पीक वॉल्यूम के दौरान एक ट्रैक करने योग्य फ़्रंट-डेस्क पैकेज कतार चलाएं
पीक-वॉल्यूम पैकेज प्रबंधन तब काम करता है जब फ़्रंट डेस्क प्रवाह को नियंत्रित करता है, न कि तब जब कर्मचारी केवल तेज़ी से ढेर लगाते हैं। भीड़ बढ़ने से पहले, यह तय करें कि डेस्क किन पार्सल को स्वीकार करता है, कूरियर कहाँ प्रतीक्षा करते हैं, अनप्रोसेस्ड आगमन कहाँ रखे जाते हैं, स्वीकृत वस्तुओं को आंतरिक संदर्भ कैसे मिलता है, कौन से स्टोरेज पते उपलब्ध हैं, और निवासी को नोटिस किस आधार पर भेजा जाता है। भीड़ के दौरान, आगमन से लेकर इनटेक, स्टोरेज, रेडी नोटिफ़िकेशन, संग्रह और क्लोज़्ड रिकॉर्ड तक एकतरफ़ा गतिविधि की सुरक्षा करें। कूरियर का 'वितरित' (डिलीवर्ड) संदेश डेस्क का 'तैयार' (रेडी) संदेश नहीं होता। इस अंतर को सार्वजनिक करें, लेकिन कभी भी ऐसे सार्वभौमिक प्रोसेसिंग समय का वादा न करें जिसका वर्तमान स्टाफ़ और वॉल्यूम समर्थन नहीं कर सकते।
इनटेक को अपवादों से अलग रखें
पहले बैच से पहले तीन भौतिक लेन बनाएं: इनटेक की प्रतीक्षा, अपवाद समीक्षा, और स्टोरेज के लिए प्रोसेस्ड। प्रतीक्षा लेन में केवल वे पार्सल होते हैं जिनका अभी मिलान या रिकॉर्ड नहीं किया गया है। अपवाद समीक्षा में सामग्री को खोले बिना गलत नाम, न पढ़े जा सकने वाले फ्लैट/यूनिट नंबर, दृश्यमान क्षति, अयोग्य सेवाएं, या कई-टुकड़ों वाली विसंगतियों को रखा जाता है। प्रोसेस्ड पार्सल तुरंत टेबल से किसी क्रमांकित ज़ोन, शेल्फ़, बे, या अनुमोदित ओवरफ़्लो पते पर चले जाते हैं। रिटर्न और जाने वाले सामान को कहीं और रखें। चलने के रास्तों, दरवाजों, उपकरण पहुंच और स्थिर स्टैकिंग को सुरक्षित रखें; एक सुविधाजनक ढेर जो आवाजाही को रोकता है या गिर सकता है, वह स्वीकार्य क्षमता योजना नहीं है।
केवल अगली कार्रवाई के लिए वर्गीकृत करें
इनटेक पर, सबसे छोटे वर्गीकरण का उपयोग करें जो अगली कार्रवाई को बदलता हो। उपयोगी फ़ील्ड हैं लक्षित निवासी या यूनिट, कैरियर संदर्भ, टुकड़ों की संख्या, आकार श्रेणी, उल्लिखित हैंडलिंग अपवाद, इनटेक समय, स्टोरेज पता और स्थिति। ऐसी सजावटी श्रेणियां न बनाएं जिनकी व्याख्या कर्मचारी अलग-अलग तरीके से करें। एक बड़े पार्सल को एक उपयुक्त निचले या निर्दिष्ट स्थान की आवश्यकता होती है; एक बेमेल लेबल को समीक्षा की आवश्यकता होती है; एक सामान्य पार्सल को अगले खाली पते की आवश्यकता होती है। एक बार स्कैन या दर्ज करें, फिर शेल्फ़ में रखने से पहले रिकॉर्ड के साथ लेबल का सत्यापन करें। यदि कोई स्थान बदलता है, तो याददाश्त या अगली शिफ़्ट के लिए छोड़े गए नोट पर भरोसा करने के बजाय स्थानांतरण के समय ही पता अपडेट करें।
सेवा क्षमता की गति से नोटिस जारी करें
तैयार होने का नोटिस (रेडी नोटिस) तभी भेजें जब वस्तु प्राप्त करने योग्य (निकालने योग्य) हो। संदेश में आधिकारिक पिकअप बिंदु, पर्याप्त पार्सल संदर्भ, वर्तमान खुलने का समय, आवश्यक क्रेडेंशियल या कोड, और संग्रह का कोई भी स्थानीय निर्देश स्पष्ट होना चाहिए। भीड़ के दौरान, ओवरफ़्लो रूम या लॉकर असाइनमेंट सामान्य काउंटर से भिन्न हो सकता है, इसलिए स्थान की जानकारी हर नोटिस में होनी चाहिए। एक ही कतार में पूरा बैकलॉग जारी करने के बजाय सेवा क्षमता के अनुसार नोटिस भेजें। ज़रूरी परिचालन घोषणाओं को व्यक्तिगत नोटिसों से अलग रखें, और एक आधिकारिक स्थिति चैनल प्रदान करें ताकि निवासियों को कई कर्मचारियों से एक ही सवाल न पूछना पड़े।
