Cara Memastikan Perkara Penting Berlaku Sebelum Tugasan Mudah Mengambil Alih

Tugasan mudah menawarkan garis penamat yang jelas: balas, kemas, semak, pangkah. Tugasan penting mungkin kurang jelas, mengambil masa lebih lama atau terasa tidak selesa untuk dimulakan. Perangkapnya ialah menjadikan kemudahan sebagai asas untuk menyusun tugasan. Apabila anda mula-mula bertanya, “Apa yang paling cepat boleh saya selesaikan?”, tugasan yang penting mungkin tidak berpeluang untuk dimulakan. Tukar soalan itu kepada “Apakah yang akan membuatkan saya rasa hari ini dimanfaatkan dengan bermakna?” Pastikan jawapannya konkrit: luangkan dua puluh minit untuk melakar, rancang hidangan bersama atau hantar jemputan yang tulus. Niat yang umum seperti “jadi lebih kreatif” sukar dijadualkan; tindakan yang khusus boleh dimulakan.

Gunakan penapis tiga soalan ini untuk menentukan perkara yang wajar diberi ruang pada awal hari anda:

1. Adakah perkara ini berkait dengan sesuatu yang saya hargai atau ingin alami? Contohnya mungkin menghasilkan sesuatu, menikmati masa di luar atau mengeratkan hubungan yang bermakna dengan seseorang.

2. Adakah penangguhannya akan menjadikannya lebih sukar untuk dilakukan atau dinikmati? Petang lapang bersama rakan, cahaya siang untuk berjalan kaki atau masa tenang untuk kerja kreatif mungkin hanya tersedia dalam tempoh tertentu. Jika tiada kesan sebenar jika menunggu, tugasan itu mungkin tidak perlu didahulukan hari ini.

3. Bolehkah saya menyatakan tindakan pertama yang cukup kecil untuk dimulakan? “Buat kerja pada projek saya” terlalu umum. “Buka dokumen dan tulis tiga tajuk kasar” boleh dimulakan.

Penapis ini membezakan kepentingan daripada kesegeraan. Panduan pengurusan masa Universiti McGill menerangkan bahawa kerja penting yang tidak mendesak termasuk perancangan jangka panjang dan menyarankan supaya kita memperuntukkan masa untuknya di samping kerja yang didorong oleh tarikh akhir. Matriksnya direka untuk senarai tugasan pelajar, jadi anggaplah ia sebagai alat bantu menyusun yang berguna, bukannya peraturan universal. Lihat panduan keutamaan dan pengurusan masa McGill.

Jika beberapa tugasan memenuhi syarat, pilih satu untuk blok masa pertama yang dilindungi. Pilih tugasan yang sesuai dengan keadaan sebenar hari ini: masa yang ada, tenaga, jadual orang lain dan sebarang tarikh akhir yang benar-benar perlu dipatuhi. Anda sedang membuat pilihan yang praktikal untuk hari ini, bukannya menyusun nilai semua perkara yang anda pedulikan.

Tulis tindakan pertama yang menghasilkan sesuatu yang boleh dilihat dalam masa yang singkat. Untuk projek kreatif, mungkin mengumpulkan bahan dan membuat draf awal. Untuk hubungan yang bermakna, mungkin menghantar satu mesej peribadi atau menetapkan masa untuk berjumpa. Untuk aktiviti harian yang menyeronokkan, mungkin menyarung kasut berjalan dan memilih laluan. Jangan jadikan “siapkan semuanya” sebagai tindakan pertama melainkan tugasan itu benar-benar cukup kecil untuk diselesaikan.

Pilih masa mula dan tempoh yang munasabah, kemudian peruntukkan masa itu. Sediakan beberapa minit untuk membuat persiapan dan sedikit kelonggaran selepasnya jika aktiviti itu melibatkan perjalanan atau orang lain. Ini pilihan perancangan, bukannya jaminan bahawa masa itu tidak akan terganggu. Jika jadual hari anda sudah padat, peruntukkan blok yang lebih pendek dan bukannya berpura-pura anda mempunyai masa untuk blok yang panjang.

Latihan Daily North Star Atlassian juga meminta pembaca memilih satu keutamaan harian dan memperuntukkan masa untuknya dalam kalendar. Ini kaedah praktikal untuk perancangan pasukan, bukannya jaminan bahawa blok masa yang dipilih akan berjaya atau keutamaan yang sama sesuai untuk setiap hari.

