आपकी योजना में बाधा डालने वाले कार्यों के लिए बफ़र समय कैसे रखें
यदि नए अनुरोध नियमित रूप से आपके नियोजित कार्य को पीछे धकेल देते हैं, तो अपने दिन का एक हिस्सा उस कार्य के लिए आरक्षित रखें जिसका आप अभी अनुमान नहीं लगा सकते। उस बफ़र का अनुमान उन वास्तविक बाधाओं से लगाएं जिनका आप सामना करते हैं, पहले से तय करें कि इसमें क्या शामिल होगा, और एक या दो प्राथमिकताओं को लचीला (आगे खिसकाने योग्य) रखें। बफ़र एक उपयोग करने योग्य क्षमता है—यह कोई वादा नहीं है कि हर कार्य इसमें समा ही जाएगा। यह गाइड उन सभी के लिए है जो ऐसे कार्यदिवस की योजना बनाते हैं जिसमें अक्सर व्यवधान आते हैं और महत्वपूर्ण कार्यों को छोड़े बिना एक व्यावहारिक योजना बनाना चाहते हैं।
व्यवधान आने पर बहुत सख्त (टाइट) योजना क्यों टूट जाती है
एक कैलेंडर देखने में व्यावहारिक लग सकता है, लेकिन यह चुपचाप यह मानकर चलता है कि हर काम समय पर शुरू होगा, अपेक्षित समय लेगा और बिना किसी बाधा के पूरा होगा। जब यह धारणा गलत साबित होती है, तो एक छोटा सा अनुरोध भी बड़ा असर डाल सकता है: आपको रुकना पड़ता है, उसे संभालना पड़ता है, और फिर यह पता लगाना पड़ता है कि आपने काम कहाँ छोड़ा था। 187 कर्मचारियों पर किए गए दो सप्ताह के एक अध्ययन में, शोधकर्ताओं ने पाया कि व्यवधानों के संबंध में दैनिक योजना बनाने की शैली का बहुत महत्व था। पारंपरिक योजना—दिन के कार्यों को प्राथमिकता देना—कम व्यवधानों वाले दिनों में बेहतर सहभागिता और प्रदर्शन से जुड़ी थी, जबकि लचीली, आकस्मिक योजना (contingent planning) व्यवधान के स्तर की परवाह किए बिना बेहतर सहभागिता और प्रदर्शन से जुड़ी थी। ये परिणाम इस कार्यस्थल अध्ययन के संबंधों का वर्णन करते हैं; वे कोई सार्वभौमिक बफ़र फॉर्मूला स्थापित नहीं करते हैं। [UCLA एंडरसन का शोध संक्षिप्त विवरण](https://anderson-review.ucla.edu/time-management/) इस अध्ययन का सार प्रस्तुत करता है, और मूल शोध पत्र [“When Daily Planning Improves Employee Performance”](https://doi.org/10.1037/apl0000278) है।
व्यावहारिक सीख यह है कि उस प्रकार के दिन की योजना बनाएं जैसा दिन आपका होने की संभावना है, न कि यह मानकर चलें कि हर दिन बिना किसी रुकावट के बीतेगा। इसका मतलब पूरे दिन को खाली छोड़ना नहीं है। इसका मतलब है अनिवार्य प्रतिबद्धताओं को लचीले काम से अलग करना और उन अनुरोधों के लिए कुछ क्षमता उपलब्ध रखना जो वास्तव में प्रतीक्षा नहीं कर सकते।
चरण 1: पता लगाएं कि वास्तव में आपको क्या बाधित कर रहा है
पांच से दस कार्यदिवसों के लिए, हर बार जब कोई अनियोजित कार्य आपके नियोजित कार्य की जगह ले ले, तो एक संक्षिप्त नोट बनाएं। उसके आने का समय दर्ज करें, उसे संभालने में लगभग कितना समय लगा, क्या वह प्रतीक्षा कर सकता था, और उसने किस नियोजित कार्य में बाधा डाली। यदि आप अनुमान लगा सकते हैं तो पुनः आरंभ करने की लागत (restart cost) भी शामिल करें: उदाहरण के लिए, क्या आपको फ़ाइल फिर से खोलने, नोट्स दोबारा पढ़ने या अपनी लय वापस पाने के लिए कुछ मिनटों की आवश्यकता पड़ी। रिकॉर्ड को इतना सरल रखें कि इसे बनाए रखा जा सके; एक विस्तृत लॉग जिसे आप उपयोग करना बंद कर देते हैं, उसकी तुलना में मोटे तौर पर लिए गए लगातार नोट्स अधिक उपयोगी होते हैं।
