विभिन्न आकारों की कागज़ी यादों को एक छोटे रीफ़िलेबल बाइंडर में कैसे व्यवस्थित करें
एक छोटे रीफ़िलेबल बाइंडर में विभिन्न आकारों की कागज़ी यादों को व्यवस्थित करने के लिए, सबसे पहले बाइंडर के उपयोगी पेज क्षेत्र और रिंग पैटर्न को मापें, फिर प्रत्येक वस्तु को एक सपोर्टिंग पेज या आवरण में इस तरह फ़िट करें कि वह आसानी से पलट सके। छोटी वस्तुओं को बिना पंच किए सुरक्षित रखें, नाज़ुक या ढीले-माध्यम (loose-media) वाले आइटमों को उपयुक्त स्लीव्स या फ़ोल्डरों में रखें, और बाइंडर से बड़ी किसी भी चीज़ को सपाट (फ़्लैट) स्टोरेज में रखें। इससे संग्रह को देखे जाने योग्य बनाए रखा जा सकता है, बिना हर वस्तु को एक ही प्रारूप में ज़बरदस्ती फ़िट किए।
शुरुआत बाइंडर को मापने से करें, उसके लेबल का अंदाज़ा लगाने से नहीं
बाइंडर को खोलें और पेज की उपयोगी चौड़ाई और ऊँचाई मापें, रिंग की तरफ़ से विपरीत किनारे तक और ऊपर से नीचे तक। फिर रिंग पैटर्न को मापें: रिंगों की गिनती करें, उनके केंद्रों के बीच की दूरी नोट करें, और मापें कि छेद पेज के किनारे से कितनी दूर हैं। कवर के आंतरिक आयामों की भी जाँच करें और देखें कि क्या बाइंडर बंद होने पर पेज के किनारे अटकते हैं। केवल "मिनी" या "पॉकेट" जैसे नाम से यह पता नहीं चलता कि कोई विशेष शीट या स्लीव उसमें फ़िट होगी या नहीं।
अपने अनुमानित अधिकतम पेज साइज़ के अनुसार कागज़ का एक साधारण टेम्प्लेट बनाएं। इसे रिंगों पर रखें, कवर को धीरे से बंद करें, और इसे बाइंडर में पलट कर देखें। ऊपर, नीचे और बाहरी किनारे पर खाली जगह (क्लीयरेंस) छोड़ें ताकि पेज कवर या आस-पास की रिंगों से न रगड़ें। रिंगों की दूरी फ़ॉर्मेट के अनुसार भिन्न होती है: उदाहरण के लिए, Avery अपने 5½-बाय-8½-इंच के मिनी बाइंडर के लिए रिंगों के बीच 2¾ इंच की दूरी बताता है। इसे उस बाइंडर के लिए एक उदाहरण समझें, कोई सार्वभौमिक मिनी-बाइंडर मानक नहीं। Avery की मिनी-बाइंडर रिंग-स्पेसिंग गाइड
यादों को आकार, स्थिति और रख-रखाव के आधार पर छाँटें
किसी भी चीज़ को लगाने (माउंट करने) से पहले, एक त्वरित सूची बनाएं। वस्तुओं को तीन व्यावहारिक समूहों में बांटें: वे टुकड़े जिन्हें सीधे बैकिंग शीट पर रखा जा सकता है; वे टुकड़े जिन्हें स्लीव, फ़ोल्डर या अन्य सहारे की आवश्यकता होती है; और वे टुकड़े जो बाइंडर के लिए बहुत बड़े या नाज़ुक हैं। जब लिफ़ाफ़े अपने पत्रों से संबंधित हों, तो उन्हें एक साथ रखें, और संबंधित टिकटों, नोटों या आवेषणों को उसी क्रम में एक साथ रखें जिस क्रम में आप उन्हें पाना चाहते हैं।
हाथ लगाने से पहले स्थिति की जाँच करें। एक मज़बूत, साफ़ टिकट को आमतौर पर बिना गोंद वाले फ़ोटो कोनों (photo corners) की मदद से पेज पर रखा जा सकता है या किसी आवरण में सुरक्षित किया जा सकता है। एक भंगुर, फटे, चूर्णयुक्त (पाउडरी), मोमयुक्त या पपड़ीदार आइटम को अधिक सावधानी की आवश्यकता होती है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस साफ़ हाथों और साफ़ काम की सतह, कागज़ पर सेल्फ़-एडहेसिव टेप और गोंद से बचने, और सहायक सुरक्षात्मक आवरणों का उपयोग करने की सलाह देती है। यह यह भी चेतावनी देती है कि पॉलिएस्टर फ़िल्म स्थिर विद्युत (स्टैटिक) उत्पन्न कर सकती है जो पेस्टल, चारकोल, पेंसिल या पपड़ीदार पेंट जैसे चूर्णयुक्त माध्यमों को खींच सकती है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस: कागज़ पर बने कार्यों की देखभाल, रख-रखाव और भंडारण
