भरी हुई कागज़ की डायरियों को लंबे समय तक सुरक्षित कैसे रखें

1. डिब्बा खरीदने से पहले रखने की जगह चुनें

साल भर के दौरान अपने घर की विभिन्न जगहों की तुलना करके शुरुआत करें। एक उपयुक्त जगह वह है जो उचित रूप से ठंडी और सूखी रहे, जहाँ तापमान या आर्द्रता में बहुत कम उतार-चढ़ाव हो, और जो धूप, खिड़कियों, पाइपों, रेडिएटरों व वेंट से दूर हो। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस कागज़ के लिए ठंडे, अपेक्षाकृत सूखे, साफ और स्थिर वातावरण की सिफारिश करती है तथा अटारी (attics), तहखानों (basements) और रिसाव या अत्यधिक तापमान के जोखिम वाली जगहों से बचने की सलाह देती है। नेशनल आर्काइव्ज भी इसी तरह पारिवारिक कागजातों को सीलन भरे तहखानों, गैराज और गर्म अटरियों से दूर, रिसाव के स्रोतों से परे और किसी शेल्फ पर रखने की सलाह देता है। (Library of Congress: Care, Handling, and Storage of Works on Paper; National Archives: Storing Family Papers and Photographs)

एक सामान्य घर में, ऊपरी मंजिल पर मौजूद अंदरूनी कोठरी या अलमारी किसी गैराज, शेड, अटारी या तहखाने की तुलना में बेहतर विकल्प हो सकती है, बशर्ते वह साफ हो और प्लंबिंग लाइन या हीटिंग उपकरणों के पास न हो। यह पर्यावरणीय चरम सीमाओं और पानी के खतरों से बचने की स्रोतों की सलाह से निकाला गया एक व्यावहारिक निष्कर्ष है, न कि किसी विशेष कमरे के सुरक्षित होने की गारंटी। यदि आपके पास एक से अधिक विकल्प हैं, तो केवल किसी एक दिन के अहसास के आधार पर चुनने के बजाय यह देखें कि मौसम में बदलाव के दौरान कौन सा क्षेत्र सूखा और अनुकूल बना रहता है।

डायरियों को फर्श से दूर और बाहरी दीवारों या उन जगहों से परे रखें जहाँ पानी इकट्ठा हो सकता है। यदि फर्श पर थोड़ा-बहुत पानी गिर भी जाए, तो शेल्फ कुछ सुरक्षा प्रदान करती है, क्योंकि नेशनल आर्काइव्ज कागजातों को शेल्फ पर रखने की सलाह देता है। इससे शेल्फ पूरी तरह बाढ़-सुरक्षित (floodproof) नहीं हो जाती, इसलिए रिसाव के ज्ञात रास्तों और ऐसी जगहों से बचें जहाँ नियमित रूप से संघनन (condensation) या सीलन दिखाई देती है।

2. मूल डायरी को रोशनी से दूर रखें

डायरी को किसी उजाले वाले कमरे में खुली शेल्फ पर रखने के बजाय अपारदर्शी फोल्डर, डिब्बे या बंद अलमारी के अंदर रखें। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस कागज़ पर किए गए कार्यों के लिए सभी प्रकार की रोशनी के कम से कम संपर्क और सीधी या तीव्र रोशनी से पूरी तरह बचने की सलाह देती है; नेशनल आर्काइव्ज का स्पष्टीकरण है कि रोशनी स्याही, मार्कर और रंगीन कागजों को फीका कर सकती है, और वह सिफारिश करता है कि जब मूल प्रतियों को न देखा जा रहा हो, तो उन्हें डिब्बे में बंद रखा जाए। (Library of Congress: Care, Handling, and Storage of Works on Paper; National Archives: Displaying Family Papers and Photographs)

रोशनी से होने वाला नुकसान धीरे-धीरे जमा होता जाता है, इसलिए एक डिब्बा तब भी उपयोगी होता है जब कमरे में केवल अप्रत्यक्ष दिन की रोशनी आती हो। यदि आप प्रविष्टियों को अक्सर पढ़ना या साझा करना चाहते हैं, तो रोज़मर्रा के उपयोग के लिए स्कैन या तस्वीर बना लें और मूल डायरी को उसके आवरण में वापस रख दें। नेशनल आर्काइव्ज मूल प्रतियों को सुरक्षित रखते हुए प्रतियों को प्रदर्शित करने की सलाह देता है; प्रतिलिपि बनाना केवल उपयोग की सुविधा के लिए है, मूल प्रति को सावधानीपूर्वक रखने का विकल्प नहीं।

