नए दोस्तों को किसी समूह गतिविधि में आसानी से शामिल होने या छोड़ने के लिए कैसे आमंत्रित करें

स्वाभाविक प्रवेश और निकास बिंदुओं वाली गतिविधि चुनें

कुछ गतिविधियों में बीच में शामिल होना दूसरों की तुलना में आसान होता है। एक अनौपचारिक सैर, बोर्ड-गेम की दोपहर, बाज़ार का दौरा, या क्राफ्ट सत्र में अक्सर अलग-अलग समय पर आने वालों को समायोजित किया जा सकता है। एक निर्धारित समय वाला एस्केप रूम, निश्चित मेनू वाला रेस्तरां आरक्षण, या कोई प्रस्तुति (परफ़ॉर्मेंस) के लिए सभी का एक साथ आना और पूरी अवधि तक रुकना ज़रूरी हो सकता है। ऐसा प्रारूप चुनें जो इस बात से मेल खाता हो कि आप सभा को कितना लचीला रखना चाहते हैं।

बिना पूर्व-निर्धारित समय वाली योजना (ड्रॉप-इन प्लान) के लिए, ऐसी जगह चुनें जहाँ लोग समूह को आसानी से ढूँढ सकें और जहाँ देर से आने पर गतिविधि में कोई रुकावट न आए। उदाहरण के लिए, दोस्तों को किसी सार्वजनिक बगीचे के एक खास प्रवेश द्वार पर मिलने के लिए आमंत्रित करें, फिर कहें कि आप सहज गति से पूरा चक्कर लगाएंगे। यदि आप अलग-अलग स्थानों पर जाने वाले हैं, तो लोगों को मार्ग बताएं या यह बताएं कि समूह एक निर्धारित समय पर कहाँ होगा। एक निश्चित आधार, जैसे कि कोई कैफ़े टेबल या पिकनिक स्थल, तब अधिक सरल हो सकता है जब मेहमानों का आना-जाना लगा रहे।

योजना बनाते समय एक उपयोगी सवाल यह है: यदि कोई शुरुआत के 30 मिनट बाद आता है तो वह क्या कर सकता है, और यदि वे समाप्त होने से पहले निकलते हैं तो क्या होगा? यदि उत्तर अस्पष्ट है, तो योजना को समायोजित करें या निमंत्रण में उस बाधा को स्पष्ट करें।

व्यावहारिक विवरण पहले ही दे दें

ज़रूरी बातों को एक ही संदेश में शामिल करें: आप क्या कर रहे हैं, यह कब शुरू होता है, आप कब समाप्त होने की उम्मीद करते हैं, कहाँ मिलना है, इसका खर्च क्या है, और लोगों को अपने साथ क्या लाना चाहिए। यूसीएलए (UCLA) का कार्यक्रम निमंत्रण मार्गदर्शन भी इसी तरह कौन, क्या, कब, कहाँ, क्यों और लागत के विवरण के साथ-साथ उत्तर देने के निर्देशों की माँग करता है जहाँ प्रतिक्रिया की आवश्यकता हो। किसी अनौपचारिक सभा के लिए, वह चेकलिस्ट संक्षिप्त और संवादात्मक हो सकती है। UCLA Events Office: Review the Basic Elements of an Invitation

"शनिवार दोपहर" या "पार्क के पास" जैसे अस्पष्ट विवरणों के स्थान पर ऐसी जानकारी दें जिस पर कोई मित्र कार्रवाई कर सके: "शनिवार, दोपहर 2–4 बजे; रिवरसाइड पार्क के उत्तरी गेट के पास मिलें।" यदि जगह अपरिचित है, तो एक पहचानने योग्य लैंडमार्क या मैप लिंक जोड़ें। बताएं कि क्या लोगों को जगह आरक्षित करने, पहले से भुगतान करने या कुछ लाने की आवश्यकता है। जब कोई शुल्क या उपकरण की आवश्यकता न हो, तो ऐसा कह दें; इससे कोई असमंजस नहीं रहता।

निमंत्रण को योजना की वास्तविकता से अधिक बाध्यकारी न बनाएं। यदि समाप्त होने का समय अनुमानित है, तो यह कहने के बजाय कि सभी को तब तक रुकना होगा, कहें "मैं शायद 4 बजे के आसपास समाप्त करूँगा"। यदि लोगों को एक निश्चित समय तक निकलना आवश्यक है, तो आमंत्रित करते समय इसे स्पष्ट कर दें।

निमंत्रण को स्वीकार करना, अस्वीकार करना या शर्तें रखना आसान बनाएं

एक अच्छा निमंत्रण प्रतिक्रिया को दोस्ती की परीक्षा बनाए बिना स्पष्ट रूप से पूछता है। प्रयास करें: "मैं रविवार को 11 से 1 बजे तक सप्ताहांत बाज़ार जा रहा हूँ। क्या इसके किसी भी हिस्से में शामिल होना चाहते हैं? अगर न आ सकें तो कोई बात नहीं।" यह वाक्य योजना का नाम बताता है, कम समय के दौरे की गुंजाइश छोड़ता है, और मना करना सरल बनाता है।

