Bir İşin Teslim Tarihi Öne Çekildiğinde: Haftanızı Yeniden Planlama ve İş Arkadaşlarınızı Bilgilendirme Yöntemleri
Bir işin teslim tarihi aniden öne çekildiğinde, öncelikle neyin değiştiğini tam olarak teyit edin: tarih, teslim saati, talep edilen iş ve tüm inceleme veya devir gereksinimleri. Ardından hangi görevlerin bu teslime bağlı olduğunu haritalandırın, hâlâ kullanılabilir durumda olan süreyi tahmin edin ve belirlenmiş sorumluları olan revize edilmiş bir plan önerin. Yararlı ayrıntıları paylaşabildiğiniz anda, işleri veya kararları bu durumdan etkilenen çalışma arkadaşlarınıza haber verin. Kısa ve doğrulanmış bir plan, insanların eski takvime göre çalışmaya devam etmek yerine değişikliğe uyum sağlamasına yardımcı olur.
1. Yeni teslim tarihini ve neyin teslim edilmesi gerektiğini teyit edin
Görevlerin yerini değiştirmeden önce, orijinal talebi kontrol edin veya teslim tarihini belirleyen kişiden yeni tarihi, saati, gerekliyse saat dilimini ve işin tamamlanmış sayılması için nelerin gerektiğini teyit etmesini isteyin. Çıktının tamamının hâlâ beklenip beklenmediğini, inceleme veya onayın bu tarihe kadar gerçekleşmesinin gerekip gerekmediğini ve ara devirlerin değişip değişmediğini netleştirin. Teyit edilen bilgileri paylaşılan proje alanına veya ekibin halihazırda kullandığı başka bir yere kaydedin.
Bu adım önemlidir çünkü bir tarih değişikliği, kapsam değişikliğiyle karıştırılabilir. Tek başına daha kısa bir takvim, talep edilen işin hangi kısımlarının azaltılabileceğini veya ertelenebileceğini size söylemez. Proje planlama kılavuzları; kapsamı, teslimatları, görev sıralamasını ve tahminleri, işi zamanlamadan önce netleştirilmesi gereken ayrı unsurlar olarak ayırır. Talep eden kişi istenen çıktıyı değiştirmediyse, daha az eksiksiz bir sürümün kabul edileceğini sessizce varsaymayın; işin tamamı artık sığmıyorsa hangi ödünleşimi tercih ettiklerini sorun. PMI, “The critical steps to managing small projects”
2. Teslimata bağlı olan işlerin izini sürün
İnceleme, onaylar, biçimlendirme ve teslimat dahil olmak üzere işi bitirmek için gereken kalan görevleri yazın. Her görev için sorumlusunu, tahmini eforu ve öncelikle ihtiyaç duyduğu işi veya kararı not edin. Ardından teslimatınızdan sonra neyin geldiğini belirleyin: iş arkadaşlarınız analize başlamak, sunum hazırlamak, testleri tamamlamak veya bir güncelleme göndermek için buna ihtiyaç duyabilir. Bağımlılıklar, bir görevin diğeri için gerekli bilgiyi veya çıktıyı sağladığı görevler arası bağlantılardır; bu nedenle bir tarih değişikliği, doğrudan proje ekibinin dışındaki kişileri de etkileyebilir. Atlassian, “Project dependencies”
Zorunlu devirleri tercih edilen sıralamadan ayırın. Bazı işler, daha önceki bir madde tamamlanmadan gerçekten başlayamaz; diğer kısımlar ise üzerinde anlaşmaya varılmış bir taslak veya kısmi girdi kullanılarak paralel olarak ilerleyebilir. PMI'ın zamanlama kılavuzu, listelenen bağımlılıkların zorunlu mu yoksa isteğe bağlı mı olduğunu kontrol etmeyi ve işin fiilen nasıl ilerleyebileceğini yansıtan alternatif sıralamaları değerlendirmeyi önerir. Bir takvimin uygulanabilir görünmesini sağlamak adına bir bağımlılığı öylece kaldırmayın: çıktıya güvenen kişilerle daha erken veya kısmi bir devrin kullanılabilir olduğunu teyit edin. PMI, “Four Ways Project Schedules Are Limited and What To Do About It”
