बुलेट जर्नल में सुबह की योजना और शाम की समीक्षा: प्रत्येक जाँच को एक अलग काम सौंपें

अंतर: सुबह चुनें, शाम को मिलान करें

दोनों जाँचें एक ही नोटबुक का उपयोग करती हैं और संभवतः उन्हीं खुले कार्यों (open tasks) को देखती हैं, लेकिन वे अलग-अलग सवालों के जवाब देती हैं। सुबह पूछें: "अब जो मुझे पता है, उसके आधार पर आज के दिन में क्या शामिल होना चाहिए?" शाम को पूछें: "आज क्या हुआ, और शेष प्रविष्टियों के साथ क्या किया जाना चाहिए?"

यह विभाजन इसके निर्माता राइडर कैरोल (Ryder Carroll) के सुबह के चिंतन को तैयारी के रूप में और शाम के चिंतन को पूरे किए गए कार्यों की जाँच करने और दिन के दौरान छूटी हुई चीज़ों को दर्ज करने की समीक्षा के रूप में किए गए विवरण के अनुरूप है। बुलेट जर्नल डेली लॉग गाइड इस अंतर को व्यावहारिक बनाता है: दिन की शुरुआत में लिखें कि किस पर ध्यान देने की आवश्यकता है, फिर दिन समाप्त होने के बाद प्रविष्टियों को छाँटें, जिसमें भविष्य के संदर्भ के लिए वस्तुओं को स्थानांतरित (migrate) करना या उन चीज़ों को हटाना शामिल है जिनकी अब आवश्यकता नहीं है। (रिफ्लेक्शन, राइडर कैरोल द्वारा; हाउ टू मेक अ डेली लॉग, बुलेट जर्नल)

सुबह की जाँच के दौरान क्या करें

तारीख के साथ शुरुआत करें और प्रासंगिक खुली प्रविष्टियों पर एक सरसरी नज़र डालें: कल के अधूरे कार्य, कोई आगामी कार्यक्रम, या इस तारीख के लिए मासिक या भविष्य के लॉग (monthly or future log) में पहले से दर्ज कोई आइटम। केवल वही आगे लाएँ जिस पर आप आज काम करने का निर्णय लेते हैं। फिर किसी भी नए याद आए कार्यों, घटनाओं या नोट्स को जोड़ें जिन्हें डेली लॉग में जगह चाहिए। जर्नल का डेली लॉग गाइड इसे कार्यों, घटनाओं और नोट्स के लिए दिन-प्रतिदिन के रिकॉर्ड के रूप में वर्णित करता है, और कहता है कि उस दिन के लिए क्या करने या सोचने की आवश्यकता है, उसे लिखें। (हाउ टू मेक अ डेली लॉग, बुलेट जर्नल)

मुख्य क्रिया 'चुनना' है, न कि केवल 'नकल उतारना'। एक खुला कार्य एक उम्मीदवार मात्र है, इसे आज ही पूरा करने का स्वचालित वादा नहीं। यदि यह आज के लिए उपयुक्त नहीं है, तो इसे वहीं छोड़ दें जहाँ यह है या इसे बाद की समीक्षा के लिए चिह्नित करें, बजाय इसके कि केवल पृष्ठ को भरा हुआ दिखाने के लिए इसे कॉपी किया जाए। यह इस पद्धति के उस ज़ोर पर आधारित एक व्यावहारिक सुझाव है जिसमें यह तय किया जाता है कि क्या आगे ले जाना है; यह कोई अनिवार्यता नहीं है कि प्रत्येक जर्नल एक विशिष्ट सुबह के लेआउट का ही उपयोग करे।

सुबह की एक उपयोगी प्रविष्टि कार्यों और घटनाओं की एक छोटी सूची जितनी सरल हो सकती है। यदि कोई कार्य बहुत व्यापक है, तो उसे एक ठोस अगले कदम (action) के रूप में दोबारा लिखें, जैसे "लेख पर काम करें" के बजाय "शुरुआती पैराग्राफ का मसौदा तैयार करें"। यह किसी अन्य स्थान पर दूसरी समानांतर सूची बनाए बिना पृष्ठ को एक योजना के रूप में उपयोगी बनाने में मदद करता है।

