Vad du ska föra över från en gammal dagbok till en ny anteckningsbok: en praktisk urvalsguide
Om du börjar använda en ny anteckningsbok behöver du inte kopiera en gammal dagbok sida för sida. Välj anteckningar som fortfarande hjälper dig att minnas något, fortsätta en användbar tråd eller uppskatta en detalj som är värd att spara. Låt resten vara kvar i den gamla dagboken. Den här guiden ger dig ett enkelt sätt att avgöra vad du ska föra över, hur mycket du ska kopiera och hur du gör det lätt att hitta originalet.
Bestäm vad den nya anteckningsboken ska användas till
Skriv en mening om den nya anteckningsbokens syfte innan du läser igenom den gamla: den kanske ska användas för aktuella planer, kreativa idéer, fina minnen eller anteckningar om ett visst projekt. Använd syftet som urvalsregel. En anteckning kan vara viktig för dig och ändå höra hemma i den gamla dagboken snarare än i den nya anteckningsboken.
En praktisk fråga att ställa för varje anteckning är: Kommer jag att vilja hitta, använda, fortsätta eller uppskatta det här senare i den nya anteckningsboken? Om svaret är ja kan du överväga att föra över den. Om du främst vill bevara hela dokumentationen bör du behålla originaldagboken som den är. I den nya anteckningsboken kan du i stället samla ett utvalt register eller några utdrag.
Välj anteckningar utifrån fyra skäl
De här kategorierna är ett praktiskt redigeringsstöd, inte arkivregler. De hjälper dig att göra konsekventa val och hålla arbetet hanterbart.
Om en anteckning inte passar in i någon av kategorierna kan du låta den vara kvar tills vidare. Urvalet betyder inte att de andra sidorna saknade betydelse, bara att de inte fyller den här anteckningsbokens syfte i dag.
En tråd du vill fortsätta följa. Kopiera en oavslutad idé, en projektanteckning, en fråga att återkomma till eller en plan som fortfarande gäller. Lägg till en kort notering om nuläget, så att en gammal avsikt inte misstas för något nytt.
En detalj du vill minnas. Välj en specifik scen, ett samtal, en iakttagelse eller en liten händelse som betyder något för dig. En konkret detalj kan vara lättare att känna igen senare än en allmän sammanfattning som ”bra helg”.
En uppgift du räknar med att använda. Det kan vara en boktitel, en variant av ett recept, ett ortnamn, en lista eller någon annan uppgift du vill ha till hands. Ta med tillräckligt med sammanhang för att förstå vad anteckningen syftar på.
Ett stycke du tycker om att läsa igen. Du kanske helt enkelt gillar formuleringen, teckningen eller ögonblicket. Att du uppskattar ett stycke är ett tillräckligt skäl för att spara det i en personlig anteckningsbok. Du behöver inte göra varje urval till en lärdom eller ett verktyg för att få saker gjorda.
En kort urvalsprocess
1. Sätt en gräns innan du börjar
Välj en praktisk avgränsning: ett datumintervall, ett projekt eller en bestämd tid för genomgången. Du kan också avsätta några sidor i den nya anteckningsboken för sådant du för över. En gräns hjälper till att hindra kopieringen från att ta över det som den nya anteckningsboken egentligen ska användas till.
2. Markera möjliga anteckningar utan att kopiera dem ännu
Bläddra igenom den gamla dagboken och markera möjliga anteckningar med flyttbara flikar eller en tillfällig lista över datum och sidnummer. Skriv inte mycket på ömtåliga sidor. USA:s nationalarkivs råd om familjehandlingar rekommenderar en ren och tydlig arbetsyta och att papper hanteras med rena händer. I deras förvaringsråd avråder de från att böja eller vika papper för att få dem att passa. Det är bevaranderåd för originalhandlingar. För en vanlig dagbok är den praktiska anpassningen enkel: se till att boken har stöd och tvinga inte upp sidorna plant.
3. Använd samma urvalsfråga för varje kandidat
Fråga dig följande för varje markerad anteckning: Passar den den nya anteckningsbokens syfte? Räcker det med ett kortare utdrag? Behövs ett datum, ett namn eller en förklaring för att den ska gå att förstå? Om du är osäker kan du låta den vara kvar i den gamla dagboken och skriva en hänvisning till sidan i den nya. Du kan alltid återkomma till den.
4. Kopiera bara det den framtida läsaren behöver
Den framtida läsaren kan vara du själv. Kopiera de användbara raderna och lägg till en kort rubrik, till exempel ”Juni 2023 — trädgårdsplan” eller ”Tågresan — samtal om huset”. Behåll originaldatumet och markera ord du har utelämnat med en ellips eller en notering som ”utdrag”. Om du sammanfattar i stället för att citera ska du ange att det är en sammanfattning. Då framgår det tydligt hur din nya anteckning förhåller sig till originalet.
