वैकल्पिक शाम के कार्यों को एक स्पष्ट समीक्षा समय तक कैसे टालें

वैकल्पिक वस्तुओं को एक ही बार में अलग करें

एक बार जब शाम की जांच में शून्य या एक अनिवार्य कार्य चुन लिया जाता है, तो आज शाम के लिए अन्य सभी कार्यों को वैकल्पिक चिह्नित करें। वैकल्पिक का अर्थ बेकार, रद्द या स्थायी रूप से महत्वहीन होना नहीं है। इसका अर्थ है कि उस कार्य के पास कोई ऐसी सत्यापित शर्त नहीं है जिसके तहत अगली समीक्षा से पहले उसका पूरा होना आवश्यक हो। सूची को एक बार देखें और प्रत्येक कार्य की उपयोगिता पर दोबारा विचार न करें। किसी भी बाहरी रूप से बताई गई समय-सीमा को दृश्यमान रखें, क्योंकि कोई कार्य आज रात के लिए वैकल्पिक हो सकता है जबकि उसकी बाद की एक वास्तविक अंतिम तिथि हो सकती है। यदि किसी कार्य की स्थिति अज्ञात है, तो उसे चुपचाप तत्काल (urgent) में बदलने के बजाय 'जानकारी आवश्यक' नोट के साथ बाद की साझा समीक्षा सूची में छोड़ दें। यह चरण एक नई प्राथमिकता क्रम बनाए बिना आज रात की सीमा को भविष्य के निर्णयों से अलग करता है।

वैकल्पिक प्रविष्टियों को दोबारा लिखे बिना एक साथ रखें

एक मौजूदा सूची या एक तटस्थ कार्रवाई के नाम वाले एकल संदर्भ का उपयोग करें, जैसे कि 'गुरुवार, 18:30 पर समीक्षा करें'। एक ही कार्रवाई में सभी वैकल्पिक प्रविष्टियों को स्थानांतरित करें या उनका संदर्भ दें। उनके मूल शीर्षक, स्रोत लिंक, अटैचमेंट, स्वामी और निर्धारित समय-सीमाओं को सुरक्षित रखें। प्रत्येक प्रविष्टि को दोबारा न लिखें, इसे चरणों में विभाजित न करें, अवधि का अनुमान न लगाएं या कोई नई तिथि निर्दिष्ट न करें। Microsoft सूचियों के बीच कार्यों को ले जाने को एक अलग प्रक्रिया के रूप में दस्तावेज़ित करता है; यह अंतर उपयोगी है क्योंकि स्थानांतरित करना पुनर्नियोजन (replanning) के समान नहीं है। यदि आपका वर्तमान सिस्टम प्रविष्टियों को स्थानांतरित नहीं कर सकता है, तो डुप्लिकेट प्रतियां बनाने के बजाय मूल सूची में एक सूचक (पॉइंटर) जोड़ें। एक साझा वापसी बिंदु दस अलग-अलग शेड्यूलिंग निर्णयों से बचाता है।

समीक्षा के लिए एक स्पष्ट अपॉइंटमेंट चुनें

ऐसा समय चुनें जब आप वास्तव में साझा सूची खोल सकें और निर्णय ले सकें। एक कैलेंडर तिथि, स्थानीय समय और स्थान या टूल रिकॉर्ड करें: '[चुनी गई कैलेंडर तिथि], 18:30, लैपटॉप पर टास्क सूची' स्पष्ट है; 'बाद में', 'कल किसी समय' या 'जब मेरे पास समय होगा' स्पष्ट नहीं है। स्लॉट चुनने से पहले एक बार मौजूदा कैलेंडर की जांच करें। यह अपॉइंटमेंट समीक्षा करने के लिए है, सूची के प्रत्येक कार्य को पूरा करने के लिए नहीं। Microsoft To Do वर्तमान में उपयोगकर्ता को रिमाइंडर की तारीख और समय चुनने की अनुमति देता है, और Google Tasks वर्तमान में तारीख और समय जोड़ने का समर्थन करता है। आप इनमें से किसी भी सुविधा का उपयोग कर सकते हैं यदि यह आपके सेटअप के अनुकूल है, लेकिन एक कागजी कैलेंडर प्रविष्टि भी पर्याप्त है।

