Etkinliği Sınıflandırın, Lojistiği Netleştirin ve İş Taahhütlerini Görünür Tutun
"Ekip kurma" (team building) ifadesi çok farklı organizasyonları tanımlayabilir: belirlenmiş görevlerin olduğu planlı bir atölye çalışması, ulaşımı şirket tarafından karşılanan bir şehir dışı etkinliği, gönüllü bir akşam yemeği veya hafta sonu sosyal planı. Yalnızca bu ifadeye bakarak katılımın zorunlu olup olmadığını anlayamazsınız. Reddetmeden önce bunu belirtebilecek yetkili kaynağı bulun: davet sahibi, gündem, çalışma takvimi, yönetici, mevcut şirket politikası veya etkinlik özeti. Ardından üç farklı iletişimi birbirinden ayırın. Yöneticinizin işe olan etkiyi bilmesi gerekir. Organizatörün kişi sayısı ve ayrılan kontenjan değişikliklerine ihtiyacı vardır. İş arkadaşlarınız içinse kısa ve tutarlı bir yanıt yeterlidir. Bu yaklaşım, hem belirsiz bir geçici onay vermeyi hem de abartılı mazeretler üretmeyi önler. Ayrıca bu konuyu içki davetlerini, bir iş arkadaşının özel davetini veya bir yöneticinin kişisel buluşmasını reddetmekten ayrı tutar.
Öncelikle etkinliği yetkili bir kaynaktan sınıflandırın
Kelimelerinizi seçmeden önce net tek bir soru sorun: "Bu, belirlenmiş bir rolü veya çıktısı olan planlı bir iş faaliyeti mi, yoksa isteğe bağlı bir sosyal etkinlik mi?" Saatleri, konumu, gündemi, katılım kaydını, kolaylaştırıcıyı (fasilitatör), atanmış sunumu ve kararların nerede belgeleneceğini kontrol edin. Berkeley'in araç kiti, tasarlanmış bir ekip kurma müdahalesinin hedefleri, rolleri, prosedürleri ve beklentileri olabileceğini göstermektedir. Klein meta-analizi de benzer şekilde hedef belirleme ve rol netleştirme gibi belirli bileşenleri incelemektedir. Bu kaynakların hiçbiri etkinliğinizi zorunlu kılmaz; her sosyal gezinin bu özelliklere sahip olduğunu da göstermez. Yalnızca asıl etkinlik özetinin neden önemli olduğunu açıklarlar. Yetkili merci olarak kurumunuzun belirlenmiş sorumlusunu baz alın.
Yöneticiye işte neyin değişip neyin değişmeyeceğini söyleyin
Sınıflandırma netleştikten sonra, popülerlikten ziyade iş hakkında yöneticiyle konuşun. İsteğe bağlı bir etkinlik için kullanılabilecek mesaj şöyledir: "Maya ile teyit ettim; Cuma günkü inziva sosyalleşmesi isteğe bağlıymış. Ben katılmayacağım. Müşteri özeti Perşembe gününe yetişecek ve Pazartesi günkü iş kapsamımda bir değişiklik yok." Resmi bir atölye çalışması veya belirlenmiş bir çıktı söz konusuysa, tüm paketi sessizce reddetmeyin. İşin hangi kısmının tamamlanması gerektiğini, alternatif bir plan olup olmadığını ve devamsızlığın ya da sürenin nasıl kaydedilmesi gerektiğini sorun. Washington Üniversitesi'nin sayfası, işle ilgili ve işle ilgili olmayan faaliyetler için farklı süreçlerin uygulandığı kurumsal bir örnektir; kendi işvereniniz için bir kural niteliği taşımaz.
Organizatöre rezervasyon ve kontenjan odaklı bir yanıt verin
Organizatör somut kaynakları yönettiği için ona farklı bir mesaj verilmelidir. Etkinliğin adını belirtin ve kayıt tarihinden önce katılım durumunuzu netleştirin. Yalnızca adınıza gerçekten rezerve edilmiş kalemlerin iptal edilmesini talep edin: otobüs koltuğu, yemek, oda, bilet, ekipman bedeni, etkinlik kontenjanı veya giriş kartı. İadesi mümkün olmayan kişisel bir masraf iddia edilirse, ilgili kalemi, tutarı ve mevcut rezervasyon kaydını talep edin. Sosyalleşmediğinizi telafi etmek için sembolik bir ödeme teklif etmeyin veya fazladan gönüllü iş üstlenmeyin. Rezervasyon yapılmadıysa zaten müzakere edilecek bir durum yoktur. Net ve operasyonel bir yanıt, organizatörün özel ailevi, takvimsel veya finansal ayrıntıları bilmesine gerek kalmadan listeyi güncellemesini sağlar.
