दैनिक दिनचर्या के बिना भी अधिक व्यवस्थित कैसे महसूस करें
हाँ। यदि आपके दिन एक जैसे नहीं रहते हैं, तो भी आप हर सुबह एक ही क्रम को दोहराए बिना व्यवस्थित रह सकते हैं। अपनी कुछ निश्चित प्रतिबद्धताओं को स्पष्ट रखें, संभावित कार्यों को इस आधार पर समूहित करें कि आप उन्हें कहाँ या कैसे कर सकते हैं, और उन सामग्रियों को तैयार रखें जिससे अगला कदम शुरू करना आसान हो जाए। फिर जैसे-जैसे दिन आगे बढ़े, उस संक्षिप्त सूची में से चुनें। इसका उद्देश्य यह तय करने का एक विश्वसनीय तरीका खोजना है कि इस समय क्या उपयुक्त है, न कि हर घंटे के लिए पहले से कोई पटकथा तैयार करना।
एक निश्चित दैनिक क्रम की जगह क्या ले सकता है?
एक उपयोगी विकल्प के तीन भाग होते हैं: एंकर (मुख्य आधार), कार्य स्थल (action locations), और शुरू करने के लिए तैयार कार्य। एंकर ऐसी प्रतिबद्धताएं हैं जो वास्तव में एक निश्चित समय पर होती हैं, जैसे कि कोई शिफ्ट, अपॉइंटमेंट, या स्कूल से बच्चों को लेना। कार्य स्थल व्यावहारिक संदर्भ हैं जैसे कि "घर पर," "बाहर," या "कंप्यूटर पर।" शुरू करने के लिए तैयार कार्यों में अगला कदम स्पष्ट होता है और उनके लिए आवश्यक सामग्री या जानकारी पहले से उपलब्ध होती है।
यह दृष्टिकोण दैनिक क्रम को अनिवार्य न बनाते हुए स्थापित योजना मार्गदर्शन से प्रेरणा लेता है। कार्नेगी मेलन यूनिवर्सिटी की समय-सारणी सलाह निश्चित प्रतिबद्धताओं को लचीले कार्यों से अलग करने के साथ शुरू होती है और अप्रत्याशित काम सामने आने पर लचीले हिस्से को समायोजित करने की सिफारिश करती है। इसी तरह सिडनी यूनिवर्सिटी योजना को लचीले मार्गदर्शन के रूप में वर्णित करती है, और बड़े कार्यों को छोटे कदमों में विभाजित करने का सुझाव देती है। कार्नेगी मेलन यूनिवर्सिटी की साप्ताहिक समय-सारणी गाइड और सिडनी यूनिवर्सिटी की समय-प्रबंधन गाइड छात्रों के लिए बनाई गई हैं, लेकिन ये भेद सामान्य घरेलू और व्यक्तिगत कार्यों में भी मदद कर सकते हैं।
इसका व्यावहारिक लाभ यह है कि आप इस आधार पर निर्णय ले सकते हैं कि वर्तमान में क्या स्थिति है: आप कहाँ हैं, आपके पास कितना खाली समय है, और आगे क्या करने की आवश्यकता है। दिन का स्वरूप बदलने पर आपको सुबह से शाम तक की तय श्रृंखला को बनाए रखने की आवश्यकता नहीं होती है।
1. कैलेंडर पर केवल वास्तविक प्रतिबद्धताओं को ही रखें
कैलेंडर से शुरुआत करें, लेकिन इसका उपयोग केवल उन्हीं प्रतिबद्धताओं के लिए करें जो वास्तव में किसी तिथि या समय से बंधी हैं। अपॉइंटमेंट, बुक की गई यात्रा, काम के निश्चित घंटे और ऐसी समय-सीमाएं (डेडलाइन) जोड़ें जिन्हें टाला नहीं जा सकता। यदि कोई काम मंगलवार को किया जाना आवश्यक है लेकिन सटीक समय तय नहीं है, तो उस दिन को समय-सीमा के रूप में चिह्नित करें और अधिक जानकारी मिलने तक कार्य के समय को खुला छोड़ दें।
