किसी समूह के बारे में अनुमान लगाए बिना एक अंतर-सांस्कृतिक संदेश को स्पष्ट करना
जब कोई संदेश विभिन्न भाषाओं या परिचित संचार शैलियों के पार जाता है, तो प्राप्तकर्ता पर कोई राष्ट्रीय या सांस्कृतिक लक्षण थोपने से शुरुआत न करें। संदेश के मूल पाठ (टेक्स्ट) से शुरुआत करें। यूनेस्को (UNESCO) संचार को अर्थ के संयुक्त निर्माण के रूप में वर्णित करता है और यह रेखांकित करता है कि लोग किसी एक समान समूह से जुड़े होने के बजाय कई, परिवर्तनशील पहचान रखते हैं। इसकी शब्दावली गलतफहमी के एक व्यावहारिक स्रोत को भी उजागर करती है: बोलने वाले अक्सर साझा मान्यताओं को अव्यक्त (अनकहा) छोड़ देते हैं। किसी एक निमंत्रण, हैंडऑफ, अनुरोध या कार्यक्रम परिवर्तन के लिए उद्देश्य, प्रासंगिक संदर्भ, अपेक्षित कार्रवाई, दिनांक और समय, मुख्य शब्द तथा पुष्टि के बिंदु को स्पष्ट करें। GOV.UK का स्पष्ट-भाषा मार्गदर्शन भी अंतरराष्ट्रीय पाठकों के लिए सुलभ भाषा का उपयोग करने और अपरिचित शब्दों की व्याख्या करने की सिफारिश करता है। स्पष्ट भाषा मतभेदों को मिटाती नहीं है और न ही सहमति सुनिश्चित करती है। यह दोनों व्यक्तियों को सवाल करने, सही करने और पुष्टि करने के लिए एक ठोस आधार प्रदान करती है, साथ ही प्राप्तकर्ता को अपनी पसंद व्यक्त करने की स्वतंत्रता भी देती है।
देखी गई समस्या को अपनी व्याख्या से अलग रखें
सटीक संदेश की नकल करें और लिखें कि वर्तमान में क्या अस्पष्ट है: आवश्यक तिथि तक कोई उत्तर न मिलना, बैठक के दो संभावित समय, एक अस्पष्ट संक्षिप्त नाम (एब्रीविएशन), या "जल्द ही" के अलग-अलग अर्थ। यह आपका अवलोकन है। "उस संस्कृति के लोग अप्रत्यक्ष रूप से संवाद करते हैं" एक असत्यापित व्याख्या है और यह आपको यह नहीं बता सकती कि इस व्यक्ति ने संदेश को कैसे समझा। यूनेस्को की शब्दावली इस बात पर जोर देती है कि पहचान के कई पहलू होते हैं और संदर्भ मायने रखता है, इसलिए देश, भाषा, उम्र, पेशे या टीम की सदस्यता को पूर्ण भविष्यवाणी के रूप में नहीं माना जाना चाहिए। केवल वही जानकारी रखें जो इस संवाद के लिए आवश्यक हो। यदि कोई वास्तविक गलतफहमी मौजूद नहीं है, तो जबरन कोई गलतफहमी न बनाएं; चेकलिस्ट का उपयोग एहतियाती संपादन के रूप में करें और संदेश को सामान्य चैनल के माध्यम से भेजें।
उद्देश्य और न्यूनतम पृष्ठभूमि को सबसे पहले बताएं
संदेश का कारण एक वाक्य में बताते हुए शुरुआत करें, जिसके बाद केवल वही संदर्भ दें जो प्राप्तकर्ता के लिए कार्रवाई करने हेतु आवश्यक हो। "हमारी पिछली व्यवस्था के बारे में" लिखने के बजाय, लिखें कि कौन सी व्यवस्था, कौन शामिल है, और क्या बदला है। यह मानकर न चलें कि प्राप्तकर्ता ने दूसरा थ्रेड देखा है, किसी आंतरिक प्रोजेक्ट उपनाम को पहचानता है, आपके छुट्टियों के कैलेंडर से अवगत है, या चुप्पी को सहमति मानता है। अंतर्निहित संदर्भ को स्पष्ट रूप से व्यक्त करना, कहे गए और अनकहे के बारे में यूनेस्को के सटीक सिद्धांत के अनुरूप है; इसके लिए किसी अन्य की संस्कृति को उन्हें समझाने की आवश्यकता नहीं होती है। यदि इतिहास लंबा है, तो प्रत्येक घटना को दोहराने के बजाय स्रोत को लिंक या संलग्न करें और निर्णय के बिंदु को संक्षेप में प्रस्तुत करें।
कार्रवाई, उत्तरदायी व्यक्ति और समय-सीमा को ठोस रूप से लिखें