İş arkadaşlarınızla tek, kısa ve tutarlı bir açıklama kullanın
İş arkadaşlarınızın ikinci, daha duygusal bir hikâyeye ihtiyacı yoktur. Kısa bir açıklama yeterlidir: "Bu ekip gününe katılmıyorum; proje devir teslimini ortak panoya ekledim bile." Nedenini sorarlarsa, ne kadar doğru ayrıntı paylaşmak istediğinize karar verin ve katılım yanıtınızı kesin tutun. Yöneticiye "kişisel işler", organizatöre "bütçe" ve meslektaşlarınıza "etkinlikten hoşlanmıyorum" demekten kaçının. Bu açıklamaların tümü doğruluk payı taşıyabilir ancak aralarındaki tutarsızlık, niyetleriniz hakkında yeni bir tartışma başlatır. Tutarlılık, her şeyi ifşa etmeyi gerektirmez. Aynı katılım durumu, aynı iş gerçekleri ve uydurulmamış mazeretler anlamına gelir. Etkinlikten sonra her zamanki iş birliğinize geri dönün.
Daha önce verdiğiniz onayı, gerçek taahhütleri devrederek düzeltin
Daha önce "evet" dediyseniz, durumu hızla düzeltin. Yalnızca şu an fiilen var olan taahhütleri listeleyin: belki adınız bir oda listesindedir, bir kolaylaştırıcılık rolü kabul etmişsinizdir, bir meslektaşınız sizin için ekipman tutuyordur veya bir sunum dosyası sizdedir. Organizatöre güncellenmiş katılım durumunuzu gönderin, odayı veya koltuğu serbest bırakın ve üstlendiğiniz rolü karşı tarafın onayıyla devredin. İş materyallerini normal dosya alanına yükleyin; sorumluyu ve teslim tarihini yalnızca etkinlik sohbetinde değil, orada da belirtin. Fikrinizi değiştirmenizin gerçek bir harcamayı yok saydığını iddia etmeyin ve tahmini her maliyetin size ait olduğunu da varsaymayın. Gerçekleri talep edin, fiili devir teslimleri tamamlayın ve revize edilmiş yanıtı yazılı olarak kesinleştirin.
Somut iş etkilerini normal kanallar üzerinden kaydedin
Reddettikten sonra iş akışını olağan veriler üzerinden gözlemleyin. Bir iş arkadaşının hayal kırıklığı, ikinci bir davet veya yöneticinin açıklama istemesi; değişen bir görevlendirme, eksik bilgi ya da resmi bir yaptırımla aynı şey değildir. Somut bir iş etkisi ortaya çıkarsa daveti, yanıtınızı, tarihi, değiştirilen görevi ve kullanılan ifadeleri kaydedin. İş beklentisinin yazılı olarak iletilmesini isteyin ve kurumun belirlediği yöneticiyi, İK'yı veya resmi bildirim kanalını kullanın. Grup sohbetinde hukuki veya disiplinle ilgili bir çıkarımda bulunmayın. Çizilmesi gereken faydalı sınır daha nettir: etkinliği sınıflandırın, lojistiğin doğru kalmasını sağlayın, gerçek iş sorumluluklarını yerine getirin ve bu görevler sonradan değiştirilirse gerçekleri kayıt altında tutun.
Sık sorulan sorular
Ekip kurma etkinliklerinden hoşlanmadığımı açıkça söyleyebilir miyim?
Nedeni kendinize saklayabilirsiniz. Net bir katılım yanıtı ile varsa iş veya rezervasyon üzerindeki gerçek etkiyi belirtmek, aktiviteyi veya iş arkadaşlarınızı eleştirmekten genellikle daha faydalıdır.
Günün bir kısmı iş, bir kısmı sosyal etkinlikse ne yapmalıyım?
Gündemi isteyin ve her bölüm için ayrı yanıt verin. Gerekli bilgi veya çıktının nasıl tamamlanacağını teyit edin ve yalnızca katılmak istemediğiniz isteğe bağlı kısmı reddedin.
Alternatif bir etkinlik teklif etmeli miyim?
Yalnızca gerçekten istediğiniz bir seçenekse ve organizatör bunu değerlendirebilecekse teklif edin. Normal proje iş birliği zaten anlamlı bir iş bağıdır; uydurma bir alternatif sunmanıza gerek yoktur.