कम ऊर्जा वाली शाम में एक अनिवार्य कार्य कैसे चुनें

पूरी सूची बंद करें और शाम की केवल एक जाँच करें

‘क्या वास्तव में आज कुछ पूरा करने की आवश्यकता है?’ शीर्षक वाले एक खाली नोट से शुरुआत करें। इसमें पूरी सूची को कॉपी न करें। प्रत्येक कार्य को केवल इतनी देर देखें ताकि यह परखा जा सके कि अगली बार सूची की समीक्षा करने से पहले इसे पूरा करने का कोई ठोस कारण है या नहीं। एक ठोस कारण कोई बाहरी रूप से निर्धारित अंतिम समय-सीमा (कटऑफ), कल की कोई निश्चित प्रतिबद्धता जो इस कार्य के बिना आगे नहीं बढ़ सकती, या आज रात की समय-सीमा चूकने से होने वाला कोई विशिष्ट परिहार्य नुकसान हो सकता है। ‘महत्वपूर्ण’, ‘मैंने इसमें देरी की है’ और ‘मुझे इसमें बेहतर होना चाहिए’ यह साबित नहीं करते कि आज ही असली सीमा है। प्रत्येक कार्य को केवल एक बार हाँ, ना या अज्ञात के रूप में चिह्नित करें। यह शाम की एक सामान्य जाँच है, कोई नई योजना प्रणाली नहीं।

तथ्यात्मक कटऑफ वाला अधिकतम एक कार्य चुनें

यदि ठीक एक कार्य के पास आज पूरा होने का स्पष्ट कारण है, तो उसे चुनें। यदि किसी के पास नहीं है, तो बिना कोई नया काम बनाए प्रक्रिया यहीं समाप्त हो जाती है। यदि दो कार्य योग्य प्रतीत होते हैं, तो सटीक कटऑफ और उसे चूकने के प्रत्यक्ष परिणाम की तुलना करें। उस कार्य को चुनें जिसकी निश्चित सीमा पहले है। अपराधबोध, प्रतिष्ठा, आकार या वे कितने समय से दिखाई दे रहे हैं, इसके आधार पर उन्हें रैंक न करें। यदि आपके सामने मौजूद जानकारी से इस टकराव को हल नहीं किया जा सकता है, तो दोनों कार्यों को आज रात की प्राथमिकता कहने के बजाय सीधे टकराव को दर्ज करें। केवल एक कार्य की सीमा इसलिए मायने रखती है क्योंकि जिस प्रश्न का उत्तर दिया जा रहा है वह यह है कि अभी क्या बंद होना चाहिए, न कि यह कि बाकी सप्ताह को कैसे व्यवस्थित किया जाए। अन्य कार्य एक अलग समीक्षा तक वहीं बने रहेंगे जहाँ वे हैं।

एक ऐसा वाक्य लिखें जो पूर्णता को प्रत्यक्ष (दृश्यमान) बनाए

चुने गए कार्य को एक क्रिया, एक आउटपुट, एक गंतव्य और एक ठहराव चिह्न (स्टॉपिंग मार्कर) वाले वाक्य में बदलें। उदाहरण के लिए: ‘पूरा किया गया पुष्टिकरण निर्दिष्ट पते पर भेजें और भेजे गए समय की मुहर (टाइमस्टैम्प) सहेजें।’ शब्दावली वास्तविक आवश्यकता से मेल खानी चाहिए। यदि किसी फ़ॉर्म में चार फ़ील्ड आवश्यक हैं, तो केवल दो को पूरा करने से कार्य समाप्त नहीं होता है। यदि किसी अन्य व्यक्ति की अनुमति आवश्यक है, तो उसके बिना भेजना पूर्णता नहीं है। यूके सरकार की शब्दावली का 'डेफिनिशन-ऑफ-डन' विचार केवल इसी संकीर्ण अर्थ में उपयोगी है: पूर्णता की जाँच एक सहमत शर्त के आधार पर की जानी चाहिए, न कि इस अस्पष्ट भावना के आधार पर कि पर्याप्त प्रयास किया गया था। शुरुआत करने से पहले वाक्य लिखें ताकि सीमा बीच में न बढ़ सके।