Tentukan perkara yang akan anda lakukan apabila tiba isyarat untuk bermula: “Selepas saya selesai bersarapan pada pukul 8:30, saya akan duduk di meja dan meluangkan 20 minit untuk merangka jemputan itu.” Rancangan seperti ini menghubungkan situasi dengan tindakan. Meta-analisis oleh Peter Gollwitzer dan Paschal Sheeran mengkaji niat pelaksanaan—rancangan berbentuk “jika situasi X berlaku, maka saya akan melakukan Y”—dan pencapaian matlamat. Kajian itu memberikan bukti tentang pendekatan perancangan ini merentas matlamat yang dikaji, tetapi tidak menjanjikan bahawa setiap rancangan akan berjaya dalam semua keadaan. Lihat makalah asal yang dihoskan oleh Universiti Konstanz.

Sebelum blok masa itu, catat tugasan mudah yang mengganggu tumpuan anda. Hanya uruskan tugasan yang benar-benar perlu diselesaikan segera atau penting untuk membolehkan tugasan utama dilakukan. Tetapkan batas untuk yang lain: semak kemudian, sediakan masa ringkas untuk urusan pentadbiran atau tetapkan dengan jelas bahawa ia “bukan untuk hari ini”. Jika gangguan yang benar-benar perlu ditangani muncul, berhenti seketika dan pilih masa mula yang baharu, bukannya membiarkan tugasan itu terus hilang daripada rancangan.

Katakan anda ingin membuat buku foto untuk seorang rakan, tetapi pagi anda sering berlalu begitu sahaja dengan membalas mesej dan mengurus hal rumah yang kecil-kecil. Hasil pentingnya ialah hadiah peribadi dan peluang untuk mengenang memori bersama. Tindakan pertama boleh jadi memilih sepuluh foto—bukannya “siapkan buku itu”. Jadualkan masa 25 minit untuk memilih foto selepas sarapan, dengan isyarat jika-maka: “Selepas saya meletakkan cawan di dalam sinki, saya akan membuka album dan memilih sepuluh foto.” Sediakan nota di sebelah anda untuk urusan lain yang tidak berkaitan, kemudian semak semula nota itu selepas blok masa tersebut.

Angka di sini sekadar contoh, bukannya dapatan kajian. Jika sepuluh foto terlalu banyak untuk masa yang ada, pilih tiga. Jika album itu tidak dapat diakses, tindakan pertama mungkin mencari fail-failnya. Tujuannya adalah untuk memadankan langkah pertama dengan halangan sebenar supaya anda perlu membuat lebih sedikit keputusan untuk bermula.

Anggap corak itu sebagai maklumat dan sesuaikan rancangan tanpa menjadikannya penilaian terhadap diri sendiri. Tanya bahagian mana yang tidak menjadi: Adakah tugasan itu terlalu umum? Adakah masa yang dipilih bertembung dengan komitmen sebenar? Adakah bahan atau orang yang diperlukan masih tidak tersedia? Adakah langkah itu terlalu besar, atau adakah tugasan lain benar-benar perlu disiapkan segera? Ubah satu perkara pada satu-satu masa—kecilkan tindakan pertama, sediakan keperluan pada malam sebelumnya atau alihkan blok masa ke waktu yang lebih munasabah.

Jika langkah pertama itu berulang kali terasa tidak menyenangkan, jadikan aktiviti itu lebih menarik jika boleh. Bekerjalah di tempat yang anda suka, gabungkan aktiviti berjalan kaki dengan laluan yang indah atau jadikan suasana untuk kerja kreatif lebih menyenangkan supaya anda mahu kembali kepadanya. Jika matlamat itu bergantung pada orang lain, hantar jemputan yang jelas dengan beberapa pilihan masa dan bukannya menunggu peluang yang sempurna. Pilihan ini tidak dapat menentukan hasilnya, tetapi boleh memudahkan anda memulakan tindakan tersebut.

Pada penghujung hari, renungkan satu soalan: “Adakah saya meluangkan masa untuk perkara yang saya katakan penting?” Jika ya, perhatikan perkara yang membantu. Jika tidak, gunakan sebabnya untuk membentuk rancangan esok. Biarkan tugasan mudah kekal di tempatnya sebagai bahagian hari yang berguna, sambil memperuntukkan ruang pada awal hari yang munasabah untuk aktiviti yang paling ingin anda lakukan.