İş Seyahatinden Bir Hafta Önce Görev Listenizi Nasıl Kısaltır ve Net Devirler Bırakırsınız?

Birbiriyle yarışan birkaç liste yerine tek bir envanterle başlayın

Görev takipçinizden, takviminizden, e-posta takiplerinizden ve proje notlarınızdan mevcut taahhütlerinizi tek bir geçici çalışma listesinde toplayın. Yinelenen sorumlulukları ve resmi olarak atanmamış olsa bile bir başkasının beklediği her şeyi dahil edin. Her madde için teslim tarihini, kimlerin etkilendiğini, mevcut durumu ve bir sonraki kararı veya eylemi kaydedin. Bu, işleri yerinden oynatmaya başlamadan önce size güvenilir bir genel tablo sunar.

Ardından, hareketinizden önce gerçekçi bir şekilde kullanabileceğiniz tarihleri ve çalışma saatlerini işaretleyin. Toplantıları, kesin teslim tarihlerini ve devirlerin kendisini hazırlamak için gereken süreyi düşün. Bunu tamamen doldurulacak bir hedef olarak değil, bir planlama sınırı olarak kabul edin: beklenmedik inceleme yorumları veya bağımlılıklar zaman alabilir. Buradaki pratik kriter; görevi tamamlayıp tamamlayamayacağınız, gerekli girdileri alıp alamayacağınız ve siz müsait değilken sonucunu iletip iletemeyeceğinizdir.

Kalan haftaya neyin sığacağını seçin

Her görevi dört soruyla gözden geçirin: Seyahatten önce veya seyahat sırasında gerçek bir teslim tarihi var mı? Beklerse ne olur? Mevcut zaman ve bağımlılıklarla bunu tamamlayabilir miyim? Bunu devredebileceğim belirli bir iş arkadaşım var mı? Ardından her birine bir sonuç atayın:

Bitir: Yalnızca kalan iş ve inceleme ayrılışınızdan önce makul bir şekilde tamamlanabiliyorsa veya bunu bizzat sizin tamamlamanız için net bir neden varsa aktif tutun.

Devret: Siz yokken ilgilenilmesi gereken veya başka bir kişinin ilerletmek için daha uygun olduğu işleri aktarın. Görevi kabul ettiklerini varsaymak yerine yeni sorumluyu teyit edin.

Ertele: Bekleyebilecek işleri dönüşünüzden sonraki belirli bir tarihe erteleyin. Açıklanmayan, gecikmiş bir madde olarak karşınıza çıkmaması için o zaman atacağınız ilk eylemi ekleyin.

Durdur veya kaldır: İşi bu göreve bağlı olan kişilerle kontrol ettikten sonra mükerrer, güncelliğini yitirmiş veya artık ihtiyaç duyulmayan bir görevi kapatın. Karar kesin değilse, sessizce bırakmak yerine ilgili liderle görüşün.

Bu dört yönlü sınıflandırma, yaygın aciliyet ve önem önceliklendirmesi ile aksiyon maddesi rehberliğinin pratik bir uyarlamasıdır: bir görev; bir sorumlusu, somut bir eylemi ve gerçekçi bir tarihi olduğunda daha kullanışlı hale gelir. Atlassian, aksiyon maddelerinin belirli bir sorumlu, net bir açıklama, sonuç ve hedef tarih ile tanımlanmasını; ayrıca son teslim tarihinden önce ilerlemenin kontrol edilmesini ve kapsam değiştiğinde planın güncellenmesini önerir. (Toplantı aksiyon maddelerini izlenebilir işlere dönüştürme)

Sınıflandırmadan sonra bir kapasite kontrolü yapın. Geri bildirim beklemek ve revizyon yapmak da dahil olmak üzere bitirmeyi seçtiğiniz her bir madde için gereken eforu tahmin edin. Bu toplam süre mevcut zamanı aşıyorsa, sonucu daha az kritik olan işleri erteleme veya devretme kategorisine taşıyın ve bir tarih veya kapsamın değişmesi gerektiğinde paydaşlara derhal haber verin. Sırf önemli olduğu için bir görevi "bitir" olarak etiketlemeyin; önem düzeyi fazladan saatler yaratmaz.

