जब आपकी कोई निश्चित दिनचर्या न हो, तो अपने सप्ताह की योजना कैसे बनाएं

जो पहले से तय है, उससे शुरुआत करें

आने वाले सात दिनों पर नज़र डालें और उन प्रतिबद्धताओं को लिख लें जिनका एक निश्चित समय या अंतिम तिथि (डेडलाइन) है: अपॉइंटमेंट्स, शिफ्ट, कक्षाएं, यात्रा और ऐसे कार्य जो किसी विशेष दिन ही होने चाहिए। उन व्यावहारिक विवरणों को भी शामिल करें जो आपकी उपलब्धता को प्रभावित करते हैं, जैसे कि कहीं पहुँचने में कितना समय लगता है या क्या आपको पहले से तैयारी करने की आवश्यकता है। इन्हें मुख्य आधार (एंकर) मानें; और बाकी की योजना इनके इर्द-गिर्द बनाएं।

इसके बाद, उन आवर्ती ज़रूरतों को नोट करें जो आपके सप्ताह के लिए महत्वपूर्ण हैं, जैसे कि भोजन, दैनिक काम-काज, घरेलू कार्य या उन लोगों के साथ समय बिताना जिनकी आप परवाह करते हैं। इन सभी के लिए कैलेंडर में सटीक समय निर्धारित करने की आवश्यकता नहीं है। पहले से इनका उल्लेख करने से ऐसी योजना बनाने से बचने में मदद मिलती है जो हर खाली समय को केवल काम से भर देती है।

यह मुख्य-आधार-पहले (एंकर-फर्स्ट) दृष्टिकोण [स्टैनफोर्ड के सेंटर फॉर टीचिंग एंड लर्निंग की साप्ताहिक योजना मार्गदर्शिका](https://ctl.stanford.edu/weekly-planning-time-blocking-method) के क्रम को अपनाता है, जो शेष समय में काम सौंपने से पहले व्यक्तिगत आवश्यक कार्यों, नियमित प्रतिबद्धताओं और अपॉइंटमेंट्स को शेड्यूल करने की सलाह देता है। यह मार्गदर्शिका यथार्थवादी अनुमान लगाने और अतिरिक्त समय (बफर स्पेस) रखने की भी सलाह देती है। इसके उदाहरण छात्रों पर केंद्रित हैं, इसलिए इसके कार्यभार के उदाहरण को एक सार्वभौमिक मानक मानने के बजाय इस पद्धति को अपनी ज़िम्मेदारियों के अनुसार ढालें।

सप्ताह के लिए कुछ चुनिंदा परिणाम चुनें

उन सभी चीज़ों की एक सूची बनाएं जो आपका ध्यान आकर्षित कर रही हैं, फिर कुछ ऐसे परिणामों को चुनें जिन्हें पूरा करने पर आपको लगे कि सप्ताह सार्थक रूप से प्रबंधित हुआ है। एक परिणाम यह स्पष्ट करता है कि क्या पूरा किया जाएगा या आगे बढ़ाया जाएगा: उदाहरण के लिए, "प्रस्ताव पर काम करना" की तुलना में "संशोधित प्रस्ताव भेजना" अधिक स्पष्ट है। उन नियमित ज़िम्मेदारियों को शामिल करें जिन्हें टाला नहीं जा सकता, लेकिन अपनी सूची के प्रत्येक काम को सर्वोच्च प्राथमिकता बनाने से बचें।

प्रत्येक परिणाम के लिए, अगले स्पष्ट कदम (विज़िबल एक्शन) की पहचान करें। प्रेजेंटेशन तैयार करने जैसा एक बड़ा कार्य "स्रोत सामग्री एकत्र करना", "तीन मुख्य बिंदुओं का मसौदा तैयार करना" और "स्लाइड्स बनाना" जैसे छोटे कदमों में विभाजित किया जा सकता है। छोटे कदमों को बदलते सप्ताह में समायोजित करना आसान होता है और यदि योजनाओं में बदलाव होता है तो यह स्पष्ट रहता है कि काम को कहाँ से दोबारा शुरू करना है।

फिर आवश्यक समय का अनुमान लगाएं। यदि आप अनिश्चित हैं, तो एक समय सीमा या जानबूझकर सावधानीपूर्वक किया गया अनुमान उपयोग करें, और जहाँ लागू हो, तैयारी, यात्रा या बाद के अनुवर्ती कार्यों को भी इसमें शामिल करें। स्टैनफोर्ड की मार्गदर्शिका भी यथार्थवादी अनुमान लगाने की सलाह देती है और आगाह करती है कि कार्यों में अक्सर उम्मीद से अधिक समय लगता है। ये अनुमान केवल योजना बनाने में मदद के लिए हैं, यह पक्का वादा नहीं कि काम में वास्तव में कितना समय लगेगा।