वैकल्पिक दायरा हटाएं, आवश्यक मूल तत्व नहीं

अब चुने गए कार्य को केवल उन तत्वों को हटाकर छोटा करें जो आज रात वास्तव में वैकल्पिक हैं: अतिरिक्त फ़ॉर्मेटिंग, अतिरिक्त उदाहरण, एक विस्तारित बैच, सजावटी सुधार, डुप्लिकेट चैनल या बाद के संस्करण के लिए निर्धारित कार्य। अनिवार्य फ़ील्ड, आवश्यक प्राप्तकर्ता, सहमति, पहुँच नियम, तथ्यात्मक जाँच और किसी भी प्रकाशित कटऑफ को बनाए रखें। Microsoft का टास्क-स्टेप दस्तावेज़ दिखाता है कि किसी कार्य को छोटे चरणों के रूप में दर्शाया जा सकता है; यह यह नहीं कहता कि आवश्यक चरणों को छोड़ा जा सकता है। छोटा किया गया कार्य अभी भी उस वाक्य को संतुष्ट करना चाहिए जो पूर्णता को परिभाषित करता है। यदि किसी तत्व को हटाने से यह बदल जाता है कि इच्छित प्राप्तकर्ता आउटपुट का उपयोग या स्वीकार कर सकता है या नहीं, तो वह तत्व वैकल्पिक नहीं था। बहिष्कृत अतिरिक्त बातों को ‘आज रात का हिस्सा नहीं’ लेबल वाली रेखा के नीचे लिखें और उन पर कोई कार्रवाई न करें।

केवल उन्हीं चरणों का पालन करें जो ठहराव चिह्न तक ले जाते हैं

निष्पादन क्रम में केवल उतने ही चरण सूचीबद्ध करें जितने चुने गए कार्य के लिए वास्तव में आवश्यक हैं। Google Tasks और Microsoft To Do दोनों कार्य विवरण या छोटे चरणों का दस्तावेजीकरण करते हैं, लेकिन एक साधारण नोट भी उतना ही अच्छा काम करता है। पूरी कार्य-योजना को फिर से डिज़ाइन करने के बजाय, पहली अधूरी आवश्यकता से शुरुआत करें। प्रत्येक चरण के बाद, केवल यह पूछें कि क्या अगली आवश्यक शर्त अब उपलब्ध है। कोई संबंधित फ़ाइल, संदेश या विचार सामने आने पर कोई आस-पास का नया कार्य न जोड़ें। जब पूर्णता वाला वाक्य सत्य हो जाए, तो उस वाक्य में निर्दिष्ट प्रमाण को सहेजें और रुक जाएं। एक पुष्टिकरण पृष्ठ, भेजा गया टाइमस्टैम्प, सहेजा गया फ़ाइल नाम या जाँचा गया फ़ील्ड प्रमाण हो सकता है; वह चुनें जो वास्तविक कार्य स्वाभाविक रूप से उत्पन्न करता है। पूर्णता अंतिम सीमा है, न कि आस-पास की हर चीज़ को बेहतर बनाने का निमंत्रण।

कार्य पूरा होने का दिखावा किए बिना अनुपलब्ध जानकारी दर्ज करें

कभी-कभी आवश्यक परिणाम पूरा नहीं किया जा सकता क्योंकि कोई आवश्यक तथ्य, अनुमति, फ़ाइल या प्राप्तकर्ता अनुपलब्ध होता है। केवल एक चेकमार्क लगाने के लिए समापन बिंदु को कमजोर न करें। चार फ़ील्ड दर्ज करें: क्या गायब है, इसके कहाँ से आने की उम्मीद है, अगला अनुमत संपर्क या जाँच का समय और इसके आने के बाद की सटीक पहली कार्रवाई। यदि कोई उपयुक्त चैनल वर्तमान में उपलब्ध है, तो अनुपलब्ध इनपुट के लिए एक सीमित अनुरोध भेजें; अन्यथा इस अनुपलब्ध-जानकारी वाले नोट को अपने पास रखें। कार्य अधूरा रहता है, लेकिन शाम का निर्णय पूरा हो जाता है क्योंकि इसकी स्थिति सटीक है। अनुपलब्ध इनपुट को किसी अनुमान, डिफ़ॉल्ट या मनगढ़ंत मान से न बदलें। शाम की जाँच को या तो पूर्णता के प्रमाण के साथ या इस स्पष्ट नोट के साथ समाप्त करें।

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