विभागों के बीच संचार समस्याओं को कैसे हल करें: जानकारी साझा करना और एस्केलेशन स्थापित करें

“मैंने इसे पहले ही भेज दिया है” के बाद आने वाली रुकावट का पता लगाएं

एक उदाहरणात्मक स्थिति पर विचार करें: एक डिज़ाइन टीम इवेंट आर्टवर्क की डिलीवरी को बुधवार से गुरुवार तक के लिए टाल देती है। ऑपरेशंस बुधवार के लिए अपनी समीक्षा की योजना बनाना जारी रखता है क्योंकि अपडेट केवल डिज़ाइन चैनल में दिखाई दिया था। तत्काल समस्या वितरण की है। इस बदलाव को उन लोगों तक भेजें जिनका काम इस पर निर्भर करता है, साथ ही वर्तमान रिकॉर्ड का एक लिंक भी दें।

अब मान लीजिए कि ऑपरेशंस ने संदेश देखा लेकिन सोचा कि "समाप्त" का अर्थ स्वीकृत आर्टवर्क था, जबकि डिज़ाइन का अर्थ पहला ड्राफ्ट था। डिलीवरी की परिभाषा को स्पष्ट करने की आवश्यकता है। तीसरे संस्करण में, दोनों टीमें जानती हैं कि इस बदलाव से समीक्षा के लिए बहुत कम समय बचता है, लेकिन कोई भी इवेंट को आगे नहीं बढ़ा सकता। यह निर्णय लेने से जुड़ी एक समस्या है। इन तीनों स्थितियों को असहयोगात्मक व्यवहार कहना किसी कार्रवाई की पहचान किए बिना अगली बातचीत को और कठिन बना देता है।

इन्हीं सवालों के साथ वास्तविक देरी की समीक्षा करें। वास्तविक संदेश, लक्षित प्राप्तकर्ता, वादा किए गए डिलिवरेबल और लंबित निर्णय को देखें। रिकॉर्ड जो दिखाता है उसे किसी के उद्देश्यों के बारे में अपने अनुमानों से अलग रखें।

वर्तमान निष्कर्ष को एक सुलभ स्थान पर रखें

डिलिवरेबल, सहमत तिथि, ज़िम्मेदार व्यक्ति और निर्भरता दिखाने के लिए मौजूदा प्रोजेक्ट दस्तावेज़ या कार्य का उपयोग करें। जब कुछ बदलता है, तो अंतर का वर्णन करें: “स्वीकृत छवियां बुधवार से गुरुवार में स्थानांतरित हो गई हैं। कॉपी में कोई बदलाव नहीं है। ऑपरेशंस के पास अब समीक्षा के लिए एक दिन कम है।” यह अगले व्यक्ति को कुछ ऐसा देता है जिस पर वे इतिहास को फिर से टटोले बिना कार्रवाई कर सकते हैं।

एक चैट थ्रेड लोगों को सतर्क कर सकता है, और एक छोटी बातचीत अनिश्चितता को हल कर सकती है। परिणामी निष्कर्ष को वापस साझा रिकॉर्ड में लिखें। गिटलैब की सार्वजनिक संचार हैंडबुक ऑफ़लाइन निष्कर्षों का दस्तावेजीकरण करने का वर्णन करती है; इसका अभ्यास निर्णयों को पुनः प्राप्त करने योग्य बनाए रखने का एक उपयोगी उदाहरण प्रस्तुत करता है। आपके संगठन के अपने एक्सेस नियम अभी भी यह निर्धारित करते हैं कि सामग्री कौन देख सकता है। साझा रिकॉर्ड का अर्थ सार्वजनिक रूप से सुलभ दस्तावेज़ नहीं है।

वह प्रतिक्रिया मांगें जिसकी काम को वास्तव में आवश्यकता है

कुछ प्राप्तकर्ताओं को केवल एक अपडेट की आवश्यकता होती है। दूसरों को एक संशोधित प्रतिबद्धता की पुष्टि करने की आवश्यकता होती है। एक निर्णयकर्ता को विकल्पों के बीच चयन करने की आवश्यकता हो सकती है। सभी को "कृपया ध्यान दें और समर्थन करें" में कॉपी करने से वे विभिन्न ज़िम्मेदारियाँ अस्पष्ट रह जाती हैं।