ट्रैकिंग अवधि के अंत में, पैटर्न खोजें। क्या अनुरोध अनुमानित समय पर आ रहे हैं? क्या वे आमतौर पर कुछ मिनट लेते हैं, या उनमें से कुछ नियमित रूप से बड़े काम बन जाते हैं? क्या वे वास्तविक रूप से अत्यावश्यक जरूरतें हैं, या नियमित प्रश्न हैं जिन्हें एक प्रतिक्रिया विंडो (response window) में समूहीकृत किया जा सकता है? यह आपका आधार (बेसलाइन) है। एक असामान्य रूप से व्यस्त दिन को भविष्य के हर दिन के लिए स्वचालित रूप से बफ़र तय नहीं करना चाहिए, और एक शांत दिन को आवर्ती पैटर्न को मिटाना नहीं चाहिए।
चरण 2: ऐसा बफ़र चुनें जो अपेक्षित दिन के अनुकूल हो
शुरुआती अनुमान लगाने के लिए अपने हाल के रिकॉर्ड का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके नोट्स बताते हैं कि सामान्य दिनों में अनियोजित अनुरोधों में कुल मिलाकर लगभग 45 मिनट लगे हैं, और अन्य 15 मिनट आमतौर पर नियोजित कार्य में अपना स्थान फिर से हासिल करने में खर्च होते हैं। आप दिन भर में एक उदाहरण के तौर पर 60 मिनट का ब्लॉक आरक्षित कर सकते हैं, संभवतः दो 30-मिनट की खिड़कियों (windows) के रूप में। ये आंकड़े उदाहरण के रूप में इनपुट हैं, न कि शोध-समर्थित लक्ष्य। आपका अनुमान आपके काम और जिम्मेदारियों को प्रतिबिंबित करना चाहिए।
यदि व्यवधानों में बहुत अधिक भिन्नता है, तो सटीक संख्या जानने का ढोंग करने के बजाय एक सीमा (रेंज) का उपयोग करें। नियमित अनुरोधों के लिए एक बुनियादी मात्रा आरक्षित करें, फिर एक वैकल्पिक ब्लॉक की पहचान करें जिसे अधिक व्यस्त दिनों में खोला जा सके। यदि अनुरोध अचानक आते हैं, तो बफ़र को उन अवधियों के पास रखें जब वे अधिक दिखाई देते हैं। यदि वे बिखरे हुए हैं, तो दो-तीन छोटी अवधियों का उपयोग करें या मांग वाले कार्यों के बीच लचीले अंतराल छोड़ें। लक्ष्य यह है कि ज़रूरत पड़ने पर बफ़र सुलभ हो, न कि उसे ऐसे समय पर छिपाया जाए जहाँ वह व्यवधानों को संभाल न सके।
बफ़र को पहले से ही साधारण कार्यों से भरने से बचें। यदि कोई अत्यावश्यक अनुरोध नहीं आता है, तो आप उस समय का उपयोग उस प्राथमिकता के लिए कर सकते हैं जो पहले से ही आपकी सूची में है, कोई आवश्यक फ़ॉलो-अप, या किसी कार्य को समय से पहले समाप्त करने के लिए। इसे अतिरिक्त क्षमता की एक जानबूझकर की गई रिहाई समझें; समान मिनटों को गारंटीकृत कार्य समय और व्यवधानों से सुरक्षा दोनों के रूप में न गिनें। [Todoist की टाइम-ब्लॉकिंग गाइड](https://www.todoist.com/productivity-methods/time-blocking) भी कार्यों को पूरा करने और उनके बीच बदलाव के लिए अतिरिक्त समय छोड़ने की सिफारिश करती है।
चरण 3: आने वाले कार्यों को बफ़र में डालने से पहले उन्हें छांटें
जब कुछ नया आए, तो उसे वर्गीकृत करने के लिए थोड़ा रुकें। पूछें:
यह अंतिम चरण महत्वपूर्ण है। यदि 90 मिनट का अनुरोध आता है और आपका शेष बफ़र 20 मिनट है, तो बाकी के 70 मिनट सिर्फ इसलिए गायब नहीं होते क्योंकि कैलेंडर में जगह नहीं है। टालने के लिए किसी कार्य की पहचान करें, यदि उचित हो तो नए अनुरोध के दायरे को कम करें, या सूचित करें कि समय सीमा बदलने की आवश्यकता है। एक बफ़र क्षमता के टकराव को जल्दी पहचानने में मदद करता है; यह अपने आप में एक अतिभारित दिन की समस्या को हल नहीं कर सकता।
