Yeni Arkadaşlar Bir Grup Etkinliğine Kolayca Katılmaya veya Ayrılmaya Nasıl Davet Edilir?

Doğal giriş ve çıkış noktaları olan bir etkinlik seçin

Bazı etkinliklere ortasından katılmak diğerlerine göre daha kolaydır. Sıradan bir yürüyüş, kutu oyunu dolu bir öğleden sonra, pazar ziyareti veya el işi seansı genellikle farklı zamanlarda gelen kişilere uyum sağlayabilir. Süreli bir kaçış oyunu, fiks menülü bir restoran rezervasyonu veya bir gösteri, herkesin birlikte gelmesini ve tüm süre boyunca kalmasını gerektirebilir. Buluşmanın ne kadar esnek olmasını istediğinize uygun bir format seçin.

İsteyenlerin uğrayabileceği bir plan için, insanların grubu bulabileceği ve geç gelmenin etkinliği aksatmayacağı bir yer seçin. Örneğin, arkadaşlarınızı halka açık bir bahçenin belirli bir girişinde buluşmaya davet edin, ardından parkuru rahat bir tempoda yürüyeceğinizi söyleyin. Mekanlar arasında yer değiştirecekseniz, insanlara rotayı veya grubun belirli bir saatte nerede olacağını bildirin. Konuklar gelip gidebilecekse, bir kafe masası veya piknik alanı gibi sabit bir merkez daha kolay olabilir.

Planlama yaparken şu soru faydalı olacaktır: Birisi başlangıçtan 30 dakika sonra gelirse ne yapabilir ve bitişten önce ayrılırsa ne olur? Cevap net değilse, planı uyarlayın veya davette bu kısıtlamayı açıklayın.

Pratik detayları en baştan verin

Temel bilgileri tek bir mesajda toplayın: ne yaptığınız, ne zaman başladığı, ne zaman bitmesini beklediğiniz, nerede buluşulacağı, maliyetin ne olduğu ve insanların ne getirmesi gerektiği. UCLA'in etkinlik daveti kılavuzu da benzer şekilde kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve maliyet bilgilerinin yanı sıra yanıt verilmesi gereken durumlarda LCV (cevap) talimatlarının verilmesini önerir. Gayriresmî bir buluşma için bu kontrol listesi kısa ve samimi olabilir. UCLA Events Office: Review the Basic Elements of an Invitation

"Cumartesi öğleden sonra" veya "parkın yakınında" gibi belirsiz ayrıntıları, bir arkadaşınızın harekete geçebileceği bilgilerle değiştirin: "Cumartesi, 14:00–16:00 arası; Riverside Park'ın kuzey kapısında buluşuyoruz." Konum bilinmiyorsa, bilinen bir simge yapı veya bir harita bağlantısı ekleyin. Kişilerin yer ayırtmasının, önceden ödeme yapmasının veya bir şey getirmesinin gerekip gerekmediğini belirtin. Herhangi bir ücret veya ekipman gerekmiyorsa bunu da söyleyin; bu belirsizliği ortadan kaldırır.

Davetin, planın gerçekte olduğundan daha bağlayıcı görünmesine neden olmaktan kaçının. Bitiş saati yaklaşık ise herkesin o zamana kadar kalması gerektiğini ima etmek yerine "Muhtemelen 4 gibi bitiririm" deyin. İnsanların belirli bir saate kadar ayrılması gerekiyorsa, onları davet ederken bunu netleştirin.

Davetin kabul edilmesini, reddedilmesini veya şartlı yanıtlanmasını kolaylaştırın

İyi bir davet, cevabı bir arkadaşlık sınavına dönüştürmeden net bir şekilde sorar. Şunu deneyin: "Pazar günü 11'den 1'e kadar hafta sonu pazarına gideceğim. Herhangi bir kısmına katılmak ister misin? Uymazsa hiç sorun değil." Bu ifade planı netleştirir, daha kısa bir ziyaret için alan bırakır ve daveti reddetmeyi sorunsuz hale getirir.