अनुरोध को विशिष्ट बनाएं: “कृपया पुष्टि करें कि गुरुवार को स्वीकृत छवियां प्राप्त करने पर भी शुक्रवार की सुबह तक समीक्षा समाप्त हो सकती है या नहीं। यदि नहीं, तो छूटे हुए समय या इनपुट की पहचान करें।” डाउनस्ट्रीम निर्भरता से प्रतिक्रिया का समय निर्धारित करें और कार्य घंटों का ध्यान रखें। जब किसी को अपना काम बदलने की आवश्यकता नहीं होती है, तो प्रत्येक प्राप्तकर्ता से पावती लेना अनावश्यक है।

एटलसियन का स्टेकहोल्डर संचार मार्गदर्शन योगदानकर्ताओं को कार्य से प्रभावित लोगों से अलग करता है, फिर जानकारी, चैनलों और अपडेट की आवृत्ति पर विचार करता है। उस अंतर को अपने सामने मौजूद प्रोजेक्ट पर लागू करें। जब परिस्थितियाँ बदलती रहती हैं तो एक आवर्ती अपडेट उपयोगी होता है; एक स्थिर निर्भरता के लिए केवल तभी अधिसूचना की आवश्यकता हो सकती है जब उसकी सहमत शर्तें बदलती हैं।

ऐसे विकल्प को एस्केलेट करें जिसके लिए अधिकार की आवश्यकता हो

जब विवाद को टीमों के अधिकार क्षेत्र के भीतर हल नहीं किया जा सकता है, तो स्थापित मार्ग की जाँच करें। संबंधित निर्णयकर्ता को समस्या, सत्यापित बाधाएँ, व्यवहार्य विकल्प और परिणाम प्रदान करें। कम शुरुआती संपत्तियों के साथ इवेंट की तारीख को बनाए रखना और बाद के इवेंट के साथ सभी संपत्तियों को बनाए रखना अलग-अलग विकल्प हैं। अपने पसंदीदा विकल्प को एकमात्र संभावित उत्तर के रूप में प्रस्तुत किए बिना नफ़े-नुकसान (ट्रेड-ऑफ़) का वर्णन करें।

दूसरी टीम को बताएं कि आप मामले को आगे बढ़ा (एस्केलेट कर) रहे हैं और किसी भी असहमति को सटीक रूप से बनाए रखें। एटलसियन का क्लीन एस्केलेशन मार्गदर्शन विकल्पों को समझने और संबंधित निर्णयकर्ता को शामिल करने से पहले दूसरे पक्ष को सूचित करने की सिफारिश करता है। अपने प्रोजेक्ट के समय और प्रभाव के नियमों का पालन करें; किसी बाहरी प्लेबुक द्वारा सुझाई गई अवधि सार्वभौमिक प्रतीक्षा अवधि नहीं है।

उस लूप को बंद करें जहां निष्पादन होता है

निर्णय के बाद, मूल रिकॉर्ड को चुनी गई व्यवस्था, निर्णयकर्ता, निष्पादन मालिक और प्रभावी समय के साथ अपडेट करें। प्रभावित लोगों को सूचित करें और पुरानी व्यवस्था को स्पष्ट रूप से समाप्त करें। “देखा गया” रसीद की पुष्टि करता है; इसका अपने आप यह अर्थ नहीं है कि किसी ने नए डिलिवरेबल को स्वीकार कर लिया है।

अगले चेकपॉइंट पर, पूछें कि क्या वास्तविक रुकावट गायब हो गई है। क्या लोग वर्तमान जानकारी पा सकते हैं? क्या वे जानते हैं कि किस प्रतिक्रिया की आवश्यकता है? क्या निर्णय उपयुक्त व्यक्ति तक पहुँचा, और क्या संशोधित व्यवस्था के तहत काम शुरू हो गया है? यदि एक स्पष्ट अपडेट और एक आवश्यक चर्चा इसे हासिल कर लेती है, तो प्रक्रिया को उतना ही संक्षिप्त रखें।

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