जानकारी के अभाव में जब कोई कार्य अटक जाए, तो अगला कदम कैसे चुनें

सबसे पहले, पहचानें कि क्या गायब है

“अधिक जानकारी चाहिए” अनिश्चितता की भावना को दर्शाता है, किसी अगले कदम को नहीं। गायब जानकारी को ऐसे शब्दों में पहचानें जिनका उत्तर दिया जा सके या जिनकी जांच की जा सके। क्या यह कोई तारीख, कोई पसंद, कोई कीमत, कोई माप, कोई स्वीकृति, या इस बारे में कोई विवरण है कि कोई क्या कर सकता है?

इस वाक्य को पूरा करने का प्रयास करें: **“मैं तब तक ___ तय या नहीं कर सकता जब तक मुझे ___ पता न चल जाए।”** उदाहरण के लिए: “मैं तब तक टेबल बुक नहीं कर सकता जब तक मुझे यह न पता चल जाए कि क्या सैम शनिवार को आ सकता है।” यह “डिनर प्लान करें—अधूरा” की तुलना में अधिक उपयोगी है, क्योंकि यह उस निर्णय की पहचान करता है जो रुका हुआ है।

अनुरोध को सीमित रखें। यदि आप किसी मित्र के साथ खाने के लिए जगह चुन रहे हैं, तो आपको यह जानने की आवश्यकता हो सकती है कि क्या वे शनिवार को खाली हैं और क्या उनकी कोई भोजन प्राथमिकता है। संभवतः आपको उनसे अपनी पूरी शाम तय करने के लिए कहने की आवश्यकता नहीं है। केवल वही जानकारी मांगें जो आपके अगले निर्णय को बदल सकती है।

अगले कदम को तय करने के लिए इस निर्णय प्रक्रिया का उपयोग करें

एक बार जब आप गायब जानकारी को नाम दे दें, तो क्रम से इन प्रश्नों पर काम करें।

1. **क्या आप इसे स्वयं ढूंढ सकते हैं?** यदि उत्तर किसी दस्तावेज़, शेड्यूल, संदेश या किसी विश्वसनीय सार्वजनिक स्रोत में है, तो कार्रवाई को स्पष्ट रूप से नाम दें: “शनिवार के लिए वेन्यू के खुलने का समय जांचें” या “वापसी यात्रा के लिए ट्रेन की समय सारिणी देखें।” यदि बाद में याद रखना कठिन हो, तो स्रोत या स्थान भी शामिल करें।

2. **क्या इसे किसी अन्य व्यक्ति द्वारा प्रदान किए जाने की आवश्यकता है?** एक ठोस अनुरोध दर्ज करें: “सैम को संदेश भेजकर पूछें कि क्या शनिवार का समय ठीक रहेगा और क्या उनकी खाने की कोई पसंद है।” यदि आप पहले ही पूछ चुके हैं, तो आइटम को प्रतीक्षा सूची (waiting list) में ले जाएं और दर्ज करें कि उत्तर किसकी तरफ से आना है और आप दोबारा कब जांच करेंगे।

3. **क्या इसका कोई हिस्सा इसके बिना भी जारी रह सकता है?** यदि हाँ, तो उस स्वतंत्र हिस्से को उसकी अपनी अगली कार्रवाई दें: “स्टेशन के पास की दो जगहों की एक संक्षिप्त सूची बनाएं।” अनिर्णीत निर्णय को दृश्यमान रखें, ताकि कार्य पूरी तरह से समाप्त होने के लिए तैयार न दिखे।

4. **क्या गायब विवरण वास्तव में एक ऐसा विकल्प है जिसे आप चुन सकते हैं?** यदि किसी बाहरी तथ्य की आवश्यकता नहीं है, तो निर्णय को स्वयं लिखें: “यात्रा के समय और कीमत के आधार पर दोनों स्थानों के बीच चयन करें।” आप विकल्पों की तुलना करने के लिए एक उचित सीमा निर्धारित कर सकते हैं, फिर जो जानते हैं उसी के आधार पर निर्णय ले सकते हैं।

5. **क्या यह कार्य अभी भी करने योग्य है?** कभी-कभी नई जानकारी योजना को बदल देती है या वह गतिविधि अब महत्वपूर्ण नहीं रह जाती। किसी पुराने पड़ चुके कार्य को बार-बार आगे बढ़ाने के बजाय उसे बंद कर दें, संशोधित करें, या जानबूझकर रोक कर रखें।

