Ayrı İş ve Yaşam Görev Listeleri Her Gün Birlikte Nasıl Gözden Geçirilir?

Günlük ortak bir gözden geçirme ne işe yarar?

Ortak bir gözden geçirme bir karar noktasıdır, yeni bir ana liste değildir. Bir iş teslim tarihi, bir randevu ve bir getir-götür işinin aynı gün çerçevesinde değerlendirilmesi için her iki listeye de tek bir oturuşta bakarsınız. Ardından neyi yapacağınıza, erteleyeceğinize, planlayacağınıza veya netleştireceğinize karar verirsiniz.

Bu yaklaşım, genel bir görev yönetimi ilkesini uyarlar: David Allen'ın resmi Getting Things Done özeti görevleri yakalamayı, sonraki eylemlerini netleştirmeyi, hatırlatıcıları organize etmeyi, sistemi gözden geçirmeyi ve ardından neyle ilgileneceğini seçmeyi tanımlar. Bu adımlar hem yaşam hem de iş için geçerlidir; aşağıdaki kısa günlük gözden geçirme, reçete edilmiş bir GTD kuralı değil, iki ayrı listeyi koordine etmenin pratik bir yoludur. [Getting Things Done: the five steps](https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/)

Her iki liste yaklaşık on dakikada nasıl gözden geçirilir?

Bu süre yararlı bir başlangıç noktasıdır, zorunlu bir standart değildir. Listeleriniz uzunsa veya gün olağandışıysa daha uzun sürsün. Amaç, her bir maddeyi ayrıntılı olarak işlemek yerine net seçimlerle ayrılmaktır.

1. Günün sabit taahhütlerini kontrol edin

Öncelikle takviminize veya diğer güvenilir programınıza bakın. Randevuları, toplantıları, seyahatleri ve halihazırda taahhüt edilmiş tüm zamanları not edin. Bu, görevler için mevcut alanı belirler. Bir görev listesi tek başına günün yeterli boş zamana sahip olup olmadığını size söyleyemez.

2. İş listesini tarayın

Gerçek bir teslim tarihi, bir bağımlılığı veya belirli bir sonraki adımı olan görevleri arayın. Bir madde belirsizse (örneğin "proje" veya "takip et"), bunu "taslağı incelemesi için Maya'ya gönder" gibi tanıyabileceğiniz ve başlayabileceğiniz bir eylem olarak yeniden yazın. Bir görev başka birine bağlıysa, kontrol edebileceğiniz sonraki eylemi kaydedin, örneğin "revize edilmiş rakamları iste".

3. Yaşam listesini tarayın

Kişisel görevler için de aynı kriterleri kullanın: son tarihler, zamanlama, bağımlılıklar ve net bir sonraki adım. Sizin için önem taşıyan zorunlulukları ve seçtiğiniz aktiviteleri dahil edin. Örneğin, "otopark iznini yenile" bir teslim tarihine sahip olabilirken, "Cumartesi için bir tarif seç" sadece haftanın ilerleyen günlerinde küçük bir zaman aralığına ihtiyaç duyabilir. Amaç, bir kategoriyi diğerinin üstüne yerleştirmek değil, bu taahhütleri iş talepleriyle yan yana görmektir.

4. Görevleri seçmeden önce çakışmaları çözün

Her iki listeyi de sabit taahhütlerle karşılaştırın. İki görev aynı zamana ihtiyaç duyuyorsa hangisinin taşınacağına, birinin devredilip devredilemeyeceğine veya yeniden planlanıp planlanamayacağına ve birine güncelleme yapılması gerekip gerekmediğine karar verin. Bir teslim tarihi sığmıyorsa, çakışmayı bir listede gizli bırakmak yerine bir sonraki iletişim veya planlama adımını hemen belirleyin.

Örneğin, bir iş raporunun teslim tarihinin bugün olduğunu ve kişisel bir randevunun tek açık öğleden sonrayı kapladığını varsayalım. Gözden geçirme, hangi taahhüdün daha önemli olduğunu belirlemez. Raporun gerçek teslim tarihini kontrol edebilmeniz, daha erken bir çalışma bloğunun mümkün olup olmadığını sorabilmeniz veya uygunsa randevuda bir değişiklik ayarlayabilmeniz için kısıtlamayı görünür kılar.

5. Bugünün eylemlerini seçin ve gerisini beklemede bırakın

Her iki listeden de küçük, gerçekçi bir eylem dizisi seçin. Yalnızca bugün ilerleme kaydetmeyi düşündüklerinizi işaretleyin; kalan görevleri orijinal listelerinde tutun. Özellikle iş ve kişisel sorumluluklar arasında geçiş yaparken kesintiler ve geçişler için biraz boşluk bırakın.

Yararlı bir seçim testi şudur: "Bunu ne zaman yapacağımı söyleyebiliyor muyum ve halihazırda sabitlenmiş olanların arasına uyuyor mu?" Cevap hayırsa, ya daha küçük bir sonraki eylem seçin, başka bir güne bırakın ya da yalnızca gerçekten belirli bir zamana ihtiyaç duyuyorsa takvime ekleyin. Bir liste maddesi bir hatırlatıcıdır; önceden rezerve edilmiş bir zaman bloğu değildir.

