Aklınız Sürekli Görevlerdeyken İş Günü Sonu Ritüeli Nasıl Oluşturulur?
Basit bir iş bitirme ritüeli, tamamlanmamış işlere net bir sonraki adım kazandırır ve iş gününün sonunu belirler. Düzenli bir bırakma saati belirleyin, açıkta kalan görevleri bunlara ne zaman ve nerede devam edeceğinizle birlikte kaydedin, iş araçlarını kapatın veya kaldırın ve kişisel zamana geçiş için her zaman aynı kısa adımı izleyin. Amaç her şeyi bitirmek değil; bir sonraki adımda ne olacağına dair güvenilir bir kayıt bırakmaktır.
Tamamlanmamış görevler işten sonra neden peşinizi bırakmaz?
Tamamlanmamış bir görev, zihinde henüz çözüme kavuşmamış gibi hissettirdiği için akla gelmeye devam edebilir. 103 çalışanın 1.127 iş hedefini takip eden boylamsal bir çalışma, insanların yarım kalan hedeflerden, özellikle de kendileri için büyük önem taşıyan hedeflerden zihinsel olarak kopmakta daha fazla zorlandığını ortaya koydu. Yapılan bir deneyde, tamamlanmamış hedefler için plan yapmak, normalde işten zihnen uzaklaşmakta zorlanan katılımcılara yardımcı oldu. Çıkarılacak faydalı ders oldukça nettir: Bir görevi belirsiz bir hatırlatıcı olarak bırakmak yerine, bir sonraki eylemi ve bunu yapacağınız zamanı veya durumu yazın. Smit, “Successfully leaving work at work”
Bir ritüel aynı zamanda işin bittiğine dair görünür bir işaret sağlar. Evden çalışan kişiler üzerine yapılan araştırmalar; çalışma saatleri belirlemek, iş ekipmanlarını kaldırmak, iş bildirimlerini sessize almak ve işe gidiş geliş hissini yeniden yaratmak için kısa bir yürüyüşe çıkmak gibi pratik sınır çizme taktiklerini tanımlamaktadır. Bunlar insanların kullandıklarını bildirdiği örneklerdir; kural niteliğinde bir formül değil, uyarlanabilecek seçeneklerdir. Allen ve ark., “Boundary Management and Work-Nonwork Balance While Working from Home”
1. Gerçekçi bir işi bırakma işareti seçin
Rolünüze ve programınıza uygun, düzenli bir bitiş saati belirleyin. Yeni ve kapsamlı bir göreve başlamak yerine toparlanma işareti olarak bu saatten 10 ila 15 dakika öncesine bir takvim hatırlatıcısı veya zamanlayıcı koyun. İşinizin vardiya devretmek gibi öngörülebilir bir kapanış görevi varsa, işaretiniz bu olsun. Düzenli bir program ve rutin bir sınır oluşturmaya yardımcı olabilir; ancak saat değiştiğinde işle ilgili düşüncelerin anında yok olacağını garanti edemez. Amerikan Psikoloji Derneği'nin (APA) uzaktan çalışanlara yönelik rehberi de tutarlı bir program sürdürmeyi ve mümkünse gün sona erdiğinde e-posta ve mesaj kontrollerini bırakmayı önermektedir. APA, “Psychologists’ advice for newly remote workers”
2. Hâlâ açıkta olanları kaydedin
Tamamlanmamış maddeleri tek bir yerde listelemek için birkaç dakika ayırın. Her biri için başlamaya yetecek küçüklükte bir sonraki eylemi ve bunu ne zaman ya da nerede yapmayı planladığınızı yazın. Örneğin, “proje planını bitir” yerine “Yarın saat 09:00'da proje planının taslağını çıkar” yazın. Bir sonraki adım başka bir kişiye veya olaya bağlıysa bu koşulu kaydedin: “Müşteri rakamları gönderdikten sonra toplamları kontrol et.” Bu, çözülmemiş bir hedefi bir plana dönüştürür. Smit tarafından yapılan araştırma, açık hedeflerin tamamlanmasını planlamayı desteklemektedir; ancak bu, her görevin kesin olarak takvime bağlanması gerektiği veya planlamanın herkes için aynı şekilde işleyeceği anlamına gelmez.
3. Nelerin devredilmesi gerektiğine karar verin
Bazı işler iletişim kurulmadan öylece bekletilemez. Günü kapatmadan önce, başka birinin bilmesi gereken maddeleri belirleyin ve alışılmış iş kanalı üzerinden kısa bir devir mesajı gönderin. Mevcut durumu, bir sonraki adımı ve görevin sorumlusunu ekleyin. Bunu genel bir akşam gelen kutusu taramasından ayrı tutun: Amaç her konuyu yeniden açmak değil, gerekli bilgileri erişilebilir kılmaktır. Ekibiniz mesai saatleri dışında da ulaşılabilir olmanızı bekliyorsa, nelerin acil sayılacağı ve bunların mümkün olduğunca çalışma saatleri içinde nasıl ele alınacağı konusunda anlaşın. Dört kuruluştaki profesyoneller üzerinde yapılan bir araştırma, mesai sonrası ulaşılabilirlik beklentisinin yüksek olmasını ve boş zamanlarda işle ilgili akıllı telefon kullanımının artmasını işten zihnen daha az uzaklaşabilme ile ilişkilendirmiştir; ayrıca algılanan sınır kontrolünün de önemli olduğunu bulmuştur. Bu çalışma gözlemseldir, bu nedenle tek bir bireysel eylemin belirli bir sonucu doğuracağını kesin olarak ortaya koymaz. Derks ve ark., “After-hours availability expectations, work-related smartphone use during leisure, and psychological detachment”
4. Çalışma ortamını kapatın
Artık ihtiyacınız olmayan belgeleri kapatın, rolünüz elveriyorsa iş bildirimlerini sessize alın veya oturumu kapatın ve dizüstü bilgisayarınızı ya da iş malzemelerinizi kaldırın. Ortak kullanılan bir masada çalışıyorsanız, iş eşyalarını toplayın ve alanı her zamanki kişisel kullanımına döndürün. Ayrı bir çalışma alanınız varsa, oradan çıkın veya kapısını kapatın. Bu fiziksel eylemler, özellikle ev ve iş aynı alanı paylaştığında geçişi somutlaştırır. Uzaktan çalışma üzerine yapılan araştırmalar, cihazları ve iş eşyalarını kaldırmak ve özel bir çalışma alanı kullanmak gibi taktikleri belgelemiştir; bu düzenlemeyi alanınıza ve işinizin gereklerine göre esnetebileceğiniz bir yöntem olarak değerlendirin. Allen ve ark.