यह कैलेंडर को केवल इच्छाओं की सूची में बदलने से बचाता है। जो कार्य उपयुक्त समय मिलने पर कभी भी किया जा सकता है, उसे कार्य सूची (action list) में होना चाहिए। कार्नेगी मेलन का मार्गदर्शन निश्चित प्रतिबद्धताओं को लचीले कार्यों से अलग करता है; यह अंतर आपको एक सरल परीक्षण देता है: क्या इस समय को बदलने से मेरा कुछ छूट जाएगा या किसी को असुविधा होगी? यदि हाँ, तो इसे कैलेंडर में दर्ज करें। यदि नहीं, तो इसे लचीला रखें।
निश्चित कार्यक्रमों के आस-पास यात्रा, तैयारी, भोजन और बदलाव के लिए अतिरिक्त समय छोड़ें। ये व्यावहारिक ज़रूरतें हैं, न कि भरे जाने की प्रतीक्षा कर रहे खाली स्लॉट। यदि कोई अपॉइंटमेंट बदलता है, तो पूरे दिन की मूल व्यवस्था को बनाए रखने की कोशिश करने के बजाय एंकर को अपडेट करें और उसके आस-पास के लचीले कार्यों पर पुनर्विचार करें।
2. ऐसे अगले कदम लिखें जिन्हें आप आसानी से पहचान सकें
"रसोई व्यवस्थित करें" जैसा कोई अस्पष्ट कार्य आपको हर बार देखने पर यह तय करने पर मजबूर करता है कि इसका क्या मतलब है। एक स्पष्ट अगला कदम यह बताता है कि क्या करना है: "साफ बर्तनों को जगह पर रखें" या "जांचें कि पेंट्री में कौन सा सामान कम है।" यदि उपयोगी हो तो बड़े कामों को प्रोजेक्ट के रूप में रखें, लेकिन कार्य सूची में हर संभावित भविष्य के कदम के बजाय केवल अगला ठोस कदम ही दर्शाएं।
गेटिंग थिंग्स डन (GTD) दृष्टिकोण वर्तमान अगले कदमों को प्रोजेक्ट नोट्स में दबाने के बजाय ऐसी जगह रखने की सलाह देता है जहाँ उन्हें संदर्भ के अनुसार खोजा जा सके। इसका उदाहरण सीधा है: जब आपके पास थोड़ा खाली समय हो, तो यह उन कार्यों को देखने में मदद करता है जो आपके लिए उपलब्ध उपकरणों, लोगों और स्थानों के अनुकूल हों। इसे व्यवस्थित होने के एक विकल्प के रूप में देखें, न कि पूरी उत्पादकता प्रणाली को अपनाने की अनिवार्यता के रूप में। The GTD Approach to Linking Next Actions and Projects
कुछ ऐसे संदर्भों का उपयोग करें जो आपके वास्तविक जीवन को दर्शाते हों। उदाहरण के लिए:
घर पर: कपड़े समेटना, पौधे को पानी देना, या मरम्मत के लिए सामान इकट्ठा करना।
बाहर: लाइब्रेरी की किताब लौटाना, पार्सल लेना, या कोई आवश्यक सामग्री खरीदना।
कंप्यूटर पर: किसी विशिष्ट संदेश का उत्तर देना, अपॉइंटमेंट बुक करना, या किसी दस्तावेज़ की समीक्षा करना।
किसी के साथ: कोई प्रश्न पूछना या कोई ऐसा निर्णय लेना जिसके लिए उनकी राय आवश्यक हो।
केवल इसलिए कोई लेबल न जोड़ें क्योंकि किसी कार्य को वर्गीकृत किया जा सकता है। कोई संदर्भ तभी उपयोगी होता है जब वह आपको यह तय करने में मदद करे कि उस क्षण में क्या संभव है। यदि लगभग सब कुछ "कंप्यूटर पर" श्रेणी में आता है, तो उस श्रेणी को केवल तभी विभाजित करें जब कोई वास्तविक बाधा मायने रखती हो, जैसे कि किसी विशेष फ़ाइल, खाते या शांत जगह की आवश्यकता होना। GTD का लेख यह भी बताता है कि संदर्भों में केवल भौतिक स्थान ही नहीं, बल्कि उपकरण, लोग और स्थान भी शामिल हो सकते हैं।
