Eksiksiz bir yazılı kayıtla bir röportaj, medya veya kurum davetini reddedin
Bir röportaj talebi yalnızca takvimdeki bir tarihten ibaret değildir. Sizden kişisel olarak konuşmanızı, bir uzman olarak yorum yapmanızı, bir işvereni temsil etmenizi, canlı yayına çıkmanızı, kayda onay vermenizi veya daha sonra kurgulanmak üzere materyal sağlamanızı isteyebilir. Yanıt vermeden önce talebi kimin yaptığını, yayın organını veya kurumu, konuyu, son teslim tarihini, formatı ve hedeflenen atıf biçimini doğrulayın. Ardından, belirtilen sıfatla kabul etme yetkiniz olup olmadığını kontrol edin. Yanıtınız olumsuzsa gönderene teşekkür edin, ilgili talebi net olarak belirtin ve açıkça reddedin. Talebi yalnızca onaylanmış yöntem buysa bir iletişim ofisine veya başka bir kamusal iletişim sorumlusuna yönlendirin. Resmi bir yanıt, yanlışlıkla bir alıntı sağlamadan, kaydı kabul etmeden veya başkasının müsait olduğunu taahhüt etmeden mevcut talebi sonuçlandırmalıdır.
Ne kadar resmi olacağınıza karar vermeden önce talebi doğrulayın
Gönderenin adını, yayın organını veya kurumunu, iletişim bilgilerini, konuyu, hedef kitleyi, yayın veya etkinlik tarihini ve yanıt için son tarihi kaydedin. Görüşmenin canlı mı, kayıt mı, kurgulanmış mı, yazılı mı yoksa kamera karşısında mı olacağını sorun. ABC'nin röportaj kılavuzu; amaç, röportajı yapan kişi, beklenen konular, zamanlama, dil desteği ve canlı yayına karşı kayıt formatı hakkında sorular sorulmasını önerir. Reddetmek için soru listesinin tamamını talep etmeniz gerekmez, ancak hangi talebi kapattığınızı bilmelisiniz. Beklenmedik dosyaları açmak yerine bilmediğiniz alan adlarını ve iletişim yollarını bağımsız olarak kontrol edin. Mesaj genel bir pazarlama tanıtımıysa kısa bir ret yeterli olabilir; kurumsal düzeydeki net bir talep ise kaydı tutulabilir bir yanıtı hak eder.
Kişisel uzmanlığı bir kurum adına konuşmaktan ayırın
Bilgi sahibi olmak, bir işverenin tutumunu beyan etmeniz için size otomatik olarak yetki vermez. Mevcut iletişim politikanızı okuyun ve davetin doğrudan adınızı mı belirttiğini, unvanınızı kimlik tespiti için mi kullandığını yoksa resmi bir yanıt mı talep ettiğini belirleyin. Case Western Reserve'in rehberi, kişisel görüşleri kurumsal sözcü açıklamalarından ayırır ve medya ilişkileri biriminden alınacak desteği açıklar. Diğer kurumlar farklı onay süreçleri kullanır. Kurumu temsil edemiyorsanız, kurumun görüşünün gayriresmi bir versiyonunu sunmadan bunu doğrudan ifade edin. Kişisel röportajı yine de ayrıca reddedebilirsiniz. Bu sıfatları birbirinden ayrı tutmak, nazik bir yanıtın yetkisiz bir resmi açıklamaya dönüşmesini önler.
Atıf koşullarını yalnızca katılımı düşünüyorsanız netleştirin
“Gayriresmi”, “arka plan bilgisi” veya “kayıt dışı” gibi ifadelerin herkes için aynı anlama geldiğini varsaymayın. AP'nin yayımlanmış standartları, kamuya açık olmayan temel kuralların açıkça müzakere edilmesi gerektiğini belirtir ve kayıt içi, arka plan ve kayıt dışı kullanımı birbirinden ayırır. Eğer talebi reddediyorsanız bu şartları müzakere etmeniz gerekmez; yalnızca bir yanıt olarak değerlendirilebilecek yorumlar eklemekten kaçının. Tek engel bir atıf koşuluysa kabul etmeden önce bunu teklif edin ve onay alın. “Yorum yapamam ama...” gibi bir ifade, çoğu zaman tam da sakınmak istediğiniz alıntıyı veya olgusal ipucunu karşı tarafa verir. Ret cevabını idari düzeyde tutun ve içeriğe dair yanıtlara yer vermeyin.