5. Tek bir geçiş aktivitesini tekrarlayın
İş bitiminin ardından gelecek kısa ve keyifli bir aktivite seçin: Dışarı çıkın, kıyafetlerinizi değiştirin, çay demleyin veya yakınlardaki bir işinizi halletmek için yürüyün. Tekrarlaması kolay bir şey olsun. İş günü ofiste geçtiğinde, eve dönüş yolu zaten bir geçiş işlevi görebilir; evden çalışırken ise kısa bir yürüyüş benzer bir sınır oluşturabilir. Bu aktivite bir verimlilik görevi değil, günün bir sonraki bölümünün başladığına dair bir işarettir. Yürüyüş o gün için uygun değilse, keyif aldığınız başka bir sıradan aktiviteden yararlanın.
Pratik bir 10 dakikalık versiyon
Tipik bir iş gününün sonunda bu sırayı uygulayın:
1. Dakika: Yeni iş eklemeyi bırakın ve gerçekten devredilmesi gereken bir şey olup olmadığını belirleyin.
2–5. Dakikalar: Açık görevleri listeleyin ve her biri için bir sonraki eylemi, planlanan zamanı veya koşulu yazın.
6–7. Dakikalar: Gerekli devir bilgilerini gönderin ve bir sonraki çalışma oturumunun ilk görevini işaretleyin.
8–9. Dakikalar: İş sekmelerini kapatın, uygunsa bildirimleri sessize alın ve iş malzemelerini kaldırın.
10. Dakika: Seçtiğiniz geçiş aktivitesine başlayın.
Bu sıralama örnek bir rutindir, araştırmalarla test edilmiş kesin bir on dakikalık protokol değildir. Süresini yaptığınız işin türüne göre ayarlayın. Yüksek öncelikli bir devir yapılması gereken bir günde, zamanınızı net iletişim kurmaya ayırın. Açıkta çok az işin olduğu bir günde ise notunuzu kısa tutup gününüze devam edin.
Ritüeli işinize göre uyarlayın
Uzaktan çalışıyorsanız, ritüele fiziksel bir bitiş noktası kazandırın: Ekipmanları kaldırın, çalışma alanından ayrılın veya kısa bir yürüyüşe çıkın. İş yerinde çalışıyorsanız, son birkaç dakikayı açık görevleri kaydetmek ve bir devir işlemi yapmak için kullanın; ardından eve dönüş yolunun geçişi simgelemesine izin verin. Çalışma saatleriniz değişkenlik gösteriyorsa, rutini sabit bir saate değil vardiyanın bitişine bağlayın.
Bir görevin yarım kaldığını hissettiğiniz için işten zihnen uzaklaşamıyorsanız, notunuzun somut bir sonraki eylem ve bir zaman ya da tetikleyici içerip içermediğini kontrol edin. İçeriyorsa, kalan işin sadece o planlanan anı beklemesi gerekiyor olabilir. Günü kapattıktan sonra sürekli aklınıza yeni görevler geliyorsa, günün daha erken bir saatine kısa bir “kaydet ve planla” aralığı koyun veya görevleri ortaya çıktıkça kaydetmek için belirlenmiş tek bir yer kullanın. Ritüeli, işten çıkışınızı geciktirecek kadar uzun süren yeni bir kontrol listesine dönüştürmekten kaçının.
Bazı işler mesai sonrası gerçek bir nöbet veya ulaşılabilirlik gerektirir. Bu durumda, ilgili kişilerle gerçek nöbet aralığını ve acil talepler için kullanılacak kanalı tanımlayın; ardından rolünüz izin veriyorsa bu aralık dışındaki diğer iş kanallarını kapatın. Bir iş bitirme ritüeli, sınırları işin gerçek beklentileriyle uyuştuğunda en iyi sonucu verir.
Kendinize uyarlayın, sonra da sade tutun
Bir hafta boyunca aynı dört unsuru deneyin: Bir işi bırakma işareti, bir sonraki adım notu, fiziksel veya dijital bir kapanış ve tek bir geçiş aktivitesi. Haftanın sonunda, size uyan adımları tutun ve ekstra bir iş gibi hissettirenleri çıkarın. Faydalı bir ritüel, sıradan ve yoğun bir günde tekrarlanabilir olmalıdır. Mükemmel bir bitiş gerektirmez; görevlerinizi kayıt altına alır ve günün geri kalanına net bir başlangıç sağlar.