Mazeretinizi Belirtin, Güne Saygı Gösterin ve Gerçekleştirilebilir Tek Bir Jest Sunun
Bir cenazeye veya başka bir önemli törene katılamadığınızda, erkenden ve doğrudan yanıt verin. Merasimin adını verin, orada bulunamayacağınızı söyleyin, bu anın neden önemli olduğunu kabul edin ve alıcının sizi rahatlatması gerektiği yönündeki her türlü beklentiyi ortadan kaldırın. Ardından tamamlayabileceğiniz tek bir jest seçin; örneğin kısa bir yazılı anı, bir kart, teyit edilmiş bir canlı yayın talebi, ailenin belirttiği kanal üzerinden bir katkı veya memnuniyetle karşılanacaksa daha sonra yapılacak bir ziyaret. Gelenekler büyük farklılıklar gösterir, bu nedenle ailenin duyurusu ve asıl organizatör belirleyici olmaya devam eder. Özür, mazeretinizin ayrıntılı bir açıklamasına veya ailenin devamsızlığınıza çözüm bulması talebine dönüşmemelidir.
Töreni, iletişim kişisini ve son tarihi teyit edin
Törenin tam adını, tarihini, yerini, davet durumunu, birinci derece aile iletişim kişisini ve organizatörü veya dini görevliyi not edin. Duyuruda törenin basına kapalı/özel olup olmadığını, LCV (katılım teyidi) istenip istenmediğini ve canlı yayın, anma sayfası, çiçek, bağış, anma konuşmaları veya daha sonra bir araya gelme gibi imkanların sunulup sunulmadığını kontrol edin. Başka bir cenazeden, inançtan veya ülkeden yola çıkarak bir gelenek varsayımında bulunmayın. Örneğin Duke University Chapel'ın sayfası; adı belirtilen personele, sabit rezervasyon ayrıntılarına ve ücretli canlı yayın seçeneğine sahip bir mekanı gösterir. Bu ayrıntılar o şapele özgüdür. Buradan çıkarılacak asıl ders daha nettir: Önemli törenlerin gerçek koordinatörleri ve işleyiş koşulları vardır, bu nedenle bir jest sözü vermeden önce yöntemi teyit edin.
Karşı taraftan teselli beklemeyen bir özür yazın
Kişisel mesajı tüm akrabalara değil, en iyi tanıdığınız kişiye gecikmeden gönderin. Eksiksiz bir örnek şöyle olabilir: “Cuma günü Mina'nın anma törenine katılamayacağım için çok üzgünüm. Yeni komşuları ne kadar içtenlikle karşıladığını çok iyi hatırlıyorum; o gün aklım ve kalbim ailenizle olacak. Yanıt vermenize gerek yoktur.” Kişinin adını veya dönüm noktasını doğru şekilde belirtin. Yalnızca size ait olduğunda ve paylaşılması uygun düştüğünde belirli bir anıya yer verin. Emily Post Enstitüsü, samimi ve kişisel bir dil kullanılmasını önerirken ölüm şekline odaklanılmaması veya kaybın gizli bir lütuf gibi tanımlanmaması konusunda uyarır. Katılamama gerekçenizi kısa tutun.
Bu özel güne uygun tek bir jest seçin
Alıcının organize etmek zorunda kalacağı seçenekler listesi yerine tek bir eylem seçin. Halihazırda bir canlı yayın sunuluyorsa, koordinatöre bağlantıyı nasıl alabileceğinizi sorun. Duyuruda bir anma fonu, bağış sayfası veya çiçek tercihi belirtilmişse, bu resmi yolu izleyin. Kısa bir anınız varsa, bunun programa dahil edilip edilemeyeceğini ve en geç ne zamana kadar iletilmesi gerektiğini sorun. Church of England; kendi bünyesinde bir kartı, yazılı bir anıyı, varsa uzaktan izlemeyi ve daha sonra yapılacak bir anmayı olası seçenekler arasında listeler. Bunları birer zorunluluk veya katılımın ikamesi olarak değil, sadece örnek olarak değerlendirin. Tamamlanmış sade bir kart, asla somutlaşmayan beş tekliften daha faydalıdır.
