Halka açık konuşma davetini etkinliği küçümsemeden, sınırınızı belirterek reddedin
Kırk dakikalık bir konuşma talebi, birkaç günlük çalışma içerebilir: konu tasarımı, slaytlar, prova, seyahat, dinleyici soruları, bir kokteyl, medya görüşmeleri ve çevrim içi olarak kalacak bir kayıt. Kabul etmeden veya reddetmeden önce bu unsurları birbirinden ayırın. Katılımın tamamı size uymuyorsa, organizatöre size duyduğu özel güven için teşekkür edin ve mevcut daveti kabul edemeyeceğinizi belirtin. Kısa bir kısıtlama açıklaması, kararı savunmaya geçmeden izah edebilir. Farklı bir tarih, kayıtsız bir format veya daha küçük bir katkı gerçekten işe yarayacaksa, yalnızca bu sınırı teklif edin. Hiçbiri işe yaramayacaksa, yapay bir açık kapı bırakmadan nazikçe konuyu kapatın. Net sınırlar, programdaki bir yeri boş yere meşgul eden muğlak bir cevaba kıyasla iş birliğini çok daha iyi korur.
Daveti sürecin tamamını kapsayacak şekilde ele alın
Hazırlık, canlı sunum, sorular, seyahat, teknik kontroller, yemekler, röportajlar, öğrenci buluşmaları, kitap imzalama ve takip sürecini listeleyin. ASU'nun etkinlik rehberi; her biri konuşmacının vaktini aldığı için organizatörlere tam programı, ekipmanı, irtibat kişisini ve ek etkinlikleri açıklamalarını söyler. Yalnızca yanıtınızı değiştirebilecek eksik ayrıntıları sorun. “Birkaç fikir paylaşma” talebi, moderatörlü on dakikalık bir katkı da olabilir, slaytlı yepyeni bir açılış konuşması da; bunları aynı kefeye koymayın. Ayrıca kimlerin katılacağını ve konunun kamuoyu önünde sorumlulukla tartışabileceğiniz bir içerikte olup olmadığını tespit edin. Kararınız sadece tanıtılan süreyi değil, gerçek katılımın tamamını kapsamalıdır.
Kaydı canlı katılımdan ayrı tutun
Canlı katılım için verilen bir evet; kayda, yeniden oynatmaya, kısa videolara, deşifrelere veya gelecekteki tanıtım amaçlı kullanımlara otomatik olarak verilmiş bir evet değildir. Teksas Üniversitesi örnekleri dahili yeniden oynatmayı gelecekteki daha geniş kullanımlardan ayırırken, ASU kayıttan önce onay alınmasını şart koşar. Bu kurumsal şartların başka yerlerde de geçerli olduğunu varsaymak yerine asıl daveti veya sözleşmeyi okuyun. Tek engel kayıtsa, bunu müzakere edilebilir bir koşul olarak belirtin: “Önerilen kayıt koşulları altında katılamam, ancak canlı ve kayıtsız bir oturumu değerlendirebilirim.” Her halükarda reddedecekseniz, sadece cevabı yumuşatmak için hak müzakeresi başlatmayın. Hayır deyin, ardından materyalleri zaten ilettiyseniz yayınlanmamış olanların silinmesini veya iade edilmesini talep edin.
Teşekkür ve kararınızı açıklamadan önce belirtin
Belirli bir giriş cümlesi kullanın: “Topluluk arşivleri üzerine açılış konuşmasını yapmam için davet ettiğiniz için teşekkür ederim.” Ardından şunu yazın: “Bu daveti kabul edemiyorum.” Organizatör cevabınızı program ayrıntılarından çıkarmak zorunda kalmamalıdır. Sonraki adımda, kısıtlamanızı faydalı bir düzeyde açıklayın: mevcut hazırlık kapasitesi, seyahat aralığı, konu uygunluğu veya talep edilen formatı kabul edememe. Hedef kitleyi, etkinlik büyüklüğünü veya bütçeyi eleştirmekten kaçının. Ücret meşru bir kapsam sorusu olabilir; ancak hiçbir koşulda müsait değilseniz, ücret pazarlığı yapmak her iki tarafın da vaktini boşa harcar. Net bir karar programa saygı gösterir ve gelecekte başka bir daveti mümkün kılar.
