जब आप लगातार कामों के बारे में सोचते रहते हैं तो काम समाप्त करने का नियम (रस्म) कैसे बनाएं

काम के बाद भी अधूरे काम आपका पीछा क्यों करते हैं

एक अधूरा काम बार-बार दिमाग में इसलिए आ सकता है क्योंकि वह अभी भी अनसुलझा लगता है। 1,127 कार्य लक्ष्यों पर नज़र रखने वाले 103 कर्मचारियों के एक लंबे अध्ययन में पाया गया कि लोगों को अधूरे लक्ष्यों से मानसिक रूप से अलग होने में अधिक कठिनाई होती थी, विशेष रूप से उन लक्ष्यों से जो उनके लिए बहुत मायने रखते थे। एक प्रयोग में, अधूरे लक्ष्यों के लिए योजना बनाने से उन प्रतिभागियों को मदद मिली जिन्हें आमतौर पर काम के विचारों से बाहर निकलना मुश्किल लगता था। इससे मिलने वाला उपयोगी सबक बहुत स्पष्ट है: किसी काम को केवल एक अस्पष्ट अनुस्मारक के रूप में छोड़ने के बजाय, एक अगला कदम और उसे करने का समय या परिस्थिति लिख लें। स्मिट, “Successfully leaving work at work”

यह रस्म काम के अंत को एक दृश्य संकेत (विज़ुअल क्यू) भी देती है। घर से काम करने वाले लोगों पर किए गए शोध में व्यावहारिक सीमा तय करने के तौर-तरीकों का विवरण दिया गया है, जैसे काम के घंटे तय करना, काम के उपकरणों को संभालकर रखना, काम से जुड़े संदेशों को म्यूट करना, और एक छोटी सैर पर जाना जो ऑफिस आने-जाने (कम्यूट) जैसा अनुभव देती है। ये उन तौर-तरीकों के उदाहरण हैं जिनका लोगों ने उपयोग करने की बात कही; ये अपनाने योग्य विकल्प हैं, कोई तयशुदा फॉर्मूला नहीं। एलन एवं अन्य, “Boundary Management and Work-Nonwork Balance While Working from Home”

1. काम रोकने का एक व्यावहारिक संकेत चुनें

एक ऐसा नियमित समापन समय चुनें जो आपकी भूमिका और दिनचर्या के अनुकूल हो। कोई दूसरा बड़ा काम शुरू करने के बजाय, काम समेटने के संकेत के रूप में उससे 10 से 15 मिनट पहले का कैलेंडर रिमाइंडर या टाइमर लगाएं। यदि आपके काम में कोई ऐसा कर्तव्य है जिसका समय पहले से तय है, जैसे कि किसी को अपनी शिफ्ट सौंपना, तो उसे ही अपना संकेत बनाएं। एक नियमित कार्यक्रम और दिनचर्या सीमा रेखा खींचने में मदद कर सकते हैं, हालाँकि वे यह गारंटी नहीं दे सकते कि समय बदलते ही काम से जुड़े विचार तुरंत गायब हो जाएंगे। दूर से काम करने वालों (रिमोट वर्कर्स) के लिए अमेरिकन साइकोलॉजिकल एसोसिएशन का मार्गदर्शन भी एक सुसंगत दिनचर्या बनाए रखने और यदि संभव हो, तो दिन समाप्त होने पर ईमेल और संदेशों की जांच बंद करने की सलाह देता है। एपीए, “Psychologists’ advice for newly remote workers”

2. जो काम अभी भी बाकी है, उसे दर्ज करें

कुछ मिनट निकालकर अधूरे कार्यों को एक ही जगह सूचीबद्ध करें। प्रत्येक के लिए, एक ऐसा अगला कदम लिखें जो शुरू करने जितना छोटा हो, साथ ही यह भी लिखें कि आप उसे कब या कहाँ करने की उम्मीद करते हैं। उदाहरण के लिए, "प्रोजेक्ट योजना समाप्त करें" के स्थान पर "कल सुबह 9:00 बजे, प्रोजेक्ट योजना की रूपरेखा तैयार करें" लिखें। यदि अगला कदम किसी अन्य व्यक्ति या घटना पर निर्भर करता है, तो उस शर्त को दर्ज करें: "क्लाइंट द्वारा आंकड़े भेजने के बाद, कुल योग की जांच करें।" यह एक अनसुलझे लक्ष्य को एक योजना में बदल देता है। स्मिट का शोध अधूरे लक्ष्यों को पूरा करने की योजना बनाने का समर्थन करता है; इसका मतलब यह नहीं है कि हर काम को एकदम सटीक रूप से शेड्यूल किया जाना चाहिए या यह योजना हर किसी के लिए एक ही तरह से काम करती है।