Teslimatı aile grubuyla değil, organizatörle teyit edin
Bir koordinatör belirlenmişse, törenle en yakından ilgilenen kişiyi pratik sorularla meşgul etmeyin. Teslimat saati, adres, yayın erişimi, bağış referansı veya konuşma metninin uzunluğu hakkında cenaze levazımatçısına, mekana, töreni yöneten kişiye, etkinlik organizatörüne veya görevlendirilmiş aile yakınına danışın. Aileden tedarikçileri karşılaştırmasını, özel bir kamera ayarlamasını, mesajınızı yayımlamasını veya tören sırasında teslim alındığını onaylamasını istemeyin. Görevi ancak doğrulanmış kanal üzerinden gönderdikten sonra tamamlandı olarak işaretleyin. Başka bir alternatif kanal sunulmamışsa, kişisel bir taziye veya tebrik/anma mesajı tek başına da yeterli olabilir.
Son dakika iptallerini somut düzeltmelerle yönetin
Daveti kabul ettiyseniz ve son anda iptal etmek zorundaysanız, size bağlı olan her gerçek unsuru düzeltin: koltuğunuz, ulaşım, konaklama, kortejdeki rolünüz, konuşma, müzik, fotoğraf, programdaki adınız veya ortak kullanılan herhangi bir eşya. Önce organizatörle iletişime geçin, ardından kişisel mesajı gönderin. Yalnızca nelerin değiştiğini belirtin ve dosyaları veya talimatları beklenen kanal üzerinden iletin. Adınıza belirlenmiş bir tören rolünü başka bir katılımcının sessizce üstlenebileceğini varsaymayın. Bir maliyet veya satın alma söz konusu olursa, mevcut ilgili kalemi sorun ve bizzat onayladığınız tutarı karşılayın. Asıl özür kısa kalmalıdır; alıcının uzun bir açıklama içinden ayıklamak zorunda kalmaması için operasyonel düzeltme ayrı bir mesajda yapılmalıdır.
Bunu bir gösteriye dönüştürmeden daha sonra takip edin
Daha sonraki bir takip ölçülü ve net olabilir. Törenden sonra, söz verdiğiniz anıyı gönderin, kararlaştırılan ziyareti gerçekleştirin, eşyayı teslim edin veya aranızdaki ilişki buna uygunsa günün nasıl geçtiğine dair ucu açık tek bir soru sorun. Aile veya organizatör teklif etmedikçe fotoğraf, kayıt veya ayrıntılı bir özet talep etmeyin. Ne kadar kötü hissettiğinize dair tekrarlanan ifadelerden kaçının; bunlar dikkati katılamayışınıza çekebilir. Kişiyi, töreni, gönderilen mesajı, yapılan jesti ve gerçekten mutabık kaldığınız sonraki bir tarihi kaydedin. Değer verdiğinizi göstermek, özrün uzunluğundan değil, ilgili günü tam olarak hatırlamaktan ve teklif ettiğiniz şeyi tamamlamaktan geçer.
Sık sorulan sorular
Neden katılamadığımı açıklamalı mıyım?
Eğer belirtmek istiyorsanız, kısa ve dürüst bir gerekçe yeterlidir. Mesaj, programınızdan ziyade kişiye ve törene odaklanmalıdır.
Canlı yayını izlemek törene katılmakla aynı şey midir?
Bir kıyaslama yapmaya gerek yoktur. Organizatör bir yayın sunuyorsa, bu törene uzaktan tanıklık etmenin geçerli bir yoludur; erişimi belirlenen koordinatörle teyit edin.
Törenden gerçekleştikten sonra haberim olursa ne yapmalıyım?
Öğrendiğinizde samimi bir mesaj gönderin, geç haber aldığınızı belirtin ve aileden o günü yeniden canlandırmasını istemeden, daha sonra yapılabilecek uygulanabilir tek bir jest sunun.