Cara berkolaborasi dalam proyek lintas departemen: mengurangi hambatan informasi dan lempar tanggung jawab
Kolaborasi lintas departemen menjadi nyata pada titik di mana hasil kerja satu tim menjadi masukan bagi tim lain. Sebelum menambah rapat, sepakati apa yang akan berpindah tangan, siapa yang akan menyiapkannya, siapa yang akan memeriksanya, dan apa yang membuatnya siap digunakan. Pernyataan suatu departemen bahwa tugasnya telah selesai tidak serta-merta memastikan bahwa departemen berikutnya dapat memulai.\n\nMulailah dengan satu serah terima penting dalam proyek. Anda tidak perlu merombak metode kerja setiap departemen. Anda hanya memerlukan rincian bersama yang cukup agar kedua belah pihak dapat mengenali hasil serah terima yang sama dan mengidentifikasi tanggung jawab apa pun yang belum diterima oleh pihak mana pun.
Mulai dari belakang: dari sudut pandang tim penerima
Bayangkan sebuah proyek fiktif untuk memproduksi panduan pengunjung cetak. Tim editorial menyiapkan teks, desainer membuat tata letak halaman, dan rekan operasional mengatur percetakan. “Kirim konten pada hari Selasa” belumlah menjadi serah terima yang bisa dijalankan. Desainer mungkin membutuhkan teks yang sudah disetujui, takarir gambar, dan urutan halaman yang jelas, sementara para penulis mungkin berpikir bahwa draf dengan komentar yang belum terselesaikan sudah cukup.
Tanyakan kepada penerima apa yang wajib mereka miliki sebelum memulai tugas berikutnya. Kemudian, tanyakan kepada pengirim apakah masukan tersebut benar-benar dapat dihasilkan dalam waktu yang disepakati. Tuliskan jawabannya di samping tugas yang ada, termasuk lokasi berkas dan versi yang akan digunakan. Ini adalah kesepakatan dua arah, bukan daftar tuntutan yang dipaksakan oleh tim penerima.
Perjelas ketergantungan antar-tugas
Untuk panduan tersebut, catat bahwa tata letak halaman bergantung pada teks yang telah disetujui dan bahwa percetakan bergantung pada berkas cetak yang telah diperiksa. Tentukan narahubung di setiap bagian. Catat dampaknya jika ada masukan yang berubah: paragraf yang terlambat masuk mungkin memerlukan pemeriksaan tata letak ulang, bukan sekadar kiriman email lanjutan. Hindari memetakan setiap hubungan di dalam organisasi; fokuslah pada ketergantungan yang memengaruhi hasil kerja ini.
Panduan Pemetaan Ketergantungan (Dependency Mapping) dari Atlassian meminta tim untuk mengidentifikasi dampak ke hulu dan ke hilir, penanggung jawab, risiko, serta pengaturan tinjauan. Ini membantu memperjelas hubungan tersebut, daripada berasumsi bahwa tenggat waktu di satu departemen secara otomatis mencakup pekerjaan departemen lain. Diskusikan peta ini dengan tim-tim yang terdampak, karena seorang koordinator mungkin tidak mengetahui semua masukan yang mereka andalkan.
Selesaikan pembagian kerja di antara peran yang ditentukan
Buku panduan ini mungkin mengungkap tugas yang tidak memiliki penanggung jawab jelas: siapa yang memeriksa apakah setiap takarir cocok dengan gambar akhir? Menulis “editorial dan desain” di sampingnya dapat menyembunyikan celah yang sama. Tanyakan siapa yang akan melakukan pemeriksaan, siapa yang menyediakan informasi yang hilang, dan siapa yang memastikan hasilnya dapat digunakan. Nama-nama yang dicantumkan harus mencerminkan tanggung jawab yang diterima dan kapasitas nyata orang tersebut.
Latihan Peran dan Tanggung Jawab (Roles and Responsibilities) dari Atlassian merekomendasikan untuk menentukan penanggung jawab utama ketika tugas saling tumpang tindih. Tugas-tugas yang belum diklaim memerlukan seseorang untuk mencarikan penanggung jawabnya beserta tanggal tindak lanjut. Itu tidak berarti menciptakan peran baru yang permanen setiap kali muncul tugas kecil. Pertama-tama, lihat apakah tanggung jawab yang ada dapat mencakup tugas tersebut secara wajar; jika tidak ada yang bisa mengambilnya, pertegas pertanyaan terkait kapasitas atau wewenang yang belum terselesaikan tersebut.
Sepakati arti dari menerima hasil kerja
Pilihlah sejumlah kecil kondisi penerimaan yang dapat diamati. Untuk serah terima desain, kondisi ini bisa berupa berkas teks lengkap, takarir yang sudah dikonfirmasi, dan pertanyaan yang belum terselesaikan ditandai secara terpisah. Dengan begitu, penerima dapat menyatakan apa yang sudah ada dan apa yang masih kurang. Membuka folder bersama atau membalas “terima kasih” tidak boleh diam-diam dianggap sebagai penerimaan hasil kerja yang belum lengkap.
Panduan Scrum menggunakan Definisi Selesai (Definition of Done) untuk membangun pemahaman bersama tentang pekerjaan yang telah rampung di dalam Scrum. Proyek lintas departemen biasa tidak perlu mengadopsi keseluruhan kerangka kerja tersebut. Prinsip yang berguna di sini adalah membuat penyelesaian pekerjaan dapat dipahami oleh semua orang yang mengandalkannya. Jangan menyebut draf sebagai hasil akhir hanya karena pengirim sudah kehabisan waktu, dan jangan menambahkan syarat penerimaan baru setelah serah terima tanpa mengakui adanya perubahan tersebut.
Tangani perubahan masukan tanpa melimpahkan seluruh masalah
Jika teks yang telah disetujui berubah setelah tata letak dibuat, catat halaman mana saja yang terpengaruh dan apa yang perlu diperiksa kembali. Penulis tetap bertanggung jawab atas teks yang diperbaiki; desainer mengonfirmasi pekerjaan tata letak yang diperlukan; koordinator memeriksa apakah pengaturan percetakan ikut terpengaruh. Ini adalah komitmen yang terpisah. Satu orang yang memberi tahu semua pihak tidak secara otomatis mengambil alih ketiga pekerjaan tersebut.
Setelah serah terima pertama, bandingkan kesepakatan dengan apa yang sebenarnya terjadi. Apakah penerima mendapatkan materi yang dapat digunakan? Apakah ada pekerjaan yang terabaikan di antara peran-peran yang ada? Apakah suatu perbaikan memicu ketergantungan yang tidak teridentifikasi sebelumnya? Sesuaikan kesepakatan khusus tersebut sebelum memperluas prosesnya. Pertahankan alat kerja yang sudah ada di setiap departemen selama masih efektif, dan buat hubungan antar-alat tersebut cukup jelas sehingga proyek dapat terus berjalan maju.