विस्तृत योजनाओं का पालन करना अधिक कठिन क्यों हो सकता है
एक योजना को क्रियान्वित करना तब और कठिन हो जाता है जब उसके विवरण कार्य की आवश्यकता से अधिक निर्णय, निर्भरताएं और रखरखाव पैदा करते हैं। विवरण तब उपयोगी होता है जब वह आपको शुरुआत करने, अगला कदम चुनने या किसी संभावित बाधा से निपटने में मदद करता है। यह तब बाधा बन जाता है जब आपको कार्य करने से पहले योजना को बार-बार संशोधित करना पड़ता है। लक्ष्य हर योजना को छोटा बनाना नहीं है; बल्कि उन विवरणों को बनाए रखना है जो आपके काम करने के तरीके में बदलाव लाते हैं।
विस्तृत योजना को क्रियान्वित करना क्या कठिन बनाता है?
कोई योजना पूरी दिख सकती है, लेकिन फिर भी वास्तविक कार्य अस्पष्ट रह सकता है। यह पहले कदम की पहचान किए बिना कई गतिविधियों को सूचीबद्ध कर सकती है, या एक ऐसा सटीक क्रम निर्धारित कर सकती है जो समय, ऊर्जा या अन्य लोगों के सही समय पर उपलब्ध होने पर निर्भर करता है। यदि एक स्थिति बदलती है, तो बाद के कई चरणों को फिर से लिखने की आवश्यकता हो सकती है।
योजना को बनाए रखने का अतिरिक्त काम भी मायने रखता है। तिथियों को अपडेट करना, कई छोटे कार्यों को ट्रैक करना और यह तय करना कि किस संस्करण का पालन करना है, इन सभी में ध्यान लगता है। इसका मतलब यह नहीं है कि विवरण अपने आप में विफलता का कारण बनता है: प्रभाव कार्य और व्यक्ति पर निर्भर करते हैं। उपयोगी प्रश्न यह है कि क्या प्रत्येक विवरण कार्रवाई को आसान बनाता है या संभालने के लिए एक और निर्णय जोड़ता है।
शोध प्रगति की जांच करने के महत्व का समर्थन करता है, लेकिन यह यह नहीं दिखाता कि हर योजना अत्यधिक विस्तृत होनी चाहिए। 19,951 प्रतिभागियों से जुड़े 138 प्रयोगों के एक मेटा-विश्लेषण में पाया गया कि प्रगति की निगरानी को प्रोत्साहित करने वाले हस्तक्षेपों से औसतन लक्ष्य प्राप्ति में वृद्धि हुई; जब प्रगति को भौतिक रूप से रिकॉर्ड किया गया या रिपोर्ट किया गया, तो यह प्रभाव अधिक था। यह निष्कर्ष हर लक्ष्य के लिए एक विस्तृत ट्रैकिंग प्रणाली बनाने के बजाय, प्रगति पर ध्यान देने का एक व्यावहारिक तरीका रखने का समर्थन करता है। Harkin et al., “Does monitoring goal progress promote goal attainment?”
कौन से विवरण आपको कार्रवाई करने में मदद करते हैं?