चरण 4: उस कार्य को सुरक्षित रखें जिसे बार-बार विस्थापित नहीं किया जाना चाहिए
एक या दो महत्वपूर्ण कार्य चुनें जिन्हें निरंतर ध्यान की आवश्यकता हो। उन्हें तब निर्धारित करें जब आपके पास उपयोगी समय होने की सबसे अधिक संभावना हो, और प्रत्येक को एक विशिष्ट अगली कार्रवाई दें, जैसे "रिपोर्ट पर काम करें" के बजाय "प्रारंभिक खंड का मसौदा तैयार करें"। काम से दूर हटने से पहले, अपने लिए एक रीस्टार्ट नोट छोड़ें: आपने कहाँ काम रोका था, क्या बाकी है, और अगला छोटा कदम क्या है। इससे किसी रुकावट के बाद अगले ब्लॉक का पहला हिस्सा अपनी विचार प्रक्रिया को दोबारा जुटाने में खर्च किए बिना काम फिर से शुरू करना आसान हो जाता है।
जहाँ आपकी भूमिका इसकी अनुमति देती है, वहां नियमित व्यवधानों को कम विघटनकारी बनाएं: संदेशों की जाँच करने के लिए एक समय निर्धारित करें, सहकर्मियों को बताएं कि आप कब उपलब्ध होंगे, या एक साझा चैनल के माध्यम से आवर्ती प्रश्नों को संभालें। ये सीमाएं उन भूमिकाओं में संभव नहीं हो सकती हैं जिनमें तत्काल जवाबदेही की आवश्यकता होती है, इसलिए उनका उपयोग केवल वहीं करें जहाँ वे आपकी ज़िम्मेदारियों के अनुकूल हों। अपरिहार्य व्यवधानों के लिए, क्षमता आरक्षित करने और जहाँ आपने काम रोका था उसे दर्ज करने पर ध्यान केंद्रित करें।
चरण 5: दिन के अंत में योजना की समीक्षा करें और उसे समायोजित करें
दिन के आने वाले काम की तुलना अपने द्वारा आरक्षित बफ़र से करें। क्या इसने सामान्य अनुरोधों को पूरा किया? क्या किसी एक प्रकार के व्यवधान ने बार-बार समय खाया? क्या बफ़र अप्रयुक्त रहा जबकि नियोजित कार्य फिर भी पूरा नहीं हो पाया? अगली योजना को समायोजित करने के लिए उत्तरों का उपयोग करें: किसी समय-विंडो को बदलें, आरक्षित समय को बढ़ाएं या घटाएं, या किसी आवर्ती कार्य को नियमित स्लॉट में ले जाएं। एक बार में एक ही धारणा को बदलें ताकि आप जान सकें कि नई व्यवस्था मदद कर रही है या नहीं।
यह भी समीक्षा करें कि क्या विस्थापित हुआ था। एक उपयोगी योजना उन समझौतों (ट्रेड-ऑफ) को दृश्यमान बनाती है। यदि वही महत्वपूर्ण कार्य हर दिन कल के लिए टाला जा रहा है, तो उसे सुरक्षित समय, छोटे दायरे, स्पष्ट प्राथमिकता या कार्यभार के बारे में बातचीत की आवश्यकता हो सकती है। केवल अधिक बफ़र जोड़ना योजना को कम व्यावहारिक बना सकता है यदि यह प्रतिबद्ध कार्य के लिए बहुत कम समय छोड़ता है।
कल के लिए एक त्वरित निर्णय नियम
दिन समाप्त करने से पहले या सुबह शुरू करने से पहले, इस संक्षिप्त क्रम का उपयोग करें:
यदि व्यवधान दुर्लभ और अनुमानित हैं, तो एक सख्त प्राथमिकता वाली अनुसूची दिन के अनुकूल हो सकती है। यदि वे लगातार या अनिश्चित हैं, तो योजना को अधिक लचीला बनाएं और एक स्पष्ट रिज़र्व बनाए रखें। शोध व्यवधान की स्थितियों के अनुसार योजना शैली को अनुकूलित करने का समर्थन करता है; यह आरक्षित रखने के लिए मिनटों की कोई सार्वभौमिक संख्या निर्दिष्ट नहीं करता है। अपने स्वयं के अवलोकनों से शुरुआत करें, और फिर जैसे-जैसे पैटर्न बदलता है, योजना को संशोधित करें।