Bir Cep Defterine Ne Kadar Şey Yazmalısınız? Günlük Notlar İçin Üç Katmanlı Sistem
Bir cep defteri, kalan sayfalarının izin verdiği kadar bilgi alabilir; ancak daha kullanışlı bir çalışma sınırı daha küçüktür: onu daha kapsamlı bir kayda ulaşana kadar ihtiyaç duyabileceğiniz kısa ayrıntılara ayırın. O an önemli olanları yakalayın, ardından kısa bir inceleme sırasında her notu bir eylem, referans veya eleme kararına göre sınıflandırın. Bu, her düşünceyi mutlaka saklanması gereken bir şey olarak görmeden “ne kadar?” sorusuna pratik bir yanıt verir.
Cep defteri bir yakalama aracıdır, tüm arşiviniz değil
Bir cep defterinin standart bir bilgi kapasitesi yoktur. Sayfa sayısı, el yazısı boyutu, sayfa düzeni ve ne sıklıkla yazdığınız, defterin alabileceği miktarı değiştirir. Evrensel bir sayfa sınırından daha faydalı olan basit bir çalışma kuralıdır: yakın vadeli not alma için yeterli alan bırakın ve kalıcı veya ayrıntılı bilgileri aranması daha kolay bir yere taşıyın.
Bu ayrım, kabul görmüş iki not alma yaklaşımını yansıtır. Resmi [Getting Things Done genel bakışı](https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/), bilgiyi yakalamayı; ne anlama geldiğini netleştirmekten ve ait olduğu yerde düzenlemekten ayırır. [Bullet Journal Metodu](https://bulletjournal.com/blogs/faq/what-is-the-bullet-journal-method) da benzer şekilde günlük bilgileri yakalamak ve düzenlemek için bir sistem tanımlar. Bunlar kaynak çerçevelerdir; aşağıdaki üç katman ise küçük bir defter için bunların pratik bir uyarlamasıdır.
Cep defterini kısa, zamana duyarlı ve bir sonraki incelemenizden önce işe yaraması muhtemel bilgiler için kullanın: hatırlanması gereken bir ayak işi, bir toplantı için soru, bir kitap adı, hızlı bir gözlem veya birinin aklınızda tutmanızı istediği birkaç ayrıntı. Bir not birkaç paragraf, destekleyici belgeler veya sürekli güncelleme gerektiriyorsa cep defterine kısa bir işaretçi not düşün ve devamını daha kapsamlı bir kayıtta getirin.
Sahip olduğunuz deftere göre bir çalışma sınırı belirleyin
Bir defterin kaç not alabileceğini tahmin etmek yerine, kullanılabilir hareket alanını hesaplayın. Kalan sayfaları sayın, ardından bir sonraki aktarımınıza veya incelemenize kadar kaç sayfayı boş tutmak istediğinize karar verin. Bu sayı bilimsel bir eşik değil, kişisel bir çalışma tercihidir.
Örneğin, bir defterin 24 boş sayfası olduğunu ve defteri haftalık olarak gözden geçirdiğinizi varsayalım. Son 4 sayfayı tampon olarak boş bırakmayı seçerseniz, rutin not alma için 20 sayfanız kalır. Günde ortalama bir sayfa kullanıyorsanız, bu tempoda bu yaklaşık 20 günlük bir alandır. Bu bir tahmin değil, örnekleyici bir hesaptır: toplantılarla dolu bir gün birkaç sayfa tüketebilirken, başka bir gün hiç kullanılmayabilir.
Uygulanabilir bir kural, bir günün notları taranması zor hale geldiğinde yeni bir sayfaya başlamak ve kalan alan daralmış hissettirmeden önce notları taşımak veya gözden geçirmektir. Daha sonra başvurmayı planlıyorsanız sayfaları numaralandırın ve yalnızca girişleri daha sonra bulmanız gerektiğinde ön tarafta basit bir dizin kullanın. Not yakalamayı, bilgiyi bulmaya sağladığı faydadan daha fazla yavaşlatıyorsa ayrıntılı dizinler oluşturmaktan kaçının.
1. Katman: Cepte yakalama
Daha sonra notu tanımanızı ve kullanmanızı sağlayacak en az miktarı yazın. Kelimeler tek başına belirsiz kalacaksa bağlamı da ekleyin: bir kişi adı, bir yer, bir tarih veya hatırlatıcının neyle ilgili olduğu. Kısa maddeleri, sembolleri veya kısaltmaları yalnızca sonrasında güvenilir bir şekilde okuyabilecekseniz kullanın.
Örneğin, “Mina — Cumadan önce güncellenen oda düzenini sor”, “oda” yazmaktan daha eyleme dönüştürülebilirdir. “Cedar Caddesi’ndeki seramik pazarını araştır” gibi bir not, cep defterini bir seyahat rehberine dönüştürmeden daha sonra aramak veya incelemek için yeterli ayrıntıyı korur.