अनुरोध की गई कार्रवाई को उसके अपने अलग वाक्य में रखें। जब लोग अलग-अलग स्थानों पर हों, तो यह स्पष्ट करें कि किसे क्या करना चाहिए, किस तिथि और समय तक, और किस समय क्षेत्र (टाइम ज़ोन) में। "बाद में," "अगले शुक्रवार," या "दिन के अंत तक" जैसे सापेक्ष अभिव्यक्तियों को बदलें, जिनके दो अर्थ निकल सकते हैं। एक निश्चित तिथि, घड़ी का समय, और ज़ोन या शहर के संदर्भ का उपयोग करें; याददाश्त से गणना करने के बजाय कैलेंडर से पुष्टि करें। यदि दो स्वीकार्य विकल्प हैं, तो उन्हें स्पष्ट रूप से लेबल करें। यदि किसी प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है, तो ऐसा लिखें। स्पष्ट भाषा का अर्थ बचकानी भाषा नहीं है: GOV.UK का मार्गदर्शन बताता है कि विशेषज्ञों को भी स्पष्ट शब्दों से लाभ होता है और पहली बार उपयोग किए जाने पर किसी शब्द की व्याख्या करने की सिफारिश करता है।
संक्षिप्त शब्दों को साझा शब्दावली से बदलें
संक्षिप्त रूपों (एब्रीविएशन), मुहावरों, स्थानीय अनौपचारिक शब्दों, हास्य और अस्पष्ट रूपकों का विस्तार करें जो निर्णय को प्रभावित करते हैं। कोई शब्द तब तक बना रह सकता है जब तक दोनों व्यक्ति उसका उपयोग करते हैं और उसका अर्थ स्थिर है; अन्यथा एक संक्षिप्त सरल-भाषा स्पष्टीकरण जोड़ें। व्यक्तिवाचक संज्ञाओं को उनकी आधिकारिक वर्तनी में रखें और, जब उपयोगी हो, कोई मनगढ़ंत अनुवाद करने के बजाय लिप्यंतरण (ट्रांसलिट्रेशन) या लिंक शामिल करें। आवश्यक भेदों को हटाकर या किसी अन्य वक्ता की अतिरंजित नकल करके "सरलीकरण" न करें। सरल शब्दों में मूल अर्थ सुरक्षित रहना चाहिए। संदेश को एक बार ऐसे व्यक्ति के रूप में पढ़ें जिसके पास केवल यही थ्रेड उपलब्ध है: प्रत्येक सर्वनाम, तिथि, दस्तावेज़, स्थान और अनुरोधित परिणाम का एक स्पष्ट संदर्भ होना चाहिए।
महत्वपूर्ण बिंदु की पुष्टि के लिए पूछें
एक ऐसे प्रश्न के साथ समाप्त करें जो सटीक अंतर को सामने ला सके: "दो समयों में से कौन सा अनुकूल रहेगा?" "कृपया पुष्टि करें कि आप हस्ताक्षरित फ़ाइल भेजेंगे, ड्राफ्ट नहीं।" या "आपकी प्रक्रिया में इस शब्द का क्या अर्थ है?" अस्पष्ट प्रश्न जैसे "क्या आप समझ गए?" से बचें, क्योंकि 'हाँ' में उत्तर यह नहीं दर्शाता कि कौन सा अर्थ निकाला गया था। एक व्यावहारिक वैकल्पिक चैनल केवल तभी प्रस्तुत करें जब वह वास्तव में उपलब्ध हो, जैसे कि एक संक्षिप्त कॉल या उन दो भाषाओं में से किसी एक में उत्तर जिसे आप पढ़ सकते हैं। प्राप्तकर्ता पर अपनी व्यक्तिगत पहचान उजागर करने या पूरे समुदाय का प्रतिनिधित्व करने का दबाव न डालें। उन्हें केवल इस संदेश और अपनी पसंद को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।
उत्तर की तुलना अभीष्ट परिणाम से करें
जब उत्तर प्राप्त हो, तो उसकी तुलना आपके द्वारा लिखी गई कार्रवाई, विषय और समय से करें। यदि कोई एक तत्व भिन्न है, तो उस तत्व को उद्धृत करें और बिना किसी को दोष दिए सीधे उसे ठीक करें। भविष्य में उपयोग किए जा सकने वाले किसी भी स्थानीय तथ्य को दर्ज करें—एक आधिकारिक प्रोजेक्ट का नाम, प्राप्तकर्ता की पसंदीदा चैनल की प्राथमिकता, या सहमति प्राप्त समय-क्षेत्र प्रारूप—लेकिन किसी एक व्यक्ति की पसंद को सभी के लिए नियम न बनाएं। यदि प्राप्तकर्ता उत्तर नहीं देता है, तो सांस्कृतिक अनुमान के आधार पर मामला बढ़ाने के बजाय मौजूदा संबंधों या संगठनात्मक प्रक्रिया का पालन करें। पूर्ण परिणाम संशोधित संदेश के साथ-साथ पुष्ट बिंदु या स्पष्ट रूप से प्रलेखित अगला कदम है। यह इस बात का प्रमाण नहीं है कि भविष्य के सभी अंतर-सांस्कृतिक संचार सुलझ गए हैं।