3. तय करें कि किसे सौंपने (हैंडऑफ) की ज़रूरत है

कुछ काम बिना किसी को सूचित किए सिर्फ टाले नहीं जा सकते। काम समाप्त करने से पहले, ऐसे किसी भी काम की पहचान करें जिसके बारे में किसी अन्य व्यक्ति को जानना आवश्यक है और सामान्य कार्य माध्यम से संक्षेप में जानकारी सौंपें (हैंडऑफ भेजें)। इसमें वर्तमान स्थिति, अगला कदम, और यह किसके ज़िम्मे है, शामिल करें। इसे शाम को इनबॉक्स की सामान्य सफाई से अलग रखें: इसका उद्देश्य आवश्यक जानकारी उपलब्ध कराना है, न कि हर बातचीत को दोबारा शुरू करना। यदि आपकी टीम काम के घंटों के बाद भी आपकी उपलब्धता की अपेक्षा करती है, तो इस बात पर सहमति बनाएं कि किसे तत्काल माना जाए और जहाँ तक संभव हो, कार्य समय के दौरान ही उसे कैसे हल किया जाए। चार संगठनों के पेशेवरों पर किए गए एक अध्ययन में पाया गया कि काम के घंटों के बाद उपलब्धता की अधिक अपेक्षाएं और खाली समय में स्मार्टफोन पर काम से संबंधित अधिक उपयोग मानसिक रूप से काम से अलग होने (डिटैचमेंट) में बाधा डालते हैं; इसने यह भी पाया कि अपनी सीमाओं पर महसूस होने वाला नियंत्रण महत्वपूर्ण था। यह अध्ययन केवल अवलोकनों पर आधारित है, इसलिए यह स्थापित नहीं करता कि एक व्यक्तिगत कार्रवाई से कोई विशेष परिणाम ही निकलेगा। डर्क्स एवं अन्य, “After-hours availability expectations, work-related smartphone use during leisure, and psychological detachment”

4. कार्य परिवेश को बंद करें

उन दस्तावेज़ों को बंद करें जिनकी अब आपको आवश्यकता नहीं है, यदि आपकी भूमिका अनुमति देती है तो काम की सूचनाएं (नोटिफिकेशन) म्यूट कर दें या लॉग आउट करें, और अपने लैपटॉप या काम की सामग्रियों को हटाकर रख दें। यदि आप किसी साझा टेबल पर काम करते हैं, तो काम के सामान को हटा दें और उस जगह को फिर से सामान्य व्यक्तिगत उपयोग के लिए खाली कर दें। यदि आपके पास काम के लिए एक अलग कमरा है, तो उसे छोड़ दें या दरवाज़ा बंद कर दें। ये भौतिक क्रियाएं इस बदलाव को मूर्त रूप देती हैं, खासकर तब जब घर और काम एक ही स्थान पर हों। रिमोट वर्क पर किए गए शोध में उपकरणों और काम के सामान को संभालकर रखने और एक समर्पित कार्य क्षेत्र का उपयोग करने जैसी रणनीतियों का दस्तावेजीकरण किया गया है; इस व्यवस्था को अपने स्थान और काम की आवश्यकताओं के अनुसार लचीला रखें। एलन एवं अन्य।

5. बदलाव से जुड़ी एक ही गतिविधि दोहराएं

काम समाप्त करने के बाद करने के लिए एक छोटी, सुखद गतिविधि चुनें: बाहर टहलने जाएं, कपड़े बदलें, चाय बनाएं, या पास के किसी काम के लिए पैदल जाएं। इसे ऐसा रखें जिसे दोहराना आसान हो। जब कार्यदिवस कार्यालय में बीतता है, तो घर लौटना (कम्यूट) पहले से ही एक बदलाव का काम कर सकता है; घर पर काम करते समय, थोड़ी देर की सैर भी वैसी ही सीमा तय कर सकती है। यह गतिविधि इस बात का संकेत है कि दिन का अगला हिस्सा शुरू हो गया है, न कि कोई अन्य उत्पादकता कार्य। यदि सैर करना दिन के अनुकूल नहीं है, तो अपनी पसंद की कोई अन्य सामान्य गतिविधि करें।

एक व्यावहारिक 10-मिनट का संस्करण

एक सामान्य कार्यदिवस के अंत में इस क्रम का उपयोग करें:

पहला मिनट: नया काम जोड़ना बंद करें और ऐसी किसी भी चीज़ की पहचान करें जिसे वास्तव में किसी और को सौंपने की ज़रूरत है।

2–5 मिनट: अधूरे कार्यों की सूची बनाएं और प्रत्येक के लिए अगला कदम और तय समय या शर्त लिखें।

6–7 मिनट: ज़रूरी हैंडऑफ जानकारी भेजें और काम के अगले सत्र के लिए पहले कार्य को चिह्नित करें।

8–9 मिनट: काम से जुड़े टैब बंद करें, यदि उचित हो तो सूचनाएं म्यूट करें, और काम की सामग्री संभालकर रखें।

10वां मिनट: बदलाव के लिए चुनी गई अपनी गतिविधि शुरू करें।

यह क्रम केवल उदाहरण के रूप में दी गई एक दिनचर्या है, शोध द्वारा परखा गया कोई दस-मिनट का कठोर नियम नहीं। आप जिस तरह का काम करते हैं, उसके अनुसार इसकी अवधि में बदलाव करें। जिस दिन किसी प्राथमिकता वाले काम को दूसरों को सौंपना हो, उस दिन स्पष्ट संवाद पर समय बिताएं। जिस दिन कम काम बचे हों, उस दिन नोट को संक्षिप्त रखें और आगे बढ़ें।

इस रस्म को अपने काम के अनुसार ढालें

यदि आप घर से काम करते हैं, तो इस रस्म को एक भौतिक अंत दें: उपकरण संभालकर रखें, कार्य क्षेत्र से हट जाएं, या थोड़ी देर टहलें। यदि आप कार्यस्थल पर जाकर काम करते हैं, तो आखिरी कुछ मिनटों का उपयोग अधूरे कार्यों को दर्ज करने, हैंडऑफ पूरा करने के लिए करें, और फिर घर वापसी के सफर को इस बदलाव का माध्यम बनने दें। यदि आपके काम के घंटे बदलते रहते हैं, तो इस दिनचर्या को घड़ी के निश्चित समय के बजाय अपनी शिफ्ट के अंत से जोड़ें।

यदि आप काम के विचारों से बाहर नहीं निकल पा रहे हैं क्योंकि कोई काम अधूरा लगता है, तो जांचें कि क्या आपके नोट में एक ठोस अगला कदम और कोई समय या संकेत दर्ज है। यदि ऐसा है, तो बाकी बचे काम को बस उस तय समय तक इंतज़ार कराने की ज़रूरत हो सकती है। यदि काम समाप्त करने के बाद भी आपको लगातार नए काम याद आते रहते हैं, तो दिन में थोड़ा पहले एक संक्षिप्त "दर्ज करें और योजना बनाएं" सत्र रखें या जैसे ही वे याद आएं, उन्हें लिखने के लिए एक ही तय स्थान का उपयोग करें। इस रस्म को एक ऐसी लंबी चेकलिस्ट न बनाएं जिसमें इतना समय लगे कि काम से हटने में ही देरी हो जाए।

कुछ नौकरियों में काम के घंटों के बाद भी सक्रिय रहने की वास्तविक आवश्यकता होती है। उस स्थिति में, संबंधित लोगों के साथ वास्तविक उपलब्धता की अवधि और तत्काल अनुरोधों के माध्यम को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें, और यदि आपकी भूमिका अनुमति देती है, तो उस अवधि के बाहर अन्य कार्य माध्यमों को बंद कर दें। काम समाप्त करने की रस्म सबसे अच्छा तब काम करती है जब उसकी सीमाएं काम की वास्तविक अपेक्षाओं से मेल खाती हों।

इसे अपना बनाएं, फिर इसे सहज और छोटा रखें

एक सप्ताह के लिए इन्हीं चार तत्वों को आज़माएं: काम रोकने का एक संकेत, अगले कदम का एक नोट, भौतिक या डिजिटल रूप से काम को बंद करना, और बदलाव से जुड़ी एक गतिविधि। सप्ताह के अंत में, उन चरणों को बनाए रखें जो आपके अनुकूल हों और उन चरणों को हटा दें जो अतिरिक्त काम जैसे लगते हैं। एक उपयोगी रस्म वही है जिसे एक सामान्य व्यस्त दिन में भी दोहराया जा सके। इसके लिए सब कुछ पूरी तरह समाप्त करने की आवश्यकता नहीं है; यह आपके कार्यों का हिसाब रखती है और बाकी दिन को एक स्पष्ट शुरुआत देती है।

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