काम के सिलसिले में यात्रा से एक सप्ताह पहले अपनी कार्य सूची कैसे घटाएं और स्पष्ट हैंडऑफ़ कैसे छोड़ें

कई प्रतिस्पर्धी सूचियों के बजाय, एक ही सूची से शुरुआत करें

अपने टास्क ट्रैकर, कैलेंडर, ईमेल फ़ॉलो-अप और प्रोजेक्ट नोट्स से वर्तमान प्रतिबद्धताओं को एक अस्थायी कार्य सूची में इकट्ठा करें। इसमें आवर्ती ज़िम्मेदारियों और ऐसी किसी भी चीज़ को शामिल करें जिसका कोई अन्य व्यक्ति इंतज़ार कर रहा हो, भले ही वह औपचारिक रूप से आपको न सौंपी गई हो। प्रत्येक मद के लिए, नियत तारीख (ड्यू डेट), कौन प्रभावित है, वर्तमान स्थिति, और अगले निर्णय या कदम को दर्ज करें। काम को इधर-उधर करने से पहले यह आपको एक स्पष्ट और विश्वसनीय स्थिति प्रदान करता है।

इसके बाद, उन तारीखों और काम के घंटों को चिह्नित करें जिनका आप प्रस्थान से पहले वास्तविक रूप से उपयोग कर सकते हैं। बैठकों, निश्चित समय-सीमाओं और स्वयं हैंडऑफ़ तैयार करने के लिए आवश्यक समय को घटा दें। इसे एक नियोजन सीमा के रूप में मानें, न कि पूरी तरह भरने के लक्ष्य के रूप में: अप्रत्याशित समीक्षा टिप्पणियाँ या निर्भरताएँ समय ले सकती हैं। व्यावहारिक पैमाना यह है कि क्या आप अनुपलब्ध होने से पहले कार्य पूरा कर सकते हैं, आवश्यक इनपुट प्राप्त कर सकते हैं और इसके परिणाम से अवगत करा सकते हैं।

चुनें कि शेष सप्ताह में क्या समा सकता है

चार प्रश्नों के साथ प्रत्येक कार्य की समीक्षा करें: क्या यात्रा से पहले या यात्रा के दौरान कोई वास्तविक समय-सीमा है? यदि यह रुका रहे तो क्या होगा? क्या मैं इसे उपलब्ध समय और निर्भरताओं के साथ पूरा कर सकता हूँ? क्या कोई विशिष्ट सहकर्मी है जो इसे संभाल सकता है? फिर इसे एक परिणाम दें:

पूरा करें: इसे केवल तभी सक्रिय रखें यदि शेष काम और समीक्षा प्रस्थान से पहले उचित रूप से समा सकती है, या यदि कोई स्पष्ट कारण है कि आपको इसे स्वयं ही पूरा करना होगा।

हैंड ऑफ़ (सौंपें): उस काम को स्थानांतरित करें जिस पर आपकी अनुपस्थिति में ध्यान देने की आवश्यकता है, या जिसे आगे बढ़ाने के लिए कोई अन्य व्यक्ति बेहतर स्थिति में है। यह मान लेने के बजाय कि उन्होंने इसे स्वीकार कर लिया है, नए ज़िम्मेदार व्यक्ति से पुष्टि करें।

टालें: जो काम इंतज़ार कर सकता है, उसे अपनी वापसी के बाद की एक विशिष्ट तारीख तक आगे बढ़ाएँ। उस समय उठाया जाने वाला पहला कदम भी जोड़ें, ताकि यह वापसी पर बिना किसी स्पष्टीकरण के विलंबित (ओवरड्यू) मद के रूप में सामने न आए।

रोकें या हटाएँ: किसी भी ऐसे कार्य की जिसकी अब आवश्यकता नहीं है, जो दोहराया गया है या पुराना हो चुका है, उस व्यक्ति से जाँच करने के बाद बंद कर दें जिसका काम इस पर निर्भर करता है। यदि निर्णय अनिश्चित है, तो इसे चुपचाप छोड़ने के बजाय संबंधित लीड से पूछें।

यह चार-तरफ़ा छँटाई सामान्य तात्कालिकता-और-महत्व प्राथमिकता और कार्य-मद (एक्शन-आइटम) मार्गदर्शन का एक व्यावहारिक अनुकूलन है: एक कार्य तब अधिक उपयोगी हो जाता है जब उसका एक ज़िम्मेदार व्यक्ति, एक ठोस कदम और एक वास्तविक तारीख हो। Atlassian एक नामित ज़िम्मेदार व्यक्ति, स्पष्ट विवरण, परिणाम और लक्षित तारीख के साथ एक्शन आइटम को परिभाषित करने की सलाह देता है; यह समय-सीमा से पहले प्रगति की जाँच करने और दायरे में बदलाव होने पर योजना को अपडेट करने की भी सलाह देता है। (How to turn meeting action items into trackable work)

