काम के दौरान जल्दबाज़ी में जवाब देना कैसे बंद करें और संयम से संवाद कैसे करें
काम के दौरान एक संयमित उत्तर की शुरुआत एक स्पष्ट अंतरिम उत्तर से हो सकती है: “मुझे आपका अनुरोध मिल गया है। मुझे यह जांचने की आवश्यकता है कि क्या आर्टवर्क पूरा हो चुका है, और मैं दोपहर 2 बजे तक पुष्टि कर दूंगा/दूंगी।” यह भेजने वाले को बताता है कि अनुरोध आप तक पहुँच गया है, बिना पावती को डिलीवरी के वादे में बदले। आपको सीधे और सरल उत्तर में देरी करने की आवश्यकता नहीं है। जब जानकारी, समय-निर्धारण (शेड्यूलिंग), या अधिकार की पुष्टि करना बाकी हो, तब थोड़ा समय लें।\n\nयहाँ दिया गया मार्गदर्शन सामान्य कार्यालयीन सहयोग से संबंधित है। कोई तयशुदा रिस्पॉन्स ड्यूटी, एक स्टाफ़-युक्त सर्विस डेस्क, या कोई लाइव परिचालन (ऑपरेशनल) समस्या तत्काल कार्रवाई की मांग कर सकती है। उस मौजूदा व्यवस्था का पालन करें; धीमी गति से उत्तर देने की व्यक्तिगत प्राथमिकता के कारण किसी को ऐसे चरण पर प्रतीक्षा नहीं करनी चाहिए जिसकी ज़िम्मेदारी आपकी है।
पहचानें कि वास्तव में आपके उत्तर पर क्या निर्भर करता है
एक "तत्काल" (urgent) लेबल आपको कार्य के क्रम के बारे में बहुत कम बताता है। क्या भेजने वाला किसी मौजूदा फ़ाइल, किसी ड्राफ़्ट पर फ़ीडबैक, या आगे बढ़ने की अनुमति मांग रहा है? यदि किसी सहकर्मी को किसी इवेंट का तैयार पोस्टर चाहिए, तो सही फ़ाइल भेजना उपयोगी है। यदि वे इवेंट से पहले दूसरा आकार चाहते हैं, तो आपको पहले डिज़ाइन और समीक्षा क्षमता की जांच करनी पड़ सकती है।
जब समय-सीमा अस्पष्ट हो, तो पूछें कि निर्णय से क्या बदलता है: “आपको पुष्टि कब तक चाहिए, और उसके बाद क्या होना है?” यह आपको केवल विराम चिह्नों या वरिष्ठता की तुलना में अधिक उपयोगी जानकारी देता है। यदि नया अनुरोध किसी मौजूदा प्रतिबद्धता के साथ टकराता है, तो प्राथमिकता तय करने वाले व्यक्ति के सामने इस टकराव को स्पष्ट करें। अकेले में दोनों का वादा न करें और यह उम्मीद न रखें कि कैलेंडर अपने आप खिंच जाएगा।
अगले उत्तर का वादा करें, बिना जांचे परिणाम का नहीं
किसी बैठक में, “क्या आप आज डिलीवरी दे सकते हैं?” के लिए यह उत्तर उपयुक्त हो सकता है: “मुझे शेष समीक्षा की जांच करनी होगी। मैं इस बैठक के समाप्त होने के आधे घंटे के भीतर पुष्टि कर सकता/सकती हूँ।” आपने व्यावहारिकता स्थापित करने के लिए एक समय की पेशकश की है। आपने स्वयं डिलीवरी के लिए सहमति नहीं दी है। यदि आप पहले से जानते हैं कि आज संभव नहीं है, तो सीधे ऐसा कहें; जांच करना आपके पास मौजूद उत्तर को टालने का ज़रिया नहीं बनना चाहिए।
"जल्द ही" (soon) की जगह एक वास्तविक समय बताएं, और ज़रूरत पड़ने पर तारीख और समय क्षेत्र (टाइम ज़ोन) भी जोड़ें। बताएं कि बाद में क्या मिलेगा: एक परिणाम, अधूरी जानकारी का स्पष्टीकरण, या एक प्रस्तावित कार्यक्रम। वास्तविक जांच करने के लिए समय दें। एक तसल्ली देने वाला वादा जो आपके बैठकों में व्यस्त रहने के दौरान ही समाप्त हो जाता है, केवल एक और टालने योग्य फ़ॉलो-अप पैदा करता है।
निर्णायक तथ्य की जांच के लिए इस ठहराव का उपयोग करें
पोस्टर अनुरोध के लिए, प्रासंगिक इनपुट मूल छवि, आवश्यक आयाम, और अंतिम फ़ाइल को स्वीकृत करने वाला व्यक्ति हो सकते हैं। आपको पूरे महीने की बातचीत दोबारा पढ़ने की ज़रूरत नहीं है। वर्तमान साझा दस्तावेज़ से शुरुआत करें। यदि किसी अन्य व्यक्ति के पास कोई आवश्यक विवरण है, तो उस विवरण की मांग करें और समझाएं कि यह इस उत्तर को कैसे प्रभावित करता है।