जिस कार्य को आप पूरा करना चाहते हैं, उसके लिए योजना के विवरणों को उनके काम के आधार पर छाँटें। किसी विवरण को तब रखें जब वह आपको शुरुआत करने, कोई आवश्यक विकल्प चुनने या किसी संभावित बाधा का सामना करने में मदद करे। उदाहरण के लिए, “नाश्ते के बाद अपनी मेज पर शुरुआती पैराग्राफ लिखें” एक संकेत और पहली कार्रवाई की पहचान करता है। हर उस वाक्य की सूची बनाना जिसे लिखना है, किसी जटिल रिपोर्ट के लिए उपयोगी हो सकता है, लेकिन एक छोटे नोट के लिए अनावश्यक हो सकता है।
एक व्यावहारिक योजना को आमतौर पर कुछ घटकों की आवश्यकता होती है:
- एक स्पष्ट अगली कार्रवाई: एक दृश्यमान, भौतिक कदम जैसे दस्तावेज़ खोलना और पहला पैराग्राफ तैयार करना।
- एक उपयोगी संकेत: आप कब या कहाँ शुरू करने की उम्मीद करते हैं, यदि इससे शुरुआत को याद रखना आसान हो जाता है।
- एक चेकपॉइंट: यह जानने का एक सरल तरीका कि क्या आपने शुरुआत की या प्रगति की।
- किसी संभावित बाधा के लिए प्रतिक्रिया: एक ऐसी बाधा के लिए बैकअप कार्रवाई जो वास्तव में प्रगति को रोक सकती है।
ये विकल्प हैं, कोई अनिवार्य टेम्प्लेट नहीं। एक परिचित, कम जोखिम वाले कार्य के लिए केवल पहली कार्रवाई की आवश्यकता हो सकती है। एक ऐसा कार्य जिसमें हैंडऑफ, सुरक्षा आवश्यकताएं या कोई समय सीमा शामिल हो, उसमें अधिक अनुक्रमण और जांच की आवश्यकता हो सकती है।
अति-विस्तृत योजना को छोटा करने के लिए एक त्वरित निर्णय प्रक्रिया
अपनी मौजूदा योजना लें और इन प्रश्नों के साथ उसका परीक्षण करें:
1. क्या मैं पूरी योजना को दोबारा पढ़े बिना अगली कार्रवाई का नाम बता सकता हूँ? यदि नहीं, तो पहले चरण को एक देखने योग्य कार्रवाई के रूप में फिर से लिखें। “बैठक की तैयारी करें” व्यापक है; “एजेंडा खोलें और उन दो प्रश्नों को चिह्नित करें जिनका मुझे उत्तर चाहिए” कार्रवाई योग्य है।
2. क्या यह विवरण बदलता है कि मैं क्या करूँगा? उन चरणों, तिथियों और अनुस्मारकों को रखें जो किसी वास्तविक निर्णय का समाधान करते हैं। दोहराए गए विवरणों, सजावटी ट्रैकिंग और ऐसी घटनाओं की आकस्मिक योजनाओं को हटा दें जिनकी आप उम्मीद नहीं करते हैं और जिनके लिए उपयोगी रूप से तैयारी नहीं कर सकते हैं।
3. योजना के काम करने के लिए कितनी चीजें सही होनी चाहिए? “कार्य A पूरा करें, उत्तर प्राप्त करें, फिर किसी विशेष समय पर कार्य B शुरू करें” जैसी श्रृंखलाओं को देखें। यदि कोई निर्भरता आपके नियंत्रण से बाहर है, तो बताएं कि आप प्रतीक्षा करते समय क्या करेंगे या आप दोबारा कब जांच करेंगे।
4. सबसे छोटा उपयोगी चेकपॉइंट क्या है? वास्तव में जो हुआ उसके साथ योजना की तुलना करने के लिए एक क्षण चुनें। यदि प्रगति देखना कठिन है, तो एक छोटा संकेत रिकॉर्ड करें: एक ड्राफ्ट सहेजा गया, एक कॉल की गई, या एक खंड पूरा हुआ। एक चेकपॉइंट को आपको यह तय करने में मदद करनी चाहिए कि आगे क्या करना है, न कि यह अपने आप में एक अलग प्रोजेक्ट बन जाए।
5. यदि पहला प्रयास बाधित हो जाए तो क्या होना चाहिए? एक व्यावहारिक फॉलबैक जोड़ें, जैसे कि एक छोटा कार्य सत्र या फिर से शुरू करने का एक नया समय। यदि रुकावटें अप्रत्याशित हैं, तो एक कठोर मिनट-दर-मिनट कार्यक्रम बनाने के बजाय एक लचीली समयावधि (विंडो) का उपयोग करें। स्टैनफोर्ड का कैलेंडर मार्गदर्शन भी दीर्घावधि शेड्यूल को एक लचीले ब्लूप्रिंट के रूप में मानता है और पाठकों से तिथियां बदलने पर इसे संशोधित करने के लिए कहता है।
