने के लिए किसी नाज़ुक पर्ची को चुटकी से पकड़ना पड़ता है, तो बैकिंग क्षेत्र को थोड़ा बढ़ाएं या आंतरिक एन्क्लोज़र की स्थिति को समायोजित करें। नेशनल आर्काइव्स आगाह करता है कि अपने एन्क्लोज़र से बाहर निकले रिकॉर्ड्स के मुड़ने का ख़तरा रहता है और ज़रूरत से ज़्यादा भरे एन्क्लोज़र से सामग्री को बाहर निकालना मुश्किल हो सकता है। नेशनल आर्काइव्स, “पेपर-बेस्ड रिकॉर्ड्स”

तैयार पेज को सीधी धूप, रिसाव, नम बेसमेंट और गर्म अटारी से दूर किसी साफ़, स्थिर जगह पर रखें। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस ठंडे, अपेक्षाकृत सूखे, स्थिर भंडारण और अत्यधिक पर्यावरणीय उतार-चढ़ाव वाले क्षेत्रों से बचने की सिफ़ारिश करती है। एक अच्छी तरह से बना आंतरिक एन्क्लोज़र किसी छोटे टुकड़े को सुरक्षित रखने और पहचानने में मदद करता है; यह इसे अनुपयुक्त भंडारण स्थितियों से नहीं बचा सकता है या पहले से हो चुके नुकसान को ठीक नहीं कर सकता है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “केयर, हैंडलिंग एंड स्टोरेज ऑफ़ वर्क्स ऑन पेपर”

एक व्यावहारिक उदाहरण: एक छोटा इवेंट टिकट

मान लीजिए कि कागज़ का कोई टिकट एक मानक फ़ोटो पॉकेट की चौड़ाई का लगभग आधा है और पास की किसी वस्तु के पीछे नीचे खिसक जाता है। टिकट को कागज़ के एक छोटे मुड़े हुए एन्क्लोज़र या एक उपयुक्त स्थिर स्लीव में रखें, फिर उसे एक बैकर कार्ड के साथ पॉकेट के अंदर रखें। बैकर पर “कॉन्सर्ट टिकट, जून 2023” लिखें, और यदि आप संबंधित कार्यक्रम या नोट को कहीं और रखते हैं तो उस पर भी मेल खाता आइडेंटिफ़ायर जोड़ें। जांचें कि बैकर पॉकेट के किनारों तक पहुंचता है, पेज झुकाने पर टिकट अपने एन्क्लोज़र के अंदर रहता है, और लेबल दिखाई देता रहता है।

यदि टिकट नाज़ुक या कड़ा हो चुका है, तो उसे किसी तंग स्लीव में ज़बरदस्ती न डालें या उसके मुड़े हुए हिस्से को सीधा करने का दबाव न बनाएं। ऐसे एन्क्लोज़र का उपयोग करें जो बिना दबाव के उसे सहारा दे। यदि इसकी सतह पर पेंसिल का पाउडर या पपड़ीदार सामग्री है, तो लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस द्वारा पहचानी गई स्टैटिक की समस्या के कारण पॉलिएस्टर से बचें। यदि टिकट टुकड़ों में फटा हुआ है, तो उन टुकड़ों को स्लीव में आज़ादी से फिसलने देने के बजाय आर्काइवल पेपर के सहारे अलग-अलग रखें। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस, “केयर, हैंडलिंग एंड स्टोरेज ऑफ़ वर्क्स ऑन पेपर”; नेशनल आर्काइव्स, “पेपर-बेस्ड रिकॉर्ड्स”

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