3. पूरे दिन की नहीं, बल्कि शुरुआती बिंदु की तैयारी करें
किसी कार्य को शुरू करना तब आसान होता है जब पहला कदम और आवश्यक सामग्री सामने दिखाई दे रही हो। लैपटॉप बंद करने से पहले, दस्तावेज़ को संबंधित अनुभाग पर खुला छोड़ दें और अगले संपादन को नोट कर लें। यदि आप घर पहुँचकर खाना पकाने की योजना बना रहे हैं, तो जाँच लें कि मुख्य सामग्री उपलब्ध है या नहीं। यदि कोई फॉर्म डाक से भेजा जाना है, तो उसे लिफ़ाफ़े और जाने वाली डाक के साथ रखें।
ये छोटे-मोटे तैयारी के निर्णय हैं, कोई निश्चित दिनचर्या नहीं। इन्हें तब लें जब आप पहले से ही उस कार्य के आस-पास हों या जब किसी छूटी हुई चीज़ के कारण आपको दोबारा चक्कर न लगाना पड़े। तैयारी को संतुलित रखें: पहले कदम के लिए जो आवश्यक है उसे इकट्ठा करें, न कि हर उस संसाधन को जिसकी पूरे प्रोजेक्ट को कभी भविष्य में आवश्यकता हो सकती है।
यह विचार GTD द्वारा वर्णित प्रोजेक्ट सपोर्ट और वर्तमान कार्य के बीच के अंतर से मेल खाता है। पृष्ठभूमि नोट्स प्रोजेक्ट के साथ रह सकते हैं; जब आपके पास प्रासंगिक संदर्भ हो तो अगला कदम पहचानना आसान होना चाहिए। कागज़ की कार्य सूची के लिए, इसका मतलब कार्य के बगल में एक संक्षिप्त नोट हो सकता है। डिजिटल सूची के लिए, यह कार्य के विवरण में एक वाक्य हो सकता है। आपको किसी विशेष ऐप या जटिल टैगिंग संरचना की आवश्यकता नहीं है।
4. अपने वास्तविक दिन के अनुसार चुनाव करें
जब कोई खाली समय मिले, तो तुरंत तीन-चरणीय जाँच करें: समय, स्थान और प्रतिबद्धता।
समय: बदलाव करने या यात्रा करने के लिए आवश्यक समय सहित यह अंतराल कितना लंबा है?
स्थान और उपकरण: जो उपलब्ध है उसके साथ यहाँ कौन से कार्य किए जा सकते हैं?
प्रतिबद्धता: आगे बढ़ने के लिए कौन सा कार्य सबसे अधिक महत्वपूर्ण है या किसकी वास्तविक समय-सीमा है?
फिर एक ऐसा कार्य चुनें जो उपयुक्त हो। यदि आपके पास घर पर दस मिनट हैं, तो किसी छोटे ढेर को समेटना उस कार्य को शुरू करने से बेहतर हो सकता है जिसके लिए लंबे निर्बाध समय की आवश्यकता होती है। यदि आप पहले से ही किसी दुकान के पास हैं, तो "बाहर" वाली सूची से कोई काम निपटाना सुविधाजनक हो सकता है। ये केवल समझाने के लिए उदाहरण हैं, इस बात का वादा नहीं कि कोई व्यक्ति किसी निश्चित अवधि में कितना काम पूरा कर सकता है।
सिडनी यूनिवर्सिटी व्यावहारिक दैनिक योजनाओं और एक समय में एक ही कार्य पर ध्यान केंद्रित करने की सलाह देती है। आप हर कार्य के लिए एक घंटा तय किए बिना भी इसे लागू कर सकते हैं: अपने खाली समय के लिए एक कार्य चुनें, और परिस्थितियाँ बदलने पर फिर से निर्णय लें। यदि दो कार्यों के बीच चुनाव करना हो, तो उस कार्य को प्राथमिकता दें जिसकी वास्तविक समय-सीमा हो या जिसमें देरी का स्पष्ट परिणाम हो; वैकल्पिक सुधारों को अधिक उपयुक्त समय के लिए छोड़ दें।
