Tugas vs. Tindakan Seterusnya dalam Bullet Journal
Tugas menamakan sesuatu yang anda berniat untuk lakukan; tindakan seterusnya menamakan langkah pertama yang jelas untuk memajukan projek yang lebih besar. Dalam bullet journal, catatkan langkah itu sebagai tugas dalam Log Harian apabila anda merancang untuk melakukannya pada hari tersebut. Contohnya, tukar “rancang percutian hujung minggu” kepada “senaraikan tiga pekan berdekatan untuk dibandingkan.” Projek itu boleh kekal sebagai peringatan yang lebih umum di tempat lain; catatan harian sepatutnya memberitahu anda perkara yang perlu dilakukan apabila anda mula mengerjakannya.
Apakah perbezaan antara tugas dengan tindakan seterusnya?
Tugas ialah item yang boleh dilaksanakan menurut istilah bullet journal sendiri. Soalan Lazim Bullet Journal rasmi menerangkan bahawa tugas diwakili oleh tanda titik, manakala Log Harian ialah tempat harian untuk mencatat tugas, acara dan nota. Soalan Lazim itu juga menerangkan migrasi: tugas yang belum selesai boleh dipindahkan ke Log Bulanan atau Koleksi, atau dijadualkan dalam Log Masa Depan. Konvensyen ini memberitahu anda cara mencatat dan menjejak sesuatu item; konvensyen ini tidak menetapkan bahawa setiap tugas mesti menjadi langkah pertama dalam sesuatu projek. Halaman Log Harian rasmi mengesahkan bahawa tarikh menjadi tajuk halaman yang mengandungi tugas, acara dan nota; ungkapan tindakan seterusnya di sini ialah penyesuaian editorial kepada format tersebut.
“Tindakan seterusnya” ialah perbezaan perancangan yang berguna. Dalam tinjauan kaedah Getting Things Done, David Allen Company menyatakan bahawa apabila sesuatu item boleh dilaksanakan, anda menentukan tindakan seterusnya dan, jika lebih daripada satu tindakan diperlukan, projeknya. Apabila digabungkan, idea ini memberikan panduan praktikal: projek ialah hasil yang memerlukan beberapa tindakan, manakala tindakan seterusnya ialah satu langkah konkrit yang benar-benar boleh anda lakukan. Tindakan seterusnya tetap merupakan tugas apabila anda menulisnya dalam jurnal; istilah itu menekankan kedudukannya dalam urutan tindakan.
Contohnya, “sediakan buku foto keluarga” menerangkan suatu hasil, bukannya kerja untuk satu sesi sahaja. “Cari folder yang mengandungi foto musim panas lalu” ialah tindakan seterusnya jika itulah perkara pertama yang perlu dilakukan. Selepas melakukannya, tindakan berguna seterusnya mungkin “pilih 20 foto untuk buku itu.” Label projek boleh membantu anda mengingati hasil yang lebih besar, tetapi tidak memberitahu anda langkah yang perlu diambil sekarang.
Bagaimanakah anda boleh menulis semula projek yang kabur sebagai langkah seterusnya yang boleh dilihat?
Gunakan urutan penukaran ringkas ini sebagai panduan membuat keputusan editorial. Ini ialah sintesis praktikal, bukannya peraturan bullet journal yang ditetapkan.
Ujian ringkas: bolehkah orang lain mengetahui sama ada tindakan itu sudah selesai berdasarkan ayatnya sahaja? Jika tidak, tambahkan objek konkrit, hasil kerja atau hasil yang boleh diperhatikan. “Kaji tempat acara” boleh ditukar kepada “Buka halaman acara pekan itu dan catat kapasiti bilik serta maklumat untuk dihubungi bagi urusan tempahan.” Ini tidak mendakwa bahawa tempat itu sesuai untuk acara tersebut; sebaliknya, ayat itu mentakrifkan hasil langkah penyelidikan itu.
Namakan hasilnya. Nyatakan rupa “selesai”: “Hantar draf buletin kejiranan.” Jika ayat itu hanya menyebut bidang umum seperti “buletin”, jadikan hasil yang dimaksudkan lebih khusus.
Tanya perkara yang perlu dilakukan dahulu. Kenal pasti prasyarat atau langkah pertama. Jika anda tidak dapat menentukannya, tanya maklumat, objek atau orang yang anda perlukan untuk memulakan.
Tulis kata kerja dan sasaran yang jelas. Pilih tindakan yang boleh dilihat selesai: “Buka buletin bulan lalu dan salin tajuk bahagiannya ke dalam dokumen baharu.” Elakkan label seperti “buletin”, “usahakan draf” atau “jadi lebih teratur”; label itu tidak menunjukkan tindakan yang perlu diambil.
Semak sama ada tindakan itu bergantung pada perkara lain. Jika anda perlu menunggu balasan sebelum meneruskan, tindakan seterusnya mungkin “E-mel editor untuk mengesahkan tarikh akhir penghantaran.” Jika tindakan itu perlu dilakukan pada tarikh akan datang, gunakan kaedah penjadualan dalam jurnal dan bukannya membiarkannya dalam senarai kerja hari ini.