Her devri siz olmadan da kullanılabilir hale getirin

Bir devir, bir başkasının geçmişi baştan kurmasına gerek kalmadan bir sonraki adımı atmasına yardımcı olmalıdır. Aktarılan her madde için şu alanları içeren kısa ve öz bir not yazın:

Sorumlu: Görevi ilerletmekten sorumlu tek bir kişi. Gerekirse katkıda bulunanları ayrı olarak ekleyin.

Sonraki eylem: Bir fiille başlayın ve belirli bir eylemi açıklayın; örneğin, "Taslağı inceleyin ve kalan üç soruyu Maya'ya iletin."

Durum: Nelerin tamamlandığını, nelerin kaldığını ve herhangi bir şeyin engellenip engellenmediğini veya bir karar bekleyip beklemediğini belirtin.

Dosyalar ve bağlam: Çalışma belgesine, ilgili klasöre, karar notlarına ve önemli taleplerin kaynağına bağlantı verin. Alıcının materyalleri açabildiğini kontrol edin.

Zamanlama ve sonuç: Bir sonraki teslim tarihini veya karar noktasını verin ve bu adım için "tamamlandı" ifadesinin ne anlama geldiğini açıklayın.

Bu yapı, net sahiplik, dokümantasyon, erişilebilir dosyalar ve tanımlanmış sonraki adımları vurgulayan aksiyon maddesi uygulamalarından ve devir rehberliğinden yararlanır. (Atlassian'ın aksiyon maddesi rehberi, Atlassian'ın proje kapatma rehberi) Home Office'in proje ayrılış kontrol listesi de benzer şekilde çalışma arkadaşlarına varlıkların mülkiyetini devretmelerini, materyalleri tek bir yerde toplamalarını ve bunlara devir notlarında atıfta bulunmalarını tavsiye eder. (Proje başlangıç ve ayrılış süreçleri)

"Sam bunu biliyor" veya "devam ediyor" gibi belirsiz notlardan kaçının. Bunun yerine, Sam'in ne yapmayı kabul ettiğini belirtin, mevcut taslağa bağlantı verin ve hangi girdinin hala eksik olduğunu yazın. Olası sorumlu bunu kabul etmediyse, görevi atama bekliyor olarak işaretleyin ve yöneticinizle veya proje liderinizle görüşün; kabul edilmemiş bir aktarım, hala sizin çözülmemiş bir devrinizdir.

Haftayı kısa bir geçiş takvimi olarak kullanın

Basit bir sıralama, devirlerin kendisine zaman ayırmaya yardımcı olur:

Yedi ila beş iş günü kala: Envanteri çıkarın, teslim tarihlerini paydaşlarla teyit edin ve hangi görevlerin sığacağına karar verin. İşi aktarmadan önce potansiyel sorumlulara kapasitelerini sorun.

Dört ila üç gün kala: Karmaşık veya zamana duyarlı maddeler için odaklanmış devir görüşmeleri yapın. Mevcut durumun, kararların, risklerin, dosyaların ve sonraki eylemin üzerinden geçin; sonrasında yazılı bir not bırakın.

İki gün kala: Her aktif görevin bir sorumlusu veya dönüş tarihi olduğunu gözden geçirin ve dosya erişimlerini doğrulayın. Değişen tarihleri veya kapsamı doğrudan bu işe bağımlı olan kişilere gönderin.

Son iş günü: Görev durumlarını güncelleyin, üzerinde anlaşılan kontrol noktalarını belirleyin ve ilgili ekiple kısa bir özet paylaşın. Tüm günü yeni teslimatlarla doldurmak yerine son sorular için zaman bırakın.