शाम की जाँच के दौरान क्या करें

शाम को, दिन के रिकॉर्ड की वास्तविकता से तुलना करते हुए समीक्षा करें। आपके द्वारा पूरे किए गए कार्यों को चिह्नित करें, उन संक्षिप्त नोट्स या घटनाओं को जोड़ें जिन्हें आप दर्ज करना भूल गए थे, और प्रत्येक अधूरे कार्य को व्यक्तिगत रूप से देखें। तय करें कि क्या इसे किसी बाद की तारीख या संग्रह (collection) में ले जाया जाना चाहिए, जहाँ यह है वहीं खुला रखा जाना चाहिए, या इसे हटा दिया जाना चाहिए क्योंकि अब इसका कोई महत्व नहीं है। कैरोल विशेष रूप से शाम के चिंतन को पूरे किए गए काम की जाँच करने और पहले छूटी हुई चीज़ों को रिकॉर्ड करने के समय के रूप में वर्णित करते हैं; इसी तरह डेली लॉग गाइड भी दिन के अंत में प्रविष्टियों को छाँटने के लिए कहता है। (रिफ्लेक्शन, राइडर कैरोल द्वारा; हाउ टू मेक अ डेली लॉग, बुलेट जर्नल)

प्रत्येक अधूरे कार्य को ऐसी विफलता न मानें जिसे कल के लिए कॉपी किया ही जाना चाहिए। मासिक माइग्रेशन (Migration) मार्गदर्शन कहता है कि इस बात पर विचार करें कि कौन से अधूरे कार्य आगे ले जाने लायक हैं, और जो नहीं हैं उन्हें काट दें। वह पृष्ठ एक मासिक समीक्षा को संदर्भित करता है, इसलिए शाम की जाँच में इसके रखने, स्थानांतरित करने या हटाने के निर्णय को लागू करना एक छोटे पैमाने का अनुकूलन है, न कि यह दावा कि मासिक माइग्रेशन और दैनिक चिंतन एक समान हैं। (माइग्रेशन, बुलेट जर्नल)

एक व्यावहारिक उदाहरण: एक ही कार्य की स्थिति कैसे बदलती है

मान लीजिए कि नोटबुक में "संशोधित मसौदा भेजें" और दोपहर 2 बजे की एक बैठक लिखी है। सुबह, आप प्रविष्टियों की समीक्षा करते हैं और निर्णय लेते हैं कि क्या मसौदा भेजना आज के लिए एक यथार्थवादी प्राथमिकता है। आप इसे बैठक के साथ आज के डेली लॉग में लिखते हैं या बनाए रखते हैं। योजना अब स्पष्ट है, लेकिन कार्य अभी भी केवल नियोजित है।

दिन के दौरान, आप मसौदा भेजते हैं और एक फॉलो-अप अनुरोध नोट करते हैं: "छवि चयन की पुष्टि करें"। शाम को, आप मसौदे के कार्य को पूरा हुआ चिह्नित करते हैं, यदि फॉलो-अप पहले से नहीं लिखा था तो उसे दर्ज करते हैं, और तय करते हैं कि आगे इसकी जगह कहाँ है। यदि यह कल के लिए है, तो आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले संकेतन (notation) या वर्कफ़्लो के अनुसार इसे आगे बढ़ाएँ। यदि इसका कोई अगला कदम नहीं है, तो इसे आगे न ले जाएँ। यह उदाहरण केवल समझाने के लिए है; यह स्रोत मार्गदर्शन को लागू करने का एक तरीका दिखाता है, न कि किसी उपयोगकर्ता का रिपोर्ट किया गया परिणाम या कोई अनिवार्य संकेतन।

दो जाँचों की एक संक्षिप्त दिनचर्या

इस क्रम को एक शुरुआती बिंदु के रूप में उपयोग करें, फिर अपने डेली लॉग के अनुसार इसे छोटा करें या बदलें। स्रोत सामग्री सुबह की तैयारी और शाम की समीक्षा के बीच व्यापक विभाजन का समर्थन करती है; नीचे दिए गए सटीक संकेत केवल संपादकीय सुझाव हैं।

