किसी स्वयंसेवी गतिविधि, पाठ्यक्रम या व्याख्यान के निमंत्रण को धन्यवाद के साथ कैसे अस्वीकार करें

निमंत्रण को उसकी वास्तविक प्रतिबद्धता के रूप में समझें

स्वयंसेवा के लिए, जांचें कि क्या आयोजक किसी एक कार्यक्रम, बार-बार की जाने वाली शिफ्ट, प्रशिक्षण, जांच (स्क्रीनिंग) या अन्य प्रतिभागियों की जिम्मेदारी की मांग कर रहा है। किसी पाठ्यक्रम के लिए, नामांकन के निमंत्रण और योगदान देने, पढ़ाने या प्रत्येक सत्र में उपस्थित रहने के अनुरोध के बीच अंतर को समझें। किसी व्याख्यान के लिए, केवल बोलने के मिनटों को ही नहीं, बल्कि तैयारी, स्लाइड, यात्रा, पूर्वाभ्यास, प्रश्नोत्तर और रिकॉर्डिंग की अनुमति को भी गिनें। यूसीएलए (UCLA) का वक्ता-मेजबानी मार्गदर्शन यह दर्शाता है कि व्यावहारिकता के लिए दर्शक, मंच, समय और व्यवस्थाएं क्यों मायने रखती हैं। यदि आवश्यक विवरण गायब हैं, तो निर्णय लेने से पहले एक सीमित प्रश्न पूछें। पहले से तय किए जा चुके 'ना' में देरी करने के उद्देश्य से पूरा प्रस्ताव न मांगें।

आयोजक की योजना को मुक्त करने के लिए समय पर उत्तर दें

समय पर दिया गया 'ना' समन्वयक को स्वयंसेवक का स्थान फिर से खोलने, पाठ्यक्रम की सीट किसी अन्य को देने या किसी अन्य वक्ता को आमंत्रित करने की सुविधा देता है। चुप्पी और "मैं कोशिश करूँगा/करूँगी" क्षमता को अनुपलब्ध बनाए रखते हैं। यूकॉन (UConn) का करियर शिष्टाचार मार्गदर्शन बताता है कि पुष्टि के बाद उपस्थित न होने (नो-शो) से श्रम, वित्तीय और शेड्यूलिंग की लागत बढ़ सकती है। आपको तुरंत उत्तर देने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन अपने लिए निर्णय की एक तारीख तय करें और प्रतिक्रिया की किसी भी समय-सीमा का सम्मान करें। यदि आपको यात्रा या किसी मौजूदा प्रतिबद्धता की जांच के लिए दो दिन चाहिए, तो बताएं कि आप कब पुष्टि करेंगे। एक बार जब उत्तर 'ना' हो, तो किसी अधिक प्रभावशाली कारण की प्रतीक्षा करने के बजाय इसे तुरंत भेज दें।

निमंत्रण के लिए धन्यवाद दें, फिर निर्णय को पूरी तरह स्पष्ट करें

पूछे जाने के विशिष्ट महत्व के साथ शुरुआत करें: "पड़ोस के ओरिएंटेशन का नेतृत्व करने के लिए मुझे आमंत्रित करने हेतु धन्यवाद" या "कक्षा को संबोधित करने के लिए मुझ पर विश्वास जताने की मैं सराहना करता/करती हूँ।" इसके तुरंत बाद अपना निर्णय बताएं: "मैं इसे स्वीकार करने में असमर्थ हूँ।" 'ना' कहने पर ड्यूक (Duke) का मार्गदर्शन अनुरोध की अस्वीकृति को व्यक्ति की अस्वीकृति से अलग रखने की सिफारिश करता है। उत्तर देने से पहले लंबी प्रशंसा करने से बचें, क्योंकि आयोजक इसे स्वीकृति मान सकता है। इसके अलावा, "दुर्भाग्य से, शायद" के बाद कई शर्तें रखने से बचें यदि उनमें से कोई भी शर्त आपकी 'हाँ' में नहीं बदलने वाली है। शिष्टाचार सबसे अच्छा तब काम करता है जब योजना की स्थिति पूरी तरह स्पष्ट हो।