एक ऐसा अगला कदम लिखें जिसे शुरू किया जा सके

एक उपयोगी अगला कदम एक स्पष्ट क्रिया (verb) से शुरू होता है और एक स्पष्ट परिणाम की ओर संकेत करता है। “सप्ताहांत की व्यवस्था करें” बहुत व्यापक है; “शनिवार के लिए संग्रहालय के खुलने का समय जांचें” को पूरा किया जा सकता है। “यात्रा के बारे में सोचें” को फिर से शुरू करना कठिन है; “बारिश होने पर जाने के लिए आस-पास की दो जगहों की सूची बनाएं” आपको बताता है कि क्या तैयार करना है।

[Getting Things Done guide to next-action lists](https://gettingthingsdone.com/insights/next-action-list/) अगली कार्रवाइयों की विशिष्टता पर ज़ोर देती है। अधूरी जानकारी के कारण रुके हुए कार्य पर लागू होने पर, विशिष्टता का अर्थ उस प्रश्न या कार्रवाई को दर्ज करना है जो इसे आगे बढ़ाएगी—न कि केवल समग्र लक्ष्य को किसी कार्य सूची में कॉपी करना।

एक संक्षिप्त नोट उन सभी हिस्सों को रख सकता है जिनकी आपको आवश्यकता है:

उदाहरण के लिए: **कार्य:** सैम के साथ डिनर के लिए जगह चुनें। **गायब जानकारी:** क्या शनिवार का समय सैम के लिए ठीक है। **अगली कार्रवाई:** शनिवार के बारे में और भोजन की पसंद पूछने के लिए सैम को संदेश भेजें। **यदि कोई उत्तर नहीं मिलता:** गुरुवार दोपहर को फ़ॉलो-अप लें। **इस बीच क्या कर सकते हैं:** स्टेशन के पास की दो जगहों को शॉर्टलिस्ट करें।

यह एक उदाहरणात्मक उदाहरण है, ऐसा कोई नियम नहीं है कि प्रत्येक कार्य के लिए पांच फ़ील्ड की आवश्यकता हो। सबसे छोटे नोट का उपयोग करें जो स्मृति से स्थिति को फिर से याद किए बिना आपको काम फिर से शुरू करने में मदद करे। तुरंत देखने के लिए, एक ही कार्रवाई पर्याप्त हो सकती है। कई निर्भरताओं वाले कार्य के लिए, थोड़ा अधिक संदर्भ “मैं किस चीज़ की प्रतीक्षा कर रहा था?” के एक और दौर को रोक सकता है।

यदि आप किसी व्यक्ति या प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं

प्रतीक्षा की जाने वाली वस्तु को पहचान योग्य बनाएं: **आपको क्या चाहिए, किससे चाहिए, और यदि यह नहीं मिलता है तो आप क्या करेंगे।** “विवरण की प्रतीक्षा” में व्यक्ति और विवरण छूट जाता है; “शनिवार के पिकनिक के लिए लोगों की संख्या की पुष्टि करने के लिए जो (Jo) की प्रतीक्षा; बुधवार को फ़ॉलो-अप लें” आपको इसे पहचानने और समीक्षा करने का एक तरीका देता है।

फ़ॉलो-अप बिंदु उस निर्णय के आधार पर चुनें जिसे यह प्रभावित करता है। यदि आपको शुक्रवार तक कुछ आरक्षित करने के लिए उत्तर की आवश्यकता है, तो शुक्रवार के बाद फिर से जांच करना बहुत देर हो जाएगी। यदि योजना लचीली है, तो बाद में जांच करना ठीक हो सकता है। फ़ॉलो-अप तिथि आपके लिए पुनर्मूल्यांकन करने या व्यक्ति से संपर्क करने का एक रिमाइंडर है; यह प्रतिक्रिया की गारंटी नहीं देता है, इसलिए इसे इस तरह लिखने से बचें जैसे कि उत्तर निश्चित रूप से आ ही जाएगा।