2. Katman: Aktif liste veya çalışma koleksiyonu
İncelemeniz sırasında takip gerektiren maddeleri bu amaca uygun bir yere taşıyın: tarihli taahhütler için bir takvime, sonraki eylemler için bir görev listesine veya birbiriyle ilişkili ayrıntılar için bir proje notuna. Maddenin nereye gittiğini açıklamaya yardımcı olacaksa cep defterinde yalnızca kısa bir iz bırakın.
Bu, yakalanan bir maddenin eyleme geçirilebilir olup olmadığına karar verme ve buna göre düzenleme şeklindeki GTD süreciyle tutarlıdır. Cep defteri düşünceyi yakaladığınız yerdir; aktif liste veya koleksiyon ise onu yönettiğiniz yerdir. Güvenilir bir takvim veya görev sistemi olarak iş görmesi için bir notun cep defterinde görünür kalmasına bel bağlamayın.
3. Katman: Referans veya eleme
Bir bilgi daha sonra yararlı olabilecekse ancak daha fazla alan gerektiriyorsa, bunu açık bir başlıkla bir referans notuna aktarın. Malzeme listesi, ayrıntılı talimatlar veya karşılaştırmak istediğiniz gözlemler buna örnektir. Notun gelecekte bir kullanımı yoksa, otomatik olarak kopyalamak yerine üstünü çizin veya olduğu gibi bırakın.
Bullet Journal'ın resmi [taşıma (migration) kılavuzu](https://bulletjournal.com/blogs/faq/migration), sonuçlanmamış girdilerin gözden geçirilmesini ve ileriye taşınmadan önce geçerliliklerini koruyup korumadıklarına karar verilmesini önerir. Bu durum cep notlarına uygulandığında seçici bir şekilde aktarmak anlamına gelir: hala bir amaca hizmet edenleri saklayın; tamamlanmış, geçerliliğini yitirmiş veya belirsiz karalamaları geride bırakın.
Katmanları bir arada tutan kısa bir inceleme
Günün sonunda ya da rutininize uyan başka bir düzenli zamanda sayfayı gözden geçirin ve her maddeyi tek bir kararla işaretleyin: yap, planla, arşivle veya ele. “Yap”, sıradaki eylemi görevleri kontrol ettiğiniz yere taşımak anlamına gelir. “Planla”, tarihe bağlı bir taahhüdü takviminize kaydetmek anlamına gelir. “Arşivle”, ayrıntıları bir referans notuna taşımak anlamına gelir. “Ele”, herhangi bir aktarıma gerek olmadığı anlamına gelir.
Aktardığınız her şey için bir hedef belirtin veya tamamlandı olarak işaretleyin; böylece defter sessizce güncelliğini yitirmiş ikinci bir görev listesine dönüşmez. Bir sayfa dizininiz varsa, tekrar bakmayı düşündüğünüz girişler için sayfa numarasını ve konuyu not edin. Nota tekrar erişmeniz gerekmeyecekse onu dizine eklemenin pek bir anlamı yoktur.
Haftada bir kez üç şeyi kontrol edin: hangi sayfalar neredeyse dolu, hangi notlar hala eylem bekliyor ve hangi referanslar saklanmaya değer. Yalnızca geçerliliğini koruyan açık maddeleri ileriye taşıyın. Notlar tekrar tekrar uzun açıklamalar veya sık güncellemeler gerektiriyorsa bu, o kategori için daha büyük bir kayıt alanı kullanmanız ve cebinizde yalnızca bir işaretçi tutmanız gerektiğinin işaretidir.
Sisteminizin ayarlanmaya ihtiyacı olduğunu gösteren işaretler
İnceleme yapamadan sayfalarınız sık sık tükeniyorsa aldığınız notları kısaltın, daha sık gözden geçirin veya yoğun hacimli belirli bir aktivite için daha büyük bir defter ayırın. Çok sayıda boş sayfanız varsa ancak önemli notları bulamıyorsanız tarihler, sayfa numaraları veya küçük bir dizin ekleyin. Aynı maddeyi birden fazla yere kopyalıyorsanız bu tür bilgiler için tek bir yetkili kaynak belirleyin ve cep defterini yalnızca geçici olarak not almak için kullanın.
Amaç, küçük bir deftere mümkün olan en fazla bilgiyi sığdırmak değildir. Amaç, bir sonraki adımda işe yarayacak ayrıntıları korumak, ardından eylemlere ve kalıcı referans bilgilerine daha iyi bir yuva sağlamaktır. En basit sürümle başlayın (yakala, gözden geçir, yönlendir) ve sayfa sınırını veya inceleme sıklığını yalnızca kendi kullanımınız açık bir ihtiyaç gösterdiğinde değiştirin. Sonuç, bir not hak ettiğinde daha kapsamlı kayıtları desteklemeye devam ederken kullanımı her zaman hızlı kalan bir cep defteridir.