अपनी इच्छानुसार स्तर का कारण बताएं

आप कह सकते हैं कि वर्तमान प्रतिबद्धताएं उस तैयारी की अनुमति नहीं देती हैं जिसकी यह भूमिका हकदार है, तारीखें अनुकूल नहीं हैं या यह विषय आपके वर्तमान फोकस के अंतर्गत नहीं आता है। आपको अपने निजी शेड्यूल का खुलासा करने या यह साबित करने की आवश्यकता नहीं है कि आपका कारण पर्याप्त रूप से महत्वपूर्ण है। UConn स्पष्ट रूप से उल्लेख करता है कि अस्वीकार करने के लिए कारण बताना अनिवार्य नहीं है। एक संक्षिप्त परिचालन कारण तब भी उपयोगी हो सकता है जब वह बातचीत की गुंजाइश को बंद कर दे: "मैं छह सप्ताह के पूरे पाठ्यक्रम के दौरान यात्रा पर रहूँगा/रहूँगी।" यदि बाधा ऐसी है जिस पर बातचीत संभव है और आप वास्तव में निमंत्रण स्वीकार करना चाहते हैं, तो अस्वीकार करने के बजाय इसे एक प्रश्न के रूप में रखें। यदि इस पर बातचीत संभव नहीं है, तो इसे आयोजक के सुलझाने के लिए एक पहेली के रूप में प्रस्तुत न करें।

पहले से मौजूद किसी भी प्रतिबद्धता को समाप्त करें

यदि आप पहले ही स्वीकार कर चुके थे, तो यह एक नई अस्वीकृति से कहीं अधिक है। स्पष्ट रूप से बताएं कि अब आप क्या नहीं कर सकते, योजना में आए व्यवधान के लिए क्षमा मांगें और उन सामग्रियों, संपर्कों या एक्सेस की पहचान करें जिन्हें वापस किया जाना चाहिए। स्वयंसेवक भूमिका के लिए, आधिकारिक प्रणाली के माध्यम से अपनी शिफ्ट छोड़ने का तरीका पूछें। पाठ्यक्रम के लिए, पंजीकरण या जमा किए गए कार्य को स्पष्ट करें। व्याख्यान के लिए, मसौदा विवरण वापस करें और पुष्टि करें कि प्रचार सामग्री से आपका नाम हटा दिया जाना चाहिए। यदि आयोजक को लोगों को स्वीकृति देनी होती है, तो बिना बताए अपनी जगह किसी और को न ढूंढें। उन्हें सही स्थिति बताएं, न कि यह वादा करें कि कोई अन्य व्यक्ति निश्चित रूप से यह जिम्मेदारी संभाल लेगा।

छोटा विकल्प केवल तभी दें जब आपका वास्तव में वह अर्थ हो

एक वास्तविक विकल्प कोई भविष्य की तारीख, एक छोटा योगदान, कोई सार्वजनिक संसाधन या बाद के किसी मौसम में आपसे संपर्क करने की अनुमति हो सकती है। कोई भी विकल्प न देना भी पूरी तरह स्वीकार्य है। किसी अन्य व्यक्ति का संदर्भ केवल उसकी सहमति से ही दिया जाना चाहिए और यह जताए बिना कि वह उपलब्ध ही होगा। जब आप इस तरह के और अनुरोध नहीं चाहते हों, तो "कृपया मुझे ध्यान में रखें" कहने से बचें; यह भविष्य में एक और बेमेल स्थिति की गारंटी देता है। वास्तविक परियोजना से जुड़ी शुभकामना के साथ बात समाप्त करें: "मुझे आशा है कि शरद ऋतु का ओरिएंटेशन सुचारू रूप से संपन्न होगा।" आभार पहले ही अपना काम कर चुका है। इस निमंत्रण को अस्वीकार करने के बदले में आप पर किसी क्षतिपूर्ति स्वयंसेवी कार्य, पाठ्यक्रम खरीदने या अवैतनिक व्याख्यान का कोई दायित्व नहीं है।

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