İnsanların karar vermesine yardımcı oluyorsa küçük bir seçenek de sunabilirsiniz: "Yürüyüş için 10'da buluşmayı mı yoksa sonrasında kahveye katılmayı mı tercih edersin?" Seçeneklerin samimi ve yönetilebilir olmasını sağlayın. Saati, yeri ve etkinliği zaten belirlediyseniz, değiştirmeye razı olmadığınız sürece bu kesinleşmiş detayları oylamaya sunmayın.

Cevap ayarlamalarınızı etkiliyorsa, nasıl yanıt verileceği konusunda net olun. Bir masa ayırtıyorsanız arkadaşlarınıza perşembe gününe kadar yanıt vermelerini isteyebilir veya gayriresmî bir park yürüyüşü için cevaba gerek olmadığını belirtebilirsiniz. University of Minnesota Extension, LCV'lerin etkinlik organizatörlerinin yiyecek, malzeme ve gereçleri tahmin etmelerine yardımcı olduğunu ve bir etkinliğin düzenlenip düzenlenmeyeceğine ilişkin kararlara katkı sağladığını açıklamaktadır. Küçük bir arkadaş grubunda da kişi sayısına ihtiyaç duyduğunuzda aynı pratik ilke geçerlidir; insanlara yanıtlarına neden ve ne zaman ihtiyacınız olduğunu söyleyin. UMN Extension: “RSVP’s—Why Do We Have Them?”

Geç katılmanın veya erken ayrılmanın nasıl işleyeceğini belirtin

Esnek kısmı açıklamak için sade bir cümle kullanın: "14:00 ile 15:00 arasında istediğin zaman uğrayabilirsin; piknik masalarında olacağız" veya "Ne zaman istersen ayrılabilirsin." Geç kalanların size mesaj atması gerekiyorsa bu talimatı da ekleyin. Grup yer değiştirecekse, bir sonraki durağı ve oraya varmayı planladığınız yaklaşık saati belirtin.

Farklı bölümleri olan bir plan için bölümleri belirgin hale getirin. Rahat bir öğleden sonra, bir kitapçıda isteğe bağlı bir ilk durakla başlayabilir ve ardından belirli bir saatte öğle yemeğiyle devam edebilir. Arkadaşlar, sizden tüm etkinliği yeniden planlamanızı istemeden kendilerine uyan kısmı seçebilirler. Nebraska Extension'ın etkinlik kayıt kılavuzu, kayıt yaptıranların hangilerine katılacaklarını seçebilmeleri için ayrı oturumlar kullanmayı açıklar; bu, açıkça ayrılmış etkinlikleri olan gayriresmî buluşmalar için yararlı bir planlama modelidir. Nebraska Extension: PEARS Event Module

Sınırlar konusunda dürüst olun. Bir bilet, rezervasyon, grup kaydı veya etkinlik kuralı herkesin birlikte gelmesini veya belirli bir ana kadar kalmasını gerektiriyorsa, kimse taahhütte bulunmadan önce bunu açıklayın. Esnek bir davet, lojistiğin elvermediği durumlarda insanların rahatça gelip gidebileceğini ima etmemelidir.

Geliş ve gidişleri abartısız ve rahat tutun

Biri geldiğinde onu karşılayın, etkinliğe dahil edin ve gerekirse kısa bir bilgi verin: "Soldaki tezgahlara bakıyoruz; öğlen fıskiyenin yanında buluşacağız." Henüz tanışmadıkları kişilerle kısa bir tanışma ortamı geçişi kolaylaştırabilir. Ardından kişinin geç gelişini günün ana konusu haline getirmeden grubun devam etmesini sağlayın.

Biri ayrıldığında, basit bir "Geldiğin için teşekkürler, yakında görüşürüz" demek yeterlidir. Planlanan bir sonraki duraktan önce gitmeleri gerekiyorsa, grubun geri kalanının nerede olacağına dair faydalı bilgileri paylaşın ancak ayrılmalarını gerekçelendirmelerini istemeyin. Ev sahibi olarak kendi ayrılış saatinizi de netleştirebilirsiniz: "Diğerleri daha uzun süre kalabilse de ben 16:00'ya kadar kalacağım."