यदि कोई वस्तु इतनी नाज़ुक है कि सामान्य रख-रखाव से भी उसकी स्थिति बिगड़ सकती है, तो बाइंडर प्रोजेक्ट को बार-बार निकालने और फिर से डालने पर निर्भर न बनाएं। अमेरिकी राष्ट्रीय अभिलेखागार (U.S. National Archives) कुछ क्षतिग्रस्त या नाज़ुक अभिलेखों के लिए पॉलिएस्टर एल-स्लीव्स की सिफ़ारिश करता है, जबकि ढीले चिपके, मोमयुक्त, तैलीय या पपड़ीदार माध्यमों के लिए उनसे बचने की चेतावनी देता है। इसका मार्गदर्शन अभिलेखीय रिकॉर्ड के लिए लिखा गया है, इसलिए इसे केवल एक रूढ़िवादी संदर्भ के रूप में उपयोग करें, न कि यह मान लें कि हर क्राफ़्ट स्लीव उपयुक्त है। राष्ट्रीय अभिलेखागार: कागज़-आधारित अभिलेख
ऐसा पेज साइज़ चुनें जो रिंगों के साथ सही काम करे
एक ऐसा बैकिंग-पेज साइज़ चुनें जो आपके बाइंडर में फ़िट हो और उसे अधिकांश वस्तुओं के लिए स्थिर आधार के रूप में उपयोग करें। मानक रीफ़िल पेपर काम कर सकता है यदि उसके छेद मैकेनिज़्म से मेल खाते हों और पेज बिना अटके पलटता हो। कम सामान्य रिंग व्यवस्था के लिए, मैचिंग पंच का उपयोग करें या पहले रद्दी कागज़ से एक परीक्षण पेज बनाएं। उस परीक्षण पेज को रिंगों के सामने संरेखित करें और सत्यापित करें कि छेद केंद्र में हैं, पंच किया गया किनारा हल्के से पलटने पर फटता नहीं है, और पेज कवर के अंदर रहता है।
जब कोई यादगार वस्तु बैकिंग पेज से छोटी हो, तो वस्तु में ही पंच करने के बजाय उसे पेज पर संलग्न करें। फ़ोटो कॉर्नर या कागज़ की जेबें (पॉकेट्स) किसी सपाट वस्तु को बिना किसी गोंद के संपर्क के निकालने की अनुमति देती हैं। एक साधारण, बदली जा सकने वाली वस्तु के लिए, यह केवल पेज को पलटने में अधिक सुविधाजनक बना सकता है; लेकिन व्यक्तिगत रूप से महत्वपूर्ण या नाज़ुक मूल वस्तु के लिए, एक अच्छी तरह से फ़िट, उपयुक्त आवरण को प्राथमिकता दें और अपरिवर्तनीय DIY माउंटिंग से बचें। वस्तु पर सीधे टेप, गोंद या चिपचिपे डॉट्स का उपयोग न करें: लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कागज़ पर चिपकने वाले पदार्थों के उपयोग के ख़िलाफ़ चेतावनी देती है, और राष्ट्रीय अभिलेखागार बताता है कि प्रेशर-सेंसिटिव टेप समय के साथ दाग छोड़ सकता है, कागज़ को भंगुर बना सकता है, विकृत कर सकता है या अलग हो सकता है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कागज़-देखभाल मार्गदर्शन, टेप और चिपकने वाले पदार्थों पर राष्ट्रीय अभिलेखागार
छोटी वस्तुओं को एक स्थिर पेज या पॉकेट का सहारा दें
छोटी रसीद, लेबल या टिकट स्टब जैसे बहुत छोटे टुकड़ों के लिए, बैकिंग शीट पर कागज़ की एक उथली जेब (पॉकेट) बनाएं। पॉकेट वस्तु से थोड़ी बड़ी होनी चाहिए, जिसका मुख इस तरह हो कि पेज पलटने पर गुरुत्वाकर्षण के कारण वह वस्तु फिसल कर बाहर न गिरे। दूसरा विकल्प यह है कि एक छोटी वस्तु को सही आकार की स्लीव में रखा जाए और स्लीव के बैकिंग किनारे को माउंट या पंच किया जाए, यदि स्लीव उस उपयोग के लिए डिज़ाइन की गई हो। ढीले टुकड़ों से बचें जो बाइंडर खोले जाने पर गिर सकते हैं।