3. Planı mevcut zaman ve sorumlular etrafında yeniden oluşturun
Şu an ile yeni teslim tarihi arasındaki çalışma süresini hesaplayın, ardından bunu kalan işle karşılaştırın. Devirleri ve incelemeleri hesaba katan gerçekçi tahminler kullanın; kalan her saati kesintisiz proje zamanı olarak değerlendirmeyin. Görevleri bağımlılık sırasına koyun ve gerçekten aynı anda ilerleyebilecek maddeleri belirleyin. Teslimatları daha küçük görevlere bölmek eforun tahmin edilmesini kolaylaştırırken, birbirine bağlı işlerin en uzun zinciri uygulanabilir en erken bitişi sınırlandırır. PMI, “The critical steps to managing small projects”
Plan sığmıyorsa, her görevi sessizce sıkıştırmak yerine aradaki açığı görünür kılın. Daha düşük öncelikli bir unsuru ertelemek, üzerinde anlaşmaya varılan ilk bölümü yeni tarihe kadar ve geri kalanını daha sonra teslim etmek, nitelikli ek bir sorumlu atamak veya talep edenden kapsam ile zamanlama arasında bir seçim yapmasını istemek gibi somut seçenekler sunun. Her seçeneğin sonucunu somut terimlerle belirtin: ne hazır olacak, ne ertelenecek ve kimin onaylaması gerekecek. İlgili sorumlular işin mümkün olduğunu teyit etmedikçe, ekstra çabanın veya paralel çalışmanın orijinal kapsamı koruyacağına dair söz vermekten kaçının.
Kompakt bir çalışma tablosu kararları hızla ortaya koyabilir:
İş maddesi: Taslağı son haline getirme; Sorumlu: Siz; İlk gereken: Onaylanmış özet; Revize edilen hedef: Salı öğlen; Gereken karar veya girdi: Yok
İş maddesi: Temel rakamları inceleme; Sorumlu: Priya; İlk gereken: Taslak rakamlar; Revize edilen hedef: Salı 15:00; Gereken karar veya girdi: Kısmi taslak incelenebilir mi?
İş maddesi: Nihai sürümü onaylama; Sorumlu: Jordan; İlk gereken: İncelenmiş taslak; Revize edilen hedef: Çarşamba 10:00; Gereken karar veya girdi: Müsaitliği teyit etme
İş maddesi: Ekip devrini hazırlama; Sorumlu: Lee; İlk gereken: Onaylanmış sürüm; Revize edilen hedef: Çarşamba öğlen; Gereken karar veya girdi: Yeni teslim saatini teyit etme
Bunlar örnek girdilerdir, önerilen bir süre veya ölçülmüş bir tahmin değildir. Bunları kendi işiniz için geçerli olan gerçek görevler, isimler, efor ve sürelerle değiştirin. Referans noktası olarak tek bir güncel takvim tutun; paylaşılan bir zaman çizelgesi kullanıyorsanız görev sorumlularını, tarihleri ve bağımlılıkları birlikte güncelleyin. Bir takvim görünümü çakışmaları görünür hale getirebilir, ancak yine de işi ve zamanlamayı sorumlu kişilerin teyit etmesi gerekir. Asana Help Center, “Managing tasks and dependencies with timeline”
4. Etkilenen iş arkadaşlarınıza net bir taleple bildirimde bulunun
