एक कार्यक्रम को भविष्य के निमंत्रण पैटर्न से अलग करें

भविष्य की प्राथमिकता लिखने से पहले पैटर्न का ऑडिट करें

पिछले कई निमंत्रणों को देखें और केवल प्रत्यक्ष विवरण रिकॉर्ड करें: कार्यक्रम का प्रकार, आवृत्ति, सामान्य दिन या पूर्व सूचना की अवधि, माध्यम, क्या प्रत्येक निमंत्रण एक नया संदेश है या कैलेंडर श्रृंखला का हिस्सा है, और आपने क्या प्रतिक्रिया दी थी। निमंत्रणकर्ता को बहुत अधिक मांग करने वाला या समूह को असंगत करार न दें। उपयोगी प्रश्न यह है कि कौन सा हिस्सा दोहराया जाता है। हो सकता है कि आप कभी-कभार होने वाले उत्सवों का आनंद लेते हों लेकिन साप्ताहिक समारोहों का नहीं, दिन की योजनाओं को प्राथमिकता देते हों, अधिक समय की पूर्व सूचना की आवश्यकता हो, या बस यह श्रृंखला न चाहते हों। तय करें कि आपका अनुरोध कार्यक्रम के प्रारूप, समय, आवृत्ति, सूचना के माध्यम, या सूची से हटाने से संबंधित है या नहीं। यदि निमंत्रण काम, सदस्यता, देखभाल, साझा परिवहन या किसी अन्य औपचारिक दायित्व से जुड़े हैं, तो पहले वास्तविक नीति की जांच करें; यह लेख वैकल्पिक सामाजिक निमंत्रणों को कवर करता है, अनिवार्य उपस्थिति नियमों को नहीं।

श्रृंखला पर चर्चा करने से पहले वर्तमान घटना को अस्वीकार करें

पहले वर्तमान मेजबान को एक उपयोगी उत्तर दें: इस कार्यक्रम को स्वीकार करें और स्पष्ट रूप से इसे अस्वीकार करें। एक साधारण RSVP के साथ पिछले निमंत्रणों का लंबा इतिहास न जोड़ें। कैलेंडर सिस्टम स्वयं व्यक्तिगत घटनाओं को एक श्रृंखला से अलग करते हैं। Google का एक्सेसिबिलिटी दस्तावेज़ आवर्ती-कार्यक्रम विकल्पों का वर्णन करता है जैसे कि यह कार्यक्रम, यह और इसके बाद के कार्यक्रम, या सभी कार्यक्रम जब वे इंटरफ़ेस विकल्प उपलब्ध हों। Microsoft दस्तावेज़ भी अपने द्वारा वर्णित उत्पादों में एक घटना, भविष्य की घटनाओं और पूरी आवर्ती श्रृंखला के बीच अंतर करता है। ये प्लेटफ़ॉर्म नियंत्रण हैं, सामाजिक निर्देश नहीं। वे बताते हैं कि आपको क्लिक करने से पहले दायरे की पुष्टि क्यों करनी चाहिए: एक तारीख को अस्वीकार करने से बाद के निमंत्रण नहीं बदल सकते हैं, और किसी श्रृंखला को बदलने से वह दायरा पार हो सकता है जो आपका इरादा था।

चार व्यावहारिक विकल्पों में से भविष्य की एक प्राथमिकता चुनें

भविष्य के लिए वह सटीक कार्रवाई लिखें जो आप चाहते हैं। विकल्प एक: निमंत्रण भेजते रहें, बिना यह माने कि आप उपस्थित होंगे। विकल्प दो: केवल वही निमंत्रण भेजें जो किसी वास्तविक शर्त को पूरा करते हों, जैसे कि दिन के समय के कार्यक्रम या कम से कम एक निर्धारित अवधि की पूर्व सूचना। विकल्प तीन: आवर्ती कैलेंडर श्रृंखला या समूह सूची में आपको जोड़ने से पहले व्यक्तिगत रूप से पूछें। विकल्प चार: आपको इस आवर्ती निमंत्रण प्रवाह से हटा दें। असंगत इच्छाओं को मिलाने के बजाय एक प्राथमिक अनुरोध चुनें। “कृपया मुझे शामिल रखें लेकिन निमंत्रण भेजना बंद करें” क्रियान्वित करने योग्य नहीं है। यदि आप कैलेंडर प्रविष्टियों के बिना कभी-कभार जानकारी चाहते हैं, तो वह माध्यम बताएं जिसे आप प्राथमिकता देते हैं। प्राथमिकता अस्थायी या अनिश्चितकालीन हो सकती है; समीक्षा की तारीख केवल तभी बताएं जब आप वास्तव में उस पर पुनर्विचार करने का इरादा रखते हों।