Pastikan skopnya cukup kecil untuk dimulakan. “Tulis seluruh buletin” mungkin menyembunyikan beberapa langkah. “Draf perenggan pembukaan berdasarkan nota mesyuarat” lebih jelas jika itulah bahagian pertama yang mudah diurus. Anda tidak perlu merancang lebih awal setiap langkah yang menyusul; pilih langkah pertama yang benar-benar memajukan hasil tersebut.
Contoh langkah demi langkah: catatkan projek dalam Log Harian
Katakan anda mahu mengadakan perjumpaan kecil kelab buku pada bulan depan. Hasil itu melibatkan lebih daripada satu tindakan, jadi jika anda hanya menulis “perjumpaan kelab buku” dalam log hari ini, langkah segera masih tidak jelas. Contoh di bawah direka untuk menunjukkan perbezaan tersebut; ini bukan laporan tentang acara sebenar.
Peringatan projek: Aturkan perjumpaan kelab buku bulan depan.
Tindakan pertama yang mungkin: “Mesej kumpulan untuk bertanya dua malam yang sesuai untuk mereka.” Menghantar mesej itu ialah hasil yang boleh diperhatikan. Jika anda perlu mencari senarai kenalan dahulu, “Cari rangkaian e-mel kelab buku” mungkin tindakan pertama yang sebenar.
Contoh Log Harian untuk hari Selasa, 12 Mei boleh merangkumi satu tugas: “Mesej kelab buku untuk bertanya dua malam yang sesuai bulan depan,” diikuti nota: “Perlu tunggu balasan sebelum memilih tarikh.”
Tanda titik menandakan item yang boleh dilaksanakan dalam sistem notasi kaedah ini; tanda sengkang menandakan nota. Contoh ini mengikuti penerangan Rapid Logging rasmi dalam Soalan Lazim Bullet Journal, yang mengenal pasti tugas dengan tanda titik dan nota dengan tanda sengkang. Tarikh dan ayatnya sekadar ilustrasi. Jika anda menghantar mesej itu, tandakan tugas sebagai selesai menggunakan tanda selesai yang digunakan dalam jurnal anda. Jika anda tidak melakukannya, tentukan sama ada tugas itu masih penting dan bila ia patut dilakukan. Soalan Lazim itu menerangkan cara memindahkan tugas yang belum selesai ke Log Bulanan atau Koleksi, serta menjadualkan item dalam Log Masa Depan; migrasi ialah langkah semakan yang disengajakan, bukannya sekadar menyalin setiap baris yang belum ditandakan ke halaman seterusnya.
Apabila balasan diterima, “Pilih tarikh berdasarkan balasan” menjadi tindakan seterusnya yang baharu jika itulah langkah paling jelas sekarang. Jika tiada sesiapa yang membalas, tindakan seterusnya mungkin “Hantar mesej susulan untuk meminta balasan sebelum hari Jumaat,” jika itu sesuai dengan rancangan anda. Tindakan seterusnya boleh berubah apabila keadaan berubah; jurnal mencatat langkah yang boleh dilaksanakan pada masa ini, bukannya skrip tetap untuk setiap acara akan datang.
Di manakah projek itu sendiri patut dicatat?
Menurut Soalan Lazim Bullet Journal, Log Harian direka untuk catatan sehari-hari. Hasil yang melibatkan beberapa langkah boleh disimpan sebagai peringatan umum dalam Koleksi atau tempat lain yang akan anda semak; Soalan Lazim yang sama menerangkan bahawa Koleksi ialah kumpulan maklumat dan acara yang ingin anda jejak serta cari kemudian. Pilih tempat yang sesuai dengan cara anda menggunakan buku nota, dan pastikan anda dapat mengaitkan semula tindakan harian itu dengan tujuannya yang lebih besar apabila menyemaknya.
Bagi item yang hanya memerlukan satu langkah, perbezaan ini mungkin tidak penting. “Pulangkan buku perpustakaan” boleh menjadi tugas lengkap dan tindakan seterusnya; anda tidak perlu meletakkan label projek yang berasingan. Perbezaan ini paling berguna apabila satu baris menerangkan hasil yang melibatkan beberapa langkah, titik permulaan yang tidak jelas atau kebergantungan pada maklumat atau orang lain.
Semakan ringkas sebelum menulis catatan tugas
Sebelum memasukkan sesuatu item dalam Log Harian hari ini, tanya:
Jika baris itu masih berbunyi seperti topik—“percutian”, “buletin”, “perjumpaan”—tulis semula sebagai tindakan. Perbezaan kecil ini menjadikan Log Harian lebih berguna ketika anda hendak bertindak, sambil mengekalkan projek yang lebih besar untuk disemak kemudian.
Adakah ini satu tindakan atau hasil yang melibatkan beberapa langkah?
Adakah ayatnya bermula dengan sesuatu yang boleh saya lakukan, dan adakah ayat itu menamakan hasil yang boleh dilihat?
Adakah saya bercadang melakukannya hari ini, atau patutkah ia dijadualkan atau disimpan untuk semakan kemudian?