Haftalık Planınızı Zaten Taahhüt Edilenlerden Oluşturun

Gerçek bir hafta ve onun kaynaklarıyla başlayın

Planladığınız kesin Pazartesi-Pazar dönemini seçin ve bunu halihazırda tanımlayan kayıtları toplayın. Bunlar arasında bir takvim daveti, yayımlanmış bir çalışma vardiyası listesi, bir ders programı, bir rezervasyon onayı, bir teslimat aralığı, ortak bir ev anlaşması veya tarihli bir mesaj yer alabilir. Etkinliğin adını, tarihini, başlangıç ve bitiş saatini, konumunu veya erişim koşulunu ve bunu değiştirebilecek kişiyi veya kuruluşu kopyalayın. Google Calendar gün, hafta ve ay görünümlerini ve ayrı iş ve kişisel takvimleri destekler; önemli olan planlama ilkesi, hafızaya güvenmek yerine ilgili kaynakları incelemektir. İki kayıt uyuşmuyorsa, çakışmayı işaretleyin ve bunu netleştirmek için sorumlu kanalı kullanın. Sırf çizelgenin düzenli görünmesi için daha uygun olan sürümü sessizce seçmeyin.

Bir haftalık plan, ideal bir biyografi değil, üzerinde çalışılan bir haritadır. Her saati açıklamanıza veya değerli bir kişinin boş zamanıyla ne yapacağına karar vermenize gerek yoktur. Gerçekleri seçimlerden ayırın: Salı günkü bir randevu bir gerçektir; okuma, egzersiz, ayak işleri veya yaratıcı çalışmalar ise aday seçimlerdir. Bu ayrım, uzun bir istek listesinin haftanın ne kadarının zaten dolu olduğunu gizlemesini önler. Ayrıca bir toplantı ertelendiğinde veya bir teslimat penceresi değiştiğinde planın revize edilmesini kolaylaştırır.

Sabit taahhütleri esnek işlerin önüne yerleştirin

Haftalık görünümü kesin bir zamanı, harici bir sorumlusu veya kaynak tarafından zaten belirtilmiş bir sonucu olan etkinliklerle doldurun. Çalışma saatlerini, randevuları, dersleri, bakım devirlerini, bilinen bir kalkış saatine sahip seyahatleri ve kararlaştırılmış ortak etkinlikleri dahil edin. Microsoft Planner, bir program görünümünü gün ve haftalar boyunca işleri görmek, yoğun dönemleri ve boşlukları fark etmek ve her görevi açmadan zamanlamayı anlamak için bir yol olarak tanımlar. Bu, kağıt kullandığınızda bile yararlı bir zihinsel modeldir: önce dolu alanı görünür kılın, ardından etrafına neyin sığabileceğine karar verin. Planlanmış bir başlangıcı olmayan bir son teslim tarihi, son teslim tarihi olarak kalmalıdır; onu iki saatlik uydurma bir toplantıya dönüştürmeyin.

Sınırları dürüst tutun. Bir taahhüt bilinen bir gidiş-geliş, hazırlık, ekipman teslim alma veya devir gerektiriyorsa, kanıtlar bunu zaten ortaya koyduğunda bu sınırı kaydedin. Her etkinliğe otomatik olarak genel bir pay bırakmayın; çünkü seyahat ve hazırlık duruma göre değişir. Aynı zamanda, 10:20'de bilinen bir devir teslim varken, 10:00'daki bir toplantının katılımınızı 10:00'da sonlandırdığını varsaymayın. Amaç, maksimum yoğunluk için optimize edilmiş bir çizelge değil, taahhüdün koşullarını yansıtan bir takvimdir.

Boşlukları sınırsız bir izin olarak değil, kapasite olarak okuyun

Sabit girişler görünür hale geldikten sonra, kalan her boşluğu inceleyin. Beyaz bir dikdörtgen otomatik olarak kullanılabilir değildir: yemekleri, uzun bir yolculuğun yorgunluğunu atmayı, ev düzenini, belirsiz bir aramayı veya henüz zaman damgası vurulmamış bir sorumluluğu içerebilir. Her boşluğu onaylanmış uygun, koşullu uygun veya bilinmeyen olarak etiketleyin. Yalnızca ilk kategori kesin bir yeni blok için hazırdır. Bu üç aşamalı kontrol, makalenin pratik katkısıdır: "buraya hiçbir şey yazılmadı" ile "bu zamanı ben kontrol ediyorum"u birbirinden ayırır. Bu ayrımdan yola çıkılarak oluşturulan bir plan, her değişkenin bilindiğini iddia etmeden de kullanışlı kalabilir.