अपवादों को पिकअप कतार के पास रखें
पिकअप कतार को अवलोकन योग्य चरणों के इर्द-गिर्द डिज़ाइन करें। एक व्यक्ति या स्टेशन निवासी संदर्भ प्राप्त करता है, दूसरा कर्मचारी उपलब्धता के आधार पर पार्सल लाता है, और रिलीज़ बिंदु रिकॉर्ड बंद करने से पहले लेबल, टुकड़ों की संख्या और अनुमोदित क्रेडेंशियल का सत्यापन करता है। बेमेल पार्सल के लिए एक अलग साइड पाथ तैयार रखें ताकि एक कठिन पार्सल सामान्य लाइन को न रोके। कतार की अनुमानित स्थिति केवल तभी प्रदर्शित करें जब वह वर्तमान अवलोकन पर आधारित हो, किसी वादे पर नहीं। कई या बड़े टुकड़ों के लिए, निवासी को पहले से सूचित करें कि क्या स्थानीय प्रक्रिया के तहत कार्ट, दूसरी यात्रा, अनुमोदित सहायक, या किसी अलग संग्रह बिंदु की आवश्यकता है।
ओवरफ़्लो को एक वास्तविक पता बनाएं
सामान्य शेल्फ़ भरने से पहले ही ओवरफ़्लो को परिभाषित करें। ट्रिगर, अधिकृत स्थान, अधिकतम सुरक्षित क्षमता, लेबलिंग विधि, स्टाफ़ पहुंच, निवासी पिकअप बिंदु और सामान्य स्थिति में वापस लाने वाले ज़िम्मेदार व्यक्ति का नाम तय करें। ओवरफ़्लो एक रिकॉर्ड किया गया स्थान होना चाहिए, कोई विविध सामान रखने वाला कमरा नहीं। जब अनुमोदित सीमा तक पहुंच जाए तो किसी श्रेणी को स्वीकार करना बंद कर दें और प्रकाशित अस्वीकृति या पुनर्निर्देशन प्रक्रिया का पालन करें। एक संक्षिप्त शिफ़्ट हैंडऑफ़ जोड़ें: इनटेक की प्रतीक्षा कर रहे पार्सल, संदर्भ द्वारा अपवाद, पूर्ण या बंद ज़ोन, रोके गए नोटिस, उपकरण संबंधी समस्याएं, और अगली टीम के लिए पहली कार्रवाई। यह हर शिफ़्ट को बिखरे हुए संदेशों से कतार को दोबारा बनाने से रोकता है।
भीड़ के दौर को समाप्त करें और उससे सीखें
पीक अवधि को सोच-समझकर समाप्त करें। ज़ोन के अनुसार खुले रिकॉर्ड के साथ भौतिक पार्सल का मिलान करें, विसंगतियों की जांच करें, अस्थायी संकेतों को हटाएं, और खाली ओवरफ़्लो स्थान को उसके सामान्य उपयोग में लौटाएं। केवल उन परिचालन उपायों की गणना करें जो सुधार में सहायता करते हैं: अंतराल के अनुसार आगमन, इनटेक से रिट्रीवेबल स्टोरेज तक का समय, असफल खोजें, गलत स्थान, बार-बार भेजे गए नोटिस, कतार में रुकावटें, और हैंडऑफ़ पर अभी भी खुले पार्सल। समीक्षा करें कि प्रवाह कहाँ रुका था, फिर अगली भीड़ के लिए किसी एक सीमा या चरण में बदलाव करें। स्टाफ़ की सार्वजनिक रैंकिंग या निवासी तुलना का उपयोग न करें; इसका उद्देश्य कम अप्रमाणित हैंडऑफ़ के साथ एक स्पष्ट प्रणाली बनाना है।
सामान्य प्रश्न
रेडी नोटिस कब भेजा जाना चाहिए?
पार्सल का स्थान रिकॉर्ड होने, उसके प्राप्त करने योग्य होने और पिकअप के वर्तमान निर्देश ज्ञात होने के बाद ही।
क्या ओवरफ़्लो कोई असूचीबद्ध अतिरिक्त कमरा हो सकता है?
नहीं। इसके लिए एक अनुमोदित क्षमता, रिकॉर्ड किया गया पता, पहुंच नियम और सामान्य स्थिति में लौटने के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति की आवश्यकता होती है।
क्या पूरे बैकलॉग को एक साथ रेडी नोटिस प्राप्त होने चाहिए?
नहीं। केवल प्राप्त करने योग्य पार्सल को सूचित करें और संदेशों को वास्तविक पिकअप क्षमता और वर्तमान स्थान के अनुसार नियंत्रित गति से भेजें।