एक संपूर्ण लिखित रिकॉर्ड के साथ साक्षात्कार, मीडिया या संगठन के निमंत्रण को अस्वीकार करें

यह तय करने से पहले कि कितना औपचारिक होना है, अनुरोध की पुष्टि करें

प्रेषक का नाम, आउटलेट या संगठन, संपर्क विवरण, विषय, दर्शक, प्रकाशन या कार्यक्रम की तारीख और प्रतिक्रिया की समय सीमा रिकॉर्ड करें। पूछें कि क्या बातचीत लाइव, रिकॉर्डेड, संपादित, लिखित या कैमरे पर है। ABC की साक्षात्कार मार्गदर्शिका उद्देश्य, साक्षात्कारकर्ता, अपेक्षित विषयों, समय, भाषा समर्थन और लाइव बनाम रिकॉर्डेड प्रारूप के बारे में सवाल पूछने का सुझाव देती है। अस्वीकार करने के लिए आपको पूरी प्रश्न सूची का अनुरोध करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन आपको पता होना चाहिए कि आप किस अनुरोध को बंद कर रहे हैं। अप्रत्याशित फ़ाइलों को खोलने के बजाय अपरिचित डोमेन और संपर्क मार्गों की स्वतंत्र रूप से जांच करें। यदि संदेश व्यापक मार्केटिंग प्रचार का हिस्सा है, तो एक संक्षिप्त अस्वीकृति पर्याप्त हो सकती है; किसी संस्थागत अनुरोध के लिए एक ट्रैक करने योग्य उत्तर की आवश्यकता होती है।

व्यक्तिगत विशेषज्ञता को किसी संगठन के लिए बोलने से अलग रखें

जानकार होने का अर्थ यह नहीं है कि आप किसी नियोक्ता का पक्ष रखने के लिए स्वतः अधिकृत हैं। अपनी वर्तमान संचार नीति पढ़ें और निर्धारित करें कि क्या निमंत्रण में आपका व्यक्तिगत नाम है, पहचान के लिए आपके पदनाम का उपयोग किया गया है या आधिकारिक प्रतिक्रिया मांगी गई है। केस वेस्टर्न रिजर्व का मार्गदर्शन व्यक्तिगत विचारों को संस्थागत प्रवक्ता के बयानों से अलग करता है और मीडिया संबंधों से मिलने वाले समर्थन का वर्णन करता है। अन्य संगठन अलग-अलग अनुमोदन प्रक्रियाओं का उपयोग करते हैं। यदि आप संस्था का प्रतिनिधित्व नहीं कर सकते हैं, तो इसके दृष्टिकोण का अनौपचारिक संस्करण प्रस्तुत किए बिना सीधे बताएं। आप व्यक्तिगत साक्षात्कार को अलग से भी अस्वीकार कर सकते हैं। इन क्षमताओं को अलग रखने से एक विनम्र उत्तर अनाधिकृत बयान बनने से बच जाता है।

एट्रिब्यूशन को केवल तभी स्पष्ट करें यदि आप भाग लेने पर विचार कर रहे हैं

यह मानकर न चलें कि “अनौपचारिक,” “पृष्ठभूमि” (बैकग्राउंड) या “ऑफ़ द रिकॉर्ड” का अर्थ सभी के लिए एक जैसा है। AP के प्रकाशित मानक कहते हैं कि गैर-सार्वजनिक बुनियादी नियमों पर स्पष्ट रूप से चर्चा की जानी चाहिए और ऑन-रिकॉर्ड, बैकग्राउंड और ऑफ़-रिकॉर्ड उपयोग में अंतर किया जाना चाहिए। यदि आप अस्वीकार कर रहे हैं, तो आपको इन शर्तों पर बातचीत करने की आवश्यकता नहीं है; बस ऐसी कोई भी टिप्पणी जोड़ने से बचें जिसे प्रतिक्रिया माना जा सके। “मैं टिप्पणी नहीं कर सकता, लेकिन...” जैसी पंक्ति अक्सर वही बयान या तथ्यात्मक सुराग दे देती है जिसे आप रोकना चाहते थे। अस्वीकृति को प्रशासनिक रखें और ठोस उत्तरों से मुक्त रखें।