दैनिक समय-सारणी के बजाय समय अंतरालों का उपयोग करें

बिना किसी निश्चित अपॉइंटमेंट वाले कार्यों के लिए, एक निश्चित शुरुआत समय के बजाय एक समय अंतराल (विंडो) तय करें। "मंगलवार या बुधवार दोपहर: रूपरेखा का मसौदा तैयार करें" बदलते हुए दिन के लिए गुंजाइश छोड़ता है; जबकि "मंगलवार को दोपहर 2:00 बजे" ऐसी छूट नहीं देता। यदि किसी कार्य के लिए लगातार ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता है, तो एक या अधिक संभावित दिनों में एक ब्लॉक आरक्षित करें, लेकिन रुकावटों और सामान्य जीवन के लिए पर्याप्त खुला समय रखें।

एक साधारण योजना में तीन श्रेणियों का उपयोग किया जा सकता है:

यह अंतर लचीले काम को एक तय अपॉइंटमेंट बनने से रोकता है। जब कोई नई प्रतिबद्धता सामने आती है, तो यह समझौते को भी स्पष्ट कर देता है: पूरे कैलेंडर को चुपचाप गड़बड़ाने देने के बजाय, किसी लचीले काम को आगे बढ़ाएं, उसे छोटा करें, या जानबूझकर टाल दें।

शुरुआत करने का एक व्यावहारिक तरीका यह है कि प्रत्येक उपलब्ध घंटे को बुक करने के बजाय कुछ खाली समय छोड़ दिया जाए। अपने सप्ताह की अप्रत्याशितता के अनुसार बफर समय चुनें, और इसे तब तक बनाए रखें जब तक आपको यह न पता चल जाए कि सप्ताह वास्तव में कैसा रहने वाला है। [यूनिवर्सिटी ऑफ जॉर्जिया एक्सटेंशन की योजना मार्गदर्शिका](https://fieldreport.caes.uga.edu/publications/C1042/time-management-10-strategies-for-better-time-management/) भी कुछ समय अनशेड्यूल रखने की सलाह देती है; इसका सुझाया गया अनुपात किसी बदलते सप्ताह के लिए कोई कठोर नियम नहीं है।

उन कार्यों के लिए एक बैकअप जोड़ें जिन्हें भूलना आसान है

यदि आप बार-बार किसी कार्य को भूल जाते हैं या टालते हैं, तो एक लचीला समय अंतराल भी बहुत अस्पष्ट हो सकता है। एक सरल संकेत (क्यू) और अगला कदम जोड़ें: "वर्क-फ्रॉम-होम वाले दिनों में दोपहर का भोजन पूरा करने के बाद, मैं इनवॉइस भेजूंगा।" यह "कभी इनवॉइस भेजें" की तुलना में अधिक उपयोगी है। यदि वह संकेत या दिन छूट जाता है, तो पहले से तय करें कि बैकअप क्या है: "यदि बुधवार व्यस्त हो जाता है, तो मैं गुरुवार के पहले खाली घंटे का उपयोग करूंगा।"

यह कार्यान्वयन इरादों (इंप्लीमेंटेशन इंटेंशन्स) जैसा है, एक ऐसी योजना जो किसी स्थिति को एक इच्छित कार्य से जोड़ती है। एक मूल अध्ययन में, [गोलवित्ज़र और ब्रांडस्टैटर ने लक्ष्य प्राप्ति में कार्यान्वयन इरादों की जांच की](https://sparq.stanford.edu/sites/g/files/sbiybj19021/files/media/file/gollwitzer_brandstatter_1997_-_implementation_intentions_effective_goal_pursuit.pdf)। वह शोध अध्ययन की गई स्थितियों में कब और कैसे कार्य करना है, इसे निर्दिष्ट करने के महत्व का समर्थन करता है; यह यह नहीं दिखाता है कि कोई विशेष साप्ताहिक-योजना खाका सभी के लिए काम करता है। यहाँ, संकेत-और-बैकअप प्रारूप किसी भी परिवर्तनीय कार्य को दोबारा शुरू करना आसान बनाने का एक व्यावहारिक तरीका है।