[linking next actions and projects](https://gettingthingsdone.com/2020/06/the-gtd-approach-to-linking-next-actions-and-projects/) के प्रति GTD दृष्टिकोण निर्भर या भविष्य के काम के लिए प्रोजेक्ट समर्थन बनाए रखते हुए कार्रवाइयों को ढूंढना आसान रखने का वर्णन करता है। एक रुके हुए कार्य के लिए, व्यावहारिक सीख यह है कि वर्तमान फ़ॉलो-अप को दृश्यमान रखें और प्रासंगिक पृष्ठभूमि को बड़े कार्य के साथ सुरक्षित रखें। इस तरह, आप यह भूले बिना अनुरोध पर कार्रवाई कर सकते हैं कि आपको उत्तर की आवश्यकता क्यों है।

जब गायब जानकारी सब कुछ रोक देती है

कुछ कार्य वास्तव में तब तक आगे नहीं बढ़ सकते जब तक कि कोई आवश्यक विवरण, अनुमति या निर्णय नहीं मिल जाता। कार्य को अवरुद्ध (blocked) के रूप में चिह्नित करें और निर्भरता को सरल भाषा में बताएं: “जब तक समूह तारीख नहीं चुन लेता, तब तक बुकिंग की पुष्टि नहीं की जा सकती।” इसे ऐसी कार्रवाई के रूप में न छिपाएं जिसे आप पहले ही पूरा कर सकते हैं।

फिर तय करें कि क्या कोई उपयोगी कार्रवाई है जो आपके नियंत्रण में है: निर्णय के लिए कहें, स्पष्ट करें कि यह निर्णय कौन लेगा, या योजना पर फिर से विचार करने के लिए एक समय निर्धारित करें। यदि अभी कोई कार्रवाई नहीं है, तो उस शर्त को दर्ज करें जो कार्य को फिर से शुरू करेगी: “जब समूह तारीख की पुष्टि करे तब फिर से शुरू करें।” कार्य रुका हुआ है, लेकिन इसका पुनरारंभ बिंदु स्पष्ट है।

[Atlassian’s overview of project blockers](https://www.atlassian.com/blog/teamwork/most-common-project-blockers) ऐसे काम के बीच अंतर करता है जो तब तक आगे नहीं बढ़ सकता जब तक कि कोई रुकावट दूर न हो जाए, और ऐसी बाधाओं के बीच जो प्रगति को धीमा करती हैं। यह रुकावटों को नाम देने और ट्रैक करने की भी सिफारिश करता है। किसी व्यक्तिगत कार्य के लिए, यह अंतर मदद करता है: यदि कोई गायब विवरण अगली सार्थक कार्रवाई को रोकता है, तो निर्भरता दर्ज करें; यदि यह केवल कार्य को धीमा करता है, तो पहचानें कि अभी भी क्या आगे बढ़ सकता है।

कार्य छोड़ने से पहले एक त्वरित समीक्षा

नोट को ऐसे पढ़ें जैसे कि आप अगले सप्ताह इस पर वापस आएंगे। क्या आप पुराने संदेशों को दोबारा खोले बिना या अनुमान लगाए बिना इन सवालों के जवाब दे सकते हैं?

सटीक रूप से कौन सी जानकारी गायब है?

इसे कौन या क्या प्रदान कर सकता है?

अगली कार्रवाई क्या है, यदि कोई हो?

स्वतंत्र रूप से क्या जारी रह सकता है?

आपको कार्य की दोबारा समीक्षा कब या किस स्थिति में करनी चाहिए?

यदि कोई एक उत्तर गायब है, तो केवल वही जोड़ें जिसकी आवश्यकता है। इसका उद्देश्य हर विचार का दस्तावेजीकरण करना नहीं है; यह अपने लिए एक स्पष्ट आधार छोड़ना है।

एक सुखद दैनिक गतिविधि के इर्द-गिर्द बने कार्य के लिए, जैसे कि एक आरामदायक पिकनिक की योजना बनाना या किसी दोस्त के साथ टहलने के लिए एक नया रास्ता चुनना, इस पद्धति से उस गतिविधि पर वापस लौटना आसान होना चाहिए। योजना को प्रभावित करने वाले विवरण के लिए पूछें, खुला हुआ एक छोटा कदम उठाएं, और बाकी को एक स्पष्ट रिमाइंडर के साथ प्रतीक्षा करने दें। जब जानकारी आ जाए, तो पूरे कार्य को शुरू से दोबारा पढ़ने के बजाय अगली कार्रवाई को अपडेट करें।

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