कागज़ के एक दैनिक पृष्ठ पर निश्चित बैठकों और लचीले कार्यों को कैसे रखें

मुलाकातों और कार्यों को दृष्टिगत रूप से अलग क्यों रखें?

एक बैठक का एक निर्धारित प्रारंभ और अंत होता है; एक लचीले कार्य में काम करना होता है लेकिन उसे अक्सर आगे-पीछे किया जा सकता है। कागज़ पर, दोनों को समान चेकलिस्ट प्रविष्टियों के रूप में मिलाने से वह समय छिप सकता है जो एक बैठक लेती है। निश्चित प्रतिबद्धताओं के लिए एक ऊर्ध्वाधर समयरेखा (वर्टिकल टाइमलाइन) और स्थानांतरित किए जा सकने वाले काम के लिए एक अलग कार्य कॉलम का उपयोग करें। यह भेद एक व्यावहारिक डिज़ाइन विकल्प है: यह टकरावों और खुले अंतरालों को एक नज़र में देखना आसान बनाता है।

यह अंतर डिजिटल कैलेंडरों से भी मेल खाता है। Google Calendar की सहायता सामग्री बताती है कि कार्यक्रम (इवेंट) चयनित समय स्लॉट लेते हैं, जबकि कार्यों को एक प्रारंभ तिथि और समय, नियोजित अवधि और अंतिम तिथि दी जा सकती है; दिनांकित कार्य कैलेंडर पर दिखाई देते हैं। वे उत्पाद की विशेषताएं हैं, इस बात का प्रमाण नहीं कि कोई विशेष कागज़ी लेआउट उत्पादकता में सुधार करता है। [Google Calendar के कार्यक्रम संबंधी निर्देश](https://support.google.com/calendar/answer/72143?hl=en) और [कार्य संबंधी निर्देश](https://support.google.com/calendar/answer/9901136?hl=en) देखें।

पृष्ठ तैयार करें

बाईं ओर एक संकीर्ण समयरेखा बनाएं, जिसमें आपके कार्य दिवस को कवर करने वाले आधे घंटे के निशान हों। इसके बगल में, कार्यों के लिए एक चौड़ा कॉलम छोड़ें। सबसे ऊपर, दिन के निश्चित प्रारंभ और समाप्ति समय को नोट करें। उनकी वास्तविक अवधि का उपयोग करके समयरेखा में बैठकें, मुलाकातें और अन्य प्रतिबद्धताएं जोड़ें। यदि यात्रा या तैयारी का समय वास्तव में आवश्यक है, तो उसे शामिल करें; 10:00 बजे समाप्त होने वाली बैठक 10:00–10:30 का समय उपलब्ध नहीं कराती यदि आपको शहर के दूसरे छोर पर जाना है।

कार्य कॉलम में लचीला काम लिखें। प्रत्येक मद के बगल में एक अनुमानित अवधि जोड़ें, जैसे कि "ड्राफ्ट की समीक्षा — 45 मिनट।" फिट की जाँच करने के लिए अनुमानों का उपयोग करें, न कि सटीकता का संकेत देने के लिए। यदि आपको किसी कार्य के आकार का पता नहीं है, तो उसे अनिश्चित के रूप में चिह्नित करें और उसे किसी छोटे अंतराल में जबरन ठूँसने से बचें। यूनिवर्सिटी ऑफ नॉर्थ कैरोलिना की [टाइम मैनेजमेंट इन्वेंटरी](https://learningcenter.unc.edu/tips-and-tools/time-management/) पाठकों से योजना बनाने से पहले अपनी समय की आदतों और बाधाओं का आकलन करने के लिए कहती है। एक दैनिक पृष्ठ के लिए, उपयोगी समानता काम सौंपने से पहले सीमाओं पर ध्यान देना है।

बैठकों से भरे एक काल्पनिक दिन के माध्यम से काम करें

मान लीजिए कि कार्य दिवस 9:00 से 5:00 तक चलता है। निश्चित मुलाकातें हैं: 9:30–10:15 तक टीम बैठक, 11:00–11:30 तक क्लाइंट कॉल, 1:00–2:00 तक समीक्षा बैठक, और 3:30–4:00 तक चेक-इन। इन ब्लॉकों को पहले समयरेखा पर रखें।

खुले अंतराल हैं: 9:00–9:30, 10:15–11:00, 11:30–1:00, 2:00–3:30, 4:00–5:00। काम सौंपने से पहले इन अंतरालों में से किसी भी संरक्षित लंच ब्रेक को घटा दें। अब अनुमानित अवधियों के साथ तीन लचीले कार्यों की सूची बनाएं: नियमित संदेशों का उत्तर देना (30 मिनट), एक ड्राफ्ट की समीक्षा करना (60 मिनट), और एक रिपोर्ट तैयार करना (90 मिनट)। अंकगणित 180 मिनट के कार्य अनुमान देता है। वह कुल समय नाममात्र के खुले समय के भीतर फिट बैठता है, लेकिन यह फिट स्वतः नहीं होता: बदलाव (ट्रांज़िशन), व्यवधान, या किसी कार्य में अधिक समय लगना स्पष्ट खाली समय का उपयोग कर सकता है।

