Bir Projede Birden Fazla Kişi Yer Aldığında Bekleyen Maddeler Kağıt Üzerinde Nasıl Takip Edilir?
Bir proje başka birinin yanıt vermesi, onaylaması, göndermesi veya karar vermesi gerektiği için durakladığında, bu bağımlılığı paylaşılan tek bir kağıt günlüğe yazın. Her maddeye net bir sonraki adım, takipten sorumlu tek bir kişi, yanıt beklediğiniz kişi veya grup ve bir kontrol tarihi belirleyin. Günlüğü kararlaştırılan bir zamanda gözden geçirin, durumunu güncelleyin ve koşullar değiştiğinde maddeleri kapatın veya üst merciye iletin. Bu yöntem, kimin neyi teslim etmesi gerektiğini ve ilerlemeyi neyin engellediğini görmenin basit bir yoluna ihtiyaç duyan ekipler içindir; tam kapsamlı bir proje planı veya tarihli bir takvimin alternatifi değildir.
Bekleyenler listesinde neler yer almalıdır?
Bekleyen bir madde, sizin devam edebilmeniz için başka bir kişinin sağlaması gereken belirli bir yanıt, devir veya karardır. Örnekler arasında bir müşterinin taslağı onaylaması, bir tedarikçinin teslimat tahmini veya bir iş arkadaşının maliyet rakamları yer alabilir. Yalnızca "Sam bekleniyor" şeklinde değil, beklenen sonucu da kaydedin. Faydalı bir kayıt şöyle olabilir: "Sam — Kuzey Salonu tahmini için revize edilmiş maliyet rakamlarını gönderecek; teklifi tamamlamak için gerekli."
Getting Things Done organizasyonunun "Beklenenler" (Waiting For) listesi açıklaması, başkalarının taahhütlerini takip etmeyi açık işleri yönetmenin bir parçası olarak ele alır. İlgili makale ayrıca gündem maddelerini, ilgili kişi müsait olduğunda dile getirilecek konular olarak tanımlar. Bu ayrım bir proje günlüğü için oldukça kullanışlıdır: Bekleyen bir taahhüdü bekleyenler listesine kaydedin, ancak yalnızca bir toplantıda gündeme getirebileceğiniz bir konuyu o kişinin veya toplantının gündemine alın. Bkz. [Getting Things Done'dan "Beklenenler" Tavsiyesi](https://gettingthingsdone.com/2011/01/waiting-for-advice/).
Bekleme günlüğü, tamamlanmamış her görevin bırakıldığı bir depolama alanına dönüşmemelidir. Şu anda kendiniz ilerleme kaydedebiliyorsanız, bu eylemi projenin eylem listesine yazın. Bir tedarikçi belirli bir tarihte teslimat sözü verdiyse, bu taahhüdü takvimde de tutun; kağıt günlük takibe yardımcı olur ancak planı yönlendiren tarihin yerini almaz.
Ekibiniz için kağıt düzenini seçin
Küçük bir proje için bir defterde veya klasörde tek bir sayfa ya da birbirini takip eden birkaç sayfa kullanın. Bunu proje katılımcılarının başvurabileceği bir yerde tutun ve bakımını yapması için bir kişi görevlendirin. Kişiler aynı sayfaya erişemiyorsa, güncel sürümün nerede duracağı ve kimin güncelleyeceği konusunda anlaşın; birbiriyle yarışan iki ayrı kopya, sahiplik ve durum güvenilirliğini zedeler.
Sayfa boyunca şu sütunları çizin:
Kağıttaki her satır için bir ID, proje, beklenen sonuç ve bunu sağlayacak kişi, takip sorumlusu, bir kontrol tarihi ve son güncellemeyle birlikte durum ekleyin. Örneğin: **W-01 · Kuzey Salonu teklifi · Sam revize edilmiş rakamları gönderecek · Lee takip ediyor · kontrol 14 Mayıs · açık; 10 Mayıs'ta talep edildi.** İkinci bir satır şöyle olabilir: **W-02 · Kuzey Salonu teklifi · müşteri taslağı onaylayacak veya revize edecek · Lee takip ediyor · kontrol 15 Mayıs · açık; taslak 11 Mayıs'ta gönderildi.**
Bu örnek tarihler ve kişiler yalnızca açıklama amaçlıdır. Sütunları ekibinize göre uyarlayın, ancak üç temel ayrımı koruyun: bir şey sağlaması beklenen kişi, ekibinizde bunu takip edecek kişi ve bu takibin ne zaman yapılacağı. Bu yapı; tanımlayıcı, açıklama, sorumlu, bitiş tarihi, durum ve notlar gibi yaygın eylem maddesi günlüğü alanlarını temel alır; bkz. [Smartsheet'in eylem maddesi şablon kılavuzu](https://www.smartsheet.com/content/action-items-templates). Eklenen "beklenen kişi/şey" ve "kontrol" alanları, bağımlılığı ve ekibinizin bir sonraki adımını görünür kılar.
