Jak wybrać kolejny krok, gdy zadanie utknęło z powodu braku informacji
Jeśli zadanie ciągle się zatrzymuje, bo nie masz wszystkich szczegółów, zapisz, jakiej dokładnie informacji potrzebujesz, kto lub co może jej dostarczyć oraz jakie najmniejsze działanie możesz podjąć już teraz. Jeśli musisz poczekać na czyjąś odpowiedź, zapisz termin ponownego sprawdzenia; jeśli część zadania można kontynuować bez odpowiedzi, osobno określ tę część. Dzięki temu „czekanie na więcej informacji” zmienia się w jasny plan, do którego można wrócić — przydatny zarówno przy planowaniu posiłku, wyborze jednodniowej wycieczki, jak i pracy nad osobistym projektem.
Najpierw nazwij brakującą informację
„Potrzebuję więcej informacji” opisuje poczucie niepewności, a nie kolejny krok. Określ brakujący element tak, by można było na niego odpowiedzieć lub go sprawdzić. Czy chodzi o datę, preferencje, cenę, pomiar, zgodę czy szczegół dotyczący tego, co ktoś może zrobić?
Spróbuj dokończyć to zdanie: „Nie mogę zdecydować ani zrobić ___, dopóki nie dowiem się ___.” Na przykład: „Nie mogę zarezerwować stolika, dopóki nie dowiem się, czy Sam może dołączyć w sobotę”. To bardziej przydatne niż „Zaplanować kolację — niedokończone”, bo wskazuje decyzję, która została wstrzymana.
Ogranicz zakres prośby. Jeśli wybierasz z przyjacielem miejsce na posiłek, możesz potrzebować wiedzieć, czy ma czas w sobotę i czy ma jakieś preferencje kulinarne. Prawdopodobnie nie musisz prosić go o zaplanowanie za ciebie całego wieczoru. Pytaj tylko o informacje, które mogą zmienić twoją następną decyzję.
Określ kolejny krok, korzystając z tego procesu decyzyjnego
Gdy już nazwiesz brakującą informację, przejdź kolejno przez te pytania.
Czy możesz znaleźć tę informację samodzielnie? Jeśli odpowiedź znajduje się w dokumencie, harmonogramie, wiadomości lub wiarygodnym źródle publicznym, precyzyjnie nazwij działanie: „Sprawdzić sobotnie godziny otwarcia lokalu” albo „Znaleźć rozkład pociągów na drogę powrotną”. Dodaj źródło lub miejsce, jeśli później może być trudno je sobie przypomnieć.
Czy ktoś inny musi jej dostarczyć? Zapisz konkretną prośbę: „Napisać do Sama i zapytać, czy sobota mu odpowiada i czy ma preferencje kulinarne”. Jeśli już pytasz, przenieś tę pozycję na listę oczekujących i zanotuj, kto ma odpisać oraz kiedy ponownie sprawdzisz, czy odpowiedź nadeszła.
Czy można kontynuować jakąś część bez tej informacji? Jeśli tak, nadaj tej niezależnej części własne kolejne działanie: „Ułożyć krótką listę dwóch miejsc w pobliżu stacji”. Nie ukrywaj nierozstrzygniętej decyzji, żeby zadanie nie wyglądało na gotowe do zakończenia.
Czy brakujący szczegół to tak naprawdę wybór, którego możesz dokonać? Jeśli nie potrzebujesz żadnych zewnętrznych informacji, zapisz samą decyzję: „Wybrać jedno z dwóch miejsc na podstawie czasu dojazdu i ceny”. Możesz określić rozsądny limit czasu na porównanie opcji, a potem zdecydować na podstawie tego, co już wiesz.
Czy nadal warto wykonać to zadanie? Czasami nowe informacje zmieniają plan albo dana aktywność przestaje mieć znaczenie. Zamknij zadanie, zmień je lub świadomie pozostaw wstrzymane, zamiast ciągle przenosić nieaktualne zadanie na później.
Zapisz kolejny krok, który można od razu rozpocząć
Przydatny kolejny krok zaczyna się od konkretnego czasownika i prowadzi do jasnego rezultatu. „Ogarnąć weekend” to szerokie zadanie; „Sprawdzić sobotnie godziny otwarcia muzeum” da się wykonać. „Pomyśleć o wycieczce” trudno podjąć na nowo; „Wypisać dwa pobliskie miejsca do odwiedzenia w razie deszczu” wskazuje, co należy przygotować.
Przewodnik Getting Things Done dotyczący list kolejnych działań podkreśla, że kolejne działania powinny być konkretne. W przypadku zadania wstrzymanego z powodu brakujących szczegółów konkretność oznacza zapisanie pytania lub działania, które posunie je naprzód — a nie samo przepisanie ogólnego celu na listę zadań.