Bu önerilen bir çalışma temposudur, katı bir kural değildir. Küçük ve rutin bir görev yalnızca yazılı bir nota ihtiyaç duyabilir; bekleyen bir kararı olan karmaşık bir teslimat ise bir görüşme ve takip kontrolü gerektirebilir. PMI'ın geçiş rehberi, bir geçiş zaman çizelgesi belirlemeyi, görev ve dokümantasyon envanteri çıkarmayı ve periyodik incelemeler düzenlemeyi açıklar; ayrıca bilginin aktarılıp aktarılmadığını kontrol etmenin bir yolu olarak geri bildirimin önemini vurgular. (Ver ve devam et)

Seyahatiniz sırasında devam edecek her bir madde için, sorumlunun nasıl ilerleyebileceği ve ne zaman bir sorun bildireceği konusunda anlaşın. Bağımsız olarak alabilecekleri kararı, onaya ihtiyaç duyarlarsa başvuracakları kişiyi ve neyin engel sayılacağını belirtin. Yalnızca belirli zamanlarda ulaşılabilir olacaksanız veya hiç ulaşılamayacaksanız, bunu açıkça belirtin ve alternatif kişinin adının verildiğinden emin olun.

Kontrol noktalarını yalnızca işe fayda sağladığı durumlarda belirleyin. Kesin teslim tarihi olan bir görev, o tarihten önce kısa bir güncelleme gerektirebilir; bekleyebilecek bir görev için ise dönüşünüze kadar hiçbir iletişime gerek olmayabilir. Ertelenen maddeler için döndükten sonra belirli bir inceleme planlayın ve tarihin yanına ilk eylemi yazın. Güncellemelerin gelen kutunuzdaki bir mesajı bulmaya bağlı kalmaması için planı ekibin standart takip aracında veya paylaşılan çalışma alanında tutun.

Ayrılmadan önce listeyi bir kez alıcının bakış açısından gözden geçirin: Dosyayı bulabiliyorlar mı? Sonra ne yapacaklarını biliyorlar mı? Sorumlu açıkça belirtilmiş mi? Maddenin tamamlandığını, beklediğini veya engellendiğini anlayabiliyorlar mı? Bir sonraki karar veya inceleme için bir tarih var mı? Bu devri hazır kabul etmeden önce verdiğiniz her "hayır" yanıtını düzeltin. Nihai listeniz neyin ilerleyeceğini, neyin bekleyeceğini, işin kimde olduğunu ve kendi ertelenmiş işinizi ne zaman devralacağınızı göstermelidir.

Ulaşılabilir bir takip planı oluşturun

Seyahatiniz sırasında devam edecek her bir madde için, sorumlunun nasıl ilerleyebileceği ve ne zaman bir sorun bildireceği konusunda anlaşın. Bağımsız olarak alabilecekleri kararı, onaya ihtiyaç duyarlarsa başvuracakları kişiyi ve neyin engel sayılacağını belirtin. Yalnızca belirli zamanlarda ulaşılabilir olacaksanız veya hiç ulaşılamayacaksanız, bunu açıkça belirtin ve alternatif kişinin adının verildiğinden emin olun.

Kontrol noktalarını yalnızca işe fayda sağladığı durumlarda belirleyin. Kesin teslim tarihi olan bir görev, o tarihten önce kısa bir güncelleme gerektirebilir; bekleyebilecek bir görev için ise dönüşünüze kadar hiçbir iletişime gerek olmayabilir. Ertelenen maddeler için döndükten sonra belirli bir inceleme planlayın ve tarihin yanına ilk eylemi yazın. Güncellemelerin gelen kutunuzdaki bir mesajı bulmaya bağlı kalmaması için planı ekibin standart takip aracında veya paylaşılan çalışma alanında tutun.

Ayrılmadan önce listeyi bir kez alıcının bakış açısından gözden geçirin: Dosyayı bulabiliyorlar mı? Sonra ne yapacaklarını biliyorlar mı? Sorumlu açıkça belirtilmiş mi? Maddenin tamamlandığını, beklediğini veya engellendiğini anlayabiliyorlar mı? Bir sonraki karar veya inceleme için bir tarih var mı? Bu devri hazır kabul etmeden önce verdiğiniz her "hayır" yanıtını düzeltin. Nihai listeniz neyin ilerleyeceğini, neyin bekleyeceğini, işin kimde olduğunu ve kendi ertelenmiş işinizi ne zaman devralacağınızı göstermelidir.

Bu konuyu keşfetmeye devam et