Esnek bir programa sahip bir grup etkinliği için kısa bir taslak herkesin yönünü bulmasına yardımcı olabilir. University of Minnesota Extension'ın toplantılar için hazırladığı rehber, amacı ve zaman çerçevesini netleştirmeyi ve katılımcıların nasıl dahil olacağını planlamayı önerir. Sosyal bir etkinlik için bu fikri hafifçe uyarlayın: samimi bir buluşmayı resmi bir gündeme dönüştürmeden, grubun önce ne yapmayı planladığını ve daha sonra ne olacağını söyleyin. UMN Extension: Planning an Effective Meeting Agenda

Ayrıntılar katılım sayısına bağlı olduğunda basit bir kişi sayısı planı kullanın

Hangi bilgiye gerçekten ihtiyacınız olduğuna karar verin. Bir yürüyüş için kişi sayısına hiç ihtiyacınız olmayabilir. Rezerve edilmiş bir masa veya ortak bir harcama için yaklaşık bir sayı ve bir yanıt son tarihi önemli olabilir. Yalnızca planı yapmanıza yardımcı olacak yanıtı isteyin. Örneğin: "Yer istiyorsan çarşambaya kadar haber ver; sonrasında da yer olursa bize katılabilirsin."

Sayı kesin değilse, bunu nasıl idare edeceğinizi açıklayın. Onaylayan kişiler için rezervasyon yaptırabilir ve daha sonra gelenlere yer garantisi verilemeyeceğini bildirebilirsiniz. Veya grubun rahatça yayılabileceği bir mekan seçebilirsiniz. Önemli olan, arkadaşlar karar vermeden önce kısıtlamayı anlaşılır kılmaktır.

Planlar değişirse, grubu yeni saat veya buluşma noktasıyla derhal bilgilendirin ve isteğe bağlı varış ve ayrılış düzenlemesinin hâlâ geçerli olup olmadığını belirtin. Kısa ve net bir güncelleme yapmak, herkesin değişikliği göreceğini veya ne anlama geldiğini anlayacağını varsaymaktan daha faydalıdır.

Kopyalayıp uyarlayabileceğiniz davet örnekleri

Gündelik katılım: "Bu cumartesi 13:00–15:00 saatleri arasında botanik bahçesinde yürüyeceğim. Benimle sera girişinde buluşabilirsin. Kısa bir tur için katılabilir veya daha uzun kalabilirsin; sonrasında muhtemelen yakınlarda kahve içerim. Hafta sonun doluysa hiç sorun değil."

Kişi sayısı gerektiren bir plan: "Cuma günü 18:30'da birkaç kişi yeni kutu oyunu kafesini deniyoruz. Gelmek isteyip istemediğini çarşambaya kadar haber verebilir misin? Yanıtlara göre rezervasyon yapacağız. Ne zaman istersen ayrılabilirsin; yer ayırttıktan sonra adresi göndereceğim."

İki bölümlü bir buluşma: "10:00'dan 11:30'a kadar hafta sonu pazarını gezeceğim, ardından yemek alanında öğle yemeği yiyeceğim. İster tek bir kısmına ister ikisine de katılabilirsin. Saat 10'da ana fıskiyenin yanında olacağım; öğle yemeği için 11:45 civarında bizi uzun masaların yanında bulabilirsin."

En net davet; arkadaşlara seçim yapmaları için yeterli bilgi, kendi şartlarına göre katılmaları için yeterli esneklik ve rahatça geri çevirebilecekleri bir yol sunar. İfadeleri gerçek lojistiğe uygun hale getirin, ardından her kişinin kendisi için neyin uygun olduğuna karar vermesine izin verin.

Kaynaklar

Bu konuyu keşfetmeye devam et