Cara Berasa Lebih Teratur Tanpa Rutin Harian

Pilihan yang berguna mempunyai tiga bahagian: penambat, konteks tindakan dan tugasan yang sedia dimulakan. Penambat ialah komitmen yang memang berlaku pada waktu tertentu, seperti syif kerja, janji temu atau menjemput anak dari sekolah. Konteks tindakan ialah keadaan praktikal seperti “di rumah”, “di luar” atau “di komputer”. Tugasan yang sedia dimulakan mempunyai langkah seterusnya yang jelas serta bahan atau maklumat yang diperlukan.

Pendekatan ini mengambil petunjuk daripada panduan perancangan yang mantap sambil membiarkan urutan harian sebagai pilihan. Panduan jadual Carnegie Mellon University bermula dengan membezakan komitmen tetap daripada tugasan fleksibel dan mengesyorkan agar bahagian fleksibel diselaraskan apabila kerja yang tidak dijangka muncul. University of Sydney juga menyifatkan rancangan sebagai panduan yang fleksibel, serta menyarankan agar tugasan besar dipecahkan kepada tindakan yang lebih kecil. Panduan jadual mingguan Carnegie Mellon University dan panduan pengurusan masa University of Sydney ditujukan kepada pelajar, tetapi perbezaan tersebut juga boleh membantu dalam urusan rumah tangga dan tugasan peribadi harian.

Manfaat praktikalnya ialah anda boleh membuat keputusan berdasarkan keadaan sebenar sekarang: di mana anda berada, berapa banyak masa lapang yang ada dan perkara yang perlu dilakukan seterusnya. Anda tidak perlu mengekalkan urutan dari pagi hingga malam apabila bentuk hari anda berubah.

Mulakan dengan kalendar, tetapi gunakannya untuk komitmen yang benar-benar terikat pada tarikh atau waktu. Masukkan janji temu, perjalanan yang telah ditempah, waktu kerja tetap dan tarikh akhir yang tidak boleh diubah. Jika sesuatu perlu disiapkan pada hari Selasa tetapi waktunya fleksibel, tandakan hari itu sebagai tarikh akhir dan biarkan tempoh untuk menyiapkannya terbuka sehingga anda mengetahui lebih lanjut.

Ini mengelakkan kalendar daripada menjadi senarai harapan. Tugasan yang boleh dilakukan apabila ada kelapangan yang sesuai mungkin lebih sesuai diletakkan dalam senarai tindakan. Panduan Carnegie Mellon membezakan komitmen tetap daripada tugasan fleksibel; perbezaan itu memberikan ujian mudah: Jika waktu ini dialihkan, adakah saya akan terlepas sesuatu atau menyusahkan seseorang? Jika ya, masukkannya dalam kalendar. Jika tidak, biarkan ia fleksibel.

Sediakan ruang lapang di sekitar acara tetap untuk perjalanan, persediaan, makan dan peralihan. Itu semua keperluan praktikal, bukannya slot kosong yang menunggu untuk diisi. Jika janji temu berubah, kemas kini penambat itu dan pertimbangkan semula tugasan fleksibel di sekelilingnya, bukannya cuba mengekalkan seluruh susunan asal hari tersebut.

Butiran yang kabur seperti “kemaskan dapur” memaksa anda menentukan maksudnya setiap kali melihatnya. Tindakan seterusnya menyatakan perkara yang perlu dilakukan: “simpan pinggan bersih” atau “semak barang pantri yang hampir habis.” Jika berguna, kekalkan tugasan besar sebagai projek, tetapi pastikan senarai tindakan menunjukkan langkah konkrit seterusnya, bukannya semua langkah yang mungkin diperlukan kemudian.

Pendekatan Getting Things Done mengesyorkan agar tindakan seterusnya yang sedang berlangsung disimpan di tempat yang mudah dicari mengikut konteks, bukannya ditenggelamkan dalam nota projek. Contohnya mudah: apabila anda mempunyai sedikit masa lapang, anda akan terbantu jika dapat melihat tindakan yang sesuai dengan alat, orang dan tempat yang tersedia. Anggap ini sebagai pilihan pengaturan, bukannya keperluan untuk menggunakan seluruh sistem produktiviti. Pendekatan GTD untuk Menghubungkan Tindakan Seterusnya dengan Projek

Gunakan beberapa konteks yang mencerminkan kehidupan sebenar anda. Contohnya:

Di rumah: simpan pakaian yang sudah dibasuh, siram pokok atau kumpulkan barang untuk dibaiki.

Di luar: pulangkan buku perpustakaan, ambil bungkusan atau beli bahan yang diperlukan.

Di komputer: balas mesej tertentu, tempah janji temu atau semak dokumen.

Bersama seseorang: tanya soalan atau buat keputusan yang memerlukan pandangan mereka.

Jangan tambah label hanya kerana sesuatu tugasan boleh dikategorikan. Konteks berguna apabila ia membantu anda menentukan perkara yang boleh dilakukan pada saat itu. Jika hampir semuanya sesuai di bawah “di komputer”, pecahkan kategori itu hanya apabila terdapat kekangan sebenar, seperti memerlukan fail, akaun atau tempat yang sunyi. Artikel GTD itu juga menyatakan bahawa konteks boleh merangkumi alat, orang dan tempat, bukannya lokasi fizikal sahaja.

Tugasan lebih mudah disambung semula apabila langkah pertama dan bahan yang diperlukan jelas kelihatan. Sebelum menutup komputer riba, biarkan dokumen terbuka pada bahagian yang berkaitan dan catat suntingan seterusnya. Jika anda bercadang untuk memasak apabila pulang, periksa sama ada bahan utama sudah tersedia. Jika borang perlu diposkan, letakkannya bersama sampul surat dan surat yang hendak dihantar.