Kesin bir sınır ile esnetilebilir olanı ayırt edin
“Bu dönem yeni konuşmalar üstlenemiyorum” ifadesi mevcut talebi kapatır. “Oturum çevrim içi olursa bu tarihi değerlendirebilirim” ifadesi ise işe yarayabilecek bir düzenlemeyi tanımlar. Bunları kazara birleştirmeyin. Organizatör belirttiğiniz değişkeni değiştirirse ve siz yine de reddetmeyi düşünüyorsanız, gereksiz bir ikinci müzakere süreci yaratmış olursunuz. Ödeme ve evrak işleri de netlik gerektirir. Carnegie Mellon, kayıtsız bazı onur ödülü/konuşmacı ücreti durumlarını önceden sözleşme gerektiren katılımlardan ayırır; sizin organizatörünüz farklı kurallar uygulayabilir. Düzenlemenin gerçekte ne olduğunu sorun ve kurumsal süreçleri kişisel bir tavır olarak değerlendirmeyin. Yalnızca hemen inceleyip kabul etmeye hazır olduğunuzda revizyon talep edin.
Kabulden sonra başlatılmış çalışmaları sonlandırın
Daha önce kabul ettiyseniz, aksaklığı kabul edin ve nelerin geri alınması gerektiğini belirleyin: takvim rezervasyonu, biyografi, vesikalık fotoğraf, etkinlik sayfası, seyahat, sözleşme, ödeme sistemi kaydı ve paylaşılan dosyalara erişim. Program irtibat kişisine hangi materyallerin hâlâ kullanılabileceğini ve nelerin yayınlanmaması gerektiğini bildirin. Kendinizi takvimden çıkarmanın, tanıtımlardan görselinizi kaldıracağını varsaymayın. Ortak bir sunucu etkileniyorsa, program değişikliklerini doğrudan duyurmak yerine organizatöre haber verin. Tamamlanmış herhangi bir taslağı, yalnızca yetkiniz varsa ve gerçekten kullanılmasını istiyorsanız sunun. Doğru bir devir teslim süreci, operasyonel bilgi içermeyen peş peşe özürlerden çok daha faydalıdır.
Gelecek için tek bir dürüst kapı bırakın ya da hiç bırakmadan kapatın
Geleceğe yönelik faydalı bir seçeneğin sınırları bellidir: “Mart ayından sonra çevrim içi bir paneli değerlendirebilirim”, “Gelecek yılın serisi için bir daveti inceleyebilirim” veya “Mevcut bir kamu kaynağını paylaşabilirim ancak canlı sunum yapamam.” Benzer talepler almak istemediğinizde müsaitlik sözü vermeyin veya her listede kalmayı talep etmeyin. Bir başkasını önermek de o kişinin onayını gerektirir. Hiçbir alternatif uygun değilse, etkinliğe yönelik samimi dileklerinizle bitirin. İş birliğini korumak, her hayır cevabını ücretsiz bir emekle değiştirmek anlamına gelmez. Bu, organizatörün mevcut kararınızın kesin olduğuna ve geleceğe yönelik herhangi bir teklifin gerçekten sahip olabileceğiniz kapasiteyi yansıttığına güvenebileceği anlamına gelir.
Sık sorulan sorular
Konuşmacı ücretinin çok düşük olduğunu belirtmeli miyim?
Yalnızca ücret cevabınızı değiştirebilecek tek koşulsa ve müzakere etmek istiyorsanız. Kararınız başka nedenlerle kesinse, bu tartışmayı başlatmadan reddedin.
Canlı konuşmayı kabul edip kaydı reddedebilir miyim?
Evet, kabul etmeden önce tam olarak bu sınırı önerin ve yazılı teyit alın. Kayıt, yeniden oynatma ve tanıtım klipleri ayrı izinlere tabi olabilir.
Çok fazla söz vermeden gelecekteki iş birliğini nasıl koruyabilirim?
Gerçekçi olarak değerlendirebileceğiniz belirli bir format veya tarih aralığı önerin. Böyle bir durum yoksa, net bir ret ve samimi bir kapanış yeterlidir.