W krótkiej notatce możesz zapisać potrzebne informacje:
Na przykład: Zadanie: Wybrać miejsce na kolację z Samem. Brakująca informacja: Czy Sam może w sobotę. Kolejne działanie: Napisać do Sama i zapytać, czy sobota mu odpowiada oraz czy ma jakieś preferencje kulinarne. Jeśli nie odpisze: Odezwać się w czwartek po południu. Co można zrobić w międzyczasie: Wybrać dwa miejsca w pobliżu stacji.
To przykład, a nie zasada, według której każde zadanie musi mieć pięć pól. Użyj możliwie najkrótszej notatki, która pomoże ci wrócić do zadania bez odtwarzania sytuacji z pamięci. Przy szybkim wyszukiwaniu może wystarczyć jedno działanie. Jeśli zadanie zależy od kilku rzeczy, nieco więcej kontekstu może uchronić cię przed kolejnym pytaniem: „Na co ja właściwie czekałem?”.
Jeśli czekasz na osobę lub odpowiedź
Zapisz, co pozwoli rozpoznać pozycję oczekującą: czego potrzebujesz, od kogo i co zrobisz, jeśli to nie nadejdzie. „Czekam na szczegóły” nie określa ani osoby, ani szczegółu; „Czekam, aż Jo potwierdzi liczbę osób na sobotni piknik; sprawdzić w środę” pozwala rozpoznać tę pozycję i do niej wrócić.
Ustal termin ponownego kontaktu w zależności od tego, na jaką decyzję wpływa odpowiedź. Jeśli potrzebujesz jej, by zarezerwować coś do piątku, sprawdzanie dopiero po piątku będzie za późno. Jeśli plan można zmienić, późniejszy termin może być w porządku. Data ponownego kontaktu przypomina, żeby ponownie ocenić sytuację lub odezwać się do danej osoby; nie gwarantuje odpowiedzi, więc nie zapisuj jej tak, jakby na pewno miała nadejść.
Podejście GTD do powiązania kolejnych działań z projektami opisuje, jak mieć działania łatwo pod ręką i jednocześnie zachować materiały wspierające projekt, gdy dalsze prace zależą od innych działań lub są zaplanowane na później. W przypadku zablokowanego zadania praktyczny wniosek jest taki, by mieć bieżące przypomnienie o ponownym kontakcie na widoku, a istotne informacje zachować przy większym zadaniu. Dzięki temu możesz zająć się prośbą i jednocześnie pamiętać, dlaczego potrzebujesz odpowiedzi.
Gdy brak informacji blokuje wszystkie działania
Niektórych zadań naprawdę nie można kontynuować, dopóki nie pojawi się wymagana informacja, pozwolenie lub decyzja. Oznacz zadanie jako zablokowane i prostym językiem opisz zależność: „Nie mogę potwierdzić rezerwacji, dopóki grupa nie wybierze daty”. Nie przedstawiaj tego jako działania, które możesz już wykonać.
Następnie zdecyduj, czy możesz podjąć jakieś przydatne działanie: poprosić o decyzję, ustalić, kto ją podejmie, lub wyznaczyć termin powrotu do planu. Jeśli na razie nie da się nic zrobić, zapisz warunek wznowienia zadania: „Wrócić do zadania, gdy grupa potwierdzi datę”. Zadanie jest wstrzymane, ale wiadomo, kiedy je wznowić.
Omówienie blokad projektowych przez Atlassian rozróżnia prace, które nie mogą posunąć się naprzód, dopóki nie usunie się blokady, od przeszkód, które tylko spowalniają postęp. Zaleca także nazywanie i śledzenie blokad. W przypadku pojedynczego zadania to rozróżnienie pomaga: jeśli brakujący szczegół uniemożliwia wykonanie kolejnego sensownego działania, zapisz zależność; jeśli tylko spowalnia zadanie, określ, co nadal można robić.
Szybki przegląd przed odejściem od zadania
Przeczytaj notatkę, jakbyś miał do niej wrócić w przyszłym tygodniu. Czy możesz odpowiedzieć na te pytania bez ponownego otwierania starych wiadomości i zgadywania?
Jakiej dokładnie informacji brakuje?
Kto lub co może jej dostarczyć?
Jakie jest kolejne działanie, jeśli w ogóle jakieś jest?
Co można kontynuować niezależnie?
Kiedy lub pod jakim warunkiem ponownie sprawdzić zadanie?
Jeśli brakuje odpowiedzi na któreś pytanie, dodaj tylko to, co potrzebne. Celem nie jest zapisanie każdej myśli, lecz pozostawienie sobie czytelnego punktu zaczepienia.
Jeśli zadanie dotyczy przyjemnej, codziennej aktywności, na przykład zaplanowania spokojnego pikniku lub wyboru nowej trasy spacerowej z przyjacielem, zastosowana metoda powinna ułatwiać powrót do tej aktywności. Zapytaj o szczegół, który wpływa na plan, podejmij jeden mały krok, który możesz wykonać, a resztę pozostaw na później z widocznym przypomnieniem. Gdy informacja nadejdzie, zaktualizuj kolejne działanie zamiast ponownie czytać całe zadanie od początku.