किसी कार्यक्रम के निमंत्रण को विनम्रतापूर्वक अस्वीकार करने के लिए ईमेल कैसे लिखें: विषय, अभिवादन और समापन
एक विनम्र अस्वीकृति ईमेल 'ना' शब्द के इर्द-गिर्द लिपटा हुआ एक लंबा माफ़ीनामा नहीं होता। यह एक छोटा सा दस्तावेज़ है जिसके भाग आयोजक को एक सटीक निर्णय को प्रोसेस करने में मदद करते हैं। विषय में कार्यक्रम की पहचान होनी चाहिए; अभिवादन सही व्यक्ति तक पहुँचना चाहिए; पहले पैराग्राफ़ में वास्तविक निमंत्रण को स्वीकार किया जाना चाहिए; अगले वाक्य में यह स्पष्ट होना चाहिए कि आप उपस्थित नहीं होंगे। कारण बताना वैकल्पिक है और यह इस बात तक सीमित रहना चाहिए कि आप क्या साझा करने के इच्छुक हैं। समापन में कार्यक्रम के लिए शुभकामनाएँ दी जा सकती हैं या यह निर्धारित किया जा सकता है कि भविष्य के निमंत्रणों का स्वागत है या नहीं, लेकिन इसमें ऐसी उपस्थिति का वादा नहीं किया जाना चाहिए जिसका आप पहले से अनुमान नहीं लगा सकते। परिणाम केवल छह या सात वाक्यों का हो सकता है, फिर भी प्रत्येक वाक्य का एक अलग काम होता है।
विषय को मूल कार्यक्रम से जोड़े रखें
यदि आप निमंत्रण ईमेल का उत्तर दे रहे हैं, तो \"Re:\" और मूल कार्यक्रम का नाम बनाए रखने से आमतौर पर ईमेल थ्रेड सुरक्षित रहता है। एक नए संदेश के लिए, एक तटस्थ, आसानी से खोजा जा सकने वाला विषय चुनें जैसे कि \"18 अगस्त के कम्युनिटी डिनर निमंत्रण का उत्तर\" या \"उपस्थिति अपडेट: डिज़ाइन फ़ोरम, 4 सितंबर।\" खाली विषय, \"क्विक नोट,\" या \"बेहद माफ़ी चाहता हूँ!\" जैसी भावनात्मक शीर्षक पंक्ति का उपयोग न करें। आयोजक को संदेश खोले बिना ही अपने इनबॉक्स खोज में कार्यक्रम और तारीख की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए। अपना निर्णय मुख्य भाग (बॉडी) में लिखें, जहाँ इसके दायरे और संदर्भ को सही ढंग से समझा जा सके।
उस व्यक्ति को संबोधित करें जो आपके उत्तर पर कार्रवाई कर सकता है
निमंत्रण में दिए गए संपर्क नाम का उपयोग करें: संबंध और प्रेषक की अपनी शैली के आधार पर \"आदरणीय सुश्री अल्वारेज़,\" \"नमस्ते प्रिया,\" या \"प्रिय इवेंट्स टीम\" लिखें। वर्तनी (स्पेलिंग), पदनाम और यह जाँचें कि आप किसी व्यक्ति को लिख रहे हैं या किसी साझा कार्यालय को। यदि कई लोगों को सीसी किया गया था, तो स्वचालित रूप से 'रिप्लाई ऑल' न करें; केवल उन्हीं लोगों को शामिल करें जिन्हें उपस्थिति के अपडेट की आवश्यकता है। एक सही अभिवादन केवल दिखावटी औपचारिकता नहीं है। यह पाठक को बताता है कि आपने किसके अनुरोध को समझा है और इससे इस बात की संभावना कम हो जाती है कि कोई कार्य-संबंधी उत्तर किसी ऐसे व्यक्ति के पास पड़ा रह जाए जो सूची को अपडेट नहीं कर सकता।
पहले निमंत्रण को स्वीकार करें, फिर निर्णय स्पष्ट रूप से बताएं
मुख्य भाग के पहले दो वाक्य अधिकांश काम पूरा कर सकते हैं: \"12 अक्टूबर को लेकसाइड अवार्ड्स में मुझे आमंत्रित करने के लिए धन्यवाद। मैं इस वर्ष उपस्थित नहीं हो पाऊँगा।\" कार्यक्रम और तारीख उत्तर को सत्यापित करने योग्य बनाते हैं; \"उपस्थित नहीं हो पाऊँगा\" उपस्थिति के प्रश्न को समाप्त कर देता है। 'ना' का निर्णय लेने के बाद \"मुझे उम्मीद है कि मैं आ सकूँगा\" लिखने से बचें, और अपने काम के बोझ के बारे में एक पैराग्राफ लिखने के बाद परिणाम को छिपाने से बचें। आप आयोजक को असमंजस में डाले बिना भी अपनी बात गर्मजोशी से कह सकते हैं। यदि निमंत्रण में कोई भूमिका शामिल है, तो उस भूमिका का उल्लेख करें ताकि मेज़बान को पता चल सके कि केवल आपकी सीट प्रभावित हुई है या कार्यक्रम का कोई स्लॉट भी।
