जो पहले से तय है, उसी के आधार पर अपनी साप्ताहिक योजना बनाएं

एक वास्तविक सप्ताह और उसके स्रोतों से शुरुआत करें

योजना बनाने के लिए सोमवार से रविवार की सटीक समयावधि चुनें और उन सभी विवरणों को एकत्र करें जो पहले से इसे दर्शाते हैं। इनमें कैलेंडर आमंत्रण, प्रकाशित कार्य रोस्टर, कक्षा की समय-सारणी, बुकिंग पुष्टिकरण, डिलीवरी विंडो, घर की साझा जिम्मेदारियां या तारीख वाले संदेश शामिल हो सकते हैं। कार्यक्रम का नाम, तारीख, शुरू और समाप्त होने का समय, स्थान या पहुंच की शर्तें, और इसे बदलने का अधिकार रखने वाले व्यक्ति या संगठन का नाम दर्ज करें। गूगल कैलेंडर दिन, सप्ताह और महीने के दृश्य (व्यू) के साथ-साथ काम और व्यक्तिगत कैलेंडर को अलग रखने की सुविधा देता है; योजना का महत्वपूर्ण सिद्धांत यह है कि केवल याददाश्त पर निर्भर रहने के बजाय प्रासंगिक स्रोतों की जांच की जाए। यदि दो विवरणों में कोई विरोधाभास हो, तो उस टकराव को चिह्नित करें और जिम्मेदार माध्यम से उसे स्पष्ट करें। ग्रिड को केवल व्यवस्थित दिखाने के लिए चुपचाप अधिक सुविधाजनक विकल्प का चयन न करें।

एक साप्ताहिक योजना एक कार्यशील खाका है, कोई आदर्श जीवनी नहीं। आपको हर घंटे का विवरण देने या यह तय करने की आवश्यकता नहीं है कि कोई योग्य व्यक्ति खाली समय में क्या करेगा। तथ्यों और विकल्पों को अलग रखें: मंगलवार की एक तय अपॉइंटमेंट एक तथ्य है, जबकि पढ़ना, व्यायाम, फुटकर काम या रचनात्मक कार्य संभावित विकल्प हैं। यह अलगाव एक लंबी इच्छा-सूची को यह छिपाने से रोकता है कि सप्ताह का कितना हिस्सा पहले से ही तय है। जब कोई बैठक स्थगित होती है या डिलीवरी का समय बदलता है, तो इससे योजना में बदलाव करना भी आसान हो जाता है।

लचीले कार्यों से पहले तय प्रतिबद्धताओं को स्थान दें

साप्ताहिक दृश्य को उन आयोजनों से भरें जिनका समय निश्चित है, जिनका कोई बाहरी आयोजक है, या जिनका परिणाम स्रोत द्वारा पहले ही स्पष्ट कर दिया गया है। इसमें काम के घंटे, अपॉइंटमेंट्स, कक्षाएं, देखभाल की जिम्मेदारियां, प्रस्थान के ज्ञात समय वाली यात्राएं और तय की गई साझा गतिविधियां शामिल हैं। माइक्रोसॉफ्ट प्लानर शेड्यूल व्यू को दिनों और हफ्तों के काम को देखने, व्यस्त अवधियों और अंतरालों को पहचानने और प्रत्येक कार्य को खोले बिना समय को समझने के एक तरीके के रूप में परिभाषित करता है। यह एक उपयोगी विचार है, भले ही आप कागज़ का उपयोग कर रहे हों: पहले व्यस्त समय को स्पष्ट रूप से देखें, फिर तय करें कि इसके इर्द-गिर्द क्या समाहित हो सकता है। बिना किसी निर्धारित शुरुआती समय वाली डेडलाइन को केवल डेडलाइन ही रहने दें; इसे अपनी ओर से बनाई गई दो घंटे की बैठक में न बदलें।

सीमाओं को वास्तविक बनाए रखें। यदि किसी प्रतिबद्धता के लिए यात्रा, तैयारी, उपकरण लाने या काम सौंपने के लिए पहले से ज्ञात समय की आवश्यकता है, तो उन सीमाओं को तभी दर्ज करें जब उनके प्रमाण पहले से मौजूद हों। हर कार्यक्रम के साथ स्वचालित रूप से अतिरिक्त समय (बफर) न जोड़ें, क्योंकि यात्रा और तैयारी की स्थिति हर बार अलग होती है। साथ ही, यह मान लेना भी सही नहीं है कि 10:00 बजे की बैठक 10:00 बजे ही समाप्त हो जाएगी, जबकि उसके बाद का काम सौंपने में 10:20 तक का समय लगना तय है। उद्देश्य एक ऐसा कैलेंडर बनाना है जो प्रतिबद्धता की वास्तविक परिस्थितियों को दर्शाता हो, न कि ऐसा ग्रिड जो केवल अत्यधिक व्यस्त दिखने के लिए तैयार किया गया हो।

खाली अंतरालों को क्षमता के रूप में समझें, न कि कुछ भी जोड़ने की खुली छूट के रूप में

तय प्रविष्टियां दिखने के बाद, शेष बचे प्रत्येक अंतराल की जांच करें। एक खाली खाना अपने आप उपयोगी नहीं हो जाता: इसमें भोजन, लंबी यात्रा के बाद की थकान दूर करना, घर के काम, कोई अनिश्चित कॉल, या ऐसी जिम्मेदारी शामिल हो सकती है जिसका समय अभी तय नहीं है। प्रत्येक अंतराल को पुष्टि किए गए उपलब्ध, सशर्त उपलब्ध, या अज्ञात के रूप में चिह्नित करें। केवल पहली श्रेणी ही किसी नए निश्चित कार्य के लिए तैयार मानी जाती है। यह तीन-चरणीय जांच इस लेख का व्यावहारिक पहलू है: यह "यहाँ कुछ नहीं लिखा है" और "इस समय पर मेरा नियंत्रण है" के अंतर को स्पष्ट रखता है। इस अंतर के आधार पर बनाई गई योजना हर परिस्थिति को पहले से जाने बिना भी उपयोगी बनी रह सकती है।