अलग-अलग पुनर्निर्धारित किए बिना समय-सीमाओं को सुरक्षित रखें

एक साझा समीक्षा समय को कार्य-विशिष्ट तथ्यों को नहीं बदलना चाहिए। यदि किसी मूल कार्य में लिखा है 'शुक्रवार 12:00 तक उत्तर दें', तो उस टेक्स्ट को उस कार्य के साथ संलग्न रखें। इसे गुरुवार के समीक्षा समय से न बदलें और न ही यह निष्कर्ष निकालें कि गुरुवार इसकी नई देय तिथि है। केवल दो प्रकार की जानकारी जोड़ें: साझा सूची के लिए एक समीक्षा अपॉइंटमेंट और कार्य के स्रोत द्वारा पहले से प्रदान की गई एक तथ्यात्मक बाहरी अंतिम तिथि। यदि समीक्षा किसी ज्ञात अंतिम तिथि के बाद होगी, तो अपॉइंटमेंट को पहले के समय पर ले जाएं; समय-सीमा को संपादित करके टकराव को न छिपाएं। समीक्षा के समय आप कार्यों को चुन सकते हैं, अस्वीकार कर सकते हैं, स्पष्ट कर सकते हैं या शेड्यूल कर सकते हैं। आज रात आप केवल बाद के निर्णय के लिए उन्हें सुरक्षित रख रहे हैं।

अपॉइंटमेंट के लिए अधिकतम एक रिमाइंडर का उपयोग करें

यदि आपको संकेत की आवश्यकता है, तो समीक्षा अपॉइंटमेंट के साथ एक रिमाइंडर संलग्न करें। प्रत्येक वैकल्पिक कार्य पर रिमाइंडर न लगाएं, अपॉइंटमेंट को कई ऐप्स में कॉपी न करें या प्रारंभिक चेतावनियों की श्रृंखला न बनाएं। Microsoft चुनी गई तिथि और समय पर रिमाइंडर का दस्तावेज़ीकरण करता है; Google तिथि और समय वाले कार्यों के लिए सूचनाओं का दस्तावेज़ीकरण करता है। ये मौजूदा सुविधाएं वैकल्पिक कार्यान्वयन विवरण हैं, आवश्यकताएं नहीं। ऐसा सिस्टम चुनें जिसे आप पहले से जांचते हैं, सही स्थानीय समय की पुष्टि करें और रुकें। यदि सिस्टम एक डिफ़ॉल्ट सूचना बनाता है जो आप नहीं चाहते हैं, तो उस टूल के नियंत्रणों के अनुसार उसे समायोजित करें या हटा दें। लक्ष्य सूची पर लौटने का एक एकल बिंदु है, शाम की सूचनाओं की एक नई परत नहीं।

कल के आउटपुट का वादा किए बिना आज रात का काम समाप्त करें

दो पंक्तियों के रिकॉर्ड के साथ समाप्त करें: 'आज रात: एक चयनित कार्य पूरा हुआ, आवश्यक जानकारी की प्रतीक्षा है, या कोई चयनित नहीं है। बाद में: वैकल्पिक कार्यों की समीक्षा [तारीख और समय] पर की जाएगी।' यह न लिखें कि वैकल्पिक कार्य तब पूरे किए जाएंगे। एक समीक्षा अपॉइंटमेंट केवल एक निर्णय बिंदु प्रदान करता है, और उस अपॉइंटमेंट को भी बाद में एक स्पष्ट बदलाव की आवश्यकता हो सकती है। समीक्षा के समय, साझा सूची को एक बार फिर से खोलें, वर्तमान समय-सीमाओं की जांच करें और चुनें कि अगली सीमित योजना में क्या शामिल है। तब तक, शब्दों और क्रम को जैसा है वैसा ही छोड़ दें। यदि अपॉइंटमेंट से पहले कोई नया बाहरी तथ्य आता है, तो केवल उस तथ्य को अपडेट करें और यदि आवश्यक हो तो समीक्षा समय पर पुनर्विचार करें। यह समाप्ति इसे मिटाए बिना या निश्चितता का दिखावा किए बिना सूची को आज रात के निर्णय से हटा देती है।

इस विषय को आगे पढ़ें