Altı bölümden oluşan resmi bir yanıt kullanın
Gönderene ismiyle hitap edin, röportajı veya etkinliği ve tarihi belirtin, sizi düşündükleri için teşekkür edin, katılamayacağınızı bildirin, yalnızca gerekliyse kısa bir neden sunun ve doğru bir sonraki adımla mesajı sonlandırın. Örneğin: “14 Ekim'deki arşiv projesini görüşmek üzere beni davet ettiğiniz için teşekkür ederim. Bu röportaj için uygun değilim ve haber için görüş sağlayamayacağım. Kaynak listenizi buna göre güncellemenizi rica ederim.” Yetki eksikliği söz konusuysa talebin belirtilen resmi birim aracılığıyla iletilmesi gerektiğini söyleyin. Kararın belirsizleşmesine yol açacak kadar uzun özürler dilemeyin ve takviminize alamayacağınız ileri tarihli bir yanıt sözü vermeyin.
Özel bir tanıştırma yerine yetkili bir kamusal kanal üzerinden yönlendirin
Politikanız talepleri kurumsal iletişime yönlendiriyorsa yayımlanmış adresi paylaşın veya kurum içi prosedüre uygun olarak e-postayı doğrudan iletin. Gönderene ne yaptığınızı bildirin: “Talebinizi, kurumsal açıklamalarla ilgilenen iletişim ekibimize ilettim.” Bir iş arkadaşınızın kişisel numarasını paylaşmayın, kabul edeceklerini ima etmeyin veya onayları olmadan onları baskı yaratacak bir devir sürecine dahil etmeyin. Bir çalışma arkadaşınız iyi bir bağımsız uzman olabilecekse kendisini yönlendirmeden önce özel olarak onayını alın. Yönlendirme yalnızca talebi devreder, yanıt verileceğinin garantisini değil. Yeni sorumlunun adım atmanın mümkün olup olmadığını değerlendirebilmesi için orijinal son tarihi görünür tutun.
Daha önce verilmiş bir onayın ardından materyalleri, erişimi ve gelecekteki teması sonlandırın
Daha önce kabul ettiyseniz mevcut olanları listeleyin: takvim kaydı, kayıt bağlantısı, biyografi, fotoğraflar, bilgilendirme notları, bina erişim izni, seyahat planları ve tanıtım paylaşımları. Yapımcıdan veya organizatörden iptali ve uygun durumlarda materyallerin kaldırıldığını veya kullanılmayacağını teyit etmesini isteyin. Takvimden bir etkinliği reddetmenin çekim erişimini veya yayın planlarını kendiliğinden iptal ettiğini varsaymayın. Geleceğe açık kapı bırakılacaksa bu net olmalıdır: belirli bir aydan sonra yazılı bir talep, uzmanlık alanınız dahilinde farklı bir konu veya iletişim ofisi üzerinden temas. Benzer talepler almak istemiyorsanız bu ifadeye yer vermeyin. Resmilik, kayıtların gerçeği yansıtması anlamına gelir; her “hayır”ın gelecekte bir müsaitliğe dönüştürülmesi gerektiği anlamına gelmez.
Sık sorulan sorular
Bir medya talebini öylece görmezden gelebilir miyim?
Toplu gönderilen bir tanıtım e-postası yanıt gerektirmeyebilir; ancak son teslim tarihi olan hedefe yönelik bir talep, özellikle kurumunuzun veya üzerinde mutabık kalınmış bir görevin adı geçiyorsa, açıkça sonuçlandırılmalıdır.
Neden reddettiğimi açıklamak zorunda mıyım?
Gerekçe belirtmek isteğe bağlıdır. Öncelikle net talebi ve kararınızı bildirin; doğru bir sonraki adımı belirlemek için yetki, müsaitlik durumu veya konu kapsamından yalnızca gerektiği kadar bahsedin.
Muhabiri bir meslektaşıma yönlendirebilir miyim?
Yetkili bir iletişim kanalı kullanın veya önce meslektaşınızın onayını alın. Asla başka bir kişinin müsait olduğunu veya konuşmaya yetkili olduğunu ima etmeyin.