छँटाई के बाद क्षमता का आकलन करें। आपके द्वारा पूरा करने के लिए चुने गए प्रत्येक मद के प्रयास का अनुमान लगाएं, जिसमें फीडबैक की प्रतीक्षा करना और संशोधन करना शामिल है। यदि वह कुल समय उपलब्ध समय से अधिक हो जाता है, तो कम प्रभाव वाले काम को टालने या सौंपने की श्रेणी में ले जाएँ, और जब कोई तारीख या दायरा बदलना हो तो हितधारकों को तुरंत सूचित करें। किसी कार्य को केवल इसलिए "पूरा करें" का लेबल न दें क्योंकि वह महत्वपूर्ण है; महत्व अतिरिक्त घंटे पैदा नहीं करता।

प्रत्येक हैंडऑफ़ को अपने बिना भी उपयोगी बनाएं

एक हैंडऑफ़ को किसी व्यक्ति को पूरे इतिहास को फिर से समझने की आवश्यकता के बिना अगला कदम उठाने में मदद करनी चाहिए। प्रत्येक स्थानांतरित मद के लिए, इन फ़ील्ड्स के साथ एक संक्षिप्त नोट लिखें:

ज़िम्मेदार व्यक्ति (ओनर): कार्य को आगे बढ़ाने के लिए ज़िम्मेदार एक व्यक्ति। आवश्यकता पड़ने पर योगदानकर्ताओं को अलग से जोड़ें।

अगला कदम: एक क्रिया के साथ शुरुआत करें और एक विशिष्ट कार्य का वर्णन करें, जैसे कि "ड्राफ्ट की समीक्षा करें और तीन शेष प्रश्न माया को भेजें।"

स्थिति: बताएं कि क्या पूरा हो चुका है, क्या बाकी है, और क्या कुछ रुका हुआ है या किसी निर्णय की प्रतीक्षा कर रहा है।

फ़ाइलें और संदर्भ: कार्य दस्तावेज़, प्रासंगिक फ़ोल्डर, निर्णय नोट्स और किसी भी महत्वपूर्ण अनुरोध के स्रोत का लिंक दें। जांचें कि प्राप्तकर्ता सामग्री खोल सकता है या नहीं।

समय और परिणाम: अगली नियत तारीख या निर्णय बिंदु बताएं और स्पष्ट करें कि इस चरण के लिए "पूर्ण" का क्या अर्थ है।

यह संरचना एक्शन-आइटम प्रथाओं और हैंडओवर मार्गदर्शन पर आधारित है जो स्पष्ट स्वामित्व, दस्तावेज़ीकरण, सुलभ फ़ाइलों और परिभाषित अगले चरणों पर ज़ोर देती है। (Atlassian की एक्शन-आइटम गाइड, Atlassian की प्रोजेक्ट क्लोज़र गाइड) होम ऑफ़िस की प्रोजेक्ट ऑफ़बोर्डिंग चेकलिस्ट भी सहकर्मियों को संपत्तियों का स्वामित्व स्थानांतरित करने, सामग्री को एक ही स्थान पर रखने और हैंडओवर नोट्स से उनका संदर्भ देने की सलाह देती है। (Project on-boarding and off-boarding)

"सैम को इसके बारे में पता है" या "प्रगति पर है" जैसे अस्पष्ट नोट्स से बचें। इसके बजाय, बताएं कि सैम क्या करने के लिए सहमत हुआ है, वर्तमान ड्राफ्ट का लिंक दें, और बताएं कि अभी भी कौन सा इनपुट गायब है। यदि संभावित ज़िम्मेदार व्यक्ति सहमत नहीं हुआ है, तो कार्य को असाइनमेंट की आवश्यकता के रूप में चिह्नित करें और इसे अपने प्रबंधक या प्रोजेक्ट लीड के सामने उठाएं; एक अस्वीकृत स्थानांतरण अभी भी आपका अनसुलझा हैंडऑफ़ ही है।

इस सप्ताह को एक संक्षिप्त संक्रमण (ट्रांज़िशन) अनुसूची के रूप में उपयोग करें

एक सरल क्रम स्वयं हैंडऑफ़ के लिए समय आरक्षित करने में मदद करता है:

सात से पाँच कार्य दिवस पहले: कार्य सूची बनाएं, हितधारकों के साथ समय-सीमा की जाँच करें, और तय करें कि कौन से कार्य समा सकते हैं। काम स्थानांतरित करने से पहले संभावित ज़िम्मेदार व्यक्तियों से उनकी क्षमता के बारे में पूछें।