5. जब दिन का क्रम बदले, तो खुद को दोबारा व्यवस्थित करें
एक लचीली योजना को ऐसे तरीके की आवश्यकता होती है जिससे मूल विचार के काम न करने पर स्थिति को संभाला जा सके। जब किसी प्रतिबद्धता में देर हो जाए या कोई कार्य अपेक्षा से अधिक समय ले, तो एक नया निर्णय लेने के लिए थोड़ा रुकें। पूरे हो चुके काम को पूरा ही रखें, अधूरे काम को सही संदर्भ में ले जाएं, और किसी तारीख को केवल तभी अपडेट करें जब वह तारीख अभी भी यथार्थवादी हो।
कैल न्यूपोर्ट टाइम ब्लॉकिंग को एक ऐसी समय-सारणी के रूप में वर्णित करते हैं जिसे योजनाएं बाधित होने पर शेष दिन के लिए फिर से बनाया जा सकता है; उनके अनुसार, मुख्य बात पूर्ण पालन के बजाय इरादा है। जो लोग बिल्कुल भी टाइम ब्लॉक नहीं चाहते, उनके लिए उस सिद्धांत को सरल बनाया जा सकता है: हर छूटे हुए स्लॉट की मरम्मत करने के बजाय अगले निर्णय को संशोधित करें। Focus Week: Take Control of Your Time
सप्ताह में एक या दो बार की जाने वाली संक्षिप्त समीक्षा इस प्रणाली को विश्वसनीय बनाए रखने में मदद कर सकती है। आगामी निश्चित प्रतिबद्धताओं, समय-सीमाओं और आपके द्वारा दर्ज किए गए अगले कदमों की जाँच करें। ऐसे कार्यों को हटा दें जो अब महत्वपूर्ण नहीं हैं; जो कुछ भी अस्पष्ट हो गया है उसे स्पष्ट करें; ऐसे बाहरी कामों पर ध्यान दें जिन्हें एक साथ किया जा सकता है क्योंकि उनके लिए एक ही स्थान पर जाने की आवश्यकता होती है। यह समीक्षा एक रखरखाव बिंदु है, न कि कोई दैनिक चेकलिस्ट जिसे आपको एक निश्चित क्रम में पूरा करना ही है।
बदलते दिन के लिए एक सरल उदाहरण
मान लीजिए कि दिन में दोपहर के समय एक निश्चित अपॉइंटमेंट है, लेकिन सुबह का समय खुला है और उसमें व्यवधान आ सकता है। कैलेंडर अपॉइंटमेंट और यात्रा का समय दिखाता है। कार्य सूची में "घर पर," "कंप्यूटर पर," और "बाहर" के अनुभाग हैं। "दस्तावेज़ तैयार करें" को स्पष्ट करके "दो रसीदें ढूंढें और उन्हें फ़ोल्डर में रखें" कर दिया गया है। फ़ोल्डर और रसीदें पहले से ही मेज पर हैं।
यदि सुबह का समय खाली रहता है, तो दस्तावेज़ों पर काम शुरू करने के लिए सब तैयार है। यदि कोई कॉल उस समय को ले लेती है, तो वह कार्य बाकी के दिन को एक नए क्रम में मजबूर किए बिना सूची में बना रह सकता है। अपॉइंटमेंट के रास्ते में, कोई बाहरी काम तभी एक विकल्प है जब मार्ग और समय इसे व्यावहारिक बनाते हों। अगले खाली क्षण में, उपलब्ध संदर्भ से फिर से चुनाव करें।
इस पद्धति का महत्व अगले उपयुक्त कार्य को स्पष्ट करने में है, जबकि जहाँ समय को खुला रखा जा सकता है, वहाँ उसे खुला रखा जाता है। अलग-अलग स्वरूप वाले दिनों के लिए, कुछ स्पष्ट प्रतिबद्धताएं, व्यावहारिक कार्य स्थल और हल्की-फुल्की तैयारी के विकल्प बिना किसी दैनिक दिनचर्या का पालन किए भी दिन भर आगे बढ़ने के लिए पर्याप्त संरचना प्रदान कर सकते हैं।