सुबह: प्रासंगिक खुली प्रविष्टियों और आज के कैलेंडर आइटम को स्कैन करें; चुनें कि आज के लॉग में क्या शामिल होना चाहिए; नए कार्य, कार्यक्रम और नोट्स जोड़ें; जहाँ उपयोगी हो, अगले कदम को स्पष्ट करें।

शाम: आज का लॉग पढ़ें; पूरे हो चुके आइटमों को चिह्नित करें; छूटे हुए नोट्स जोड़ें; प्रत्येक खुले कार्य के लिए तय करें कि उसे आगे बढ़ाना है, बाद की समीक्षा के लिए छोड़ना है, या हटाना है।

एक पंक्ति का प्रश्न इस अंतर को बनाए रखने में मदद कर सकता है: सुबह, "मैं आज के लिए क्या चुन रहा हूँ?" शाम को, "क्या बदला, और प्रत्येक खुले आइटम का अगला ठिकाना क्या है?" यदि आप पाते हैं कि आप दोनों जाँचों में पूरी सूची को फिर से लिख रहे हैं, तो शाम का उपयोग प्रविष्टियों को निपटाने के लिए करें और सुबह का उपयोग एक नया चयन करने के लिए करें।

इस विभाजन को कब समायोजित करें

जाँचों का किसी निश्चित घड़ी के समय पर होना आवश्यक नहीं है। कैरोल सुबह और शाम की समीक्षा का सुझाव देते हैं, लेकिन डेली लॉग निर्देश सटीक घंटे के बजाय दिन की शुरुआत और अंत पर ध्यान केंद्रित करते हैं। यदि सुबह जल्दबाजी होती है, तो आप दिन शुरू होने से पहले एक संक्षिप्त चयन कर सकते हैं और बाद में पृष्ठ पर वापस आ सकते हैं; यदि शाम की जाँच छूट जाती है, तो जो आपको याद है उसे दर्ज करने और वर्तमान निर्णय लेने के लिए अगली जाँच का उपयोग करें। इस पद्धति का डेली लॉग पूरे दिन की प्रविष्टियों के लिए डिज़ाइन किया गया है, इसलिए इन दोनों जाँचों में प्रत्येक नोट या कार्य का स्वयं शामिल होना आवश्यक नहीं है। (रिफ्लेक्शन, राइडर कैरोल द्वारा; हाउ टू मेक अ डेली लॉग, बुलेट जर्नल)

यदि शाम के सत्र का उद्देश्य केवल पृष्ठ का मिलान करना है, तो इसे छोटा रखें। लंबा चिंतन वैकल्पिक है। एक अलग TED Ideas लेख में, हैली रीसमैन कैरोल की उस सलाह का सारांश देती हैं जिसमें सूची (inventory) को नियमित रूप से संशोधित करने और इस पर पुनर्विचार करने के लिए कहा गया है कि चीजें इस पर क्यों हैं; यह प्राथमिकताओं की एक व्यापक समीक्षा का समर्थन करता है, लेकिन हर रात की जाँच में लंबी जर्नलिंग जोड़ने का निर्देश नहीं देता है। (हाउ टू डिक्लेटर योर माइंड, हैली रीसमैन, TED Ideas)

व्यावहारिक नियम

सुबह की योजना इच्छित काम का एक विचारशील रिकॉर्ड बनाती है। शाम की समीक्षा उस इरादे को एक सटीक रिकॉर्ड में बदल देती है और यह निर्णय लेती है कि आगे क्या करना है। जब प्रत्येक जाँच का यह अलग उद्देश्य होता है, तो किसी अधूरे कार्य को दो बार देखना उपयोगी होता है: एक बार यह चुनने के लिए कि क्या इसे आज करना है, और एक बार यह तय करने के लिए कि आज के बाद इसकी स्थिति क्या होनी चाहिए।

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