Tüm günü görürken listeleri nasıl ayrı tutabilirsiniz?

Her liste için aynı kısa soru grubunu kullanın, ancak her listeyi faydalı kılan bağlamı koruyun:

**İş:** Bir teslim tarihi, bekleyen bir ekip arkadaşı veya bunun yapılabileceği bir çalışma aralığı var mı?

**Yaşam:** Bir teslim tarihi, ilgili bir yer veya kişi, ya da bunun yapılabileceği iş dışı bir zaman var mı?

**Her ikisi genelinde:** Günün yeterli boş zamanı var mı ve programda eksik olan herhangi bir taahhüt bulunuyor mu?

İki uygulamayı, not defterini veya tek bir ajandanın bölümlerini gözden geçirebilirsiniz; yöntem belirli bir ürüne bağlı değildir. Tek bir görünüm tercih ediyorsanız, orijinal listeleri işaret eden geçici bir "Bugün" seçimi oluşturun. Her açık görevi buraya kopyalamaktan kaçının: bir maddeyi tamamladığınızda veya yeniden planladığınızda kopyalar tutarsız hale gelebilir. Görevleri kopyalarsanız, tek bir konumu tek doğruluk kaynağı olarak seçin ve planlar değiştiğinde onu güncelleyin.

Bu ayrımın bir yazılım örneği, Microsoft'un [Outlook'ta Günüm rehberidir](https://support.microsoft.com/en-us/outlook/create-and-manage-task-lists-with-my-day-in-outlook): Günüm için seçilen görevler orijinal listelerinde kalır. Aynı ilkeyi kağıt üzerinde de bir görevi orijinal listesinde işaretleyip bugünün sayfasına atıfta bulunarak ve ardından görev değiştiğinde orijinali güncelleyerek uygulayabilirsiniz.

Gözden geçirme çok fazla görev ortaya çıkardığında ne yapılmalı?

Sığabileceğinden daha fazla görev acil görünüyorsa, takvimdeki her boşluğu doldurmadan önce duraklayın. Her bir teslim tarihinin kesin olup olmadığını, bir maddenin gerçekten bir sonraki eylem olup olmadığını ve başka bir kişinin veya daha küçük bir ilk adımın bunu ilerletmeye yardımcı olup olamayacağını kontrol edin. Ardından neyi erteleyeceğinizi seçin ve size bağlı olan kişilere gerekli güncellemeleri yapın.

Bazı günler düzgün bir şekilde dengelenmeyecektir. Gözden geçirme zaman yaratamaz veya kişisel önceliklerinize sizin yerinize karar veremez. Henüz harekete geçme şansı varken dengeleri ve ödünleşimleri gösterebilir. Daha sonra beklenmeyen bir talep geldiğinde, bunu halihazırda seçilmiş olan taahhütlerle karşılaştırın ve dolu bir güne sessizce eklemek yerine planı bilinçli olarak ayarlayın.

Günlük gözden geçirmeyi kısa, daha kapsamlı incelemeyi ayrı tutun

Günlük bir tarama bugünün kararları içindir. Listelerin ara sıra yapılan bakımının yerini almaz: tamamlanan maddeleri kaldırmak, belirsiz olanları netleştirmek ve bugün teslim edilmeyecek projeleri veya taahhütleri kontrol etmek. [Resmi GTD özeti](https://gettingthingsdone.com/what-is-gtd/), yansıtmayı (reflection) ilgili sistem içeriklerini sık sık gözden geçirmek olarak tanımlar. Temeldeki listeleri temizlemek ve netleştirmek için daha uzun olan gözden geçirmeyi kullanın; günlük taramayı bugünün seçimlerine odaklanmış tutun.

Günlük bir gözden geçirme aynı bitmemiş görevi sürekli ortaya çıkarıyorsa, onu otomatik olarak seçmeye devam etmeyin. Göreve hala ihtiyaç olup olmadığını, sonraki eylemin net olup olmadığını ve teslim tarihinin veya programının gerçekçi olup olmadığını sorun. Yarının gözden geçirmesinin size anlamlı bir seçenek sunması için planı veya görevin kendisini değiştirin.

Orijinal [GTD Haftalık İnceleme kontrol listesi](https://gettingthingsdone.com/2018/08/episode-43-the-power-of-the-gtd-weekly-review/) sonraki eylem listelerini, takvim girişlerini ve projeleri gözden geçirmeyi içerir. Bu, daha kapsamlı bir bakım incelemesini bu makalenin hızlı günlük karar taramasından ayrı tutmayı destekler; buradaki on dakikalık sıra editoryal bir uyarlamadır.

Basit bir bitiş noktası

Şu üç soruyu yanıtlayabildiğinizde gözden geçirmeyi tamamlayın: Bugünü hangi sabit taahhütler şekillendiriyor? Her listeden hangi eylemler bunların arasına sığıyor? Neyin taşınması veya iletilmesi gerekiyor? Ardından görev eklerken veya güncellerken ilgili listeye geri dönün. Listeler ayrı kalır, günlük seçimleriniz ise hem iş hem de yaşam taahhütlerini hesaba katar.

Bu konuyu keşfetmeye devam et