3. जिल्द वाले खंड के अनुकूल आवरण चुनें

एक सामान्य जिल्द वाली डायरी के लिए, बिल्कुल सही नाप का बुक बॉक्स, सहारा देने वाला आर्काइवल एनक्लोज़र, या उपयुक्त कागज़ के फोल्डर या रैप के साथ एक मजबूत बाहरी डिब्बा ढूंढें। उत्पाद विवरण में 'एसिड-फ्री' और 'लिग्निन-फ्री' लेबल वाली सामग्रियों की जांच करें। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस कागज़ के कार्यों को सहारा देने वाले आवरणों में एसिड- और लिग्निन-मुक्त फोल्डर और दस्तावेज़ बक्से सूचीबद्ध करती है, और किताबों के लिए इसके दिशा-निर्देश आगाह करते हैं कि केवल "आर्काइवल" लिखा होना ही सामग्री की गुणवत्ता का कोई सार्थक पैमाना नहीं है। (Library of Congress: Care, Handling, and Storage of Works on Paper; Library of Congress: Storing Your Books)

जब आप डायरी के आकार के अनुसार कागज़ का डिब्बा प्राप्त कर सकें, तो वह एक बेहतरीन डिफ़ॉल्ट विकल्प है। किसी मोटे खंड को तंग स्लीव या डिब्बे में जबरदस्ती डालने से बचें, और इतने बड़े डिब्बे से भी बचें जिसमें डायरी इधर-उधर खिसकती रहे। नेशनल आर्काइव्ज सलाह देता है कि आवरण का आकार ऐसा होना चाहिए जिससे कागजात हिलें-डुलें नहीं, और डिब्बों को बहुत अधिक न भरने को कहता है। एक जिल्द वाली डायरी के लिए भी यही मूल उद्देश्य लागू होता है: वस्तु को सहारा दें, उसे आसानी से निकालने योग्य रखें, और कवर व स्पाइन (रीढ़) पर दबाव न पड़ने दें। (National Archives: Storing Family Papers and Photographs)

यदि संरक्षण-गुणवत्ता (preservation-quality) वाला डिब्बा उपलब्ध नहीं है, तो ढक्कन वाला एक घरेलू डिब्बा छाया और भौतिक सुरक्षा प्रदान कर सकता है, लेकिन उसकी सामग्री और बनावट मायने रखती है। सिर्फ इसलिए किसी डिब्बे को उपयुक्त न मान लें क्योंकि विक्रेता उसे "आर्काइवल" कहता है। ऐसा उत्पाद चुनें जो अपने कागज़ या बोर्ड को एसिड-मुक्त और लिग्निन-मुक्त बताता हो; डायरी को अज्ञात या खराब होने वाली सामग्रियों के सीधे संपर्क से बचाएं। यदि प्लास्टिक का उपयोग कर रहे हैं, तो अज्ञात प्लास्टिक या पीवीसी के बजाय स्पष्ट रूप से पहचानी गई स्थिर प्लास्टिक चुनें, जिसे नेशनल आर्काइव्ज पारिवारिक कागजातों के लिए हानिकारक सामग्रियों में सूचीबद्ध करता है। (National Archives: Storing Family Papers and Photographs)

4. तय करें कि डायरी को सपाट रखना है या सीधा

किताब की बनावट और डिब्बे के सहारे का ध्यान रखें। यदि डायरी भारी, मोटी है, या उसकी स्पाइन ढीली है, तो उसे सही नाप के डिब्बे में सपाट (flat) लिटाकर रखें ताकि उसके कवर और पन्नों को सहारा मिले। यदि यह एक मध्यम, मजबूत जिल्द है, तो यह अन्य किताबों या स्पेसर के बीच बिना झुके या मुड़े सीधी (upright) खड़ी रह सकती है। यह दिशा-निर्देश स्रोतों के 'सहारा देने' और 'हिलने-डुलने से रोकने' के नियम का व्यावहारिक अनुप्रयोग है; उद्धृत सिफारिशें विशेष रूप से व्यक्तिगत डायरियों के बजाय मुख्य रूप से पुस्तकों या बिना जिल्द वाले कागजातों पर चर्चा करती हैं।

किसी छोटी या नाजुक डायरी के ऊपर भारी डायरियों का ऊँचा ढेर न लगाएं। उन्हें इतना कसकर न रखें कि किसी एक को निकालने के लिए आपको कवर को खींचना पड़े। यदि डिब्बा आंशिक रूप से खाली है, तो एक साफ स्पेसर का उपयोग करें जो कवर को खरोंचे या उस पर दाग न लगाए। नेशनल आर्काइव्ज विशेष रूप से तब स्पेसर बोर्ड के उपयोग की सिफारिश करता है जब सीधे रखे डिब्बे पूरे भरे न हों, और अत्यधिक भरने से सावधान करता है। (National Archives: Storing Family Papers and Photographs)

यदि कोई डायरी पहले से ही भंगुर (brittle) है, फटी हुई है, या उसकी बाइंडिंग क्षतिग्रस्त है, तो उसे जबरन किसी मानक स्लीव या डिब्बे में न डालें। एक बड़ा सहारा देने वाला आवरण चुनें जो बिना किसी दबाव के उसे संभाल सके। नाजुक या असामान्य स्थिति वाली समस्याओं के लिए, लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस सलाह देती है कि संरक्षण उपचार (conservation treatment) आवश्यक हो सकता है; सामान्य दीर्घकालिक भंडारण मरम्मत का तरीका नहीं है। (Library of Congress: Care, Handling, and Storage of Works on Paper)