छह-भाग वाले औपचारिक उत्तर का उपयोग करें

प्रेषक को नाम से संबोधित करें, साक्षात्कार या कार्यक्रम और तारीख की पहचान करें, उन पर विचार करने के लिए उन्हें धन्यवाद दें, बताएं कि आप भाग नहीं ले सकते, केवल तभी संक्षिप्त कारण दें जब उपयोगी हो, और सही अगली स्थिति के साथ समाप्त करें। उदाहरण के लिए: “14 अक्टूबर को पुरालेख परियोजना पर चर्चा करने के लिए मुझे आमंत्रित करने के लिए धन्यवाद। मैं इस साक्षात्कार के लिए उपलब्ध नहीं हूँ और इस लेख के लिए टिप्पणी प्रदान करने में असमर्थ रहूँगा। कृपया अपने स्रोत सूची को तदनुसार अपडेट करें।” यदि अधिकार का मुद्दा है, तो बताएं कि अनुरोध नामित सार्वजनिक कार्यालय के माध्यम से जाना चाहिए। इतनी लंबी माफ़ी न मांगें कि निर्णय अस्पष्ट हो जाए, और बाद में उत्तर देने का ऐसा कोई वादा न करें जिसे आप शेड्यूल नहीं कर सकते।

एक अधिकृत सार्वजनिक मार्ग से अग्रेषित करें, न कि किसी निजी परिचय के माध्यम से

यदि नीति अनुरोधों को संचार विभाग के पास भेजने का निर्देश देती है, तो प्रकाशित पता प्रदान करें या वास्तविक प्रक्रिया के अनुसार आंतरिक रूप से अग्रेषित करें। प्रेषक को बताएं कि आपने क्या किया है: “मैंने आपका अनुरोध हमारी संचार टीम को अग्रेषित कर दिया है, जो संस्थागत टिप्पणियों को संभालती है।” किसी सहकर्मी का व्यक्तिगत नंबर साझा न करें, यह संकेत न दें कि वे स्वीकार करेंगे या सहमति के बिना उन्हें दबावपूर्ण हैंडऑफ़ में कॉपी न करें। जब कोई सहकर्मी एक अच्छा स्वतंत्र विशेषज्ञ हो सकता है, तो परिचय कराने से पहले निजी तौर पर पूछें। एक रेफरल अनुरोध को स्थानांतरित करता है, आपकी प्रतिक्रिया की गारंटी को नहीं। मूल समय सीमा को दृश्यमान रखें ताकि नया स्वामी यह तय कर सके कि कार्रवाई संभव है या नहीं।

पहले दी गई सहमति के बाद सामग्री, पहुंच और भविष्य के संपर्क को समाप्त करें

यदि आपने पहले स्वीकार कर लिया था, तो सूची बनाएं कि पहले से क्या मौजूद है: कैलेंडर बुकिंग, रिकॉर्डिंग लिंक, जीवनी, तस्वीरें, ब्रीफिंग नोट्स, भवन पहुंच, यात्रा और प्रचार पोस्ट। निर्माता या आयोजक से रद्दीकरण की पुष्टि करने और जहां उपयुक्त हो, सामग्री को हटाने या गैर-उपयोग करने के लिए कहें। यह न मानें कि अस्वीकार किया गया कैलेंडर इवेंट फिल्मांकन पहुंच या प्रकाशन योजनाओं को रद्द कर देता है। भविष्य का द्वार सटीक होना चाहिए: एक निश्चित महीने के बाद एक लिखित अनुरोध, आपकी विशेषज्ञता के भीतर एक अलग विषय या संचार कार्यालय के माध्यम से संपर्क। यदि आप समान अनुरोध नहीं चाहते हैं, तो उस पंक्ति को छोड़ दें। औपचारिकता का अर्थ है कि रिकॉर्ड वास्तविकता से मेल खाता हो, न कि हर 'ना' को भविष्य की उपलब्धता में बदला जाना चाहिए।

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