चार से तीन दिन पहले: जटिल या समय-संवेदनशील मदों के लिए केंद्रित हैंडऑफ़ बातचीत करें। वर्तमान स्थिति, निर्णयों, जोखिमों, फ़ाइलों और अगले कदमों पर चर्चा करें; बाद में एक लिखित नोट छोड़ें।

दो दिन पहले: समीक्षा करें कि प्रत्येक सक्रिय कार्य का एक ज़िम्मेदार व्यक्ति या वापसी की तारीख तय हो, और फ़ाइल एक्सेस सत्यापित करें। किसी भी बदली हुई तारीख या दायरे को सीधे उन लोगों को भेजें जो इस काम पर निर्भर हैं।

अंतिम कार्य दिवस: कार्य स्थितियों को अपडेट करें, सहमत चेक-इन बिंदु निर्धारित करें, और प्रासंगिक टीम के साथ एक संक्षिप्त सारांश साझा करें। पूरे दिन को नए कार्यों के इर्द-गिर्द निर्धारित करने के बजाय अंतिम प्रश्नों के लिए समय बचाकर रखें।

यह एक सुझाई गई कार्य लय है, कोई निश्चित नियम नहीं। एक छोटे नियमित कार्य के लिए केवल एक लिखित नोट की आवश्यकता हो सकती है; लंबित निर्णय वाले एक जटिल कार्य के लिए बातचीत और फ़ॉलो-अप चेकपॉइंट की आवश्यकता हो सकती है। PMI का संक्रमण मार्गदर्शन एक संक्रमण समय-सीमा निर्धारित करने, कार्यों और दस्तावेज़ीकरण की एक सूची बनाने और समय-समय पर समीक्षाओं की व्यवस्था करने का वर्णन करता है; यह इस बात की जाँच करने के तरीके के रूप में फीडबैक पर भी ज़ोर देता है कि ज्ञान स्थानांतरित हुआ है या नहीं। (Give and go)

एक सुलभ फ़ॉलो-अप योजना निर्धारित करें

आपकी यात्रा के दौरान जारी रहने वाले प्रत्येक मद के लिए, इस बात पर सहमति बनाएं कि ज़िम्मेदार व्यक्ति कैसे आगे बढ़ सकता है और कब कोई समस्या उठानी है। उस निर्णय को निर्दिष्ट करें जो वे स्वतंत्र रूप से ले सकते हैं, अनुमोदन की आवश्यकता होने पर संपर्क किए जाने वाले व्यक्ति का नाम बताएं, और यह स्पष्ट करें कि किसे रुकावट माना जाएगा। यदि आप केवल कुछ निश्चित समय पर ही उपलब्ध होंगे—या बिल्कुल भी नहीं होंगे—तो यह स्पष्ट रूप से बताएं और सुनिश्चित करें कि फ़ॉलबैक (वैकल्पिक) व्यक्ति का नाम तय हो।

चेक-इन केवल वहीं चुनें जहाँ वे काम में मदद करते हों। एक निश्चित समय-सीमा वाले कार्य के लिए उस तारीख से पहले एक संक्षिप्त अपडेट की आवश्यकता हो सकती है; जो कार्य इंतज़ार कर सकता है, उसे आपकी वापसी तक किसी संपर्क की आवश्यकता नहीं हो सकती है। अपनी वापसी के बाद टाले गए मदों के लिए एक विशिष्ट समीक्षा निर्धारित करें, और तारीख के बगल में पहला कदम लिखें। योजना को टीम के सामान्य ट्रैकर या साझा कार्यक्षेत्र में रखें ताकि अपडेट आपके इनबॉक्स में किसी संदेश को खोजने पर निर्भर न हों।

जाने से पहले, प्राप्तकर्ता के दृष्टिकोण से सूची को एक बार स्कैन करें: क्या वे फ़ाइल पा सकते हैं? क्या वे जानते हैं कि आगे क्या करना है? क्या ज़िम्मेदार व्यक्ति स्पष्ट है? क्या वे बता सकते हैं कि मद पूरा हो गया है, प्रतीक्षा में है, या रुका हुआ है? क्या अगले निर्णय या समीक्षा के लिए कोई तारीख है? उस हैंडऑफ़ को तैयार मानने से पहले किसी भी "नहीं" को ठीक करें। आपकी अंतिम सूची में यह दिखना चाहिए कि क्या आगे बढ़ेगा, क्या इंतज़ार करेगा, किसके पास ज़िम्मेदारी है, और आप अपना टाला गया काम कब फिर से शुरू करेंगे।

इस विषय को आगे पढ़ें