Ini ialah keputusan persediaan yang kecil, bukannya rutin tetap. Buat persediaan apabila anda sudah berada berhampiran tugasan itu atau apabila barang yang tiada akan menyebabkan anda perlu membuat perjalanan kedua. Pastikan persediaan sekadar yang perlu: kumpulkan apa yang diperlukan untuk langkah pertama, bukannya semua sumber yang mungkin diperlukan oleh keseluruhan projek suatu hari nanti.

Idea ini sepadan dengan perbezaan antara sokongan projek dan tindakan semasa yang diterangkan oleh GTD. Nota latar belakang boleh kekal bersama projek; langkah seterusnya pula harus mudah dilihat apabila anda berada dalam konteks yang berkaitan. Untuk senarai tugasan di atas kertas, ini mungkin bermaksud nota ringkas di sebelah tindakan tersebut. Untuk senarai digital, boleh tulis satu ayat dalam butiran tugasan. Anda tidak memerlukan aplikasi khas atau struktur tag yang rumit.

Apabila ada masa lapang, buat semakan ringkas tiga bahagian: masa, tempat dan komitmen.

Masa: Berapa lama tempoh lapang itu, termasuk masa untuk beralih atau pergi ke tempat lain?

Tempat dan alat: Tindakan manakah yang boleh dilakukan di sini dengan apa yang tersedia?

Komitmen: Tindakan manakah yang paling penting untuk memajukan sesuatu atau mempunyai tarikh akhir sebenar?

Kemudian, pilih satu tugasan yang sesuai. Jika anda mempunyai sepuluh minit di rumah, menyimpan barang daripada timbunan kecil mungkin lebih sesuai daripada memulakan tugasan yang memerlukan tempoh panjang tanpa gangguan. Jika anda sudah berada berhampiran kedai, urusan daripada senarai “di luar” mungkin mudah dilakukan. Ini hanyalah contoh pilihan, bukannya jaminan tentang jumlah yang boleh disiapkan oleh sesiapa dalam tempoh tertentu.

University of Sydney mengesyorkan rancangan harian yang realistik dan tumpuan pada satu tugasan pada satu masa. Anda boleh mengamalkannya tanpa menetapkan satu jam untuk setiap tugasan: pilih satu tindakan untuk tempoh lapang yang ada, kemudian buat keputusan semula apabila keadaan berubah. Jika dua tugasan bersaing, utamakan tugasan yang mempunyai tarikh akhir sebenar atau akibat yang jelas jika tertangguh; tinggalkan penambahbaikan pilihan untuk masa lapang yang lebih sesuai.

Rancangan fleksibel memerlukan cara untuk kembali menyesuaikan diri apabila idea asal tidak lagi sesuai. Apabila sesuatu komitmen berlarutan atau tugasan mengambil masa lebih lama daripada jangkaan, berhenti seketika untuk membuat pilihan baharu. Kekalkan tugasan yang telah selesai sebagai selesai, pindahkan tugasan yang belum selesai ke konteks yang sesuai, dan kemas kini tarikh hanya jika tarikh itu masih realistik.

Cal Newport menerangkan penyekatan masa sebagai jadual yang boleh dibina semula untuk baki hari itu apabila rancangan terganggu; menurut beliau, perkara utama ialah niat, bukannya kepatuhan yang sempurna. Prinsip itu boleh dipermudahkan bagi mereka yang langsung tidak mahu menyekat masa: semak semula keputusan seterusnya, bukannya cuba membaiki setiap slot yang terlepas. Minggu Fokus: Kuasai Masa Anda

Semakan ringkas sekali atau dua kali seminggu boleh membantu memastikan sistem ini boleh dipercayai. Semak komitmen tetap yang akan datang, tarikh akhir dan tindakan seterusnya yang telah anda catat. Buang tugasan yang tidak lagi penting; jelaskan perkara yang sudah kabur; kenal pasti urusan yang boleh digabungkan kerana memerlukan lokasi yang sama. Semakan ini ialah masa untuk penyelenggaraan, bukannya senarai semak harian yang mesti dilakukan mengikut urutan tertentu.

Katakan hari itu merangkumi janji temu tetap pada sebelah petang, tetapi waktu pagi masih lapang dan mungkin terganggu. Kalendar menunjukkan janji temu dan masa perjalanan. Senarai tindakan mempunyai bahagian “di rumah”, “di komputer” dan “di luar”. “Sediakan dokumen” telah diperjelas menjadi “cari dua resit dan masukkan ke dalam folder.” Folder dan resit itu sudah tersedia di atas meja.

Jika waktu pagi kekal lapang, anda boleh mula menyediakan dokumen. Jika panggilan mengambil masa lapang itu, tindakan tersebut boleh kekal dalam senarai tanpa memaksa anda menyusun semula seluruh baki hari. Dalam perjalanan ke janji temu, urusan lain boleh dipertimbangkan hanya jika laluan dan masa mengizinkannya. Pada waktu lapang seterusnya, pilih semula daripada konteks yang tersedia.

Nilai kaedah ini terletak pada menjadikan tindakan seterusnya yang sesuai mudah dilihat, sambil membiarkan waktu pelaksanaannya terbuka apabila boleh. Untuk hari yang berubah-ubah, beberapa komitmen yang jelas kelihatan, lokasi tugasan yang praktikal dan pilihan persediaan ringkas boleh memberikan struktur yang mencukupi untuk menjalani hari tanpa mengikuti rutin harian.