अपना ड्राफ़्ट भेजने से पहले, जांच लें कि क्या आपने किसी अन्य व्यक्ति को प्रतिबद्ध कर दिया है, किसी सुझाव को मंज़ूरी के रूप में प्रस्तुत किया है, या किसी अपुष्ट तारीख को तयशुदा बता दिया है। आप कितने व्यस्त हैं, इसका लंबा बचाव हटा दें। केवल वे तथ्य रखें जिनकी आवश्यकता प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए है। उद्देश्य इस निर्णय के लिए पर्याप्त जानकारी देना है, न कि बाद में होने वाली हर चीज़ के बारे में पूर्ण निश्चितता।
कड़े संदेश में से काम से जुड़ा मुख्य सवाल निकालें
कल्पना कीजिए कि एक प्रबंधक लिखता है, “यह अभी तक अधूरा क्यों है? यह तो आसान दिखता है।” यह निर्धारित करें कि क्या उन्हें स्थिति का अपडेट चाहिए या काम के क्रम में बदलाव। एक संभावित उत्तर यह हो सकता है: “ड्राफ़्ट तैयार है। अंतिम उपस्थित लोगों की सूची की अभी भी पुष्टि नहीं हुई है। यदि आप उस बदलाव को मंज़ूरी देते हैं, तो हम नामों के बिना वाला संस्करण जारी कर सकते हैं।” यह एक गढ़ा हुआ उदाहरण है, कोई सार्वभौमिक कार्यस्थल स्क्रिप्ट नहीं।
एक ही उत्तर में अपने पूरे काम के बोझ को समझाने, भेजने वाले के लहजे का आकलन करने, और परियोजना पर फिर से बातचीत करने की कोशिश से बचें। यदि एक ही ग़लतफ़हमी कई संदेशों के बाद भी बनी रहती है, तो उस विशिष्ट अनसुलझे बिंदु पर एक संक्षिप्त बातचीत का सुझाव दें। परिणामस्वरूप लिए गए निर्णय को मौजूदा कार्य रिकॉर्ड में वापस दर्ज करें ताकि सहकर्मी उस व्यवस्था को देख सकें जिसका उनसे उपयोग करने की अपेक्षा की जाती है।
अपनी प्रतिक्रिया की लय को स्पष्ट और दृश्यमान बनाएं
सीधे सहयोगियों के साथ सामान्य संदेशों और अत्यावश्यक मामलों के मौजूदा माध्यम (route) के बारे में सहमति बनाएं। Atlassian प्रतिक्रिया की अपेक्षाओं पर सहमत होने की सलाह देता है; यह प्रत्येक भूमिका के लिए एक सार्वभौमिक समय सीमा स्थापित नहीं करता है। समझौता उस काम के अनुकूल होना चाहिए जिसे लोग वास्तव में साझा करते हैं।
उपलब्धता संकेतक (Availability indicators) उस बातचीत के पूरक हो सकते हैं। Slack एक स्टेटस मैसेज को अपने एक्टिविटी इंडिकेटर से अलग रखता है। इनमें से कोई भी सहकर्मी को यह नहीं बताता कि किसी विशेष दस्तावेज़ की जांच की गई है या नहीं। एक स्टेटस आपके द्वारा स्वीकार किए गए कार्य के उत्तर की जगह भी नहीं लेता। बिना किसी रुकावट के काम करने की अवधि तय करते समय, किसी भी आवश्यक तात्कालिक चैनल को बनाए रखें।
जब आपने कहा था, तब जवाब लेकर वापस आएं
जब आपकी जांच पूरी हो जाए, तो उत्तर और उसकी शर्तों को सबसे पहले रखें: “मौजूदा आकार आज भेजे जा सकते हैं; मैं अतिरिक्त आकार की पुष्टि कल सुबह कर सकता/सकती हूँ।” यदि जानकारी अभी भी गायब है, तब भी जवाब दें। समझाएं कि क्या अनसुलझा है, क्या पहले से ही उपयोग करने योग्य है, और कौन सा निर्णय प्राप्तकर्ता पर निर्भर करता है।
यदि आप सहमत उत्तर समय पर जवाब नहीं दे पाएंगे, तो समय बीतने से पहले संवाद करें और अगला यथार्थवादी समय दें या आवश्यक सहायता मांगें। इस आदत की समीक्षा यह पूछकर करें कि क्या इसने ग़लत प्रतिबद्धताओं, चूकों और बार-बार पीछा करने की स्थिति को कम किया है। जानबूझकर बेपरवाह दिखना लक्ष्य नहीं है। लोगों को एक उपयोगी अगला कदम प्रदान करना और उस पर भरोसेमंद तरीके से वापस आना ही लक्ष्य है। जब संभव हो तो तुरंत एक सरल उत्तर दें; उस ठहराव को उन जांचों के लिए सुरक्षित रखें जो आपके उत्तर को ठोस बनाती हैं।