चार फ़ील्ड वाले एक पुन: प्रयोज्य सीमा संदेश का उपयोग करें

एक स्पष्ट संदेश में शामिल हो सकता है: विचार किए जाने के लिए आभार, एक तथ्यात्मक उपस्थिति पैटर्न, भविष्य की प्राथमिकता, और इस बात की पुष्टि कि प्राथमिकता निमंत्रणों से संबंधित है न कि लोगों के बारे में किसी निर्णय से। उदाहरण के लिए: “मुझे शामिल करना जारी रखने के लिए धन्यवाद। मैं साप्ताहिक शाम की सभाओं में शायद ही कभी शामिल हो पाता हूँ, इसलिए कृपया मुझे इस आवर्ती कैलेंडर श्रृंखला से हटा दें। जब मैं कुछ व्यवस्थित करना चाहूँगा तो अलग से संपर्क करूँगा।” दूसरा संस्करण है: “आप मासिक तारीखें भेजना जारी रख सकते हैं, लेकिन कृपया मुझे शामिल माने बिना योजना बनाएं जब तक कि मैं स्वीकार न कर लूँ।” ये अपनाने के लिए संरचनाएं हैं, किसी और की प्रतिक्रिया निर्धारित करने का तरीका नहीं। औपचारिकता के स्तर को वास्तविक निमंत्रण से मिलाएं।

संबंध की भाषा और उपस्थिति की भाषा को अलग रखें

जो सच है वह कहें, उपस्थिति को सम्मान के प्रमाण के रूप में उपयोग किए बिना। आप किसी आवर्ती प्रारूप को अस्वीकार करते हुए भी व्यक्ति की सराहना कर सकते हैं या समाचार प्राप्त करने का आनंद ले सकते हैं। आप कोई क्षतिपूर्ति वादा जोड़े बिना भी हटाए जाने का अनुरोध कर सकते हैं। “यदि आप मुझे महत्व देते, तो पूछना बंद कर देते,” “मैं कभी किसी से नहीं मिलना चाहता,” या “मैं निश्चित रूप से अगले महीने आऊंगा” से बचें। पहला मकसद तय करता है, दूसरा एक निमंत्रण पैटर्न को एक व्यापक बयान में बदल देता है, और तीसरा एक ऐसी प्रतिबद्धता बनाता है जो शायद आपका इरादा न हो। विशिष्ट दर्शकों के लिए सीधी भाषा का प्रयोग करें: “शाम की समूह योजनाएं आमतौर पर मेरे शेड्यूल में फिट नहीं बैठती हैं, इसलिए कृपया मेरे लिए जगह आरक्षित न करें।” वह वाक्य उपलब्धता और एक कार्रवाई का वर्णन करता है। यह कोई मकसद नहीं थोपता, कोई कारण नहीं बनाता, या किसी रिश्ते के भविष्य की भविष्यवाणी नहीं करता।

प्राथमिकता को लगातार लागू करें और इसे स्पष्ट रूप से संशोधित करें

संदेश भेजने के बाद, आपके द्वारा बताई गई प्राथमिकता के अनुसार प्रतिक्रिया दें। यदि आपने सूची में बने रहने के लिए कहा है, तो प्राप्त होने वाली तारीखों के लिए वास्तविक RSVP का उपयोग करें। यदि आपने हटाने का अनुरोध किया है और कोई अन्य निमंत्रण आता है, तो पहले यह मान लें कि सूची या कैलेंडर अपडेट नहीं किया गया था; कोई नया व्यक्तिगत तर्क जोड़ने के बजाय एक बार अनुरोध की ओर वापस इंगित करें। आवर्ती-कार्यक्रम नियंत्रण का चयन करने से पहले उसके दृश्यमान दायरे की जांच करें। Microsoft नोट करता है कि आवर्ती बैठकों के लिए कुछ वैकल्पिक-समय फ़ंक्शन अनुपलब्ध हैं, जो एक और अनुस्मारक है कि एक प्लेटफ़ॉर्म कार्रवाई व्यापक प्राथमिकता का प्रतिनिधित्व नहीं कर सकती है। यदि आपकी प्राथमिकता बाद में बदलती है, तो एक नया संदेश भेजें जो पुराने संदेश का स्थान ले ले। निरंतरता निर्देश का पालन करना आसान बनाती है, जबकि दूसरे व्यक्ति की प्रतिक्रिया उनकी पसंद बनी रहती है।

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