एक उचित पहला प्रयास हो सकता है: 9:00 बजे संदेश, 11:30 बजे ड्राफ्ट समीक्षा और उसके बाद 12:30 से 1:00 तक लंच, और 2:00 बजे से रिपोर्ट तैयार करना। लेकिन रिपोर्ट का 90 मिनट का अनुमान उसके पूरे अंतराल को भर देता है, जिससे 3:30 की बैठक से पहले कोई बफर नहीं बचता। यदि किसी काम के हस्तांतरण या व्यवधान की संभावना है, तो रिपोर्ट को 60 मिनट के कार्य ब्लॉक में विभाजित करें और शेष 30 मिनट को अनिर्धारित स्थान के रूप में छोड़ दें, या इसके एक हिस्से को 4:00 बजे पर ले जाएं। पृष्ठ इस समझौते (ट्रेड-ऑफ) को उजागर करता है; यह भविष्यवाणी नहीं कर सकता कि कौन सा कार्य समय से अधिक खिंच जाएगा।

टकरावों को छिपाए बिना अंतरालों का उपयोग करें

अंतरालों को उनके वास्तविक आकार और स्थान के अनुसार संभालें। 15 मिनट का समय एक संक्षिप्त उत्तर या तैयारी के लिए उपयुक्त हो सकता है, लेकिन एकाग्रता और तैयारी की आवश्यकता वाले कार्य के लिए उपयोगी नहीं हो सकता है। इसमें 45 मिनट का कार्य सौंपने के बजाय इसे "छोटा अंतराल" लेबल करें। एक लंबा अंतराल एक बड़े कार्य या दो छोटे कार्यों को समायोजित कर सकता है, जिनके बीच में एक दृश्य विराम हो यदि काम के लिए स्विच करना मायने रखता है।

टकराव तब होता है जब कार्य ब्लॉक बैठकों के साथ ओवरलैप होते हैं, दिन के अंत से अधिक हो जाते हैं, या किसी अनुपलब्ध व्यक्ति या संसाधन पर निर्भर होते हैं। समयरेखा के विरुद्ध प्रत्येक कार्य के प्रारंभ और समाप्ति की जाँच करें। यदि दो कार्य एक ही अंतराल के लिए प्रतिस्पर्धा करते हैं, तो एक को स्थानांतरित करें, कार्य को सुरक्षित रखते हुए उसके नियोजित कार्य सत्र को छोटा करें, या उसे अनिर्धारित छोड़ दें। केवल आरेख को साफ-सुथरा दिखाने के लिए किसी प्रतिबद्धता को न मिटाएं। जब कोई बैठक बदलती है, तो पहले समयरेखा को अपडेट करें और उन कार्यों पर पुनर्विचार करें जो विस्थापित अंतराल पर निर्भर थे।

अनुमान लगाएं, समीक्षा करें और समायोजित करें

अनुमानों को ऐसे गोल अंतरालों में रखें जो आपके पृष्ठ से मेल खाते हों, जैसे कि 15 या 30 मिनट। बार-बार होने वाले काम के लिए, अनुमान की तुलना हाल के दिनों में कार्य के लिए वास्तव में आवश्यक समय से करें, फिर भविष्य की योजनाओं को समायोजित करें; किसी एक असामान्य रूप से तेज़ या धीमे सत्र को सार्वभौमिक नियम मानने से बचें। एक अंतिम तिथि (डेडलाइन) कार्य कॉलम से संबंधित होती है, भले ही कार्य किसी निश्चित समय के लिए निर्धारित न हो। Google का कार्य दस्तावेज़ कार्य की योजना बनाने के लिए उपयोग की जाने वाली प्रारंभ तिथि और समय से एक अंतिम तिथि को अलग करता है, जिसे कागज़ पर ले जाना एक उपयोगी अंतर है: नियत तिथि को उस ब्लॉक से अलग चिह्नित करें जिसे आप अस्थायी रूप से आरक्षित करते हैं।

दिन के अंत में, कार्यों को पूर्ण के रूप में चिह्नित करें, अधूरे कार्यों को सोच-समझकर आगे बढ़ाएं, और किसी भी ऐसे निश्चित बदलाव को नोट करें जिसने योजना को प्रभावित किया हो। अगले दिन के पृष्ठ पर हर पुराने ब्लॉक को चुपचाप आगे बढ़ाने के बजाय, वर्तमान प्रतिबद्धताओं और एक नया अनुमान दिखाया जाना चाहिए। यह लेआउट दिन की प्रतिबद्धताओं, खुले समय और धारणाओं को दृश्यमान बनाने का एक तरीका है; परिणाम वास्तविक कार्य और बदलते शेड्यूल पर निर्भर करते हैं।

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