Her teslimat veya karar için tek bir satır kullanın. Birden fazla kişinin ayrı girdiler sağlaması gerektiğinde, aynı projeyle ilgili olsalar bile her birine ayrı bir ID verin. Bir yanıt başka bir yanıta bağlıysa, açıklamada öncülü belirtin; örneğin, "W-03 rakamları geldikten sonra taslağı son haline getirin." Bu, karmaşık bir şema çizmeden bağımlılığı fark etmeyi kolaylaştırır.
Günlük nasıl başlatılır ve sürdürülür?
1. Taahhüdü henüz tazeyken kaydedin
İşin atandığı toplantıda veya devir teslim sırasında beklenen sonucu, bunu sağlaması beklenen kişiyi ve kararlaştırılan zamanlamayı yazın. İfadeyi katılımcılarla teyit edin: "Revize edilmiş rakamları Salı gününe kadar göndereceğinizi not aldım; gelmemiş olursa Çarşamba günü durumu kontrol edeceğim." Buradaki amaç, talep ve sonraki takip konusundaki belirsizliği ortadan kaldırmaktır; kararlaştırılmamış bir tarihin kesinleşmiş gibi gösterilmesi değildir.
2. Tek bir takip sorumlusu belirleyin
Her kayıt için ekibinizden bunu izleyecek tek bir kişi seçin. Sonuçtan birden fazla kişi etkileniyor olabilir, ancak belirlenmiş tek bir sorumlu, takibin katılımcılar arasında kaybolmasını önler. Sorumluluk değişirse, eski sorumlunun üzerini düzgünce çizin, yenisini yazın ve devir işleminin ne zaman gerçekleştiğini not edin. Tüm ekibi sorumlu olarak atamaktan kaçının: bu bir grubu tanımlar, bir sonraki adımı kimin atacağını değil.
3. İşi yansıtan bir kontrol tarihi seçin
Varsa, birinin gerçekten taahhüt ettiği tarihi kullanın. Kararlaştırılmış bir tarih yoksa, projenin bir sonraki aşamasına ve bilginin ne kadar acil gerektiğine bağlı olarak durumu kontrol etmek için makul bir tarih seçin. Bunu diğer kişinin söz verdiği teslim tarihi olarak değil, kendi kontrol tarihiniz olarak işaretleyin. Kritik bir bağımlılık için, aşama etkilenmeden önce bir hatırlatma, alternatif bir plan veya proje yöneticisiyle görüşme fırsatı bırakacak kadar erken bir kontrol tarihi seçin.
Takvim, sabit randevular ve son teslim tarihleri için hâlâ kullanışlıdır. Günlük ise farklı bir soruya yanıt verir: "Neyi takip etmemiz gerekiyor ve bunu kim yapacak?" Hangi tarihin bir taahhüt, hangisinin sizin hatırlatıcınız olduğunu belirsizleştirecek şekilde her tarihi kopyalamaktan kaçının.
4. Belirli ve öngörülebilir aralıklarla gözden geçirin
Açık kayıtları düzenli bir proje kontrolünde veya projenin temposuna uygun başka bir aralıkta gözden geçirin. Her satır için şunu sorun: Sonuç ulaştı mı? Hâlâ gerekli mi? Kontrol tarihi geldi mi? Bağımlılık veya sorumlu değişti mi? Son güncelleme notunu kısaca güncelleyin; örneğin, "14 Mayıs'ta hatırlatıldı; yeni tahmini varış 16 Mayıs." Fiziksel bir günlük, ancak birisi ona bakar ve gerçeklik değiştikçe onu güncellerse faydalıdır; bu nedenle gözden geçirme rutinini kısa ve tutarlı tutun.