जब लोगों को निर्णय लेने में मदद मिले, तो आप एक छोटा विकल्प भी दे सकते हैं: "क्या आप 10 बजे सैर के लिए मिलना पसंद करेंगे या बाद में कॉफ़ी के लिए हमारे साथ शामिल होंगे?" विकल्पों को वास्तविक और प्रबंधनीय रखें। यदि आपने पहले ही समय, स्थान और गतिविधि चुन ली है, तो उन तय विवरणों को वोट के रूप में प्रस्तुत न करें जब तक कि आप उन्हें बदलने के लिए तैयार न हों।

जब उत्तर आपकी व्यवस्थाओं को प्रभावित करता हो, तो प्रतिक्रिया कैसे दें, इसके बारे में स्पष्ट रहें। यदि आप एक टेबल बुक कर रहे हैं, तो आप दोस्तों से गुरुवार तक उत्तर देने के लिए कह सकते हैं, या कह सकते हैं कि किसी अनौपचारिक पार्क की सैर के लिए किसी उत्तर की आवश्यकता नहीं है। यूनिवर्सिटी ऑफ़ मिनेसोटा एक्सटेंशन बताता है कि आरएसवीपी (RSVP) कार्यक्रम आयोजकों को भोजन, सामग्री और आपूर्ति का अनुमान लगाने में मदद करते हैं, और यह निर्णय लेने में सहायता कर सकते हैं कि कोई कार्यक्रम आयोजित किया जाए या नहीं। एक छोटे मित्र समूह में, वही व्यावहारिक सिद्धांत तब लागू होता है जब आपको संख्या की आवश्यकता होती है; लोगों को बताएं कि आपको उनके उत्तर की आवश्यकता क्यों और कब है। UMN Extension: “RSVP’s—Why Do We Have Them?”

बताएं कि देर से शामिल होना या जल्दी निकलना कैसे काम करता है

लचीले हिस्से का वर्णन करने के लिए एक सरल वाक्य का उपयोग करें: "दोपहर 2 से 3 बजे के बीच कभी भी आ जाएं; हम पिकनिक टेबल पर होंगे," या "जब भी आपको जाने की आवश्यकता हो, बेझिझक जा सकते हैं।" यदि देर से आने वालों को आपको मैसेज करना चाहिए, तो वह निर्देश शामिल करें। यदि समूह आगे बढ़ेगा, तो अगला पड़ाव और वहाँ पहुँचने का अनुमानित समय बताएं।

अलग-अलग हिस्सों वाली योजना के लिए, उन हिस्सों को स्पष्ट करें। एक सुकून भरी दोपहर में किताबों की दुकान पर एक वैकल्पिक पहला पड़ाव हो सकता है, जिसके बाद एक निश्चित समय पर दोपहर का भोजन हो सकता है। मित्र पूरे कार्यक्रम को फिर से व्यवस्थित करने के लिए कहे बिना वह हिस्सा चुन सकते हैं जो उनके लिए उपयुक्त हो। नेब्रास्का एक्सटेंशन की इवेंट-रजिस्ट्रेशन गाइड अलग-अलग सत्रों का उपयोग करने का वर्णन करती है ताकि पंजीकरणकर्ता चुन सकें कि किसमें भाग लेना है; स्पष्ट रूप से अलग-अलग गतिविधियों वाली अनौपचारिक सभाओं के लिए यह एक उपयोगी योजना मॉडल है। Nebraska Extension: PEARS Event Module

सीमाओं को लेकर ईमानदार रहें। यदि किसी टिकट, आरक्षण, समूह बुकिंग या गतिविधि के नियम का मतलब है कि सभी को एक साथ आना होगा या एक निश्चित समय तक रुकना होगा, तो किसी के भी हामी भरने से पहले इसे स्पष्ट करें। एक लचीले निमंत्रण से यह संकेत नहीं मिलना चाहिए कि लोग आ-जा सकते हैं, जबकि व्यवस्थाएं इसका समर्थन नहीं करती हैं।

आने और जाने को सामान्य और सहज रखें

जब कोई आता है, तो उनका स्वागत करें, उन्हें गतिविधि में शामिल करें, और यदि आवश्यक हो तो एक त्वरित जानकारी दें: "हम बाईं ओर की दुकानों को देख रहे हैं; हम दोपहर में फव्वारे के पास मिलेंगे।" जिन लोगों से वे नहीं मिले हैं, उनसे एक संक्षिप्त परिचय इस प्रक्रिया को सहज बना सकता है। फिर उस व्यक्ति के देर से आने को मुख्य आकर्षण बनाए बिना समूह को आगे बढ़ने दें।