संदर्भ केवल तभी जोड़ें जब वह उपयोगी हो
कारण तब मददगार हो सकता है जब वह किसी व्यावहारिक अगले कदम की व्याख्या करता हो: पहले से तय कार्यक्रम का टकराव, किसी तैयारी की आवश्यकता को पूरा करने में असमर्थता, या ऐसी कोई नीति जो उपस्थिति को प्रभावित करती हो। इसके लिए किसी सहायक साक्ष्य, पूरी यात्रा योजना, या किसी अन्य व्यक्ति की निजी जानकारी की आवश्यकता नहीं होती है। यदि आप कारण बताना चुनते हैं, तो \"उस शाम मेरी पहले से ही एक प्रतिबद्धता है\" कहना पर्याप्त है। जब किसी कारण की आवश्यकता न हो, तो सीधे अस्वीकृति से समापन की ओर बढ़ें। किसी गढ़ी हुई आपात स्थिति की तुलना में सच्ची संक्षिप्तता बेहतर होती है, और ईमेल लंबा होने से कोई व्यक्तिगत सीमा अधिक वैध नहीं हो जाती।
ऐसा समापन चुनें जो भविष्य के आपके वास्तविक इरादे से मेल खाता हो
जब आप केवल एक विनम्र अंत चाहते हों, तो \"मुझे आशा है कि कार्यक्रम सफल रहेगा\" का उपयोग करें। \"कृपया मुझे अगले वर्ष के कार्यक्रम की सूची में बनाए रखें\" का उपयोग केवल तभी करें जब यह वास्तव में उपयोगी हो। यदि आप ऐसे समान निमंत्रण नहीं चाहते हैं, तो आदतवश \"शायद अगली बार\" न लिखें; प्रेषक को धन्यवाद दें और किसी अन्य बातचीत की गुंजाइश छोड़े बिना ईमेल समाप्त करें। किसी वैकल्पिक बैठक, संसाधन, या अन्य प्रतिभागी का सुझाव देना वैकल्पिक है और ऐसा केवल तभी किया जाना चाहिए जब यह व्यावहारिक हो और इसका स्वागत किया जाए। समापन भविष्य के दायरे को नियंत्रित करता है, इसलिए यह अस्वीकृति जितनी ही सटीकता का हकदार है।
हस्ताक्षर करें, प्रूफरीड करें, और अलग से किसी भी RSVP कार्रवाई को पूरा करें
संवाद के अनुकूल उचित शिष्टाचार के साथ समाप्त करें—\"सादर,\" \"सस्नेह,\" या एक साधारण \"धन्यवाद\"—इसके बाद अपना नाम लिखें और पेशेवर मेल के लिए, आपकी पहचान के लिए आवश्यक पद या संगठन का नाम लिखें। प्राप्तकर्ता, कार्यक्रम, तारीख, नाम, अटैचमेंट और वास्तविक निर्णय की दोबारा जाँच करें। फिर यदि निमंत्रण में आवश्यकता हो तो लिंक किए गए फ़ॉर्म या कैलेंडर बटन का उपयोग करें; हो सकता है कि एक सुरुचिपूर्ण ईमेल आयोजक के सिस्टम को अपडेट न करे। भेजे गए संदेश को सहेज कर रखें जब टिकट, शुल्क, अतिथि सूची, या पहले स्वीकार की गई किसी भूमिका के कारण बाद में फॉलो-अप की आवश्यकता हो सकती है। कार्य पूर्ण होने का अर्थ है कि व्यक्ति और सिस्टम के रिकॉर्ड दोनों के पास एक ही उत्तर है।
सामान्य प्रश्न
क्या विषय पंक्ति में यह बताना चाहिए कि मैं अस्वीकार कर रहा हूँ?
यह बता सकता है, लेकिन कार्यक्रम और तारीख वाला एक तटस्थ विषय अक्सर पढ़ने में आसान और कम रूखा होता है। मुख्य भाग (बॉडी) में अस्वीकृति को स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए।
क्या मुझे कोई कारण बताना होगा?
नहीं। केवल एक सच्चा, सीमित कारण तभी जोड़ें जब यह प्राप्तकर्ता को किसी व्यावहारिक बाधा या अगले कदम को समझने में मदद करता हो।
क्या 'शायद अगली बार' एक अच्छा समापन है?
केवल तभी जब आप वास्तव में कोई अन्य निमंत्रण चाहते हों। अन्यथा, कार्यक्रम के लिए शुभकामनाएँ दें और कोई उम्मीद पैदा किए बिना ईमेल समाप्त करें।