अब सप्ताह के कुछ सीमित परिवर्तनीय कार्यों का चयन करें। उन कार्यों से शुरुआत करें जिनकी वास्तविक तारीख, निर्भरता या मापने योग्य समापन बिंदु हो, फिर एक या दो ऐसी व्यक्तिगत प्राथमिकताएं जोड़ें जो उपलब्ध खाली समय में पूरी तरह फिट बैठती हों। आवश्यकता पड़ने पर समय-सीमा (डेडलाइन) से उल्टे क्रम में योजना बनाएं, जैसा कि असाना (Asana) का साप्ताहिक नियोजन मार्गदर्शन सुझाता है, लेकिन केवल इसलिए हर चरण को निर्धारित न करें क्योंकि कार्य मौजूद है। चुने गए प्रत्येक कार्य को एक छोटा उपयोगी रूप, संभावित शुरुआत का समय और एक समाप्ति बिंदु दें। यदि किसी कार्य के लिए किसी अन्य व्यक्ति से जानकारी की आवश्यकता है, तो उस पर निर्भर काम के तैयार होने का दिखावा करने के बजाय अनुरोध या संपर्क का समय निर्धारित करें।

उपलब्ध सप्ताह के अनुसार अपने प्रयासों का वितरण करें

सबसे व्यस्त दिन में और काम जोड़ने से पहले पूरे सात दिनों पर नज़र डालें। कई बैठकों वाले दिन में कोई छोटा प्रशासनिक कार्य तो किया जा सकता है, लेकिन यह किसी ऐसे बड़े काम के लिए सही नहीं है जिसमें बिना रुकावट के तैयारी की आवश्यकता हो—जब तक कि शेड्यूल में पर्याप्त समय न दिख रहा हो। निर्भर रहने वाले कार्यों को पर्याप्त समय रहते पहले रखें ताकि समय-सीमा समाप्त होने से पहले प्रतिक्रिया या सुधार का अवसर मिल सके। छोटे और स्वतंत्र कार्यों को ज्ञात खाली समय के टुकड़ों के आसपास रखें। यह लोगों का मूल्यांकन या ऊर्जा के सार्वभौमिक स्वरूप का दावा नहीं है; यह इस विशिष्ट सप्ताह की वास्तविक परिस्थितियों की एक व्यावहारिक तुलना है।

प्रत्येक प्रस्तावित कार्य-खंड के लिए एक सरल क्षमता जांच का उपयोग करें: यह कहाँ से शुरू होता है, इसके शुरू होने से पहले क्या पूरा होना आवश्यक है, इसका न्यूनतम समापन क्या है, और यदि पिछला कार्य देर से समाप्त होता है तो क्या होगा? यदि इसका उत्तर किसी अन्य व्यक्ति के समय को कम करने, किसी ज्ञात अंतराल को छोड़ने, या किसी अज्ञात समय को उधार लेने पर निर्भर है, तो उस कार्य-खंड को हटा दें या उसकी प्राथमिकता कम कर दें। एक अच्छी योजना में आकर्षक लेकिन असमर्थित विचारों के लिए एक स्पष्ट "इस सप्ताह नहीं" की सूची शामिल होती है। किसी विकल्प को टालना असफलता नहीं है; यह उसे बाद में निर्धारित करने के लिए आवश्यक आधार को सुरक्षित रखता है।

एक समीक्षा बिंदु जोड़ें और सप्ताह को बदलाव के लिए खुला रखें

सप्ताह शुरू होने से पहले एक संक्षिप्त समीक्षा बिंदु और सप्ताह के दौरान एक जांच बिंदु चुनें। पहले बिंदु पर, पुष्टि करें कि तारीखें, जिम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमाएं अभी भी प्रासंगिक हैं; सुनिश्चित करें कि चुने गए कार्य समय में समाहित हो रहे हैं; और ऐसी किसी भी चीज़ को हटा दें जो अप्रमाणित अनुमान पर आधारित थी। सप्ताह के दौरान, हर बदलाव के बाद पूरे सात दिनों की फिर से योजना बनाने के बजाय केवल अगले कुछ दिनों की समीक्षा करें। गूगल और माइक्रोसॉफ्ट दोनों के कैलेंडर टूल आगामी कार्यों और अंतरालों को देखने के लिए साप्ताहिक दृश्य को उपयोगी बनाते हैं, लेकिन यह दृश्य इस बात की गारंटी नहीं है कि मूल प्रतिबद्धताएं अपरिवर्तित रहेंगी।

जब वास्तविकता योजना से भिन्न हो, तो उसी योजना में तथ्यात्मक टिप्पणी के साथ बदलाव करें: कौन सी प्रतिबद्धता बदली है, कौन सा कार्य अब उपयुक्त नहीं है, और क्या कार्य को स्थानांतरित किया गया है, कम किया गया है, किसी मौजूदा माध्यम से किसी अन्य को सौंपा गया है, या छोड़ दिया गया है। इस समीक्षा को अपने चरित्र का मूल्यांकन या भविष्य के प्रदर्शन का पैमाना न बनाएं। एक पूरी साप्ताहिक योजना तय तथ्यों, चुने गए कार्यों, खुली क्षमता और बदलाव के लिए एक निर्णय नियम का पारदर्शी स्वरूप होती है। खाली जगह बचने पर भी यह अपने आप में पूर्ण हो सकती है।

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