जब कोई जाता है, तो एक साधारण "आने के लिए धन्यवाद—जल्द ही मिलते हैं" पर्याप्त है। यदि उन्हें योजनाबद्ध अगले पड़ाव से पहले जाने की आवश्यकता है, तो बाकी समूह कहाँ होगा, इसके बारे में कोई भी उपयोगी विवरण साझा करें, लेकिन उनसे जाने का कारण न पूछें। मेज़बान के रूप में, आप अपने जाने का समय भी स्पष्ट कर सकते हैं: "मैं 4 बजे तक रुकूँगा, हालांकि अन्य लोग अधिक देर तक रुक सकते हैं।"

एक लचीले शेड्यूल वाली समूह गतिविधि के लिए, एक संक्षिप्त रूपरेखा सभी को उन्मुख करने में मदद कर सकती है। यूनिवर्सिटी ऑफ़ मिनेसोटा एक्सटेंशन का बैठकों के लिए मार्गदर्शन उद्देश्य और समय-सीमा को स्पष्ट करने और यह योजना बनाने की सलाह देता है कि प्रतिभागी कैसे भाग लेंगे। किसी सामाजिक मेलजोल के लिए, उस विचार को हल्के से अपनाएं: कहें कि समूह पहले क्या करने की योजना बना रहा है और आगे क्या होगा, बिना किसी अनौपचारिक मिलन को औपचारिक एजेंडे में बदले। UMN Extension: Planning an Effective Meeting Agenda

जब विवरण उपस्थिति पर निर्भर हों तो एक सरल हेडकाउंट योजना का उपयोग करें

तय करें कि आपको वास्तव में किस जानकारी की आवश्यकता है। टहलने के लिए, आपको शायद किसी गिनती की आवश्यकता ही न हो। आरक्षित टेबल या साझा खरीदारी के लिए, एक अनुमानित संख्या और उत्तर की अंतिम तिथि मायने रख सकती है। केवल वही प्रतिक्रिया मांगें जो आपको योजना बनाने में मदद करे। उदाहरण के लिए: "यदि आपको सीट चाहिए तो मुझे बुधवार तक बताएं; उसके बाद, यदि जगह होगी तो भी आप हमारे साथ शामिल हो सकते हैं।"

यदि संख्या अनिश्चित है, तो बताएं कि आप इसे कैसे संभालेंगे। आप पुष्टि करने वाले लोगों के लिए बुकिंग कर सकते हैं और बाद में आने वालों को बता सकते हैं कि बैठने का वादा नहीं किया जा सकता है। या कोई ऐसा स्थान चुनें जहाँ समूह फैल सके। महत्वपूर्ण बात यह है कि दोस्तों के निर्णय लेने से पहले इस बाधा को समझा दिया जाए।

यदि योजनाएं बदलती हैं, तो नए समय या मिलने के स्थान के साथ समूह को तुरंत अपडेट करें, और बताएं कि क्या वैकल्पिक आने और जाने की व्यवस्था अभी भी काम कर रही है। यह मान लेने से बेहतर कि हर कोई बदलाव देख लेगा या उसका मतलब समझ लेगा, एक संक्षिप्त और स्पष्ट अपडेट अधिक उपयोगी होता है।

कॉपी और अनुकूलित करने योग्य निमंत्रण उदाहरण

अनौपचारिक ड्रॉप-इन: "मैं इस शनिवार, दोपहर 1–3 बजे वनस्पति उद्यान (बोटैनिक गार्डन) में टहलने जा रहा हूँ। मुझसे ग्लासहाउस प्रवेश द्वार के पास मिलें। एक छोटे चक्कर के लिए शामिल हों या अधिक समय तक रुकें; मैं शायद बाद में पास में कॉफ़ी लूँगा। यदि आपका सप्ताहांत व्यस्त है तो कोई दबाव नहीं है।"

हेडकाउंट वाली योजना: "हममें से कुछ लोग शुक्रवार को 6:30 बजे नए बोर्ड-गेम कैफ़े जा रहे हैं। क्या आप मुझे बुधवार तक बता सकते हैं कि क्या आप आना चाहते हैं? हम उत्तरों के आधार पर आरक्षण करेंगे। जब भी आपको जाने की आवश्यकता हो, आप जाने के लिए स्वतंत्र हैं, और बुक करने के बाद मैं पता भेज दूँगा।"

दो-भागों वाली सभा: "मैं 10 से 11:30 बजे तक सप्ताहांत बाज़ार देख रहा हूँ, फिर फ़ूड हॉल में दोपहर का भोजन करूँगा। किसी भी भाग या दोनों के लिए शामिल हों। मैं 10 बजे मुख्य फव्वारे के पास रहूँगा; दोपहर के भोजन के लिए, 11:45 के आसपास लंबी टेबल के पास हमें देखें।"

सबसे स्पष्ट निमंत्रण दोस्तों को चुनने के लिए पर्याप्त जानकारी, अपनी शर्तों पर भाग लेने के लिए पर्याप्त लचीलापन और मना करने का एक सहज तरीका देता है। शब्दों को वास्तविक व्यवस्थाओं से मिलाएँ, फिर प्रत्येक व्यक्ति को यह तय करने दें कि उनके लिए क्या सही है।

स्रोत

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