Bir maddenin süresi geçtiğinde, kararlaştırılan yolu izleyin: kişiyle iletişime geçin, yeni bir tarih netleştirin veya gecikme bir aşamayı tehdit ediyorsa etkiyi proje yöneticisine iletin. Yeni taahhüdü ve bir sonraki kontrolü kaydedin. Kişi sonucu sağlayamıyorsa, gereken kararı —örneğin alternatif bir tedarikçi kullanılıp kullanılmayacağı gibi— kendi sorumlusu ve tarihi olan yeni bir eylem olarak kaydedin.
5. Maddeleri görünür şekilde kapatın
Beklenen sonuç ulaştığında satırı tamamlandı olarak işaretleyin ve tamamlanma tarihini ekleyin. Artık gerekli değilse, iptal edildi olarak işaretleyin ve nedenini belirtin. Kapatılan satırları hemen silmeyin: sayfa dolana kadar bunları tutmak, ekibin son değişiklikleri anlamasına yardımcı olur ve açıklama yapılmadan kaybolan bir maddenin yaratacağı kafa karışıklığını önler. Yeni bir sayfaya başlarken yalnızca gerçekten açık olan maddeleri ve güncel ayrıntılarını aktarın.
Çok sayıda katkıda bulunan varken günlük nasıl yönetilebilir tutulur?
Sayfa onlarca kayıtla dolarsa, satırları proje iş akışları altında gruplayın veya aynı sütunları ve ID sistemini koruyarak her iş akışı için ayrı bir sayfa kullanın. Başka bir yerde devam eden ID'lerin yanına bir sayfa referansı koyun. Bir kişi gerçekten bağımsız bir akışı yönetmediği sürece her kişi için ayrı listeler oluşturmayın; aksi takdirde proje yöneticisi, neyin tıkandığına dair ekipler arası genel bakışı kaybeder.
**Açık**, **Günü Geldi**, **Tamamlandı**, **Üst Merciye İletildi** ve **İptal Edildi** gibi küçük bir durum işaretleri kümesi üzerinde anlaşın. Anlamı açık tutun. Örneğin, "Günü Geldi", ekibin kontrol tarihinin geldiği anlamına gelir; diğer kişinin mutlaka sözünü tutmadığı anlamına gelmez. El yazısı veya fotokopiler renkleri güvenilmez kılabileceğinden, yazılı bir durumun yanında bir sembol kullanın.
Proje halihazırda paylaşılan bir kayıt kullanıyorsa veya katılımcılar farklı konumlarda çalışıyor ve aynı kağıt günlüğü göremiyorsa, güncel sürüm olarak bu paylaşılan kaydı kullanın. Kağıt bir liste yine de toplantı yardımcısı olarak işlev görebilir, ancak ekip hangi kaydın esas olduğunu bilmeli ve çelişkili sürümler tutmaktan kaçınmalıdır.
Karşılaştırma yapmak gerekirse, [Asana'nın eylem günlüğü şablonu](https://asana.com/templates/action-log) her takibe tek bir güncel kayıtta bir sorumlu, bitiş tarihi ve bağlam atar. Kağıt bir sayfa da, ekibin sayfayı kimin güncelleyeceği ve güncel sürümün nerede duracağı konusunda anlaşması koşuluyla aynı asgari hesap verebilirliği sağlayabilir; şablon, kağıdın her dağıtık ekip için uygun olduğunu kanıtlamaz.
Yeni bir madde için hızlı karar kontrolü
Bir satır eklemeden önce şunları sorun:
1. **Başka bir kişinin belirli bir girdisine ihtiyaç var mı?** Yanıt hayırsa, kendi bir sonraki eyleminizi başka bir yere kaydedin.
2. **Tam olarak hangi sonucu bekliyoruz?** Teslim edilecek işi veya kararı yalın bir dille yazın.
3. **Bu proje için takibi kim yapıyor?** Ekibinizden tek bir kişi girin.
4. **Tekrar ne zaman kontrol etmeliyiz?** Diğer kişinin söz verdiği tarih ile kendi hatırlatma tarihinizi birbirinden ayırın.
5. **Aksama olursa ne yapılacak?** Bir aşama riske girdiğinde bir sonraki iletişimi, alternatif rotayı veya üst merciye iletme noktasını belirleyin.
İyi tutulan bir bekleme günlüğü, evrak işlerinden ziyade ortak netlikle ilgilidir: bekleyen her maddenin görünür bir sonucu, sorumlu bir takipçisi ve bir sonraki inceleme noktası vardır. Sütunları bir kez oluşturun, taahhütleri verildikçe onaylayın ve her satırı ilerletmek veya kapatmak için gözden geçirmeleri kullanın.