उदाहरण: एक छोटे घरेलू प्रोजेक्ट की योजना बनाना
मान लीजिए कि आप कागजों की एक शेल्फ को छांटना चाहते हैं। एक अत्यधिक विशिष्ट योजना प्रत्येक पेपर श्रेणी को एक समय स्लॉट सौंप सकती है, एक स्प्रेडशीट की आवश्यकता हो सकती है, और प्रत्येक चरण के लिए एक सटीक अवधि निर्धारित कर सकती है। यदि आपके पास सहेजने के लिए रिकॉर्ड हैं या कई लोग मिलकर छांट रहे हैं तो यह मदद कर सकता है। एक शेल्फ के लिए, यह छंटाई शुरू होने से पहले ही निर्णय बढ़ा सकता है।
एक संक्षिप्त संस्करण कह सकता है: “दोपहर के भोजन के बाद, एक शेल्फ को टेबल पर खाली करें, रखने योग्य/रीसायकल करने योग्य/अनिश्चित के ढेर बनाएं, और 25 मिनट के बाद रुक जाएं। अनिश्चित कागजों को एक फ़ोल्डर में रखें और उस फ़ोल्डर की समीक्षा के लिए एक समय चुनें।” 25 मिनट की सीमा एक उदाहरणात्मक विकल्प है, कोई शोध-समर्थित आदर्श नहीं। उपयोगी विशेषताएं एक स्पष्ट शुरुआत, एक सरल छंटाई निर्णय और अनिश्चितता को संभालने का एक सीमित तरीका हैं।
यदि पहले सत्र से पता चलता है कि कागजों को तारीख के अनुसार रखने या किसी अन्य के साथ साझा करने की आवश्यकता है, तो प्रासंगिक विवरण तब जोड़ें। यह शुरुआती योजना को शुरू करने में आसान बनाए रखता है, साथ ही कार्य द्वारा आवश्यकता प्रदर्शित होने पर जटिलता को बढ़ने देता है।
अधिक विवरण कब बनाए रखने योग्य होता है
एक अधिक संपूर्ण योजना तब रखें जब चरणों को क्रम में होना चाहिए, गलतियां महंगी हों, कई लोग एक-दूसरे पर निर्भर हों, या कार्य में ऐसी आवश्यकताएं हों जिन्हें आप सुरक्षित रूप से बिना तैयारी के नहीं कर सकते। उन मामलों में, विवरण छूटे हुए हैंडऑफ और भूली हुई जांचों को रोक सकता है। निर्भरताओं और निर्णय बिंदुओं को स्पष्ट करें, और पहचानें कि समय बदलने पर कौन से हिस्से बदल सकते हैं। Atlassian की प्रोजेक्ट-डिपेंडेंसी गाइड बताती है कि किसी समन्वित प्रोजेक्ट में निर्भर कार्य का अनुक्रमण क्यों महत्वपूर्ण है; किसी व्यक्तिगत, कम जोखिम वाले कार्य के लिए, आपको अगले हैंडऑफ के बारे में केवल एक संक्षिप्त नोट की आवश्यकता हो सकती है।
ऐसे कार्य के लिए जो परिचित है और जिसे समायोजित करना आसान है, अगली कार्रवाई और एक चेकपॉइंट के साथ शुरुआत करें। विवरण केवल तभी जोड़ें जब आपको वास्तविक अनिश्चितता, बार-बार देरी या समन्वय की आवश्यकता का सामना करना पड़े। यह एक व्यावहारिक निर्णय नियम है, न कि कोई सार्वभौमिक निष्कर्ष कि छोटी योजनाएं लंबी योजनाओं से बेहतर प्रदर्शन करती हैं।
योजना को ऐसी चीज़ में बदलें जिसका आप आज उपयोग कर सकें
पूरी योजना को एक तरफ रख दें और अगली भौतिक कार्रवाई लिखें। यदि कोई संकेत मदद करता है, तो जोड़ें कि आप इसे कब आजमाएंगे। फिर एक संभावित बाधा और एक उचित फॉलबैक का नाम बताएं। अंत में, एक ऐसा चेकपॉइंट चुनें जो आपको बताएगा कि क्या जारी रखना है, अगले कदम को संशोधित करना है, या रुकना है।
यदि कार्य रुक जाता है, तो यह मानने के बजाय कि आपको अधिक अनुशासन की आवश्यकता है, योजना का निरीक्षण करें: क्या अगली कार्रवाई अस्पष्ट है? क्या कोई निर्भरता इसे रोक रही है? क्या चेकपॉइंट बहुत अधिक मांग वाला है? केवल वही विवरण जोड़ें जो आपको मिली समस्या का समाधान करता है। एक उपयोगी योजना अगले कदम का मार्गदर्शन करने के लिए पर्याप्त रूप से विशिष्ट और सामान्य परिवर्तनों से निपटने के लिए पर्याप्त रूप से लचीली होती है।