प्रत्येक समूह के लिए जिसे एक साथ रखने की आवश्यकता है, एक अलग बैकिंग पेज का उपयोग करें। यह विभिन्न आकारों को एक गांठदार बंडल में बदलने से रोकता है और प्रत्येक वस्तु को एक स्पष्ट स्थान देता है। उदाहरण के लिए, एक छोटा टिकट और उसका हस्तलिखित नोट एक ही बैकिंग पेज साझा कर सकते हैं, जबकि एक मोटा मुड़ा हुआ कार्ड अपना स्वयं का पेज या पॉकेट प्राप्त करता है। यह विकल्प शीट्स को सहारा देने, किनारों को संरेखित करने, अत्यधिक भरे हुए आवरणों से बचने और असमान ढेरों को दबाव बिंदु बनाने से रोकने के अभिलेखीय मार्गदर्शन से निकला एक व्यावहारिक निष्कर्ष है। राष्ट्रीय अभिलेखागार: कागज़-आधारित अभिलेख, NEDCC: भंडारण के तरीके और रख-रखाव के तरीके
दैनिक प्रदर्शन और संगठन के लिए, यादगार वस्तु पर लिखने के बजाय बैकिंग शीट पर लेबल लगाने पर विचार करें। किसी उपयुक्त बैकिंग शीट पर हटाने योग्य पेज टैब या पेंसिल का उपयोग करें, मूल वस्तु पर सीधे पेन या मार्कर का नहीं। वस्तु के चारों ओर जगह छोड़ें ताकि उंगलियां कागज़ के किनारों को खरोंचे बिना पेज या पॉकेट को उठा सकें।
नाज़ुक या ढीली वस्तुओं को किसी आवरण में रखें
एक आवरण सहारा प्रदान कर सकता है और किसी छोटी यादगार वस्तु को बड़े पेजों के बीच खो जाने से बचा सकता है। ऐसी स्लीव या फ़ोल्डर चुनें जो वस्तु के आकार के अनुकूल हो और उसकी सतह तथा माध्यम के लिए उपयुक्त सामग्री से बना हो। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस एसिड- और लिग्निन-मुक्त फ़ोल्डरों और मैट्स, तथा अपनी सामग्री को सहारा देने के लिए पर्याप्त मज़बूत पॉलिएस्टर स्लीव्स का वर्णन करती है। यह यह भी नोट करती है कि बफ़र्ड सामग्री हर प्रकार के माध्यम के लिए उपयुक्त नहीं होती है, और पॉलिएस्टर की स्टैटिक बिजली ढीले चूर्णयुक्त माध्यमों को प्रभावित कर सकती है। ये विवरण केवल किसी उत्पाद के "अभिलेखीय" (archival) लेबल से अधिक मायने रखते हैं। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस: कागज़ पर बने कार्यों की देखभाल, रख-रखाव और भंडारण
प्रति स्लीव केवल एक वस्तु रखें, विशेष रूप से तब जब वस्तु को निकालने से उसके क्षतिग्रस्त होने का जोखिम हो। राष्ट्रीय अभिलेखागार सलाह देता है कि नाज़ुक अभिलेखों के लिए स्लीव्स दस्तावेज़ से बड़ी होनी चाहिए और किसी बड़े आकार की शीट को रखने के लिए स्लीव्स को ओवरलैप करने के ख़िलाफ़ चेतावनी देता है। यद्यपि वे निर्देश अभिलेखों और एल-स्लीव्स के संबंध में हैं, उपयोगी दैनिक जाँच सीधी है: वस्तु बिना मुड़े फ़िट होनी चाहिए, कोई किनारा बाहर नहीं निकलना चाहिए, और आवरण को बाइंडर को इतना मोटा नहीं बनाना चाहिए कि वह स्वाभाविक रूप से बंद न हो सके। राष्ट्रीय अभिलेखागार: पॉलिएस्टर एल-स्लीव्स का उपयोग करना
केवल आसान रख-रखाव के लिए ढीली पपड़ी या पाउडर वाले माध्यमों को प्लास्टिक की स्लीव में न रखें। न ही किसी फटे या भंगुर आइटम को ऐसी पॉकेट में धकेला जाना चाहिए जो उसके किनारों पर अटक जाए। उन टुकड़ों को अलग से समर्थित फ़ोल्डर में अलग रखें, और यदि सामग्री मूल्यवान है या उसकी स्थिति बिगड़ रही है तो संरक्षण सलाह लें। बाइंडर एक सुविधाजनक आयोजक है, लेकिन यह क्षति की मरम्मत नहीं करता है या नियंत्रित संरक्षण वातावरण नहीं बनाता है।
अति-विशाल (ओवरसाइज़) टुकड़ों को बाइंडर से बाहर रखें