5. नमी को सामान्य और भंडारण को साफ रखें

"सूखा" का अर्थ ऐसी जगह से है जो सीलन और बड़े उतार-चढ़ाव से मुक्त रहे, न कि कोई अत्यधिक चरम वातावरण बनाने का प्रयास। नेशनल आर्काइव्ज पारिवारिक कागजातों के लिए सापेक्ष आर्द्रता (relative humidity) की एक सामान्य ऊपरी सीमा बताता है और चेतावनी देता है कि बहुत कम आर्द्रता भी सामग्रियों को भंगुर बना सकती है। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस अपने कागज़-आधारित संग्रहों के लिए थोड़ा कम अनुमानित लक्ष्य तय करती है। ये आंकड़े अलग-अलग संरक्षण संदर्भों से आते हैं; एक परिवार को किसी एक डायरी के लिए एकदम सटीक संख्या के पीछे भागने की आवश्यकता नहीं है। उपयोगी साझा सलाह यह है कि सीलन, गर्मी और बड़े उतार-चढ़ाव से बचा जाए। (National Archives: Storing Family Papers and Photographs; Library of Congress: Care, Handling, and Storage of Works on Paper)

भंडारण क्षेत्र को साफ रखें और खाने-पीने की चीजों से दूर रखें। धूल और अव्यवस्था के कारण रिसाव या कचरे पर ध्यान देना कठिन हो जाता है और सामग्री को निकालना जटिल हो सकता है। डायरी को इस तरह लपेटने से बचें जिससे नमी अंदर फंस जाए या उसे किसी नम डिब्बे में रखने से बचें। एक बंद आर्काइवल डिब्बा किताब को रोशनी और धूल से बचाता है, लेकिन यह कमरे के खराब वातावरण को ठीक नहीं कर सकता; पहले जगह का चयन करें, फिर डायरी को बंद करके रखें।

6. ढूंढने के लिए लेबल लगाएं, खुद डायरी पर नहीं

डिब्बे के बाहर या एक अलग लेबल पर एक संक्षिप्त पहचानकर्ता लिखें: उदाहरण के लिए, "डायरी, 2018–2019" या "नीले कपड़े वाली डायरी, खंड 2।" यदि कई खंड हैं तो एक क्रम संख्या जोड़ें, और क्रम को सुसंगत रखें। अलग से रखी गई एक छोटी सूची (inventory) में प्रत्येक लेबल और उसके डिब्बे के स्थान को दर्ज किया जा सकता है। यह लेबल-आधारित तरीका एक व्यावहारिक संगठनात्मक सिफारिश है: यह कम डिब्बे खोलकर और कम डायरियों को छूकर किसी भी खंड को ढूंढने में मदद करता है।

डायरी के कवर पर लिखने के बजाय हटाने योग्य लेबल का उपयोग करें या डिब्बे पर निर्धारित लेबल क्षेत्र में लिखें। लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस कागज़ के सपाट कार्यों पर आवश्यक चिह्नों के लिए स्याही के बजाय पेंसिल का उपयोग करने की सलाह देती है और ऐसे निशानों से आगाह करती है जो शीट के आर-पार उभर आएं। हालांकि यह सलाह कागज़ के दस्तावेजों के संबंध में है, पहचान को खुद डायरी से दूर रखने से मूल प्रति पर कोई निशान नहीं पड़ता। (Library of Congress: Care, Handling, and Storage of Works on Paper)

त्वरित निर्णय क्रम

धूप, रिसाव, गर्मी और सीलन वाले क्षेत्रों से दूर, उपलब्ध सबसे सूखा, साफ और सबसे स्थिर कमरा चुनें।

एक ऐसा सही नाप का, अपारदर्शी आवरण चुनें जो डायरी को सहारा दे और उसे दबाए नहीं; जहाँ तक संभव हो एसिड-मुक्त और लिग्निन-मुक्त सामग्रियों की जाँच करें।

यदि खंड को व्यापक सहारे की आवश्यकता है तो उसे सपाट रखें, या सीधा केवल तभी रखें जब वह बिना किसी दबाव या झुकाव के सुरक्षित रूप से खड़ा रह सके।

डिब्बे को एक शेल्फ पर रखें और बाहर की तरफ तारीख सीमा या खंड पहचानकर्ता का लेबल लगाएं।

नियमित रूप से देखने के लिए एक अलग स्कैन या सूची रखें, और पढ़ने के बाद मूल डायरी को उसके डिब्बे में वापस रख दें।

एक सामान्य भरी हुई डायरी के लिए, सबसे उपयोगी दीर्घकालिक व्यवस्था सरल है: एक स्थिर इनडोर स्थान, एक अपारदर्शी और सही आकार का आवरण, पानी व गर्मी से दूर एक शेल्फ, और एक स्पष्ट बाहरी लेबल। यह व्यवस्था ऐसी होनी चाहिए जिससे डायरी को मोड़े, दबाए या अनावश्यक रूप से छुए बिना आसानी से निकाला जा सके।

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