Görevleri, kararları veya planları etkilenen kişilere derhal bir güncelleme gönderin. Teyit edilen yeni teslim tarihini, nelerin değiştiğini, şu anda önerilen sıralamayı, bir sonraki adımın sorumlusunun kim olduğunu ve her bir kişiden ihtiyacınız olan spesifik yanıtı dahil edin. Katkıda bulunanların ayrıntılı görev değişikliklerine ihtiyacı olabilir; yalnızca nihai sonuca bağlı olan kişilerin ise yeni devir saatine ve bunun kendi işleri üzerindeki etkisine ihtiyacı olabilir. Atlassian'ın iletişim kılavuzu, kimin hangi bilgiye, hangi kanal üzerinden ve ne zaman ihtiyacı olduğunu belirlemeyi ve iletişim için bir sorumlu atamayı önerir. Atlassian, “Stakeholder Project Communication Plan”
Örneğin: “Teslim tarihi Cuma gününden Çarşamba öğlene çekildi; talep edilen kapsamın değişmediğini teyit ettim. Taslağı Salı öğlen bitirmeyi, rakamları incelenmesi için saat 15:00'e kadar Priya'ya göndermeyi ve Çarşamba saat 10:00'a kadar Jordan'ın onayını almayı öneriyorum. Lee, bu durum senin devir saatini Çarşamba öğlene çekiyor. Priya ve Jordan, bu inceleme aralıklarını bugün teyit edebilir misiniz? Uygun değilse, talep eden kişiyle daha küçük bir ilk teslimat veya daha geç bir devir konusunda anlaşabilmemiz için lütfen karşılayabileceğiniz bir zaman önerin.”
Hemen bir ön bilgilendirme yapmak için ekibin yerleşik iletişim kanalını kullanın, ardından üzerinde anlaşılan planın kolayca bulunabilmesi için paylaşılan görev listesini, belgeyi veya proje zaman çizelgesini güncelleyin. Yalnızca bir mesaj göndermek, görev kaydında eski tarihlerin görünmesine neden olabilir; bağlamı olmayan değişmiş bir takvim ise çalışma arkadaşlarının tarihlerin neden değiştiğinden emin olamamasına yol açabilir. Güncellenen plana bağlantı verin veya işaret edin ve alıcılardan çakışmaları ya da eksik bağımlılıkları bildirmelerini isteyin. Asana, “How to manage and change project plans with Asana Timeline”
5. Kararları teyit edin, etkilenen işleri revize edin ve tekrar kontrol edin
Çalışma arkadaşlarınız yanıt verdiğinde, üzerinde anlaşılan sorumluları, tarihleri ve kapsamı paylaşılan plana kaydedin. Bir incelemeci önerilen zaman aralığını karşılayamıyorsa veya sonraki aşamadaki bir ekip teslimata daha erken ihtiyaç duyuyorsa, sıralamayı güncelleyin ve çözülmemiş ödünleşimi bunu karara bağlayabilecek kişiye iletin. İlgili sorumlu teyit edene kadar bir zamanı kararlaştırılmış olarak işaretlemeyin.
Bir bağımlılık devredildiğinde ve bir sonraki anlamlı kilometre taşından sonra durumu takip edin. Kısa bir durum notu neyin tamamlandığını, neyin beklemede olduğunu, bir sonraki eylemin sorumlusunun kim olduğunu ve teslim tarihinin üzerinde anlaşılan kapsam dahilinde ulaşılabilir kalıp kalmadığını belirtebilir. Bir devir saati değiştiğinde, ilk yeniden planlama tartışmasına dahil olmasalar bile, sürecin devamındaki çalışma arkadaşlarınıza haber verin; bağımlılık yönetimi kılavuzları, ilgili işin ne zaman başlayabileceğini herkesin bildiğini varsaymaya karşı uyarır. Atlassian, “Project dependencies”
Daha erken olan teslim tarihi mevcut zaman ve üzerinde anlaşılan kapsamla karşılanamıyorsa, bu sonucu kalan seçenekler ve gereken kararla birlikte erkenden paylaşın. İşe yarar şekilde revize edilmiş bir hafta, yalnızca tıka basa dolu bir takvim demek değildir: teyit edilmiş bir teslim tarihi, sıralanmış işler, gerçekçi sorumlular, net ödünleşimler ve planları buna bağlı olan çalışma arkadaşlarına zamanında yapılan bildirimlerdir.