Şimdi haftanın küçük, taşınabilir eylem kümesini seçin. Gerçek bir tarihi, bağımlılığı veya gözlemlenebilir bir bitişi olan maddelerle başlayın, ardından mevcut açıklıklara gerçekten uyan bir veya iki kişisel öncelik ekleyin. Asana'nın haftalık planlama rehberliğinin önerdiği gibi, gerektiğinde son teslim tarihlerinden geriye doğru çalışın, ancak sırf bir görev var diye her adımı planlamayın. Seçilen her maddeye en küçük yararlı bir sürüm, olası bir başlangıç aralığı ve bir durma noktası verin. Bir madde başka bir kişiden bilgi gerektiriyorsa, bağımlı işin hazır olduğunu varsaymak yerine talebi veya durumu kontrol etmeyi planlayın.

Çabayı sahip olduğunuz haftaya dağıtın

En yoğun güne daha fazla iş atamadan önce yedi güne de göz atın. Birkaç toplantının olduğu bir gün yine de kısa bir idari eylem içerebilir, ancak programda güvenilir bir boşluk görünmüyorsa, kesintisiz bir hazırlık gerektiren büyük bir görev için kötü bir yerdir. Bağımlı işleri, son teslim tarihinden önce bir yanıt veya düzeltme yapılabilecek kadar erkene koyun. Daha hafif, bağımsız eylemleri bilinen zaman parçalarının yakınına yerleştirin. Bu, insanların derecelendirilmesi veya evrensel enerji kalıplarına dair bir iddia değildir; bu belirli haftanın gösterdiği fiili koşulların bir karşılaştırmasıdır.

Önerilen her blok için basit bir kapasite kontrolü uygulayın: nerede başlıyor, başlamadan önce neyin doğru olması gerekiyor, en küçük bitiş nedir ve önceki madde gecikirse ne olur? Yanıt başka birinin zamanını sıkıştırmayı, bilinen bir geçişi atlamayı veya bilinmeyen bir boşluktan ödünç almayı gerektiriyorsa, bloğu kaldırın veya derecesini düşürün. İyi bir plan, çekici ancak desteklenmeyen fikirler için görünür bir "bu hafta değil" listesi içerir. Bir seçimi ertelemek başarısız olmaktan farklıdır; onu daha sonra konumlandırmak için gereken kanıtları korur.

Bir inceleme noktası ekleyin ve haftanın düzenlenebilir kalmasına izin verin

Hafta başlamadan önce kısa bir inceleme noktası ve hafta boyunca bir kontrol noktası seçin. İlk noktada tarihlerin, sorumluların ve son teslim tarihlerinin hâlâ güncel olduğunu doğrulayın; seçilen eylemlerin uyduğunu teyit edin; ve doğrulanmamış bir varsayıma dayanan her şeyi kaldırın. Hafta boyunca, her değişiklikten sonra yedi günün tamamını yeniden oluşturmak yerine yalnızca sonraki birkaç günü gözden geçirin. Hem Google hem de Microsoft takvim araçları, yaklaşan işleri ve boşlukları görmek için hafta görünümlerini kullanışlı kılar; ancak bir görünüm, altta yatan taahhütlerin değişmeden kalacağının garantisi değildir.

Gerçekler farklılaştığında, aynı planı olgusal bir notla güncelleyin: hangi taahhüt kaydı, hangi blok artık uymuyor ve eylem taşındı mı, küçültüldü mü, mevcut bir kanal aracılığıyla devredildi mi yoksa dışarıda mı bırakıldı. İncelemeyi karakteriniz için bir nota veya gelecekteki performansa dair bir iddiaya dönüştürmeyin. Tamamlanan haftalık plan; sabit gerçeklerin, seçilen eylemlerin, açık kapasitenin ve değişime yönelik bir karar kuralının şeffaf bir düzenlemesidir. Doldurulmamış alanlarla bitebilir ve yine de eksiksiz olabilir.

Bu konuyu keşfetmeye devam et