यदि कोई यादगार वस्तु उपयोगी पेज से बाहर निकलती है, कवर को फूला देती है, या फ़िट होने के लिए मोड़ी या लपेटी जानी चाहिए, तो उसे बाइंडर में ज़बरदस्ती न डालें। इसे एक बड़े फ़ोल्डर या बॉक्स में सपाट रखें, और बाइंडर में एक साधारण नोट या इंडेक्स पेज जोड़ें जिसमें दर्ज हो कि वह कहाँ रखी है। राष्ट्रीय अभिलेखागार का कहना है कि बहुत छोटे कंटेनरों में अधिक बड़े आकार का कागज़ मुड़ सकता है, फट सकता है या विकृत हो सकता है और जब संभव हो तो सपाट भंडारण की सिफ़ारिश करता है; यह यह भी कहता है कि बड़े आकार के अभिलेखों को फ़िट करने के लिए काटा (ट्रिम) न जाए। राष्ट्रीय अभिलेखागार: बड़े आकार के कागज़-आधारित अभिलेख
बाइंडर से केवल थोड़ी बड़ी वस्तु के लिए, एक बड़े आवरण की लागत की तुलना मोड़ने की असुविधा और जोखिम से करें। संग्रह को एक साथ रखने मात्र के लिए किसी भंगुर, फ़ोटोग्राफ़िक, या विशेष रूप से महत्वपूर्ण वस्तु में नई सिलवट न बनाएं। यदि इसमें पहले से ही कोई सिलवट है, तो यदि वह विरोध करे तो उसे सपाट करने के लिए ज़बरदस्ती न करें। बाइंडर एक लेबल वाले प्लेसहोल्डर के माध्यम से संग्रह में वस्तु का स्थान बनाए रख सकता है, जबकि वस्तु स्वयं आकार-उपयुक्त सपाट फ़ोल्डर में रहती है।
सब कुछ लोड करने से पहले बाइंडर को असेंबल करें और परीक्षण करें
सबसे बड़े बैकिंग पेज, सबसे मोटे आवरण और सबसे छोटे ढीले टुकड़े का उपयोग करके पहले कुछ नमूना पेज बनाएं जिन्हें आप शामिल करने की योजना बना रहे हैं। उन पेजों को रिंगों पर लोड करें और पाँच बातों की जाँच करें: रिंग पूरी तरह बंद होती हैं; पेज बिना अटके पलटते हैं; कोई भी वस्तु पेज से बाहर नहीं निकलती; कवर सामग्री पर ज़ोर से दबाव डाले बिना बंद होता है; और पेज पलटने पर छोटी वस्तुएं अपने स्थान पर रहती हैं। यदि बाइंडर बंद होने में प्रतिरोध करता है, तो ढेरी को दबाने के बजाय आवरणों की संख्या कम करें या भारी टुकड़ों को बाहर निकालें।
सपाट, हल्के पेजों को एक साथ रखें और मोटे पेजों को पूरे बाइंडर में वितरित करें ताकि एक क्षेत्र सख्त गांठ न बन जाए। संबंधित वस्तुओं को पास-पास रखें और यदि कुछ टुकड़े अलग से संग्रहीत किए गए हैं तो एक संक्षिप्त सामग्री (कंटेंट्स) पेज का उपयोग करें। फिर बाइंडर को उसके कवर का सहारा देकर और भारी पेजों को धीरे से पलटकर संभालें; लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस रख-रखाव के दौरान एल्बमों और भारी पेजों को पूरी तरह से सहारा देने की सलाह देती है। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस: अपनी यादों को सुरक्षित रखना: पारंपरिक एल्बम और स्क्रैपबुक
भंडारण की जाँच के साथ समाप्त करें। बाइंडर को सीधी या तेज़ रोशनी, गर्मी के स्रोतों और रिसाव या नमी वाले क्षेत्रों से दूर एक साफ़, स्थिर स्थान पर रखें। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कागज़ पर बने कार्यों के लिए ठंडी, अपेक्षाकृत सूखी परिस्थितियों और न्यूनतम रोशनी के संपर्क की सिफ़ारिश करती है। ये सामान्य संरक्षण स्थितियाँ हैं, इस बात की गारंटी नहीं कि कोई बाइंडर या आवरण सभी क्षरण को रोक देगा। लाइब्रेरी ऑफ़ कांग्रेस कागज़-देखभाल मार्गदर्शन
छोटे बाइंडर के लिए एक उपयोगी नियम यह है कि पेज को वस्तु का भार उठाने दें: पंच की गई बैकिंग शीट को रिंग मैकेनिज़्म से मिलाएँ, सामान्य सपाट यादों के लिए गैर-चिपकने वाले रोके रखने के तरीकों का उपयोग करें, नाज़ुक सामग्री के लिए आवरणों को सावधानी से चुनें, और जो कुछ भी सपाट नहीं रह सकता उसे कहीं और संग्रहीत करें। यह दृष्टिकोण अवांछित छेदों, सिलवटों, चिपकने वाले पदार्थों या दबाव से बचाते हुए मिश्रित आकारों को व्यवस्थित रखता है।