किसी निमंत्रण का स्पष्ट समय न होने पर उसका उत्तर कैसे दें और बहुत जल्दी वादा करने से कैसे बचें
रुचि होना और उपलब्धता होना एक बात नहीं है। जब कोई निमंत्रण कहता है \"अगले महीने कभी\" या किसी ऐसे कार्यक्रम का नाम लेता है जिसमें शुरू होने का समय, अवधि, स्थान, कीमत या भूमिका तय नहीं है, तो एक त्वरित \"सुनकर अच्छा लगा\" को एक प्रतिबद्धता मान लिया जा सकता है, भले ही निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी मौजूद ही न हो। इसके बजाय तीन-भाग वाले उत्तर का उपयोग करें: अपनी वर्तमान स्थिति बताएं, गायब तथ्यों के न्यूनतम आवश्यक सेट के बारे में पूछें, और बताएं कि आप कब एक पक्का जवाब दे सकते हैं। यदि मेज़बान सीमित सीटों का आवंटन कर रहा है, तो स्पष्ट करें कि क्या उन्हें एक सीट रोकनी चाहिए। यह आपकी ओर से सारी अनिश्चितता लिए बिना या मेज़बान को आपके विनम्र शब्दों का अर्थ लगाने पर मजबूर किए बिना निमंत्रण को खुला रखता है।
एक निमंत्रण और एक पूरी योजना के बीच अंतर समझें
संदेश को छह निर्णय क्षेत्रों के लिए पढ़ें: तारीख या तारीख की सीमा, शुरू और समाप्त होने का समय, स्थान या ऑनलाइन प्रारूप, अपेक्षित भूमिका, लागत या बुकिंग की प्रतिबद्धता, और RSVP की अंतिम तिथि। हर अनौपचारिक सभा के लिए इन सभी छह की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन पूछने से पहले छूटा हुआ क्षेत्र आपके निर्णय के लिए महत्वपूर्ण होना चाहिए। \"सारे विवरण क्या हैं?\" बिना किसी फोकस के योजना का काम वापस भेज देता है। \"क्या आप जानते हैं कि यह सप्ताह के किसी दिन की शाम होगी या शनिवार?\" वास्तविक अनिश्चितता की पहचान करता है। यदि आप पहले से ही जानते हैं कि आप शामिल नहीं होना चाहते हैं, तो जवाब को टालने के लिए गायब विवरणों का उपयोग करने के बजाय सीधे मना कर दें।
प्रश्न पूछने से पहले अपनी वर्तमान स्थिति बताएं
आभार के साथ शुरुआत करें, फिर एक ऐसा वाक्य लिखें: \"मैं इस पर विचार करना चाहूंगा, लेकिन तारीख और समाप्ति समय निर्धारित होने तक मैं उपस्थिति की पुष्टि करने में असमर्थ हूं।\" \"पुष्टि करने में असमर्थ\" वाक्यांश आपके प्रश्नों को स्वीकृति जैसा लगने से रोकता है। \"तारीख के आधार पर, मुझे शामिल समझें\" जैसे शब्दों से बचें क्योंकि पहले खंड को सीधे लोगों की गिनती में जोड़ा जा सकता है। इसी तरह, कैलेंडर में 'हां' चुनना और नोट में एक प्रश्न जोड़ना परस्पर विरोधी संकेत भेजता है। जब प्लेटफ़ॉर्म अनुमति दे तो 'शायद' या कोई स्थिति न चुनें, और बताएं कि अंतिम निर्णय किस पर निर्भर करता है।
केवल उन्हीं तथ्यों के बारे में पूछें जो उत्तर को बदल सकते हैं
कठिन सीमाओं को प्राथमिकता दें। किसी देखभालकर्ता (केयरगिवर) को समाप्ति समय की आवश्यकता हो सकती है; दूरस्थ अतिथि को समय क्षेत्र (टाइम ज़ोन) की आवश्यकता हो सकती है; किसी प्रतिभागी को यह जानने की आवश्यकता हो सकती है कि निमंत्रण भाग लेने, प्रस्तुति देने, स्वयंसेवा करने या टिकट खरीदने के लिए है। संबंधित प्रश्नों को एक छोटी सूची में समूहित करें और केवल मेहनती दिखने के लिए पूरे एजेंडे की मांग न करें। यदि गोपनीयता मायने रखती है, तो हर अतिथि के सामने अपनी सीमा उजागर करने के बजाय सीधे आयोजक से पूछें। लक्ष्य एक निर्णय के लिए तैयार निमंत्रण तैयार करना है, न कि यह तय करने से पहले कि आप वहां जा रहे हैं या नहीं, पूरे कार्यक्रम पर मोलभाव करना।