एक परिवर्तनशील सप्ताह के लिए व्यावहारिक उदाहरण

कल्पना कीजिए कि किसी व्यक्ति की दो कार्य शिफ्ट पक्की हैं, एक अपॉइंटमेंट है, और शुक्रवार को एक रिपोर्ट जमा करनी है। उनका अन्य उपलब्ध समय बदलता रहता है। निम्नलिखित एक उदाहरणात्मक योजना है, कोई अनिवार्य कार्यक्रम नहीं:

**निश्चित आधार (एंकर):** सोमवार और गुरुवार को काम की शिफ्ट, बुधवार को एक अपॉइंटमेंट, और शुक्रवार तक एक रिपोर्ट की समय सीमा।

**मुख्य परिणाम और अगले कदम:** पूरी रिपोर्ट सबमिट करना; नोट्स एकत्र करना, अनुभागों का मसौदा तैयार करना, फिर समीक्षा करना और सबमिट करना।

**लचीले अंतराल:** मंगलवार या बुधवार को पहले खाली ब्लॉक में नोट्स एकत्र करें; गुरुवार से पहले दो खाली ब्लॉकों में मसौदा तैयार करें; शुक्रवार को एक छोटे ब्लॉक में समीक्षा करें।

**बफर और बैकअप:** बदलावों के लिए एक ब्लॉक खाली रखें। यदि मंगलवार का समय छूट जाता है, तो नोट्स एकत्र करने के लिए बुधवार के पहले उपलब्ध ब्लॉक का उपयोग करें। प्रोजेक्ट फ़ोल्डर को केवल तभी व्यवस्थित करें यदि रिपोर्ट सबमिट हो जाए और समय बचे।

यह उदाहरण इसलिए कारगर है क्योंकि समय सीमा और अपॉइंटमेंट तय रहते हैं जबकि काम उपलब्ध अंतरालों के बीच बदला जा सकता है। यदि पहले दो दिन अप्रत्याशित रूप से व्यस्त हो जाते हैं, तो योजना व्यक्ति को बताती है कि क्या आगे बढ़ाना है और शुक्रवार से पहले क्या होना बाकी है। यदि रिपोर्ट में अनुमान से अधिक समय लगता है, तो वे वैकल्पिक काम को कम कर सकते हैं या जहाँ संभव हो, किसी लचीली प्रतिबद्धता के समय को पहले ही पुनर्निर्धारित कर सकते हैं।

पूरे सप्ताह की योजना को फिर से बनाए बिना समीक्षा और समायोजन करें

सप्ताह की शुरुआत में और किसी बड़ी प्रतिबद्धता के बदलने पर योजना की संक्षेप में समीक्षा करें। तीन प्रश्न पूछें: अब क्या तय है? कौन सा परिणाम सबसे महत्वपूर्ण है? इसके अगले कदम के लिए अगला यथार्थवादी समय अंतराल क्या है? अधूरे कार्यों को वास्तविक खाली अंतराल में ले जाएं, उनका दायरा घटाएं, या उन्हें स्पष्ट रूप से स्थगित करें। छूटे हुए हर काम को स्वतः ही आगे बढ़ाने से बचें; इससे सीमाएं स्पष्ट हुए बिना आपकी योजना केवल लंबित कार्यों का बढ़ता हुआ ढेर बन जाती है।

सप्ताह के अंत में, ध्यान दें कि कौन से अनुमान लगातार बहुत छोटे साबित हुए, किन अंतरालों में बार-बार रुकावट आई, और किन कार्यों के लिए कभी कोई काम करने योग्य संकेत नहीं मिला। अगली योजना को अधिक यथार्थवादी बनाने के लिए उस जानकारी का उपयोग करें। योजना बनाने की प्रक्रिया को बेहतर बनाने के लिए आपको किसी स्थायी दिनचर्या की आवश्यकता नहीं है; सप्ताह स्वयं आपको अपनी वास्तविक सीमाओं के बारे में नई जानकारी देता है।

एक त्वरित साप्ताहिक योजना चेकलिस्ट

अनियमित दिनचर्या के लिए साप्ताहिक योजना एक निर्णय सहायक है: यह दिखाती है कि क्या तय है, क्या बदला जा सकता है, और अगला उपलब्ध समय किसे मिलना चाहिए। जब परिस्थितियां बदलती हैं, तो प्रत्येक दिन से पूर्व-निर्धारित दिनचर्या का पालन करने की उम्मीद करने के बजाय उन विकल्पों को अपडेट करें।

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