5. Skriv en källhänvisning
Lägg till en kort hänvisning till den gamla dagbokens volym och sida, om de är lätta att identifiera. Till exempel: ”Källa: blå dagbok, 2022, s. 41”. Om den gamla dagboken saknar sidnummer kan du ange ett datum eller en kort beskrivning som hjälper dig att hitta stycket. Syftet är inte att skapa ett formellt arkiv, utan att göra överföringen spårbar nog för att du ska kunna kontrollera hela sammanhanget senare.
Kopiera, sammanfatta eller hänvisa tillbaka?
Den här tabellen är ett beslutsstöd, inte en bevarandestandard. Kopiering är användbart när du vill ha orden nära till hands. En hänvisning räcker när originalet redan innehåller detaljen och du främst behöver kunna hitta den.
Exakt formulering eller ett stycke du tycker om — Kopiera ett kort utdrag, behåll datumet och ange källsidan.
En plan eller idé som fortfarande gäller — Sammanfatta nästa steg och nuläget. Behåll en källhänvisning om originalets formulering är viktig.
Ett minne du vill återkomma till — Kopiera den specifika detalj som väcker minnet, tillsammans med tillräckligt med datum eller miljö för att du ska känna igen det.
Något du kan behöva hitta men inte behöver kopiera — Skriv en kort beskrivning och ange den gamla dagbokens datum eller sida.
En anteckning du inte kan bestämma dig för än — Låt den vara kvar och markera den för en senare genomgång.
Behåll den gamla dagboken som den fullständiga dokumentationen
Se den nya anteckningsboken som ett utvalt komplement, inte som en ersättning. Förvara den gamla volymen på en säker och torr plats där sidorna inte böjs eller trängs. National Archives ger fler råd om förvaring av familjehandlingar och fotografier, bland annat att hålla material borta från fuktiga utrymmen och att förvara det utan att vika eller böja det. För personliga dagböcker kan du följa den allmänna principen och samtidigt ta hänsyn till just din boks format och skick.
En digital kopia kan också hjälpa dig att läsa en anteckning utan att hantera originalet gång på gång. National Archives påpekar att digitala kopior kan minska hanteringen, men rekommenderar att original behålls eftersom digitala filer kan gå förlorade och har egna bevaranderisker. I deras råd om digitalisering rekommenderar de också att grundläggande identifierande information läggs till och att säkerhetskopior hålls uppdaterade. Om du skannar eller fotograferar dagboken för eget bruk kan du ge filen ett datum eller ett beskrivande namn och spara den på en plats där du hittar den. En digital kopia gör originalet mer tillgängligt och är ingen anledning att kasta dagboken.
Vanliga urvalsfrågor
”Den här anteckningen är viktig, men passar inte i den nya anteckningsboken.”
Låt den vara kvar i den gamla dagboken och lägg till en hänvisning om du vill hitta den igen. Anteckningsbokens syfte är ett urvalskriterium, inte en dom över vilka delar av ditt förflutna som betyder något.
”Anteckningen är lång, och jag vill bara ha med en del.”
Kopiera det relevanta stycket, ange datumet och markera det som ett utdrag. Om betydelsen beror på händelserna runtomkring kan du lägga till en mening med sammanhang eller hänvisa tillbaka till originalets sida.
”Jag kanske vill ha det här någon gång.”
Gör en tillfällig lista med datum eller sidnummer i stället för att kopiera varje anteckning du är osäker på. Gå igenom listan senare, när syftet med den nya anteckningsboken har blivit tydligare. Om en anteckning fortfarande inte uppfyller ditt urvalskriterium kan du låta den vara kvar i originaldagboken.
”Dagboken innehåller privata uppgifter om andra personer.”
Fundera på om den nya anteckningsboken behöver de uppgifterna. Om inte, utelämna dem. Om hänvisningen är användbar kan du beskriva personen mindre identifierande och ändå behålla sammanhanget du behöver. Det här är ett praktiskt integritetsval, inte ett krav på att skriva om originaldokumentationen.
En sista kontroll innan du lägger undan den gamla dagboken
Gå igenom de överförda anteckningarna och kontrollera att var och en har ett tydligt datum eller sammanhang, att utdrag är markerade som utdrag och att du kan spåra det viktiga tillbaka till källan. Lägg sedan tillbaka den gamla dagboken i förvaringen. Den nya anteckningsboken ska innehålla ett medvetet urval som du är glad att ha nära till hands. Den gamla är fortfarande platsen där du hittar den fullständigare berättelsen.