एक ठोस फॉलो-अप समय-सीमा दें
किसी तारीख या घटना का नाम बताएं: \"यदि मंगलवार तक समय की पुष्टि हो जाती है, तो मैं बुधवार दोपहर तक उत्तर दे सकता हूं\" या \"स्थान तय होने के बाद, मैं यात्रा की जांच करके एक दिन के भीतर जवाब दे सकता हूं।\" जानकारी के उचित रूप से उपलब्ध होने से पहले जवाब देने का वादा न करें। यदि आपका अपना कैलेंडर ही अनिश्चित कारक है, तो \"मैं आपको बताऊंगा\" कहने के बजाय यह बताएं कि आपको यह कब पता चलेगा। एक ठोस समय-सीमा मेज़बान को योजना की एक सीमा देती है और आपको एक स्पष्ट रिमाइंडर देती है। यदि RSVP की अंतिम तिथि पहले आ जाती है, तो ज्ञात जानकारी के आधार पर उत्तर दें या पूछें कि क्या बाद में उत्तर देना स्वीकार्य है।
बताएं कि क्या सीट रोकी जानी चाहिए
सीमित क्षमता वाले कार्यक्रम एक अलग प्रश्न खड़ा करते हैं: क्या आपके निर्णय लेने तक आयोजक से स्थान सुरक्षित रखने की उम्मीद की जाती है? यदि आपको इसकी आवश्यकता नहीं है, तो कहें, \"जब तक कार्यक्रम तय नहीं हो जाता, कृपया मेरे लिए टिकट न रोकें।\" यदि आप थोड़े समय के लिए सीट रोकने का अनुरोध कर रहे हैं, तो समाप्ति की एक सटीक तारीख दें और स्वीकार करें कि मेज़बान मना भी कर सकता है। कभी भी यह न मान लें कि एक अनंतिम (टेंटेटिव) कैलेंडर उत्तर सीट, कीमत, भोजन, कमरे या प्लस-वन की गारंटी देता है। मेज़बान के संचालन नियम उपलब्धता को नियंत्रित करते हैं, और आपके उत्तर में एक दोस्ताना पैराग्राफ के अंदर छिपाने के बजाय अनुरोधित व्यवहार को स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
विवरण आने पर—या न आने पर—बातचीत को पूरा करें
जब आयोजक छूटे हुए तथ्य प्रदान करता है, तो उनकी तुलना अपनी बताई गई सीमाओं से करें और अनुरोधित माध्यम से अंतिम 'हां' या 'ना' भेजें। किसी भी कैलेंडर स्थिति को अपडेट करें ताकि सिस्टम और बातचीत में एकरूपता रहे। यदि मेज़बान कभी भी योजना की पुष्टि नहीं करता है, तो आपके पिछले संदेश को आपको अनिश्चित काल के लिए आरक्षित नहीं छोड़ना चाहिए; वादा किए गए बिंदु पर एक बार फॉलो-अप करें और बताएं कि आप विवरण के बिना प्रतिबद्ध नहीं हो सकते। यदि कार्यक्रम बाद में संभव हो जाता है, तो यह मानने के बजाय कि स्थान अभी भी उपलब्ध है, फिर से पूछें। एक सीमित अनिर्णीत स्थिति उपयोगी होती है; एक खुला 'शायद' अनिश्चितता को केवल एक कैलेंडर से दूसरे कैलेंडर में स्थानांतरित करता है।
सामान्य प्रश्न
क्या तारीख पूछने का मतलब यह है कि मैंने स्वीकार कर लिया है?
ऐसा नहीं होना चाहिए। स्पष्ट रूप से कहें कि आपने पुष्टि नहीं की है और आपका निर्णय अनुरोधित विवरण पर निर्भर करता है।
क्या मुझे कैलेंडर में 'शायद' चुनना चाहिए?
यदि यह आपकी स्थिति को सटीक रूप से दर्शाता है तो इसका उपयोग करें, फिर अनुपलब्ध तथ्य और फॉलो-अप की तारीख के बारे में एक संक्षिप्त नोट जोड़ें। जांचें कि वह नोट कौन देख सकता है।
क्या होगा यदि आयोजक समय निर्धारित होने से पहले उत्तर चाहता है?
पूछें कि क्या बाद में जवाब देना संभव है। यदि नहीं, तो भ्रामक 'हां' कहने के बजाय उपलब्ध जानकारी का उपयोग करके निर्णय लें।